Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 października 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 31 października 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania faktur sprzedażowych w formie elektronicznej.

Uzupełniliście go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 2 grudnia 2022 r. (wpływ 2 grudnia 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Jesteście Państwo spółką prawa handlowego, działającą na rynku od 2013 roku. Głównym przedmiotem Państwa działalności jest handel energią elektryczną (35.14.Z), a także wytwarzanie energii elektrycznej (35.11.Z), przesyłanie energii elektrycznej (35.12.Z) oraz dystrybucja energii elektrycznej (35.13.Z). W 2014 roku uzyskaliście Państwo koncesję na obrót energią elektryczną, zaś w 2015 roku rozpoczęliście Państwo nabywanie energii elektrycznej od wytwórców odnawialnych źródeł energii. Jesteście Państwo spółką energetyczną, która specjalizuje się w handlu energią elektryczną. Prowadzicie Państwo handel energią elektryczną na terenie Polski jak i również na terenie krajów Unii Europejskiej. Ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności oraz ilość wystawianych w związku z tym faktur sprzedażowych – posługujecie się Państwo przy wystawianiu tychże faktur programami dostarczanymi Państwu przez zewnętrznych dostawców, które gwarantować mają integralność faktury oraz jej poprawność pod kątem merytorycznym. W chwili obecnej posługujecie się Państwo dwoma programami, przy czym jeden z nich służy do wystawiania i wysłania faktur do klienta (dalej: „system billingowy”), natomiast drugi jest systemem księgowym, do którego faktury są importowane po ich wystawieniu przez Państwa (dalej: „system księgowy”). Proces wskazany powyżej przebiega następująco. W pierwszej kolejności faktura jest wystawiana i zatwierdzana w systemie billingowym. W momencie zweryfikowania faktury i jej zatwierdzenia zablokowana zostaje możliwość dalszej edycji oraz usunięcia przedmiotowej faktury. Rozwiązanie takie zagwarantowane zostało w umowie zawartej przez Państwa z dostawcą systemu billingowego poprzez odpowiednie zaprogramowanie systemu billingowego. Podkreślenia wymaga też, że faktura wystawiana przy użyciu systemu billingowego zawiera wszelkie niezbędne elementy faktury, które wymagane są ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zaś z art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U.2022.931). Po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury w systemie billingowym wysyłana jest ona do Państwa kontrahenta, którego dotyczy dostawa towarów lub świadczenie usług. Jednocześnie po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury w systemie billingowym, widoczna jest ona jako „Do importu” do systemu księgowego. Import faktur z systemu billingowego do systemu księgowego wykonywany jest każdego ranka przez Państwa Dział IT. Import faktur między systemami oparty jest o funkcjonalność API (application programming interface) dostawcy systemu księgowego. Dzięki odpowiedniemu zaprogramowaniu funkcjonalności systemów księgowego i billingowego wszelkie informacje, które importowane są do systemu księgowego są tożsame z informacjami zawartymi na fakturach wystawionych w programie billingowym. Powyższe rozwiązania, to jest brak możliwości edytowania faktur po ich zatwierdzeniu, jak również sposób importowania faktur z systemu billingowego do systemu księgowego przy zachowaniu tożsamości wszystkich pozycji, zapewnia integralność faktur od momentu ich wystawienia i zatwierdzenia. W systemie księgowym zablokowana została również możliwość usunięcia faktury po jej imporcie z systemu billingowego poprzez odpowiednie ustawienie blokady na bazach danych w systemie księgowym. Jednocześnie - w celu zapewnienia merytorycznej poprawności danych - faktury co miesiąc weryfikowane są pod kątem ich poprawności merytorycznej przez Państwa Dział Księgowości na podstawie wygenerowanego zarówno z systemu billingowego jak i księgowego zrzutu danych, za cały miesiąc podlegający weryfikacji. Tak określona kontrola biznesowa, pozwala Państwu na zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towaru. Powyższe rozwiązania zapewniają nie tylko zachowanie integralności oraz pewności pochodzenia faktury, ale pozwalają również na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Państwa, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Zapewniacie i będziecie Państwo zapewniali funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów.

Wystawiane przez Państwa faktury sprzedaży dotyczą dostawy energii elektrycznej, która jest fakturowana po otrzymaniu odczytów zużytej energii dostarczanych przez OSD (Operator Systemu Dystrybucji). W odniesieniu do brzmienia art. 106m ustawy o VAT (podatek od towarów i usług) na podstawie danych dostarczanych przez OSD macie Państwo pewność co do tożsamości dostawy towarów w postaci energii elektrycznej.

System bilingowy do wystawiania fraktur sprzedaży zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktur.

Kontrola biznesowa autentyczności danych zawartych na fakturach sprzedaży polega na porównywaniu danych zaewidencjonowanych w systemie księgowym w odniesieniu do systemu fakturującego w zakresie: numeru dokumentu, daty wystawienia i daty sprzedaży, danych nabywcy, numeru NIP, kwoty netto sprzedaży, kwoty VAT kwoty brutto, terminu zapłaty, informacji o wysokości akcyzy.

