Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zaistniałego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 września 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 września 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku od towarów i usług w zakresie:

- wystawiania i przechowywania dokumentów dla celów rozliczenia podatku VAT (podatek od towarów i usług) (w szczególności faktur) wyłącznie w formie elektronicznej;

- prawa do odliczenia podatku naliczonego, z tytułu dokonanych zakupów towarów i usług, WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) i importu, wynikającego z faktur zakupowych i ich korekt oraz z odpowiednich dokumentów i zgłoszeń celnych, archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej;

- prawa do zastosowania stawki 0% do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w sytuacji gdy dokumenty potwierdzające te transakcje będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zaistniałego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

J. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) będąca polskim rezydentem podatkowym, specjalizuje się w zarządzaniu nieruchomościami, w tym w wynajmowaniu posiadanych przez Spółkę nieruchomości pod działalność handlową (prowadzenie sieci dyskontów).

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT, zarejestrowanym także dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych, a także podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT (podatek dochodowy od osób prawnych)”). Spółka wystawia, jak i otrzymuje znaczne ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę oraz nabycia przez nią towarów i usług. Spółka dokonuje odliczenia podatku VAT naliczonego, gdy nabywane przez nią towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie znajdują w stosunku do nich zastosowania wyłączenia przewidziane w art. 88 ustawy o VAT. Wnioskodawca zalicza do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych wydatki, które ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, i w stosunku do których nie znajdują zastosowania wyłączenia przewidziane w art. 16 ustawy o CIT. Ponadto, w związku ze zdarzeniami gospodarczymi, Spółka wystawia oraz otrzymuje również inne dokumenty niezbędne dla celów księgowych.

Spółka może w przyszłości dokonywać również wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów w rozumieniu art. 9 ust. 1 ustawy o VAT, dla których będzie dokonywała odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku spełnienia warunków wynikających z art. 86 ustawy o VAT, a w szczególności otrzymania faktury dokumentującej dostawę towarów. Część realizowanych w przyszłości transakcji może stanowić także wewnątrzwspólnotową dostawę towarów w rozumieniu art. 13 ust. 1 ustawy o VAT, które Spółka będzie opodatkowywała stawką 0%, pod warunkiem zrealizowania wymogów, o których mowa w art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, tj. w szczególności posiadania w swojej dokumentacji dowodów, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Wyroby będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowych dostaw dokonywanych przez Spółkę mogą być transportowane z Polski do różnych państw członkowskich Unii Europejskiej. Dostawy mogą być dokonywane na rzecz podatników podatku od wartości dodanej zidentyfikowanych na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, Wnioskodawca będzie gromadził niezbędne dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów), z których będzie wynikało, że towary zostały dostarczone do odbiorcy lub miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Stan obecny i plan w zakresie archiwizacji dokumentów występujących w Spółce:

W związku z ciągłym rozwojem Wnioskodawcy, zwiększa się liczba transakcji, jakie są przez Spółkę przeprowadzane albo mogą być realizowane w przyszłości, a co za tym idzie, rośnie liczba dokumentów je potwierdzających, takich jak m.in.: faktury sprzedażowe i zakupowe wraz z załącznikami, a także ich duplikaty, faktury i noty korygujące, inne dowody księgowe, noty księgowe, noty odsetkowe, wszelkie inne dokumenty związane z rozliczeniami VAT, rachunki, dowody zapłaty, rozliczenia gotówkowe, dokumenty dotyczące rozchodów wewnętrznych, darowizn, oświadczenia potwierdzające otrzymanie darowizn, zlecenia przelewów, dokumenty dotyczące środków trwałych (przyjęcie ŚT do użytkowania, sprzedaż ŚT, likwidacja ŚT itp.) dokumentacja magazynowa jak również inne podobne dokumenty, rozliczenia podróży służbowych i pozostałe dokumenty, które są podstawą do obliczenia podatku dochodowego od osób prawnych. Wszystkie te dokumenty Wnioskodawca zgodnie z przepisami prawa archiwizuje.

