0111-KDIB3-3.4012.618.2024.3.EP

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo, stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości sposobu przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT (podatek od towarów i usług) naliczonego, wpłynął 20 grudnia 2024 r. Wniosek uzupełnili Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 marca 2025 r. (wpływ 10 marca 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(...) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) należy do międzynarodowej grupy spółek (dalej: „Grupa”), posiadającej zakłady w wielu krajach. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”), zarejestrowanym na potrzeby VAT w Polsce oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT (podatek dochodowy od osób prawnych)”). Wnioskodawca posiada siedzibę w (...) oraz oddział zamiejscowy w (...). Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od podmiotów zewnętrznych oraz od podmiotów powiązanych faktury VAT dokumentujące zakup towarów lub usług. Wnioskodawca otrzymuje faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej. Sposób postępowania w przypadku faktur przychodzących drogą elektroniczną, różni się od postępowania z fakturami przychodzącymi w formie papierowej. 1. Ewidencjonowanie faktur przychodzących do Wnioskodawcy w formie elektronicznej Sposób ewidencjonowania faktur przychodzących do Wnioskodawcy drogą elektroniczną został szczegółowy opisany w wewnętrznej procedurze Grupy, zatytułowanej w polskiej wersji językowej jako: „(...)” (dalej: „Procedura 1”) oraz częściowo w treści dokumentu powstałym na potrzeby (...) pt. „(...)” (dalej: „Procedura 2”). Założenia dotyczące spójności i integralności faktur przedstawione w Procedurze 2, w swojej treści odnoszą się do ram prawnych polskich i niemieckich przepisów o rachunkowości oraz polskich i niemieckich przepisów prawa podatkowego i handlowego. Założenie Procedury 2 jest takie, iż prowadzenie dokumentacji w Grupie powinno być zgodne z powyższymi przepisami. W treści Procedury 1, opisany został proces przetwarzania e-maili wraz załącznikami (fakturami), aż do chwili umieszczenia faktury w systemie przepływu czynności (dalej: „Program”). Program ten jest zintegrowany z systemem służącym do księgowania (dalej: „System”), w związku z czym, wszystkie faktury trafiające do Programu są jednocześnie widoczne w Systemie. Ponadto, z uwagi na wskazaną integrację, Wnioskodawca ma możliwości filtrowania i przeglądania faktur na różne sposoby - ze względu na okres księgowania, kontrahenta, itp. System indeksuje również faktury nadając im kolejne numery wewnętrzne, stosowane na potrzeby programu. Na chwilę obecną, w Programie umieszcza się również skan dokumentu źródłowego faktury, jeżeli takowy istnieje (umowa, przyjęcie zlecenia,

zamówienie, itp.), do którego pracownicy mają dostęp przy przeglądaniu faktur. Co za tym idzie, każda osoba mająca dostęp do Programu, jest w stanie zidentyfikować dokument będący źródłem danej faktury. W Programie widoczna jest również historia faktury, co w praktyce oznacza dostęp do każdego etapu procesu zaewidencjonowania dokumentu u Wnioskodawcy - od momentu trafienia faktury do Wnioskodawcy, aż do momentu jego zaksięgowania i zarchiwizowania, gdyż system wyposażony jest w zintegrowaną księgę poczty przychodzącej. Zarówno w Programie, jak i w Systemie, widoczne są dla pracowników Wnioskodawcy również jego dokumenty księgowe, dotyczące oddziału Wnioskodawcy w (...). Zgodnie z treścią Procedury 1, faktury mają przychodzić na centralny adres e-mail (...), dedykowany fakturom. Ponadto, uprawnienia w skrzynce pocztowej muszą być ustawione w taki sposób, żeby nie było możliwości usunięcia lub zmiany przychodzącej korespondencji. Każdy przychodzący e-mail jest archiwizowany w oparciu o system archiwizacji e-maili oraz zostaje zabezpieczony przed możliwością dokonywania zmian (edycji). Dokumenty księgowe w formie elektronicznej muszą być przesyłane na dedykowany e- mail w formacie PDF. W przypadku otrzymania dokumentu księgowego w innym formacie, Wnioskodawca zawsze dąży do otrzymania dokumentu w formacie PDF - w przypadku nieotrzymania faktury w formie PDF, nie zostaje ona zaakceptowana i zaksięgowana. W razie utraty danych na skutek awarii Programu bądź Systemu, dokumenty będą w przyszłości przechowywane równolegle na serwerach międzynarodowych (...), co umożliwi ich przeglądanie i odzyskanie w przypadku awarii. a) Aktualny sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze elektronicznej. — Krok 1: Email z załączonym plikiem PDF (fakturą) trafia na dedykowany adres e-mail (...), przeznaczony wyłącznie do otrzymywania faktur. Na tym etapie, po raz pierwszy zlokalizowany i zweryfikowany zostaje plik PDF zawierający fakturę (weryfikacja polega wyłącznie na sprawdzeniu, czy plik PDF zawiera fakturę). Następnie, dana faktura zostaje przyporządkowana danej Spółce z (...). Po tej weryfikacji, e-mail z załączonym plikiem PDF, będącym plikiem