Zarówno w systemie billingowym jak i systemie księgowym przewidziane zostały rozwiązania, które mają na celu nie tylko zapewnienie poprawności formalnej faktury w rozumieniu art. 106e ustawy o VAT, ale również zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury od Państwa.

Jednocześnie brak jest możliwości ingerowania w treść faktury po jej zatwierdzeniu i imporcie z systemu billingowego do systemu księgowego, co zapewnia integralność jej treści.

Dodatkowo, faktury będą miały jednolity i czytelny charakter, co również zapewniają oba stosowane przez Państwa systemy.

Państwo - dzięki stosowaniu systemów informatycznych - będziecie mieli możliwość udzielenia dostępu do faktur w podziale na okresy rozliczeniowe na żądanie odpowiedniego organu. Co więcej digitalizacja obiegu i przechowywania faktur ułatwi tego rodzaju sortowanie faktur i udzielenie dostępu.

Faktury będą przechowywane od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego określonego w odpowiednich przepisach prawa.

Faktury opisane we wniosku będą przechowywane na terytorium kraju. Będziecie Państwo zapewniali naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach, jeżeli odpowiedni organ skieruje na podstawie obowiązujących przepisów prawa takie żądanie.

Faktury nie będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Jednak w przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju będzie możliwość zapewnienia organom dostępu on-line ze względu na transgraniczny charakter systemów, które służą do przechowywania dokumentacji.

Pytani****e

Czy w świetle art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U.2022.931) prawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób przechowywania dokumentów (faktur sprzedażowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U.2022.931) (dalej: „ustawa o VAT”), podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

‒ sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

‒ wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT;

‒ wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT;

‒ otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy: wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

‒ wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

‒ otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak zostało wskazane w art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przy czym zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisów powyższego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo jak wynika z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe przepisy dopuszczają przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym konieczne jest spełnienie odpowiednich warunków, tj.:

‒ zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

‒ przechowywać faktury w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

‒ przechowywać faktury w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,

‒ zapewniać integralność treści faktur,

‒ zapewniać czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

‒ zapewnić odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Warunki te muszą być spełnione - z pewnymi odrębnościami - wynikającymi ze sposobu przechowywania faktur. Przepisy nie nakładają jednak obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej w przypadku przechowywania ich w formie elektronicznej ani przechowywania faktur w formie elektronicznej, gdy są one przechowywane w formie papierowej.

Państwa zdaniem wszystkie powyższe elementy są przez Państwa spełniane za pomocą systemu billingowego służącego do wystawiania faktur oraz systemu księgowego służącego do ich przechowywania. W związku z powyższym przechowywanie przez Państwa dokumentów księgowych (faktur sprzedaży) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje, Państwa zdaniem, zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Po Państwa stronie nie pojawia się obowiązek dodatkowego drukowania faktur w celu sprostania wymogom ustawowym w zakresie ich przechowywania. Przede wszystkim - w tak zakreślonym stanie faktycznym - nie powinno budzić wątpliwości, że posługiwanie się przez Państwa systemem księgowym, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Zaawansowane systemy księgowe - w tym system stosowany przez Państwa - zawierają odpowiednie narzędzia, które pozwalają na wybieranie i dostęp do dokumentów księgowych z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego, z którego pochodzą w sposób nie rodzący dodatkowych problemów czy to po Państwa stronie czy też organów podatkowych w ramach potencjalnej kontroli.

Przechodząc dalej, wskazać należy, że poprzez wystawianie wszystkich faktur za pomocą systemu billingowego, zapewniacie Państwo też ich autentyczność, gdyż nie istnieje wewnątrz Spółki możliwość zatwierdzenia faktury w systemie księgowym, jeżeli nie została ona wystawiona w systemie billingowym. Jednocześnie zaprojektowanie systemu billingowego w ten sposób, że blokuje on możliwość edycji faktury po jej zatwierdzeniu oraz systemu księgowego w ten sposób, że uniemożliwia on edycję faktury po jej imporcie z systemu billingowego zapewnia po Państwa stronie integralność faktur od momentu ich wystawienia aż do momentu upływu momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przetrzymywanie faktur w sposób elektroniczny zapewnia również czytelność faktur od chwili ich wystawienia, przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania ich w formie drukowanej. Przechowywanie faktur na zewnętrznych serwerach minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności (np. na skutek kradzieży czy pożaru). Dodatkowo takie rozwiązanie zapewnia bezzwłoczny dostęp do faktur, pobieranie baz danych i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Prawidłowość stanowiska przedstawionego przez Państwa znajduje również odzwierciedlenie w ugruntowanej linii orzeczniczej zarówno organów administracji podatkowej jak i sądów administracyjnych. Jak wskazano w wyroku z 3 listopada 2009 r. Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. I FSK 1169/08), który wydany został jeszcze przed wprowadzeniem art. 112a ustawy o VAT: „Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r.” i dalej: „Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.” Podobne stanowisko Naczelny Sąd Administracyjny zajmował również w późniejszych wyrokach (por. wyrok z 28 września 2011 r., sygn. akt I FSK 1283/10; wyrok z 6 października 2011 r., sygn. akt I FSK 1682/10; wyrok z 24 listopada 2011 r., I FSK 49/11), w których jednolicie wskazywano, że „przyjęto przede wszystkim, że przepisy Dyrektywy 112 nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysłane, ale pozostawiają państwom członkowskim decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur.” Wraz z nowelizacją przepisów ustawy o VAT i wprowadzeniem 1 stycznia 2014 r. art. 112a do ustawy o VAT, prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie zdigitalizowanej nie powinno budzić najmniejszych wątpliwości, co znajduje również potwierdzenie w bieżących stanowiskach wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Przykładowo należy wskazać chociażby na interpretacje indywidualne wydane na przestrzeni ostatniego półrocza, w których zajmowane jest jednolite stanowisko w zakresie braku obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, gdy zapewnione zostają warunki wynikające z ustawy o VAT, o których mowa była we wcześniejszej części wniosku. I tak, w interpretacji indywidualnej z 13 października 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.534.2022.2.JS) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT). Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie zostały sporządzone i dostarczone oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.”

