Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
Państwa wniosek z 23 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy
uznania, że Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT (podatek od towarów i usług) (dotyczącego sprzedaży
opodatkowanej) oraz zastosowania stawki 0% VAT (w przypadku sprzedaży poza granice
kraju), w sytuacji gdy będzie prowadziła archiwum dokumentów wyłącznie w formie
elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów,
wpłynął 29 stycznia 2025 r. Uzupełnili go Państwo pismem z 13 marca 2025 r. (wpływ 18
marca 2025 r.) - w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Spółka A. sp. z o.o.(dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym i zarejestrowanym
podatnikiem podatku VAT na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku
VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT oraz jest polskim rezydentem podatkowym i podlega
w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w CIT (podatek dochodowy od osób prawnych). Spółka zajmuje się
pośrednictwem oraz sprzedażą hurtową wyrobów.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary
oraz usługi od różnych dostawców (dalej: „Kontrahenci”). Nabywane przez Spółkę towary
oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem
VAT a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług
związane są z działalnością gospodarczą Spółki i co do zasady zaliczane do kosztów
uzyskania przychodów na gruncie podatku CIT. Transakcje nabywania towarów i usług, o
których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez
Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury). Faktury elektroniczne
otrzymywane są za pomocą poczty elektronicznej na dedykowany adres mailowy spółki
lub udostępniane online do pobrania przez Wnioskodawcę za pośrednictwem
zewnętrznych systemów informatycznych dostawców służących do wystawiania i
przesyłania faktur elektronicznych.
Przechowywanie faktur - dotychczasowa praktyka Wnioskodawcy: faktury otrzymywane
przez Spółkę są obecnie przechowywane równocześnie:
- w formie papierowej w segregatorach
a) dokumenty papierowe po otrzymaniu oryginału faktury papierowej są opatrywane datą
wpływu do spółki, skanowane i rejestrowane w systemie służącym do ewidencji
korespondencji przychodzącej a następnie ręcznie opisywane, zatwierdzane i
numerowane numer księgowym z systemu księgowego i umieszczane w segregatorach
b) dokumenty udostępnione elektroniczne po ich otrzymaniu lub pobraniu, są drukowane,
opatrywane datą wpływu do spółki i rejestrowane w systemie służącym do ewidencji
korespondencji przychodzącej, odpowiednio opisywane, zatwierdzane, numerowane i
podobnie jak dokumenty papierowe umieszczane w segregatorach
- Planowane modyfikacje systemu archiwizacji
Spółka zamierza dokonać modyfikacji archiwizacji danych, tj. ich wprowadzania do
Systemu poprzez całkowitą rezygnację z przechowywania Dokumentów (faktur
papierowych oraz wydruków faktur elektronicznych, wraz z ich załącznikami i innych
dokumentów w tym dokumentów przewozowych w szczególności CMR i kwitów
wagowych) w fizycznej postaci, w segregatorach. Obecnie Spółka planuje przejście na
elektroniczną archiwizację dokumentów, również na inne dokumenty, między innymi
dokumenty CMR nie archiwizowane dotychczas za pośrednictwem Systemu. W
szczególności Spółka planuje rezygnację z „papierowej” archiwizacji dokumentów
zakupowych i sprzedażowych i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej.
Zgodnie z założeniami modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów otrzymywane
przez Spółkę od Kontrahentów dokumenty (faktury i inne wymienione powyżej
dokumenty) w formie papierowej były:
- weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby
podczas obsługi procesu akceptacji
- akceptowane zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji
Spółka chce archiwizować elektronicznie dokumenty otrzymane w formie papierowej i:
- digitalizować je (skanować do nieedytowalnego formatu PDF), a dane z obrazów tych
dokumentów będą w pełni czytelne i zgodne z treścią dokumentu papierowego
- dodać do archiwum elektronicznego faktur wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi
wygodne przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.
Archiwum elektroniczne faktur i innych dokumentów będzie zapewniało:
- Niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie
nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów nie będzie możliwości
dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści.
- Bezpieczeństwo dokumentów. Dostęp do dokumentów będą miały tylko wskazane osoby -
krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie
zatem ograniczony. Dokumenty będą zapisywane w sposób uniemożliwiający ich
usunięcie. Będą tworzone kopie zapasowe archiwizowanych dokumentów w formie
elektronicznej.
- Przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu
przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W
szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym
organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych
plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej
kontroli podatkowej lub celno-skarbowej.
Spółka, w przypadku przechowywania dokumentów zeskanowanych, zapewni
funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między
fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu
upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na równi z zasadami kontroli
stosowanymi przy przechowywaniu dokumentów papierowych.
Dokumenty posiadają potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej, kontroli
finansowej oraz kontroli formalno-rachunkowej zgodnie ze ścieżką obiegu i akceptacji
dokumentów w spółce. Spółka w zakresie kontroli i nadzoru nie przewiduje różnic
pomiędzy przechowywaniem dokumentów „papierowych” a przechowywaniem ich
zeskanowanych kopii.