zawierającym fakturę, zostaje przesłany na skrzynkę pocztową Wnioskodawcy, dedykowaną do odbioru faktur. — Krok 2: Faktura przychodząca do Wnioskodawcy w formie elektronicznej, jak każdy dokument przychodzący do Wnioskodawcy, jest wprowadzana do książki korespondencyjnej - prowadzonej w formie elektronicznej (plik prowadzony w formacie MS Excel), do której dostęp mają wyznaczeni pracownicy. — Krok 3: Osoby odpowiedzialne za procesowanie dokumentów drukują faktury, które następnie są weryfikowane pod względem merytorycznym oraz akceptowane manualnie. Następnie, faktury są skanowane wraz z dokumentem źródłowym, z którego wynika faktura, takim jak np. umowa, zamówienie, e-mail - z którego wynika data wpływu faktury do Wnioskodawcy (np. umowa, zamówienie, e-mail). Zeskanowana faktura wraz z dokumentami źródłowymi poprzez proces skanowania zostaje wprowadzona do Programu i jest tym samym archiwizowana. — Krok 4: Wyznaczone osoby przesyłają fakturę dla obszaru, którego dotyczy dana faktura kosztowa, z punktu widzenia jej zasadności w celu zatwierdzenia. — Krok 5: Wyznaczony akceptant dla danego obszaru Wnioskodawcy, którego dotyczy konkretna faktura kosztowa, akceptuje fakturę z punktu widzenia jej zasadności. Bez wskazanej akceptacji faktura nie może zostać wprowadzona do systemu, jak również nie zostanie zaksięgowana. — Krok 6: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę weryfikują faktury pod względem merytorycznym, tj. czy posiadają one niezbędne dane wymagane przez przepisy polskiego prawa podatkowego. — Krok 7: Po zakończeniu procesu akceptacji System automatycznie zwalnia fakturę do księgowania. Następnie faktura jest księgowana. Wydrukowana wersja faktury wraz z dokumentem źródłowym zostaje zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy. Po realizacji całego procesu każda faktura ma przypisany w Systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe jest również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo powyżej). Wnioskodawca zamierza jednak w przyszłości nieco uprościć obecnie stosowaną procedurę poprzez jej całkowite zdigitalizowanie. Przyszła procedura postępowania ma się odbywać zgodnie z zasadami opisanymi poniżej. b) Planowany sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze elektronicznej w przyszłości. — Krok 1: Email z załączonym plikiem PDF (fakturą) trafi na dedykowany adres e-mail (...), przeznaczony wyłącznie do otrzymywania faktur. Na tym etapie, po raz pierwszy zlokalizowany i zweryfikowany zostanie plik PDF zawierający fakturę (weryfikacja polegać będzie wyłącznie na sprawdzeniu, czy plik PDF zawiera fakturę). Następnie, dana faktura zostanie przyporządkowana danej Spółce z (...). Po tej weryfikacji, e-mail z załączonym plikiem PDF, będącym plikiem zawierającym fakturę, zostaje przesłany na skrzynkę pocztową Wnioskodawcy, dedykowaną do odbioru faktur (bez zmian). — Krok 2: Wnioskodawca zamierza w przyszłości zrezygnować z prowadzenia książki korespondencyjnej, więc faktura nie zostanie do takiego pliku wprowadzona. Faktury (PDF) zostaną przekazane elektronicznie za pomocą Programu, natomiast księga poczty przychodzącej zostanie zarchiwizowana. Następnie wyznaczona osoba przekaże elektronicznie fakturę do akceptacji osób wyznaczonych dla konkretnych obszarów Wnioskodawcy. Bez wskazanej akceptacji, faktura nie zostanie przekazana do Systemu. — Krok 3: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzą faktury pod względem merytorycznym, tj. czy posiadać one będą niezbędne dane wymagane przez przepisy prawa podatkowego (bez zmian). — Krok 4: Po zakończeniu procesu akceptacji System automatycznie zwolni fakturę do księgowania. Następnie, faktura zostanie zaksięgowana w Systemie. Jak wynika z powyższego, Wnioskodawca zamierza całkowicie zrezygnować z drukowania faktur. Archiwizacja ma przebiegać wyłącznie elektronicznie. Po realizacji całego procesu każda faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo powyżej). 2. Ewidencjonowanie faktur przychodzących do Wnioskodawcy w formie papierowej. a) Aktualny sposób ewidencjonowania faktur przychodzących w formie papierowej do Wnioskodawcy. — Krok 1: Faktura przychodzi pocztą bądź zostaje dostarczona do siedziby Wnioskodawcy. Faktura zostaje ostemplowana pieczątką, wskazującą datę wpływu dokumentu do Wnioskodawcy. — Krok 2: Faktura zostaje wprowadzona do książki korespondencyjnej Wnioskodawcy - prowadzonej w formie elektronicznej (plik prowadzony w MS Excel), do której dostęp mają wyznaczeni pracownicy. — Krok 3: Osoby wyznaczone akceptują fakturę kosztową, z punktu widzenia jej zasadności. Bez wskazanej akceptacji, Faktura nie może zostać wprowadzona do systemu i zaksięgowana. — Krok 4: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzają faktury pod względem merytorycznym, tj. czy posiadają one niezbędne dane wymagane przez przepisy prawa podatkowego. — Krok 5: Osoby odpowiedzialne za księgowanie skanują faktury, wraz z dokumentem źródłowym, z którego wynika