Jednocześnie, w interpretacji indywidualnej z 28 września 2022 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.355.2022.5.KP) wskazano, że: „obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. [`(...)`] Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.”

Dodatkowo w interpretacji indywidualnej z 13 lipca 2022 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.207.2022.1.LK) odnosząc się do kwestii zapewnienia autentyczności pochodzenia, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, wskazał, że: „zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.”

Biorąc pod uwagę tak zakreślony stan faktyczny oraz prawny, uznać należy, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Nie istnieje bowiem ustawowy obowiązek drukowania faktur sprzedażowych, w celu sprostania obowiązkom ustawowym w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej, jeżeli przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej spełnia wszystkie warunki wynikające z art. 112-112a ustawy o VAT. Przy czym ponownego podkreślenia wymaga, że wszystkie te warunki, tj.:

‒ zapewnienie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

‒ przechowywanie faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

‒ przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,

‒ zapewnienie integralności treści faktur,

‒ zapewnienie czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

‒ zapewnienie odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych – zostały, w Państwa ocenie, spełnione, a więc stanowisko przedstawione w niniejszym wniosku, należy uznać za prawidłowe, a przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem, wystawiony przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 1-4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3. Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w świetle art. 112a ustawy o VAT prawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób przechowywania dokumentów (faktur sprzedażowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu w podziale na okresy rozliczeniowe – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Wskazaliście Państwo, że zapewnicie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach, jeżeli odpowiedni organ skieruje na podstawie obowiązujących przepisów prawa takie żądanie. W odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej zapewnicie Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury nie będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Jednak w przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju będzie możliwość zapewnienia organom dostępu on-line ze względu na transgraniczny charakter systemów, które służą do przechowywania dokumentacji.

Ponadto z wniosku wynika, że wystawiane przez Państwa faktury sprzedaży będą się odbywały w systemie billingowym. W momencie zweryfikowania faktury i jej zatwierdzenia zablokowana zostaje możliwość dalszej edycji oraz usunięcia przedmiotowej faktury. Po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury w systemie billingowym wysyłana jest ona do Państwa kontrahenta, którego dotyczy dostawa towarów lub świadczenie usług. Jednocześnie po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury w systemie billingowym, widoczna jest ona jako „Do importu” do systemu księgowego. Dzięki odpowiedniemu zaprogramowaniu funkcjonalności systemów księgowego i billingowego wszelkie informacje, które importowane są do systemu księgowego są tożsame z informacjami zawartymi na fakturach wystawionych w programie billingowym. Powyższe rozwiązania, to jest brak możliwości edytowania faktur po ich zatwierdzeniu, jak również sposób importowania faktur z systemu billingowego do systemu księgowego przy zachowaniu tożsamości wszystkich pozycji, zapewnia integralność faktur od momentu ich wystawienia i zatwierdzenia. W systemie księgowym zablokowana została również możliwość usunięcia faktury po jej imporcie z systemu billingowego poprzez odpowiednie ustawienie blokady na bazach danych w systemie księgowym. Jednocześnie - w celu zapewnienia merytorycznej poprawności danych - faktury co miesiąc weryfikowane są pod kątem ich poprawności merytorycznej przez Państwa Dział Księgowości na podstawie wygenerowanego zarówno z systemu billingowego jak i księgowego zrzutu danych.

Zatem opisane okoliczności sprawy wskazują na zastosowanie przez Państwa kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym samym należy stwierdzić, że określiliście Państwo sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur sprzedażowych. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur sprzedażowych przez Państwa, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur sprzedażowych będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, w opisanych okolicznościach, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Ponosicie Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (`(...)`). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).