Celem Spółki jest stosowanie wyłącznie elektronicznego archiwum, tj. Spółka po
dokonaniu weryfikacji i kontroli faktur VAT (i zrównanych dokumentów), sprawdzeniu ich
poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności, a następnie ich
zaewidencjonowaniu, zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, wraz z
dodatkową weryfikacją wersji zarchiwizowanej pod kątem integralności treści i czytelności,
planuje niszczenie wersji papierowych. Spółka nie planuje niszczenia papierowych wersji
dokumentów przed dokonaniem ich weryfikacji pod kontem spełnia warunków do ujęcia
ich w ewidencji VAT.
Dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju, przy czym Spółka
zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za
pomocą środków elektronicznych, dostęp do tych faktur (oraz dokumentów zrównanych z
fakturami) oraz bezzwłoczne przekazanie tych faktur.
W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:
1. Zastosowanie stawki 0% przy sprzedaży towarów handlowych dotyczy
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów tzw. WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) oraz eksportu towarów (sprzedaż
towaru i jego wywóz z terytorium Polski na terytorium innego państwa pochodzącego
z poza Unii Europejskiej).
2. Spółka będzie spełniała warunki formalne i faktyczne do zastosowania stawki 0% dla
wskazanych wyżej transakcji.
Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT na terenie kraju oraz
jako czynny podatnik podatku VAT UE. Warunki te będą nadal spełnione przez spółkę
w momencie dokonywania wskazanych w pkt 1 transakcji.
Przy wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów, na dzień dokonania transakcji
spółka będzie dysponować potwierdzeniem czynnego podatnika podatku VAT UE
pozyskanego ze strony unijnego internetowego narzędzia VIES (systemu wymiany
informacji o VAT) dla nabywcy towaru.
Spółka dla celów eksportu towarów do krajów spoza Unii Europejskiej jest
zarejestrowana w systemie usług celnych PUESC - na Platformie Usług Elektronicznych
Skarbowo-Celnych oraz posiada nadany numer EORI, który jest nadawany
eksporterowi. Spółka realizując eksport towarów do krajów spoza UE korzysta w usług
zewnętrznych Agencji Celnych na podstawie zawartych umów i upoważnień zgodnie z
przepisami Kodeksu celnego. Powyższe warunki będą nadal spełnione przez spółkę w
momencie realizowania transakcji eksportu towarów.
3. Poniżej przedstawiają Państwo listę dokumentów, które spółka planuje archiwizować
tylko w formie elektronicznej:
- zamówienia towarów do dostawców oraz od nabywców
- zlecenia transportowe
- listy przewozowe oraz dokumenty transportowe dotyczące przewozu morskiego,
lotniczego i lądowego
- kwity wagowe z załadunku lub rozładunku towarów
- specyfikacje wysyłkowe towarów
- świadectwa przewozowe EUR1
- certyfikaty analizy jakości towarów
- świadectwa pochodzenia towarów wydawane przez Urząd Celny
- oświadczenia nabywcy towarów potwierdzające dostarczenie towarów do kraju Unii
europejskiej innego niż Polska
- instrukcje dotyczące bezpieczeństwa towaru w transporcie
- oświadczenia i wyjaśnienia przekazane na piśmie od przewoźników do
wystawionych dokumentów przewozowych dotyczących zrealizowanych transakcji
przewozu towaru
- dokumenty wydania magazynowego otrzymane od dostawców towarów
- dokumenty magazynowe generowane z systemu magazynowo-handlowego
związane z gospodarką magazynową towarów:
a) fakturze zakupu - dokument przyjęcia magazynowego
b) fakturze sprzedaży - dokument wydania magazynowego
c) dokumenty przesunięć towarów między magazynami
d) dokumenty rozchód i przychód wewnętrzny towarów
4. Spółka powołując się we wniosku na „dokumenty zrównane z fakturami” miała na
uwadze dokumenty wskazane w pkt 3 niniejszego wyjaśnienia. Dokumenty te są
również przedmiotem wniosku.
5. Spółka planuje niszczyć dokumenty otrzymane wcześniej w wersji papierowej dopiero
po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
pochodzenia, integralności, potwierdzenia czytelności stworzonych kopii
elektronicznych oraz ich zaewidencjonowaniu.
6. Wprowadzona kontrola biznesowa będzie miała na celu ustalenie czy informacje
zawarte na dokumentach odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie
usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane i ich zgodność z ustaleniami
umownymi. Spółka do tego celu będzie wdrażała w firmie elektroniczny system obiegu
dokumentów, dzięki któremu weryfikacja i akceptacja dokumentów będzie
wieloetapowa. Pracownicy poszczególnych działów (między innymi administracji,
logistyki, księgowości) będą odpowiedzialni za proces weryfikacji dokumentów w
ramach swoich uprawnień. Ścieżka audytu będzie obejmowała dokumenty źródłowe i
realizowane transakcje oraz odniesienia do powiązań między nimi. Związek między
dokumentami oraz realizowanymi transakcjami będzie łatwy do prześledzenia, zgodny
z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz będzie odzwierciedlał procesy,
które faktycznie miały miejsce. Wersje elektroniczne dokumentów będą
archiwizowane w sposób zabezpieczający przed ich utratą lub uszkodzeniem oraz
umożliwiający ich identyfikację i odszukanie.
Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będzie realizowana w
ramach ustalonej i zabezpieczonej przez system elektronicznego obiegu dokumentów
ścieżki akceptacji dokumentu. Przed zdygitalizowaniem dokument będzie
weryfikowany pod kątem identyfikacji wystawcy i autentyczności dokutemu (podpisy,
pieczęcie, potwierdzenie, że dokument nie jest kopią). System elektronicznego obiegu
uniemożliwi wprowadzenie do obiegu dokumentów poza ustaloną ścieżką i
ustalonymi miejscami przyjęcia i ewidencji dokumentów.
7. Spółka w ramach stosowanego obiegu i przechowywania dokumentów, zapewni
autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wobec wszystkich
dokumentów otrzymanych przez spółkę. Mimo zastosowania odpowiedniej jakości
sprzętu technicznego do skanowania dokumentów, w sytuacji słabej jakości
zeskanowanego dokumentu nie pozwalającej odczytać treści dokumentu będzie on
przechowywany w formie papierowej.
8. Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami i/lub dokumentami
zrównanymi z fakturami i/lub innymi dokumentami, będą dotyczyły wydatków
wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Przede wszystkim dokumentów związanych z usługami gastronomicznymi i
hotelowymi.
Pytanie
Czy korzystanie wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach
wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a
ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić
archiwum dokumentów (faktur) zakupowych i sprzedażowych oraz innych wymienionych
wyżej wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych
wersji dokumentów oraz czy taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie
dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków
wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku
naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej a w przypadku sprzedaży poza
granice kraju prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy korzystanie wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów,
na zasadach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki
określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka
mogłaby prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez
konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz taka forma
archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po
spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce
prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej i
zastosowania stawki 0% VAT w przypadku sprzedaży poza granice kraju.
Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki
organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące
samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub
rezultat takiej działalności. Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność
gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców,
w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób
wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności
czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i
prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Artykuł 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o
fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej
zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - przez fakturę elektroniczną rozumie się
fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie
elektronicznym.
Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT - stosowanie faktur elektronicznych wymaga
akceptacji odbiorcy faktury.
Regulacje w zakresie podatku VAT dotyczące zasad przechowywania faktur zostały
zawarte przede wszystkim w art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy o VAT.
Przepis art. 112a ust. 1 ustawy o VAT wymienia warunki dotyczące sposobu
przechowywania dokumentów. W myśl tego przepisu podatnicy przechowują wystawione
przez siebie lub w swoim imieniu faktury w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane
faktury w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w
sposób zapewniający łatwość ich odszukania oraz autentyczność pochodzenia,
integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu
przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT,
podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i
czytelności faktury. Przepis art. 106m w dalszej części stanowi, iż przez autentyczność
pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy
towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury
rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane
do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15,
przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z
zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną,
właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki
przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i
elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak
spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale
na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub
otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zdaniem Spółki opisana w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym procedura
elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, co zostało
szczegółowo opisane poniżej.
1. Przechowywanie dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia.
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury będą archiwizowane
przez okres wymagany przepisami prawa (co najmniej przez okres 6 lat). Należy zatem
uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez
Spółkę spełniony.
Ponadto dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju.
2. Przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
zapewniający łatwe ich odszukanie.
W rozważanym modelu faktury przechowywane będą wyłącznie w formie
elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy.
Archiwum umożliwiać będzie wgląd do faktur z poszczególnych okresów
rozliczeniowych, w tym np. do dokumentów dotyczących określonego miesiąca.
Tym samym w ocenie Spółki, rozważany model archiwizacji dokumentów spełniał
będzie warunek przechowywania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe.
Ponadto, również warunek przechowywania dokumentów w sposób zapewniający
łatwe ich odszukanie należy uznać za spełniony.
W szczególności, łatwość odszukania i zapoznania się z konkretnymi fakturami lub ich
zbiorami gwarantowane będą przez wykorzystanie osobnych folderów i oznaczeń
dokumentów, jak również z uwagi na możliwość wyszukiwania danych i dokumentów
według żądanego kryterium (np. kryterium dostawcy).
W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny
obieg dokumentów spełnia warunki przechowywania faktur w podziale na okresy
rozliczeniowe, oraz w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
3. Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od
momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.
Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Wnioskodawca
podkreśla, że planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych
zapewni pewność co do podmiotu, od którego Wnioskodawca otrzymał daną fakturę.
Wszystkie dokumenty będą weryfikowane przez pracownika dodającego dokument do
archiwum elektronicznego faktur. Tym samym, skoro zapewniona będzie
każdorazowa weryfikacja faktur zakupowych pod względem merytorycznym, nie
będzie zatem możliwe ujęcia w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych,
pochodzących od nieznanych dostawców. Tym samym należy uznać, że w związku z
planowanym postępowaniem Wnioskodawcy w zakresie archiwizowania faktur
zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.
Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Wnioskodawca wskazuje, że ani proces
zmiany formy faktury z papierowej na elektroniczną ani też samo przechowywanie
faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych nie będzie skutkowało
żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. Faktury
archiwizowane będą w formie nieedytowalnej (skany faktur zakupowych będą
bowiem przechowywane w formacie, który nie dopuszcza zmian w treści), co oznacza,
że po digitalizacji nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich
zawartości/treści.
Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona przez Wnioskodawcę poprzez:
wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur,
proces weryfikacji formalnej, merytorycznej oraz rachunkowej, który, co do zasady,
następuje przed wprowadzeniem faktury do systemu księgowego Wnioskodawcy.
Ponadto Spółka, w przypadku przechowywania dokumentów zeskanowanych,
zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę
audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich
otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na
równi z zasadami kontroli stosowanymi przy przechowywaniu dokumentów
papierowych. Dokumenty będą posiadały potwierdzenie przeprowadzenia kontroli
merytorycznej, kontroli finansowej oraz kontroli formalno-rachunkowej. Spółka w
zakresie kontroli i nadzoru nie przewiduje różnic pomiędzy przechowywaniem
dokumentów „papierowych” a przechowywaniem ich zeskanowanych kopii.
4. Przechowywanie faktur w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi
kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie
danych w nich zawartych.
Wnioskodawca wskazuje, że planowany model archiwizacji i przechowywania
dokumentów zakłada bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w
celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie
każdorazowo niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom
podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików
źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej
kontroli podatkowej.
Spółka zaznacza, że dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju,
przy czym Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp on-line do tych faktur i dokumentów
zrównanych z fakturami, pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach
naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
Skarbowej, na zasadach tożsamych do dostępu do dokumentów papierowych.
Co istotne, jak wynika z przytoczonych wyżej regulacji, prawo do odliczenia podatku
naliczonego nie jest uzależnione od sposobu przechowywania faktur w formie
papierowej lub elektronicznej. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, sposób
późniejszego przechowywania Dokumentów, które zgodnie z przepisami dają prawo
do odliczenia podatku naliczonego, dokumentujących dokonane zakupy, jeżeli Spółka
spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego, nie ma
znaczenia przy ustalaniu prawa Spółki do odliczenia VAT.
Brak regulacji w zakresie przechowywania faktur, należy interpretować w sposób
szeroki, tj. skoro ustawodawca nie wskazał na preferowany sposób archiwizacji
dokumentów, to podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur,
które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego - tj. może
zdecydować się na archiwizację wyłącznie w formie papierowej lub formie
elektronicznej lub też w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo
w formie elektronicznej).
Zauważyć należy, że ustawa o VAT wprost wskazuje na możliwość przechowywania
poza terytorium kraju otrzymanych dokumentów zakupowych, w formie
elektronicznej (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).
W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT dopuszcza wprost możliwość
przechowywania faktur w formie elektronicznej (analogicznie również innych
Dokumentów zakupowych), to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie
dozwolone jest przechowywanie faktur, dokumentów celnych oraz innych
Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia
podatku naliczonego, otrzymanych przez podatnika w formie papierowej lub
elektronicznej. Podsumowując, w opinii Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało
prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów, które zgodnie z
przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych od
kontrahentów w formie papierowej lub elektronicznej, które następnie będą
przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach
niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów w
Systemie, na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu związku danego wydatku z
działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego)
oraz braku wystąpienia przesłanek negatywnych, wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.
Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, przytoczony na początku wniosku oraz powyżej
sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę, spełnia warunki
wskazane powyżej w ustawie o VAT, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i
integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu
terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji, wskazane w stanie
faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane
wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji
papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia
podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach (przy
założeniu spełnienia innych warunków do odliczenia), gdyż nabyte towary lub usługi,
zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności
opodatkowanych. Podkreślić przy tym należy, że celem Spółki jest stosowanie wyłącznie
elektronicznego archiwum, tj. Spółka po dokonaniu weryfikacji i kontroli faktur VAT (i
zrównanych dokumentów), sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia,
zaewidencjonowaniu, po ich zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej,
wraz z dodatkową weryfikacją wersji zarchiwizowanej pod kątem integralności treści i
czytelności, planuje niszczenie wersji papierowych. Spółka nie planuje niszczenia
papierowych wersji dokumentów przed dokonaniem weryfikacji czy zeskanowana i
umieszczona w archiwum wersja elektroniczna, spełnia wszystkie warunki do ujęcia jej w
ewidencji VAT.
Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii
interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w
podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie
faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do
odliczenia podatku naliczonego.
Dla przykładu, można posłużyć się następującymi interpretacjami: Interpretacja
indywidualna Dyrektora KIS z 15 grudnia 2023 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.600.2023.2.
PRM, w której organ wskazał, że „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku
należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku
podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie
towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. A zatem
spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa
na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w
ustawie.
Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego
nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w
jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów
jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia
podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w
art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika
faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których
przechowywane są faktury znajduje się w Polsce. Interpretacja indywidualna Dyrektora
KIS z 21 marca 2017 r., znak 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG, w której organ wskazał, że
przechowywanie faktur w sposób elektroniczny jest zgodny z prawem: „Z uwagi na
przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w
formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur
wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie
papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu
przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności
pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu
do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.
