Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
dłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
15 listopada 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który
dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy są/będą Państwo
uprawnieni do przyjmowania faktury poprzez e-mail bez uprzedniego formalnego
porozumienia zawierającego wyrażenie zgody na przesłanie faktury drogą e-mail i czy
opisany proces archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami ustawy o VAT (podatek od towarów i usług) oraz prawa do
odliczenia podatku naliczonego z tych faktur. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na
wezwanie – pismami z 5 lutego 2025 r. (wpływ 6 lutego 2025 r. i 18 lutego 2025 r.).
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca jest polską spółką prawa handlowego, zarejestrowanym czynnym
podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT). Spółka należy do Grupy ... - przedmiotem
jej działalności jest sprzedaż produktów pod marką ... na polskim rynku. Grupa ...
projektuje, produkuje i sprzedaje profesjonalne urządzenia dla leśnictwa, rolnictwa, firm
pielęgnujących zieleń, firm budowlanych i użytkowników okazjonalnych.
W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca posiada szereg
kontrahentów będących podatnikami VAT (dalej: kontrahenci). Spółka otrzymuje faktury
zakupowe od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (w formacie pliku
PDF, przesłanego na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy), jak i w formie papierowej.
Faktury te dokumentują czynności związane z działalnością gospodarczą prowadzoną
przez Spółkę. Spółka zaznacza przy tym, że przedmiotem niniejszego wniosku nie jest
ocena, czy przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego (Spółka stwierdza tu
istnienie tej okoliczności).
Faktury te dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów mających siedzibę
na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz
innych krajów.
Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe, a więc także ewidencjonuje dokumenty
księgowe w formie elektronicznej – zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą o
rachunkowości). W tym celu Wnioskodawca korzysta z systemu informatycznego z
obszaru finansowo-księgowego (dalej: System).
Stosownie do obowiązujących w Spółce procesów i procedur, faktury oraz inne
dokumenty zakupowe trafiające do Spółki zarówno w formie papierowej jak i
elektronicznej, są weryfikowane, ewidencjonowane (księgowane) i archiwizowane.
Z uwagi na istotną skalę działalności gospodarczej, w tym dużą ilość kontrahentów, w
Spółce funkcjonuje w szczególności proces otrzymywania faktur drogą elektroniczną na
skrzynki mailowe zarówno w oparciu o wcześniej podpisane porozumienie o przesyłanie
faktur drogą elektroniczną jak i bez uprzedniego formalnego porozumienia (np.
pisemnego czy elektronicznego). W ramach Spółki funkcjonują dedykowane skrzynki
mailowe do otrzymywania faktur jak i faktury otrzymują poszczególni pracownicy Spółki
zajmujący się danym zakresem merytorycznym. Jednocześnie mogą wystąpić sytuacje, w
których kontrahenci Spółki proszą o zawarcie takiego formalnego porozumienia (np. z
uwagi na ich własną politykę obiegu dokumentów) - wówczas Spółka takie porozumienia
zawiera. Sytuacja ta nie jest jednak przedmiotem niniejszego wniosku. Obieg dokumentów
w formie elektronicznej wynika z racjonalności ekonomicznej, podyktowanej wskazaną
skalą działalności, jednakże na potrzeby księgowania dokumentu faktury są drukowane,
dekretowane i podlegają archiwizacji w formie papierowej.
Wracając do sytuacji otrzymywania faktur drogą elektroniczną na skrzynkę mailową bez
uprzedniego formalnego porozumienia, jeśli weryfikacja wykaże poprawność formalną i
merytoryczną dokumentu (w szczególności, wszelkich przesłanek wynikających z Ustawy
VAT), wówczas Spółka akceptuje ją w sposób konkludentny - Spółka nie wysyła
kontrahentowi jakiegokolwiek komunikatu o akceptacji, ale też jednocześnie nie kieruje
komunikatu o odmowie uznania faktury (z jakichkolwiek przyczyn). Komunikat kierowany
może być w sytuacji, w której Spółka decyduje o wskazanej odmowie. W wypadku zaś
akceptu faktura jest przez Spółkę regulowana.
W praktyce, kontrahenci Spółki, którzy wysyłają faktury drogą elektroniczną akceptują ten
proces – z wyłączeniem opisanej sytuacji żądania zawarcia formalnego porozumienia (dla
przypomnienia, sytuacja ta nie jest jednak przedmiotem niniejszego wniosku).