Ponadto, w przyszłości w Spółce mogą pojawić się także dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WDT, uprawniające do zastosowania stawki podatku 0% dla WDT, dokumenty potwierdzające transakcje WNT oraz import (np. dokumenty i zgłoszenia celne),

Przechowywanie coraz większej ilości dokumentów w formie papierowej generuje w Spółce coraz wyższe koszty związane z wygospodarowaniem odpowiednich pomieszczeń, zaopatrzeniem ich w odpowiedni sprzęt archiwizacyjny lub opłaceniem archiwum. Dążąc do zmniejszania kosztów związanych z prowadzoną działalnością oraz bardziej efektywnym zarządzaniem gromadzoną dokumentacją, Spółka rozważa rezygnację z archiwizowania w formie papierowej wspomnianych powyżej dokumentów i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej, wraz ze zniszczeniem ich wersji papierowych.

Spółka planuje, że w przyszłości dokumenty otrzymywane i wystawiane w formie papierowej a także te już otrzymane w przeszłości w formie papierowej, będą skanowane i zapisywane w postaci elektronicznej na serwerze za pomocą specjalnego programu, a następnie ich papierowa forma będzie niszczona. Natomiast dokumenty otrzymane oraz wystawione w formie elektronicznej będą archiwizowane na serwerze w tej formie.

Wszelkie zatem dokumenty związane z rozliczeniami VAT i CIT Spółki będą mogły być archiwizowane wyłącznie w postaci elektronicznej na serwerze, a ich papierowa forma będzie niszczona.

Przestrzeń do przechowywania dokumentów na serwerach będzie zapewniona przez Wnioskodawcę lub przez dostawców takiej przestrzeni archiwizacyjnej. Serwery mogą znajdować się na terytorium kraju, jak również za granicą w innym państwie członkowskim UE. Jeżeli dokumenty archiwizowane na tych serwerach w formie elektronicznej znajdowałyby się poza terytorium kraju, Spółka zapewni właściwym organom, w tym naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp do tych dokumentów.

Spółka zapewni również właściwym organom, w tym naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dokumenty, które Spółka planuje archiwizować w formie elektronicznej opisanej powyżej, będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów zostanie zapewniona przez Spółkę, w szczególności za pomocą kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między dokumentem a dostawą towarów lub świadczeniem usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wszystkie powyższe dokumenty są obecnie i będą w przyszłości przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Spółka pragnie wskazać również, iż założeniem planowanego modelu archiwizacji i elektronicznego przechowywania dokumentów jest także, co do zasady, jego zgodność z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 poz. 217), w zakresie wymogów formalnych stawianych dowodom księgowym.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

1. Czy dopuszczalne jest dla celów podatkowych wystawianie i przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniami VAT, w tym potwierdzających sprzedaż oraz zakup towarów lub usług, w tym w szczególności: faktur sprzedażowych i zakupowych wraz z załącznikami, a także ich duplikatów, faktur i not korygujących, innych dowodów księgowych, not księgowych, not odsetkowych, dokumentów związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (WNT i WDT) i eksportem lub importem towarów bądź usług, rachunków, dowodów zapłaty, rozliczeń gotówkowych, dokumentów dotyczących środków trwałych, jak również innych podobnych dokumentów, rozliczeń podróży służbowych i pozostałych dokumentów, które są podstawą do obliczenia podatku dochodowego od osób prawnych, wyłącznie w formie elektronicznej a w przypadku dokumentów wystawionych lub otrzymanych w formie papierowej - niszczenie papierowych oryginałów przed upływem okresu przedawnienia, o którym mowa w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa?