W tej samej interpretacji (sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG), Organ potwierdził
również prawo do obniżania kwoty podatku należnego o podatek naliczony: „W
odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego
z zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej
dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie
elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w
jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,
podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku
należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120
ust. 17 i 19 oraz art. 124”.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 26 czerwca 2018 r., znak: 0113-KDIPT1-
3.4012.390. 2018.2.JSO, w której organ przyznał, że: „Dopuszczalne są więc wszelkie
metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem,
że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz
czytelność”, a także dodał, że: „(...) archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur
zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do
skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku
naliczonego wynikającego z tych faktur (...)”.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w części dotyczącej:
- korzystania wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach
wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art.
112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby
prowadzić archiwum dokumentów (faktur) zakupowych i sprzedażowych oraz innych
dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania
papierowych wersji dokumentów - jest prawidłowe;
- prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywaniem dokumentów
(faktur i dokumentów zrównanych z fakturami) wyłącznie w formie elektronicznej, po
spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, pod
warunkiem, że otrzymywane faktury (i dokumenty zrównane z fakturami) nie będą
dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy - jest prawidłowe;
- prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywaniem dokumentów
wyłącznie w formie elektronicznej, które będą dotyczyły towarów i usług
udokumentowanych fakturami i/lub dokumentami zrównanymi z fakturami i/lub
innymi dokumentami, dotyczącymi wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, w tym
dokumentów związanych z usługami gastronomicznymi i hotelowymi - jest
nieprawidłowe;
- prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT, dla transakcji wewnątrzwspólnotowej
dostawy towarów w sytuacji przechowywania dokumentów dających to prawo
wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe;
- prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT, dla transakcji eksportu towarów w
sytuacji przechowywania opisanych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej -
jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
(t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument
w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się
przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
formacie elektronicznym.
W myśl art. 106n ust. 1 ustawy:
Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a
pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od
wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z
procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w
pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5
pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a
ust. 1b.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1
ustawy.
W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie
przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro -
danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust.
1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla
poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w
sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określono przypadki,
w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z
fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
Jeżeli zatem otrzymywane przez Państwa dokumenty zakupowe i sprzedażowe, a także
inne dokumenty (opisane we wniosku i jego uzupełnieniu) zawierają dane określone w
przytoczonych powyżej przepisach, są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do
nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w
nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie
mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące
przechowywania faktur zawarte w ustawie.
W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
treści i czytelności faktury.
Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości
dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
które powinna zawierać faktura.
Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
(autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu
podatnika.
Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności,
w przypadku wykorzystania:
1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci
elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające
autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując
jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
autentyczności i integralności faktury.
Stosownie do art. 112 ustawy:
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
138i ust. 8.
W świetle art. 112a ust. 1 ustawy:
Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich
odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność
tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu
terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Według art. 112a ust. 2 ustawy:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
nich zawartych.
Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
art. 112a nie stosuje się.
W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:
Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
112a stosuje się odpowiednio.
Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają zatem możliwość przechowywania faktur
otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób
ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na
okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub
otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie,
zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur
przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i
przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza
terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi
urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy korzystanie wyłącznie z elektronicznego
archiwum dokumentów, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art.
106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum
dokumentów (faktur) zakupowych i sprzedażowych oraz innych wymienionych wyżej
wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji
dokumentów oraz czy taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów
wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art.
86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego
sprzedaży opodatkowanej a w przypadku sprzedaży poza granice kraju prawa do
zastosowania stawki 0% podatku VAT.
W pierwszej kolejności należy więc przeanalizować czy sposób przechowywania faktur i
innych dokumentów zrównanych z fakturami (zakupowych) jest zgodny z przepisami
ustawy.
Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy,
należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub
wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności
pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też
kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie
przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do
stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby
obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby
osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania
autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez
podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury
bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do
spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną
(np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy
fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne
wynikające z ustalonych kompetencji).
W ramach prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego
rodzaju towary oraz usługi od różnych dostawców, które dokumentowane są fakturami
VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury).
Faktury elektroniczne otrzymywane są za pomocą poczty elektronicznej na dedykowany
adres mailowy spółki lub udostępniane online do poprania przez Spółkę za
pośrednictwem zewnętrznych systemów informatycznych dostawców służących do
wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.
Faktury otrzymywane przez Spółkę (zarówno dokumenty papierowe jak i udostępnione
elektroniczne) są obecnie przechowywane w formie papierowej w segregatorach.
Zamierzają Państwo dokonać modyfikacji archiwizacji danych, tj. ich wprowadzania do
Systemu poprzez całkowitą rezygnację z przechowywania Dokumentów (faktur
papierowych oraz wydruków faktur elektronicznych, wraz z ich załącznikami i innych
dokumentów w tym dokumentów przewozowych w szczególności CMR i kwitów
wagowych) w fizycznej postaci, w segregatorach.