Faktury przechowywane są przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu
przedawnienia zobowiązań podatkowych w formie papierowej jak i częściowo w formie
elektronicznej w formacie PDF. Format ten zapewnia wygenerowanie obrazu czytelnego
dla człowieka przy wykorzystaniu Systemu (w oparciu o oprogramowanie). Jednocześnie
Spółka nie archiwizuje nośnika służącego do dostarczenia faktury na skrzynkę mailową (tj.
maila wysłanego przez wystawiającego fakturę).
Otrzymywane od kontrahentów faktury, będące przedmiotem niniejszego wniosku,
spełniają wymogi zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i
czytelności faktury z uwagi na zastosowanie formatu PDF po stronie wystawiającego
fakturę (kwestia ta nie jest zatem przedmiotem niniejszego wniosku).
W celu wyeliminowania kosztów związanych z dekretacją, księgowaniem i archiwizacją
faktur w formie papierowej, Spółka planuje rozpoczęcie procesu digitalizacji otrzymanych
faktur.
Pełna digitalizacja faktur zakupowych oznacza zaprzestanie fizycznej archiwizacji
dokumentów papierowych. Dotyczy to faktur otrzymywanych w formie papierowej. Zatem
faktury te, choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie
w formie elektronicznej. W tym celu będą one skanowane, następnie zaś archiwizowane
(w formie elektronicznej jako dokument PDF), zaś dokument papierowy będzie podlegał
równoczesnemu zniszczeniu. Równocześnie, Spółka zaprzestanie drukowania faktur
otrzymanych w formie elektronicznej (co dotychczas wynikało ze specyfiki procesu
dekretacji i księgowania), zaś zarówno obieg tych dokumentów, ich księgowanie oraz
archiwizacja następować będą w formie elektronicznej (ten aspekt nie jest przedmiotem
wniosku).
Wskazany proces archiwizacji wykonywany będzie w modelu zdecentralizowanym, tj.
zarówno centralnie przez osoby zajmujące się koordynacją obiegu dokumentów (gdy
faktury przesłane będą na adres Spółki) jak i bezpośrednio przez pracowników (gdy
pracownik odbierze fakturę w ramach wykonywanych czynności). W przypadku
archiwizacji przez pracownika zeskanowany dokument (tj. plik PDF) przekazywany będzie
w ramach wewnętrznego procesu obiegu dokumentów w Spółce.
Jak wskazano powyżej, faktury oraz inne dokumenty zakupowe trafiające do Spółki są
weryfikowane i ewidencjonowane (księgowane). Weryfikacja obejmuje przy tym
sprawdzenie poprawności formalnej i merytorycznej dokumentu (w szczególności,
wszelkich przesłanek wynikających z Ustawy VAT) i prowadzi do decyzji o akcepcie danej
faktury.
Zasoby informatyczne Spółki, w tym System, dedykowane do przechowywania
zdigitalizowanych faktur umożliwiają ich pogląd w czasie rzeczywistym oraz powiązanie ich
z określonym dokumentem księgowym (zdarzeniem gospodarczym) przy użyciu Systemu.
Faktury będą miały odpowiednią jakość umożliwiającą swobodne odczytanie ich treści.
Jednocześnie - poprzez powiązanie danego dokumentu księgowego z okresem
sprawozdawczym faktury w bazie danych będą przechowywane według okresów
rozliczeniowych.
Zdigitalizowane faktury będą przechowywane przez okres odpowiadający co najmniej
okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego, a w szczególnych przypadkach
dłużej jeżeli będzie to wymagane przez przepisy prawa. Spółka nie będzie archiwizować
nośnika służącego do dostarczenia faktury na skrzynkę mailową (tj. maila wysłanego przez
wystawiającego fakturę).
Raz jeszcze Spółka podkreśla - w celu uniknięcia wątpliwości - że towary/usługi
udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki, gdzie
spełnione są przesłanki do odliczenia podatku naliczonego (znów, okoliczność ta nie jest
przedmiotem niniejszego wniosku).
Niniejszy wniosek dotyczy:
· zaistniałego stanu faktycznego - w zakresie zachowań Spółki przed datą złożenia
niniejszego wniosku;
· zdarzenia przyszłego - w zakresie opisanych zachowań Spółki, które będą realizowane
po dacie złożenia niniejszego wniosku.