faktura (np. umowa, zamówienie). — Krok 6: Zeskanowana faktura wraz z dokumentami źródłowymi zostaje wprowadzona do Programu gdzie zostaje zaakceptowana przez wyznaczone osoby dla obszaru działalności Wnioskodawcy, którego dana faktura kosztowa dotyczy. Następnie faktura jest zwalniana oraz elektronicznie przekazana do Systemu, gdzie jest księgowana. Papierowa wersja faktury wraz z dokumentem źródłowym zostaje zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy Po realizacji całego procesu każda faktura ma przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe jest również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo powyżej). Podobnie jak w przypadku procesu ewidencji i archiwizacji dokumentów przychodzących do Wnioskodawcy w formie elektronicznej, Wnioskodawca zamierza w przyszłości nieco uprościć obecnie stosowaną procedurę i tym samym w pełni ją zdigitalizować. Przyszła procedura postępowania ma się odbywać na zasadach opisanych poniżej. b) Planowany sposób ewidencjonowania faktur przychodzących w formie papierowej do Wnioskodawcy. — Krok 1: Faktura przyjdzie pocztą bądź zostanie dostarczona do siedziby Wnioskodawcy. Faktura zostanie ostemplowana pieczątką, wskazującą datę wpływu dokumentu do Wnioskodawcy (bez zmian). — Krok 2: Z uwagi na chęć rezygnacji z manualnej książki korespondencyjnej przez Wnioskodawcę, w etapie drugim, osoba wyznaczona zaakceptuje Fakturę, z punktu widzenia jej zasadności. Bez wskazanej akceptacji, faktura nie zostanie wprowadzona do systemu oraz nie będzie możliwości jej zaksięgowania. — Krok 3: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzą faktury pod względem merytorycznym, tj. czy posiadać one będą niezbędne dane wymagane przez przepisy prawa podatkowego (bez zmian). — Krok 4: Osoby odpowiedzialne za procesowanie dokumentów zeskanują faktury, bez dokumentu źródłowego z którego wynika Faktura (np. umowa, zamówienie) - dokumenty źródłowe będą dostępne na serwerach Wnioskodawcy. — Krok 5: Zeskanowana faktura zostanie wprowadzona do Programu oraz zaksięgowana w Systemie. Papierowa wersja Faktury zostanie zniszczona i nie zostanie zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy. Po realizacji całego procesu każda Faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo powyżej). Zgodnie z powyższym opisem sposobu postępowania, Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w odniesieniu do faktur zakupowych, które są przedmiotem niniejszego wniosku. Wynika z niego także, iż faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Końcowo Wnioskodawca wyjaśnia, iż nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek. Ponadto, wydatki dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, ponoszone będę przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W sytuacji, gdy poniesiony wydatek, wynikający z tych faktur, dotyczyć będzie wydatków (kosztów) mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Spółka nie zaliczy wydatku wynikającego z faktury do kosztów uzyskania przychodów. W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 5 marca 2025 r. Wnioskodawca wskazał, że: — Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno- skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT. — Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Autentyczność pochodzenia dokumentów będzie spełniona przez fakt, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (np. papierowej) czy formatu otrzymania (np. plik PDF, XML), gwarantując tym samym pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, wystawcy faktury. Integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera faktura. Czytelność dokumentów zapewniona będzie poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania. Ponadto, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów będzie weryfikowane poprzez wewnętrzne systemy kontroli. — Faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Wnioskodawca umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju — dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, — bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług. W szczególności, dostęp ten zostanie zapewniony poprzez przesyłanie faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej, ich prezentację podczas wideokonferencji, a także poprzez ewentualne udostępnienie wcześniej pobranych z systemu księgowego Spółki faktur, w sposób umożliwiający ich bezpieczny i kontrolowany dostęp. Proces ten przykładowo obejmować będzie udostępnienie dokumentów na dedykowanej platformie lub dysku wirtualnym, z możliwością pobrania przedmiotowych faktur przy użyciu unikalnego kodu dostępu czy linku. Wszystkie powyższe działania będą realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w sposób uzgodniony z właściwymi organami podatkowymi, zapewniając jednocześnie integralność i bezpieczeństwo danych. Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług 1. Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym, dotyczącym sposobu postępowania przez Wnioskodawcę w przyszłości, który został przedstawiony powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy? 2. Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki? Państwa stanowisko w zakresie podatku od towarów i usług Stanowisko Wnioskodawcy Ad. 1 Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT) oraz do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów (w podatku CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym, dotyczącym sposobu postępowania przez Wnioskodawcę w przyszłości, który został przedstawiony powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy. Ad. 2 Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki. Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy Ad. 1 W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów (faktur zakupowych), w szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu. Przede wszystkim jednak, przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej. Na poparcie powyższej tezy Wnioskodawca pragnie przytoczyć treść przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów (w tym również faktur zakupowych). Przepisy te zobowiązują podatników do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych). Co istotne, z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o VAT. Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur, otrzymanych jako dokumentów papierowych, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych. Ponadto, w świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w systemie JPK, kontrole elektroniczne, itp.), elektroniczny system archiwizacji faktur pozwoli potencjalnie także na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli prowadzonych w Spółce. Dodatkowo Wnioskodawca pragnie wskazać, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: „Dyrektywa VAT”). W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217 - 240). Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT). Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w tym zakresie podatnikowi pewną dowolność - podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych. Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, należy również zwrócić uwagę na treść przepisów Ordynacji podatkowej. Zauważyć należy, że ogólne przepisy prawa podatkowego zawarte w tejże ustawie, regulują kwestie dowodów w sprawach podatkowych w przepisach rozdziału 11 działu IV - postępowanie podatkowe. Przepisy Ordynacji podatkowej nie ograniczają ustalenia dowodów w sprawie podatkowej do dokumentów papierowych, jednak każda forma dokumentowania zdarzenia powinna odpowiadać obowiązującym przepisom (w tym również spoza sfery przepisów prawa podatkowego). Wobec powyższego, uzależnienie dokumentowania zdarzeń gospodarczych od posiadania przez podatnika dokumentów w wersji papierowej, prowadziłoby do zaistnienia sprzeczności z ogólnymi przepisami Ordynacji podatkowej. Z kolei przepisy ustawy o CIT przewidują, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT). Oznacza to, że na gruncie ustawy o CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w tym z udokumentowaniem kosztów, określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: „ustawa o rachunkowości”). Z ustawy tej wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przepisy ustawy o rachunkowości nie zabraniają przy tym przechowywania dowodów źródłowych w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT (dla celów podatkowych). Z tych też względów, zakładany przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, a więc także dopuszczalny na gruncie przepisów ustawy o CIT. Spółka wskazuje przy tym, iż słuszność prezentowanego stanowiska znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej), w szczególności: - Interpretacja indywidualna z 17 października 2024 r., znak: 0112-KDIL1- 1.4012.494.2024.2.HW; - Interpretacja indywidualna z 23 kwietnia 2024 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.182.2024.1. PRM; - Interpretacja indywidualna z 28 kwietnia 2023 r., znak: 0111-KDIB3-1.4012.140.2023.4. MSO; - Interpretacja indywidualna z 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG; - Interpretacja indywidualna z 24 stycznia 2019 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.688.2018.3.AK; - Interpretacja indywidualna z 23 maja 2017 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa; Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT) oraz do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów (w podatku CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy. Ad. 2 Warunki uprawniające podatników do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zostały określone w treści art. 86 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT). Ponadto, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, jeśli podatek naliczony wynika z faktury bądź dokumentu celnego, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę bądź dokument celny. W świetle ww. przepisów, jednym z warunków uprawniających do skorzystania przez podatnika z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego stanowi posiadanie przez niego faktury dokumentującej i potwierdzającej poniesienie danego wydatku. Z przywołanych wyżej przepisów nie wynika jednak, aby ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania tych faktur. W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określoną na fakturze przechowywanej w formie elektronicznej, w sposób opisany szczegółowo w stanie faktycznym – bez względu na to w jakiej formie sporządzony został oryginał tego dokumentu. Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko zbieżne jest z aktualnie dominującą linią interpretacyjną organów podatkowych, w sprawach dotyczących podobnych stanów faktycznych. Dla przykładu, w indywidualnej interpretacji z dnia 27 lutego 2020 r. (nr 0111- KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że: „Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Tym samym nie ma przeszkód, aby Wnioskodawca przechowywał i archiwizował faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami, wyłącznie w formie elektronicznej, przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich papierowych wersji”. Podobny pogląd, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraził również m.in. w następujących interpretacjach indywidulanych: - z dnia 26 kwietnia 2024 r. 0112-KDIL1-2.4012.116.2024.1.PM; - z dnia 25 maja 2023 r. 0114-KDIP4-3.4012.103.2023.9.DS; - z dnia 19 września 2023 r. 0114-KDIP1-3.4012.392.2023.4.PRM; - z dnia 3 lutego 2020 r. nr 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN; - z dnia 20 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.31.2019.2.AW; - z dnia 20 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.22.2019.2.EW; - z dnia 17 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.20.2019.2.WB; - z dnia 16 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.24.2019.2.AG; - z dnia 10 stycznia 2020 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ; - z dnia 9 stycznia 2020 r. nr 0112-KDIL2-3.4012.589.2019.2.WN. Z uwagi na powyższe, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, które zostały wystawione w formie papierowej, a które będą przechowywane przez Spółkę przez wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego (i przy założeniu, że spełnione będą również inne wymogi wymienione w art. 86 ustawy o VAT oraz nie zajdą okoliczności wyłączające prawo do odliczenia podatku VAT, które zostały wskazane w art. 88 ustawy o VAT).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”: Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Według art. 15 ust. 2 ustawy: Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy: Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy: Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. W myśl art. 106n ust. 1 ustawy: Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy: Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: 1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem; 2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a; 3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1; 4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy: a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b. Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy: Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy. Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy: Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając: 1) konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników; 2) niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności. Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określono przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy. Jeżeli zatem otrzymywane przez Państwa dokumenty zakupowe zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie. Stosownie do art. 112 ustawy: Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8. W świetle art. 112a ust. 1 ustawy: Podatnicy przechowują: 1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, 2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Według art. 112a ust. 2 ustawy: Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że: Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on- line do tych faktur. Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy: Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy: Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się. W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy: Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio. W myśl art. 106m ust. 1 ustawy: Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy: Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury. Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy: Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy: Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy: Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: 1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub 2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub 3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury. Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają zatem możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Odnosząc się do kwestii objętych zakresem postawionych pytań, w pierwszej kolejności należy przeanalizować czy sposób przechowywania otrzymywanych faktur zakupowych w formie wyłącznie elektronicznej oraz niszczenie (utylizacja) papierowych oryginałów jest zgodny z przepisami ustawy. W ramach prowadzonej działalności otrzymują Państwo od podmiotów zewnętrznych oraz od podmiotów powiązanych faktury VAT dokumentujące zakup towarów lub usług. Otrzymują je Państwo zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej. Planują Państwo w przyszłości nieco uprościć obecnie stosowaną procedurę poprzez jej całkowite zdigitalizowanie. Przyszła procedura postępowania ma się odbywać zgodnie z zasadami opisanymi we wniosku. Zamierzają Państwo całkowicie zrezygnować z drukowania faktur. Archiwizacja ma przebiegać wyłącznie elektronicznie. Po realizacji całego procesu każda faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo we wniosku). Faktury przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (np. papierowej) czy formatu otrzymania (np. plik PDF, XML), gwarantując tym samym pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, wystawcy faktury. Po wprowadzeniu planowanego systemu archiwizowania i obiegu dokumentacji sposób ewidencjonowania faktur przychodzących w formie papierowej będzie wyglądał następująco: — Krok 1: Faktura przyjdzie pocztą bądź zostanie dostarczona do siedziby Wnioskodawcy. Faktura zostanie ostemplowana pieczątką, wskazującą datę wpływu dokumentu do Wnioskodawcy (bez zmian). — Krok 2: Z uwagi na chęć rezygnacji z manualnej książki korespondencyjnej przez Wnioskodawcę, w etapie drugim, osoba wyznaczona zaakceptuje Fakturę, z punktu widzenia jej zasadności. Bez wskazanej akceptacji, faktura nie zostanie wprowadzona do systemu oraz nie będzie możliwości jej zaksięgowania. — Krok 3: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzą faktury pod względem merytorycznym, tj. czy posiadać one będą niezbędne dane wymagane przez przepisy prawa podatkowego (bez zmian). — Krok 4: Osoby odpowiedzialne za procesowanie dokumentów zeskanują faktury, bez dokumentu źródłowego z którego wynika Faktura (np. umowa, zamówienie) - dokumenty źródłowe będą dostępne na serwerach Wnioskodawcy. — Krok 5: Zeskanowana faktura zostanie wprowadzona do Programu oraz zaksięgowana w Systemie. Papierowa wersja Faktury zostanie zniszczona i nie zostanie zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy. Po realizacji całego procesu każda Faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo powyżej). W związku z powyższym, skoro w okolicznościach niniejszej sprawy do faktur przechowywanych w archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, oraz umożliwią Państwo bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów, ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami i nie będzie konieczne przechowywanie tych dokumentów w wersji papierowej. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe. Odnośnie natomiast kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy: W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy: Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: a) nabycia towarów i usług, b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego). Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami. Jak wynika z opisu sprawy, są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a wydatki dokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, ponoszone w przyszłości przez Państwa będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. Ponadto, jak Państwo wskazali w sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego). W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że otrzymane faktury przechowywane przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały Państwa prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to odliczenie było dopuszczalne jest po pierwsze – zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, po drugie – nabyte towary i usługi będą wykorzystywane – przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT – do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie. W konsekwencji wskazać należy, że zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z otrzymanymi fakturami, gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania 2 uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem sprawy. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, należy zaznaczyć, że wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie sprawy. W konsekwencji w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność. Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji. - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści. - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.