Obecnie Spółka planuje przejście na elektroniczną archiwizację dokumentów, również na
inne dokumenty, między innymi dokumenty CMR nie archiwizowane dotychczas za
pośrednictwem Systemu. W szczególności Spółka planuje rezygnację z „papierowej”
archiwizacji dokumentów zakupowych i sprzedażowych i przechowywanie ich wyłącznie w
formie elektronicznej.
Archiwum elektroniczne faktur i innych dokumentów będzie zapewniało niezmienność
postaci dokumentów (faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza,
brak możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji), bezpieczeństwo dokumentów
(ograniczony dostęp) oraz przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do
czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy
rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu,
pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie
dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w
formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków
dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej lub celno-skarbowej.
Wskazali Państwo, że Spółka, w przypadku przechowywania dokumentów
zeskanowanych, zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną
ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu
ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na
równi z zasadami kontroli stosowanymi przy przechowywaniu dokumentów papierowych.
Spółka po dokonaniu weryfikacji i kontroli faktur VAT (i zrównanych dokumentów),
sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności, a
następnie ich zaewidencjonowaniu, zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie
elektronicznej, wraz z dodatkową weryfikacją wersji zarchiwizowanej pod kątem
integralności treści i czytelności, planuje niszczenie wersji papierowych.
Dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju, i zgodnie z Państwa
wskazaniem, Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp do tych faktur (oraz dokumentów
zrównanych z fakturami) oraz bezzwłoczne przekazanie tych faktur.
Z przedstawionego przez Państwa opisu sprawy wynika, że archiwum elektroniczne faktur
i innych dokumentów będzie zapewniało przechowywanie faktur do czasu upływu terminu
przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
zapewniający łatwe ich odszukanie.
Dokumenty posiadają potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej, kontroli
finansowej oraz kontroli formalno-rachunkowej zgodnie ze ścieżką obiegu i akceptacji
dokumentów w spółce. Spółka w zakresie kontroli i nadzoru nie przewiduje różnic
pomiędzy przechowywaniem dokumentów „papierowych" a przechowywaniem ich
zeskanowanych kopii.
Skoro więc do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych w
archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej, Spółka zapewni autentyczność
pochodzenia, integralność treści i czytelność oraz umożliwi dostęp do tych faktur (oraz
dokumentów zrównanych z fakturami) oraz bezzwłoczne przekazanie tych faktur (oraz
dokumentów zrównanych z fakturami), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a
ust. 4 ustawy, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi
przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz
art. 112a ustawy.
Odnośnie natomiast kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur (oraz
dokumentów zrównanych z fakturami) zawartej także w Państwa wątpliwościach, wskazać
należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do
obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem
art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem
usługi.
Jak stanowi art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do
nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
a) (uchylona)
b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników
świadczących usługi przewozu osób,
c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego
podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.
W myśl art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do
podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art.
96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje
wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje
podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem
podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku
naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn.
takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania
podatkowego).
Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod
warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art.
86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88
ustawy.
Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do
odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od
formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik
nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej
kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy
muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym
przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady
przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika
dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku
należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Wskazali Państwo, że
nabywane przez Spółkę towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności
opodatkowanych podatkiem VAT. Zatem, co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy,
będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur i innych
dokumentów z nimi zrównanych, za wyjątkiem faktur i/lub dokumentów zrównanymi z
fakturami i/lub innymi dokumentami, które - jak wskazali Państwo w uzupełnieniu opisu
sprawy - będą dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, a przede wszystkim
dokumentów związanych z usługami gastronomicznymi i hotelowymi.
Tym samym, mają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z
dokonanymi zakupami towarów i usług, udokumentowanymi fakturami
przechowywanymi przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej (korzystając z
elektronicznego archiwum faktur), za wyjątkiem faktur, które dotyczyły wydatków
wymienionych w art. 88 ustawy, w tym dokumentów związanych z usługami
gastronomicznymi i hotelowymi.
Odnosząc się natomiast do kwestii prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT w
przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz eksportu towarów, w sytuacji
przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, należy zauważyć, że:
Zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy:
W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z
zastrzeżeniem art. 42.
Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki
podatku 0%, pod warunkiem że:
1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny
numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez
państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod
stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;
2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres
rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące
przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium
kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż
terytorium kraju;
3) podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów,
jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.
Zgodnie z art. 42 ust. 1a ustawy o VAT:
Stawka podatku, o której mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli:
1) podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 100 ust. 1 pkt 1 lub ust. 3
pkt 1, lub
2) złożona informacja podsumowująca nie zawiera prawidłowych danych
dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów zgodnie z wymogami, o
których mowa w art. 100 ust. 8
- chyba że podatnik należycie na piśmie wyjaśnił uchybienie naczelnikowi urzędu
skarbowego.
Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować,
że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy
i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje że istotnie nastąpił wywóz
towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do
innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne
opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest
docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy
towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie
tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten
sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym
opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy
wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania
podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji
uwzględniającej daną dostawę.