Ponadto Wnioskodawca wskazał, że:
a) W odniesieniu do wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi, o których
mowa we wniosku, Spółka zapewnia/będzie zapewniać funkcjonowanie kontroli
biznesowych, które ustalają/ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a
dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu
upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Polegają one na tym, że w ramach procesu obiegu dokumentów istnieje akceptacja
merytoryczna pozwalająca na weryfikację poprawności i zasadności danego
dokumentu wystawionego przez dostawcę. W zależności od typu zakupu (i kwoty)
możliwe są 2 ścieżki obiegu dokumentów:
1) odniesienie wartości dokumentu / wartości obciążenia do wcześniej zaakceptowanej
w ramach poziomów kontroli / akceptacji wewnętrznej wartości obciążenia / kosztu
wskazanego w zamówieniu danego towaru / usługi (tzw. księgowanie w referencji
do zamówienia), bądź
2) bezpośrednia akceptacja dokumentu / wartości obciążenia przez osobę zamawiającą
oraz kolejną osobę zgodnie z poziomem kontroli wewnętrznej, za wyjątkiem m.in.
wydatków kwotowo nieistotnych podlegających jednoosobowej akceptacji.
W Spółce funkcjonuje wdrożona polityka akceptacji kosztów w myśl zasady „4-oczu”,
tzn. po przekroczeniu wskazanych limitów istotności dane zamówienie lub
dokument dostawcy wymaga dwustopniowej akceptacji przed ujęciem w księgach.
Dodatkowo, w ramach ścieżki nr 1 jakiekolwiek odchylenia pomiędzy wartością
zamówienia a wartością obciążenia powodują konieczność wyjaśnienia rozbieżności
zgodnie z wewnętrznymi procedurami. W efekcie każdy koszt ewidencjonowany w
księgach Spółki podlega kontroli merytorycznej przez przynajmniej jedną osobę.
Niezależnie od kontroli biznesowej/merytorycznej, każdy dokument
ewidencjonowany przez Spółkę podlega kontroli formalnej / rachunkowej.
Dodatkowo, proces zapłaty za dokumenty wiąże się każdorazowo z weryfikacją tzw.
białej listy, zaś akceptacja płatności oparta jest również na zasadzie „4 oczu”.
Funkcjonujące w Spółce mechanizmy kontrolne są zintegrowane z Systemem.
W ramach mechanizmów kontrolowana będzie również okoliczność tożsamości
dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury i w
wypadku zidentyfikowania jakichkolwiek wątpliwości w tym zakresie podejmowane
będą niezwłocznie kroki wyjaśniające. Brak pozytywnego przejścia weryfikacji jest
de facto równoznaczny z odmową zaksięgowania przez Spółkę takiej faktury.
b) W przypadku otrzymania dokumentów papierowych będą one digitalizowane
bezpośrednio po otrzymaniu, a opisane powyżej mechanizmy to działanie w
oparciu o zdigitalizowany obraz danej faktury. Tym niemniej, faktury będą
skanowane niezwłocznie po ich otrzymaniu przez wyznaczone do tego celu osoby
do formatu nieedytowalnego (przede wszystkim PDF) przy wykorzystaniu sprzętu
zapewniającego wysoką jakość digitalizacji i pełną czytelność, uniemożliwiającego
ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego, a wersja
zdigitalizowanej faktury zapisanej we wskazanym formacie będzie wiernym i
wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Tym samym sam proces
digitalizacji zapewnia wierne zapewnienie autentyczności obrazu dokumentu
źródłowego.
c) Przechowywanie faktur następuje na serwerze zlokalizowanym poza Polską, na
terytorium Państwa Członkowskiego Unii Europejskiej. Faktury są/będą
przechowywane poza terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób
umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do
tych faktur.
d) Faktury zakupowe wystawione są/będą na Spółkę.
Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 5 lutego 2025 r., wpływ 18
lutego 2025 r.)
1. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że jest uprawniony do
przyjmowania faktury poprzez e-mail w opisany sposób, w tym bez uprzedniego
formalnego porozumienia zawierającego wyrażenie zgody na przesłanie faktury
drogą e-mail, przez co Wnioskodawca posiada prawo do odliczenia podatku
naliczonego z tych faktur (przy założeniu spełnienia pozostałych ku temu
przesłanek)?
2. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że opisany powyżej proces
archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami Ustawy VAT (w szczególności z art.
112a), przez co Wnioskodawca posiada prawo do odliczenia podatku naliczonego z
tych faktur (przy założeniu spełnienia pozostałych ku temu przesłanek)?