Stosownie do art. 42 ust. 3 ustawy:
Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie
potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej
dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa
członkowskiego innym niż terytorium kraju:
1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora)
odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie
wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na
terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy
przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
2) (uchylony)
3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku
4) (uchylony)
- z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.
Art. 42 ust. 11 ustawy stanowi, że:
W przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają
jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa
członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w
ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa
wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:
1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa
ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w
takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa
członkowskiego innym niż terytorium kraju.
Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w
formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.
U. z 2025 r., poz. 111), zgodnie z którym:
Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia
sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Istotne jest zatem to, aby dokumenty, w których posiadaniu jest dokonujący dostawy,
zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony
nabywcy do innego państwa członkowskiego. Ponadto, dokumenty, o których mowa w art.
42 ust. 3 ustawy, mają łącznie potwierdzać określony fakt – co oznacza, że zebrane razem
mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis.
Kluczowe jest to, aby posiadane przez podatnika dokumenty zawierały informacje, z
których wynika, że określony towar został wywieziony z terytorium kraju oraz został
faktycznie dostarczony do innego państwa członkowskiego. Istotą wskazanych wyżej
przepisów dotyczących wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest zobowiązanie
podatnika do udowodnienia, ze względu na korzystniejsze niż w odniesieniu do dostaw
krajowych skutki podatkowe, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście
opuściły terytorium kraju.
Odnosząc się do powołanych wyżej przepisów zauważyć należy, że prawo podatnika do
zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawki podatku w wysokości
0% uzależnione jest od posiadania dokumentów potwierdzających jednoznacznie, że
doszło do wywozu towarów poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym
kraju UE. Istotą przywołanych przepisów jest przede wszystkim zobowiązanie podatnika
do udowodnienia, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły
terytorium kraju i zostały dostarczone do ich nabywcy na terytorium innego państwa
członkowskiego. Zasadniczą kwestią jest zatem, aby posiadane przez Spółkę dokumenty
łącznie, jednoznacznie potwierdzały, że towary te były przedmiotem WDT.
Z kolei, jak stanowi art. 41 ust. 4 ustawy:
W eksporcie towarów, o którym mowa w art. 2 pkt 8 lit. a, stawka podatku wynosi 0%.
W myśl art. 41 ust. 6 ustawy:
Stawkę podatku 0% stosuje się w eksporcie towarów, o którym mowa w ust. 4 i 5,
pod warunkiem że podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji
podatkowej za dany okres rozliczeniowy otrzymał dokument potwierdzający wywóz
towaru poza terytorium Unii Europejskiej.
Stosownie do art. 41 ust. 6a ustawy:
Dokumentem, o którym mowa w ust. 6, jest w szczególności:
1) dokument w formie elektronicznej otrzymany z systemu teleinformatycznego
służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych albo potwierdzony przez właściwy
organ celny wydruk tego dokumentu;
2) dokument w formie elektronicznej pochodzący z systemu teleinformatycznego
służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych, otrzymany poza tym systemem,
jeżeli zapewniona jest jego autentyczność;
3) zgłoszenie wywozowe na piśmie utrwalonym w postaci papierowej złożone poza
systemem teleinformatycznym służącym do obsługi zgłoszeń wywozowych albo
jego kopia potwierdzona przez właściwy organ celny.
Zgodnie z art. 41 ust. 7 ustawy o VAT:
Jeżeli warunek, o którym mowa w ust. 6, nie został spełniony, podatnik nie wykazuje
tej dostawy w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3, za dany okres
rozliczeniowy, lecz w okresie następnym, stosując stawkę podatku 0%, pod
warunkiem otrzymania dokumentu wymienionego w ust. 6 przed upływem terminu
do złożenia deklaracji podatkowej za ten następny okres. W przypadku
nieotrzymania tego dokumentu w terminie określonym w zdaniu poprzednim mają
zastosowanie stawki właściwe dla dostawy tego towaru na terytorium kraju.
Jak stanowi art. 41 ust. 8 ustawy:
Przepis ust. 7 stosuje się w przypadku, gdy podatnik posiada dokument celny
potwierdzający procedurę wywozu.
W art. 41 ust. 9 ustawy wskazane zostało, że:
Otrzymanie przez podatnika dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza
terytorium Unii Europejskiej w terminie późniejszym niż określony w ust. 6 i 7
upoważnia podatnika do dokonania korekty podatku należnego w rozliczeniu za
okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał ten dokument.
Stosownie do art. 41 ust. 11 ustawy:
Przepisy ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio w eksporcie towarów, o którym mowa w
art. 2 pkt 8 lit. b, jeżeli podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji
podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym dokonał dostawy towarów, otrzymał
dokument, o którym mowa w ust. 6, z którego wynika tożsamość towaru będącego
przedmiotem dostawy i wywozu. Przepisy ust. 7 i 9 stosuje się odpowiednio.
Przepis art. 41 ust. 6 ustawy, dający prawo zastosowania stawki 0% w eksporcie towarów,
wymaga, aby podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany
okres rozliczeniowy otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium
Unii Europejskiej. Z kolei w art. 41 ust. 6a ustawy, odwołującym się do art. 41 ust. 6
ustawy, zostały wymienione dokumenty, które w sposób bezsporny potwierdzają, że
nastąpił wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej. Zauważyć przy tym należy, że
te wymienione dokumenty mają charakter dokumentów urzędowych.