Państwa stanowisko w sprawie (z uwzględnieniem uzupełnienia wniosku z 5 lutego 2025
r., wpływ 18 lutego 2025 r.)
Zdaniem Wnioskodawcy:
1. Prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że jest uprawniony do przyjmowania
faktury poprzez e-mail w opisany sposób, w tym bez uprzedniego formalnego
porozumienia zawierającego wyrażenie zgody na przesłanie faktury drogą e-mail,
przez co Wnioskodawca posiada prawo do odliczenia podatku naliczonego z tych
faktur (przy założeniu spełnienia pozostałych ku temu przesłanek).
2. Prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że opisany powyżej proces archiwizacji
faktur jest zgodny z przepisami Ustawy VAT (w szczególności z art. 112a), przez co
Wnioskodawca posiada prawo do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur
(przy założeniu spełnienia pozostałych ku temu przesłanek).
Uzasadnienie
Stanowisko w zakresie Pytania nr 1
Artykuł 2 pkt 31 Ustawy VAT stanowi, że ilekroć jest mowa o fakturze - rozumie się przez
to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane
wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i
otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 Ustawy VAT.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę
dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa
w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku
od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
niebędącej podatnikiem.
Natomiast art. 106g ust. 1 ustawy VAT wskazuje, że faktury wystawia się co najmniej w
dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej
dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W myśl art. 106n ust. 1 ustawy VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji
odbiorcy faktury. Ustawa nie precyzuje jednak, jaką formę powinna przybrać akceptacja
odbiorcy.
Z powyższego można wywieść, iż przesyłanie faktur drogą elektroniczną (w tym drogą
mailową) wymaga zgody odbiorcy faktury. Jednakże prawodawca w tym zakresie nie
ustanawia żadnej formy szczególnej do wyrażenia zgody na przesyłanie faktury w sposób
elektroniczny co wskazuje na jego zamiar jakoby zgodna w takiej formie nie była
wymagana.
Nie tylko literalna wykładnia przemawia za takim poglądem, lecz również uzasadnienie
projektu ustawy, który był podstawą uchwalenia ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie
ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. Ust. z 2013 r. poz.
1289), dodającej do ustawy o VAT art. 106n. Z uzasadnienia wynika, że:
„Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu,
pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za
wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie,
bądź SMS-em). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również
uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. konsument otrzymując fakturą w tej formie,
reguluje płatność z niej wynikającą.”
Tym samym, w świetle art. 106n ust. 1 Ustawy VAT właściwa jest konkluzja, iż zgoda na
otrzymywanie faktur drogą elektroniczną na skrzynkę e-mailową może zostać wyrażona w
każdej formie, nawet w sposób dorozumiany, jawiący się w szczególności uiszczeniem
kwoty wynikającej z faktury tudzież brakiem powiadomienia o nie przyjęciu faktury.
Za taką wykładnią przemawia również doktryna - komentarz J. Matarewicz [w:] Ustawa o
podatku od towarów i usług. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2024, art. 106(n) wskazuje,
że:
„Akceptacja może być wyrażona w sposób dorozumiany, przez co należy rozumieć np.
przyjmowanie faktur elektronicznych bez zastrzeżeń, opłacanie ich w terminie na
rachunek na nich wskazany oraz inne okoliczności wskazujące na brak sprzeciwu nabywcy
na taką formę obiegu dokumentów.”
W tym miejscu podkreślenia wymaga okoliczność, iż również konkludentne przyjęcie
poprzez wyrażenie braku sprzeciwu Wnioskodawcy na otrzymaną fakturę drogą mailową
należy uznać za mieszczącą się w dyspozycji art. 106n ust. 1 ustawy VAT.
Istotne z punktu widzenia powyższej regulacji są ustalenia między podatnikami. Nie ulega
wątpliwości, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca
wykształcił wspólnie z kontrahentami praktykę obejmującą wysłanie faktur w formie
elektronicznej na skrzynkę e-mail bez uprzedniego porozumienia a zamiast tego wyraża
zgodę w sposób dorozumiany poprzez opłacenie faktury lub przez brak wyrażenia
sprzeciwu co do treści faktury. Przedmiotowe działania są akceptowane przez obie strony,
a co więcej zgoda wyrażana konkludentnie nie budzi wątpliwości co do akceptacji faktury
u nadawców.
W wydawanych interpretacjach indywidualnych również podkreśla się prawidłowość
takiego podejścia.
Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 21 lipca
2016 r. sygn. 1061-IPTPP3.4512.281.2016.2.MK wskazuje, że:
„Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez
odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy
wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści
akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę
faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez
odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią
element umowy przez nie zawartej.
Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której
efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji,
w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że
wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym
udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie
elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach
koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku
podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich
autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi
powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie
mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.
W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie
kwestią porozumienia między stronami transakcji.”
Takie same stanowisko wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji
indywidualnej z dnia 22 lipca 2014 r. sygn. IPTPP2/443-335/14-2/AW.
Tym samym, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że jest uprawniony do
przyjmowania faktury poprzez e-mail w opisany sposób, w tym bez uprzedniego
formalnego porozumienia zawierającego wyrażenie zgody na przesłanie faktury drogą e-
mail.
Stanowisko w zakresie Pytania nr 2
Stosownie do art. 106m ust. 1 Ustawy VAT podatnik określa sposób zapewnienia
autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Zgodnie z art. 106m ust. 2 Ustawy VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie
się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo
wystawcy faktury.
Jak stanowi art. 106m ust. 3 Ustawy VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w
fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
W myśl art. 106m ust. 4 Ustawy VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz
czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które
ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem
usług.
Odnosząc się do powszechnie przyjętej praktyki pojęcie „kontrole biznesowe” należy
rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz
aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy
albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono
danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury
od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania.
Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można
powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.
Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy
dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do
prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów),
zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które
faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić
możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że
dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy
wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu
podatnika.
Odwołując się do opisanych procesów Spółki wskazać należy, iż Spółka przy procesach
archiwizacji, w tym digitalizacji faktur zapewnia należytą autentyczność pochodzenia oraz
integralność. W szczególności, poprzez każdorazową weryfikację danych zawartych na
fakturze, która jest digitalizowana. Przy jednoczesnym połączeniu ich z zasobami
informatycznymi Spółki (w tym Systemem), tak przeprowadzone działania są w ocenie
Spółki wystarczające do zagwarantowania autentyczności pochodzenia oraz integralności
treści. Nie powinno być również wątpliwości, że przesłanki ustawowe spełnia aktualny
proces archiwizacji papierowej (wydruk, bez zachowanej wiadomości e-mail).
Jednocześnie, opisana archiwizacja z podziałem na okresy rozliczeniowe spełnia wymogi
określone przez prawodawcę w art. 112 oraz 112a ust. 1 pkt 2 Ustawy VAT, gdyż
przedmiotowe regulacje nie wykluczają przechowywania faktur w elektronicznej bazie
danych. Wymagania prawodawcy dotyczą przechowywania faktur w podziale na okresy
rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do
czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zdaniem Spółki,
opisane w elementach stanu faktycznego podejście gwarantuje spełnienie wszystkich
wspomnianych obowiązków.
Jednocześnie warto dodać, iż żadne przepisy Ustawy VAT nie wprowadzają zakazu
utylizacji faktur w formie papierowej, gdy podatnik posiada ich kopię w pliku PDF, w
związku z czym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że jest to działanie dopuszczalne,
służące realizacji analizowanych celów ustawowych.
Za taką wykładnią przemawia też stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w
indywidualnej interpretacji z dnia 7 lutego 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.
MAZ:
„Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w
formie elektronicznej - otrzymanych w formie papierowej - w ramach przedstawionej w
opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami
ustawy. W konsekwencji Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, wykorzystując
nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do obniżenia podatku
należnego o kwotę podatku naliczonego, także po zniszczeniu papierowych (oryginalnych)
wersji faktur.”
Prawidłowość takiego podejścia potwierdziły również organy podatkowe w licznych
interpretacjach indywidualnych, przykładowo można wskazać na interpretacje
indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia:
· 1 czerwca 2022 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ);
· 19 marca 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.10.2021.2.MB).
Tym samym, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że opisany powyżej proces
archiwizacji faktur (poprzez ich digitalizację i utylizowanie papierowej wersji) jest zgodny z
przepisami Ustawy VAT.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument
w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się
przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
formacie elektronicznym.
Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także
dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2,
dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości
dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
niebędącej podatnikiem.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W świetle art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący
sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia
przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej
dokumentacji.
Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:
Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
treści i czytelności faktury.
Według art. 106m ust. 2 ustawy:
Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
które powinna zawierać faktura.
Na mocy art. 106m ust. 4 ustawy:
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
(autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
podatnika.
Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
szczególności, w przypadku wykorzystania:
1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
autentyczności i integralności faktury.
Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy:
Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
W świetle art. 106n ust. 2 ustawy
W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie
więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur
mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.
Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę
dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie
istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w
tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe
kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie
faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez
nie zawartej.
Stosownie do art. 112 ustawy:
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
138i ust. 8.
Na mocy art. 112a ust. 1 ustawy:
Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
nich zawartych.
Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
art. 112a nie stosuje się.
W świetle art. 112aa ust. 2 ustawy:
Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
112a stosuje się odpowiednio.
Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
możliwość przechowywania faktur wystawianych/otrzymanych w formie elektronicznej lub
papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma
zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób
zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i
czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu
terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest
zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami,
bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie
elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej
podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi
urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych
faktur.
Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem
podatku od towarów i usług). Należą Państwo do Grupy ..., która projektuje, produkuje i
sprzedaje profesjonalne urządzenia dla leśnictwa, rolnictwa, firm pielęgnujących zieleń,
firm budowlanych i użytkowników okazjonalnych. W związku z prowadzoną działalnością
gospodarczą otrzymują Państwo faktury zakupowe od swoich kontrahentów w formie
elektronicznej (w formacie pliku PDF, przesłanego na skrzynkę e-mail Państwa) i w formie
papierowej. Funkcjonuje u Państwa proces otrzymywania faktur drogą elektroniczną na
skrzynki mailowe w oparciu o wcześniej podpisane porozumienie o przesyłanie faktur
drogą elektroniczną i bez uprzedniego formalnego porozumienia. W ramach Państwa
Spółki funkcjonują dedykowane skrzynki mailowe do otrzymywania faktur jak i faktury
otrzymują poszczególni pracownicy. W sytuacji otrzymywania faktur drogą elektroniczną
na skrzynkę mailową bez uprzedniego formalnego porozumienia, jeśli weryfikacja wykaże
poprawność formalną i merytoryczną dokumentu (w szczególności, wszelkich przesłanek
wynikających z ustawy o VAT), wówczas nie wysyłają Państwo kontrahentowi komunikatu
o akceptacji, ale też nie kierujecie komunikatu o odmowie uznania faktury. Komunikat
kierowany może być w sytuacji, w której decydują Państwo o wskazanej odmowie. W
wypadku zaś akceptu faktura jest przez Państwa regulowana.
Faktury przechowywane są przez Państwa co najmniej do momentu upływu okresu
przedawnienia zobowiązań podatkowych w formie papierowej jak i częściowo w formie
elektronicznej w formacie PDF. Format ten zapewnia wygenerowanie obrazu czytelnego
dla człowieka przy wykorzystaniu Systemu (w oparciu o oprogramowanie). Jednocześnie
nie archiwizują Państwo nośnika służącego do dostarczenia faktury na skrzynkę mailową
(tj. maila wysłanego przez wystawiającego fakturę).
Otrzymywane od kontrahentów faktury spełniają wymogi zapewnienia autentyczności
pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury z uwagi na zastosowanie formatu
PDF po stronie wystawiającego fakturę.
Planują Państwo rozpoczęcie procesu digitalizacji otrzymanych faktur w formie
papierowej. Faktury te będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu
będą one skanowane, następnie zaś archiwizowane (w formie elektronicznej jako
dokument PDF), zaś dokument papierowy będzie podlegał równoczesnemu zniszczeniu.
Faktury oraz inne dokumenty zakupowe trafiające do Państwa są weryfikowane i
ewidencjonowane (księgowane). Weryfikacja obejmuje sprawdzenie poprawności
formalnej i merytorycznej dokumentu (w szczególności, wszelkich przesłanek
wynikających z ustawy o VAT) i prowadzi do decyzji o akcepcie danej faktury. Zasoby
informatyczne Państwa dedykowane do przechowywania zdigitalizowanych faktur
umożliwiają ich pogląd w czasie rzeczywistym oraz powiązanie ich z określonym
dokumentem księgowym (zdarzeniem gospodarczym) przy użyciu Systemu. Faktury będą
miały odpowiednią jakość umożliwiającą swobodne odczytanie ich treści. Jednocześnie -
poprzez powiązanie danego dokumentu księgowego z okresem sprawozdawczym faktury
w bazie danych będą przechowywane według okresów rozliczeniowych.