Ponadto, należy wskazać, że przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od
posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o
ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem,
że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona.
Z przedstawionego opisu sprawy, doprecyzowanego w uzupełnieniu wniosku, wynika, że
Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT UE dla transakcji
wewnątrzwspólnotowych, w systemie usług celnych PUESC oraz posiada nadany numer
EORI, który jest nadawany eksporterowi. Warunki te będą nadal spełnione przez spółkę w
momencie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz
eksportu towarów. Ponadto jak sami Państwo wskazali - Spółka będzie spełniała warunki
formalne i faktyczne do zastosowania stawki 0% dla ww. transakcji.
Analiza przedstawionego opisu sprawy pozwala na stwierdzenie, że przy spełnieniu
warunków określonych w art. 42 ust. 1 i 1a ustawy (dla zastosowania stawki 0% do
transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów) - a posiadane dokumenty będą
potwierdzały że doszło do wywozu towarów z kraju do innego państwa członkowskiego -
Spółka będzie miała prawo do opodatkowania WDT stawką podatku od towarów i usług w
wysokości 0% w sytuacji przechowywania opisanych dokumentów wyłącznie w formie
elektronicznej.
Odnosząc się natomiast do prawa dla zastosowania stawki 0% do transakcji eksportu
towarów, zauważyć należy, że dokumenty, które Spółka planuje archiwizować tylko w
formie elektronicznej, dotyczące zamówienia towarów do dostawców oraz od nabywców,
zleceń transportowych, listów przewozowych oraz dokumentów transportowych
dotyczących przewozu morskiego, lotniczego i lądowego, kwitów wagowych z załadunku
lub rozładunku towarów, specyfikacji wysyłkowych towarów, świadectw przewozowych
EUR1, certyfikatów analizy jakości towarów, świadectw pochodzenia towarów wydawane
przez Urząd Celny, oświadczeń nabywców towarów potwierdzających dostarczenie
towarów do kraju Unii europejskiej innego niż Polska, instrukcji dotyczących
bezpieczeństwa towaru w transporcie, oświadczeń i wyjaśnień przekazanych na piśmie od
przewoźników do wystawionych dokumentów przewozowych dotyczących zrealizowanych
transakcji przewozu towaru, dokumentów wydania magazynowego otrzymanych od
dostawców towarów, dokumentów magazynowych generowanych z systemu
magazynowo-handlowego związanych z gospodarką magazynową towarów: faktur zakupu
- dokument przyjęcia magazynowego, faktur sprzedaży - dokument wydania
magazynowego, dokumentów przesunięć towarów między magazynami oraz
dokumentów rozchód i przychód wewnętrzny towarów - nie stanowią dokumentów
wymienionych w art. 41 ust. 6 w zw. ust. 6a ustawy - które uprawniałyby w eksporcie
towarów do zastosowania stawki 0%.
W konsekwencji nie można zgodzić się z Państwem, że Spółka ma prawo do
opodatkowania tak udokumentowanego eksportu towarów stawką podatku od towarów i
usług w wysokości 0%.
Podsumowując, Państwa stanowisko w części dotyczącej:
- korzystania wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach
wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art.
112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby
prowadzić archiwum dokumentów (faktur) zakupowych i sprzedażowych oraz innych
dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania
papierowych wersji dokumentów - jest prawidłowe;
- prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywaniem dokumentów
(faktur i dokumentów zrównanych z fakturami) wyłącznie w formie elektronicznej, po
spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, pod
warunkiem, że otrzymywane faktury (i dokumenty zrównane z fakturami) nie będą
dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy - jest prawidłowe;
- prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywaniem dokumentów
wyłącznie w formie elektronicznej, które będą dotyczyły towarów i usług
udokumentowanych fakturami i/lub dokumentami zrównanymi z fakturami i/lub
innymi dokumentami, dotyczącymi wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, w tym
dokumentów związanych z usługami gastronomicznymi i hotelowymi - jest
nieprawidłowe;
- prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT, dla transakcji wewnątrzwspólnotowej
dostawy towarów w sytuacji przechowywania dokumentów dających to prawo
wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe;
- prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT, dla transakcji eksportu towarów w
sytuacji przechowywania opisanych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej -
jest nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
W niniejszym rozstrzygnięciu nie dokonywano weryfikacji jakości dokumentów
warunkujących prawo do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie
towarów. Przedmiotem oceny dokonanej przez Organ, była wyłącznie możliwość
przechowywania, wymienionych we wniosku dokumentów, w formie elektronicznej.
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku
(zapytań). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie
mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.
Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji
indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu
faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany
przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego).
Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym
przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki
prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem
interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym
wniosku.
W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego
we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w
przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli
celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w
tym zakresie skutków prawnych.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
Państwo do interpretacji.
- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
(art. 53 § 1 PPSA):
- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
(art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
odstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
podatkowej.