Towary/usługi udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym
Państwa Spółki. Faktury zakupowe wystawione są/będą na Państwa.
W odniesieniu do wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi zapewniają/będą
Państwo zapewniać funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają/ustalą
wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od
momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
podatkowego. Polegają one na tym, że w ramach procesu obiegu dokumentów istnieje
akceptacja merytoryczna pozwalająca na weryfikację poprawności i zasadności danego
dokumentu wystawionego przez dostawcę.
W przypadku otrzymania dokumentów papierowych będą one digitalizowane
bezpośrednio po otrzymaniu. Faktury będą skanowane niezwłocznie po ich otrzymaniu
przez wyznaczone do tego celu osoby do formatu nieedytowalnego (przede wszystkim
PDF) przy wykorzystaniu sprzętu zapewniającego wysoką jakość digitalizacji i pełną
czytelność, uniemożliwiającego ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu
źródłowego, a wersja zdigitalizowanej faktury zapisanej we wskazanym formacie będzie
wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Tym samym sam proces
digitalizacji zapewnia wierne zapewnienie autentyczności obrazu dokumentu źródłowego.
Przechowywanie faktur następuje na serwerze zlokalizowanym poza Polską, na terytorium
Państwa Członkowskiego Unii Europejskiej. Faktury są/będą przechowywane poza
terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
elektronicznych, dostęp online do tych faktur.
W odniesieniu do kwestii ustalenia, czy są/będą Państwo uprawnieni do przyjmowania
faktury poprzez e-mail bez uprzedniego formalnego porozumienia zawierającego
wyrażenie zgody na przesłanie faktury drogą e-mail należy zauważyć, że – jak wyżej
wskazałem - nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści
akceptacji prze Państwa wysyłanych przez kontrahentów faktur w formie elektronicznej.
Kwestie te pozostają w gestii stron.
Zatem mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy
stwierdzić, że forma przyjmowania przez Państwa faktury poprzez e-mail w opisany
sposób, bez uprzedniego formalnego porozumienia zawierającego wyrażenie zgody na
przesłanie faktury drogą e-mail, ale – jak wskazali Państwo – w wypadku akceptu faktura
jest przez Państwa regulowana, jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa
podatkowego. Tym samym prawidłowe jest Państwa stanowisko co do ww. opisanego
sposobu przyjmowania przez Państwa faktury.
Odnosząc się natomiast do kwestii ustalenia, czy opisany proces archiwizacji faktur jest
zgodny z przepisami ustawy o VAT należy stwierdzić, że skoro do faktur archiwizowanych
(przechowywanych) poza terytorium kraju w sposób opisany powyżej, zapewnione są
/będą autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także
umożliwiony jest/będzie dostęp on-line do tych faktur, odpowiednim organom
wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych
oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli
biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania jest/będzie zgodny z powołanymi
przepisami. Tym samym, w odniesieniu do opisanej procedury archiwizowania faktur
zakupowych, spełnione są/będą warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a
ustawy.
Z kolei kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego regulują przepisy art.
86 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do
obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem
art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem
usługi.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje
wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje
podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem
podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku
naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn.
takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania
podatkowego).
Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod
warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art.
86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88
ustawy.
Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do
odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od
formy, w jakiej podatnik przyjmuje/przechowuje otrzymane faktury.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik
nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej
kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 3 ustawy, które to organy
muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym
przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady
przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika
dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku
należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od
towarów i usług. Towary/usługi udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom
opodatkowanym Państwa Spółki. Faktury zakupowe wystawione są/będą na Państwa.
Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przysługuje/będzie
Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach
dokumentujących zakup towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do czynności
opodatkowanych podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku
są/będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do
odliczenia podatku naliczonego. Przy czym prawo to przysługuje/będzie przysługiwało pod
warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z treści art. 88 ustawy.
Zatem Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu
prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie
faktycznym oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego
obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku
(zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie
mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.
Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie
interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia
zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany
przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą
Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem
we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe
tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji
pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez
Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany
któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana
interpretacja traci swoją aktualność.
Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie
przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku
postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie
określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków
prawnych.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
(art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
podatkowej.