2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, z tytułu dokonanych zakupów towarów i usług, a także WNT i importu (również w ramach procedury z art. 33a ustawy o VAT), które mogą zostać w przyszłości dokonane przez Spółkę, na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, wynikającego z faktur zakupowych i ich korekt oraz z odpowiednich dokumentów i zgłoszeń celnych, archiwizowanych wraz z załącznikami oraz dokumentacją towarzyszącą (np. umowy, dowody zapłaty, itp.) wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

3. Czy dokumenty potwierdzające WDT (określone w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT) archiwizowane wyłącznie w postaci elektronicznej, wraz ze zniszczeniem papierowych oryginałów, mają moc dowodową dokumentów w rozumieniu art. 42 ust. 1 pkt 2, ust. 3 i ust. 11 ustawy o VAT i tym samym będą uprawniały Spółkę do stosowania stawki 0% dla transakcji WDT, które będą mogły być realizowane przez Spółkę w przyszłości, przy założeniu spełnienia warunków uprawniających do zastosowania stawki 0% VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Pytanie nr 1

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest dla celów podatkowych wystawianie i przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniami VAT, w tym potwierdzających sprzedaż oraz zakup towarów lub usług, w tym w szczególności: faktur sprzedażowych i zakupowych wraz z załącznikami, a także ich duplikatów, faktur i not korygujących, innych dowodów księgowych, not księgowych, not odsetkowych, dokumentów związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (WNT i WDT) i eksportem lub importem towarów bądź usług, rachunków, dowodów zapłaty, rozliczeń gotówkowych, dokumentów dotyczących środków trwałych, jak również innych podobnych dokumentów, rozliczeń podróży służbowych i pozostałych dokumentów, które są podstawą do obliczenia podatku dochodowego od osób prawnych, wyłącznie w formie elektronicznej a w przypadku dokumentów wystawionych lub otrzymanych w formie papierowej niszczenie papierowych oryginałów przed upływem okresu przedawnienia, o którym mowa w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 poz. 2174, z późn. zm.) - dalej „ustawa o VAT” - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W myśl art. 15 ust. 2 ustawy o VAT - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy o VAT - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy o VAT wskazuje, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o VAT o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Odnosząc się natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT stanowi, że w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy o VAT - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Wobec powyższego stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Art. 112 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Na podstawie art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ust. 2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Ust. 3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ust. 4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Natomiast - stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Ust. 2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Ust. 3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ust. 4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ust. 5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT) określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że duplikaty faktur oraz faktury korygujące są rodzajami faktur, do których również zastosowanie mają powyższe wymogi.

Brzmienie przytoczonych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania otrzymanej faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy o VAT. Spółka pragnie również zauważyć, że w przepisach ustawy o VAT nie została zakazana zmiana formatu faktur otrzymywanych przez podatników. Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania faktur - należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony będzie w sytuacji przechowywania dokumentów przez Spółkę.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) - w sposób opisany i proponowany przez Spółkę - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że przedstawione powyżej stanowisko Spółki znajduje również potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego, w tym przykładowo w:

1. interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 grudnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.452.2021.2.JK);

2. interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 grudnia 2018 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.753.2018.2.ALN);

3. interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 grudnia 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.577.2018.2.JF);

4. interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 lutego 2018 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4012.572.2017.1.AKR).

Pytanie nr 2

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, z tytułu dokonanych zakupów towarów i usług, a także w przypadku mogących się pojawić w przyszłości WNT i importu (również w ramach procedury z art. 33a ustawy o VAT), na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, wynikającego z faktur zakupowych i ich korekt oraz z odpowiednich dokumentów i zgłoszeń celnych, archiwizowanych wraz z załącznikami oraz dokumentacją towarzyszącą (np. umowy, dowody zapłaty, itp.) wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Negatywne przesłanki odliczenia określone zostały w art. 88 ustawy o VAT.

W konsekwencji, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

- w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,

- faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,

- odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

- towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

- w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie mają zastosowania wyłączenia przewidziane w art. 88 ustawy o VAT.

Należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa, czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. W konsekwencji, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, przechowywanie przez Spółkę faktur zakupowych i ich korekt wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT:

1. Podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymana do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z powyższymi przepisami ustawy o VAT podatnik zobowiązany jest do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury jak również przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik winien ponadto umożliwić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur, a w przypadku faktur elektronicznych także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na względzie powołane powyżej przepisy, zdaniem Wnioskodawcy może on przechowywać faktury zakupu i ich korekty wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej bez utraty prawa do odliczenia podatku wynikającego z takich dokumentów, bez względu na to, czy zostały one pierwotnie wystawione w takiej formie, czy też zostały one wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane, a ich papierowa wersja zniszczona. Żadne bowiem przepisy ustawy o VAT nie uzależniają od formy, w jakiej jest wystawiona dana faktura VAT lub jej korekta, prawa do odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego. Prawo takie jest uwarunkowane powstaniem obowiązku podatkowego, posiadaniem faktury VAT lub jej korekty, jak również istnieniem związku pomiędzy nabywanymi przez Wnioskodawcę towarami i usługami, a wykonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi. Spółka w opisie zdarzenia przyszłego wskazała, że dokonuje odliczenia podatku VAT naliczonego, gdy nabywane przez nią towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie znajdują w stosunku do nich zastosowania wyłączenia przewidziane w art. 88 ustawy o VAT, w związku z tym spełnia wymagania dotyczące odliczenia podatku naliczonego. Ustawa o VAT, co zostało wykazane powyżej, wymaga natomiast określonych warunków dla przechowywania dokumentów. Spółka, opisując zdarzenie przyszłe, wykazała, że spełnia ustawowe wymogi nałożone na podatnika dotyczące archiwizacji faktur poprzez zapewnienie ich przechowywania w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewnienie autentyczności ich pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych dokumentów (w przypadku przechowywania ich na serwerach poza terytorium kraju), jak również zapewnienie na żądanie bezzwłocznego dostępu do tych dokumentów, a także bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym, Spółka stoi na stanowisku, że może przechowywać faktury VAT i ich korekty wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej bez utraty prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur i ich korekt, bez względu na to, w jakiej formie otrzymała te dokumenty od kontrahentów (papierowej czy elektronicznej).

Zdaniem Spółki, powyższe zasady znajdą odpowiednio zastosowanie do transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT w przypadku WNT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, forma przechowywania faktur (papierowa lub elektroniczna) pozostanie bez wpływu na prawo do odliczenia, o ile spełnione zostaną warunki dla przechowywania tych faktur wskazane w art. 106m, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

Wnioskodawca uważa, że reguły umożliwiające archiwizowanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) znajdą również zastosowanie do posiadanych przez Spółkę odpowiednich dokumentów i zgłoszeń celnych związanych z transakcjami importu.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 grudnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.452.2021.2.JK) wskazano, że: „Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. (`(...)`) Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.”

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji z 20 września 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.376.2017.1.KM stwierdził: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.

Podobnie stwierdził również w interpretacji z 26 września 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.419.2017.2.KOM: „W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej. W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji, gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.

Ponadto, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z 5 września 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.349.2018.2.MK stwierdził: „Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej”.

Analogicznie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził również w interpretacji indywidualnej z 13 czerwca 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF: „Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej”.

Pytanie nr 3

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty potwierdzające WDT (określone w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT) archiwizowane wyłącznie w postaci elektronicznej, wraz ze zniszczeniem papierowych oryginałów, mają moc dowodową dokumentów w rozumieniu art. 42 ust. 1 pkt 2, ust. 3 i ust. 11 i tym samym będą uprawniały Spółkę do stosowania stawki 0% dla transakcji WDT, które mogą być w przyszłości realizowane przez Spółkę.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy o VAT, w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42.

Na mocy art. 42 ust. 1 ustawy o VAT:

I. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1. podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;

2. podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3. podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Art. 42 ust. 3 ustawy o VAT wskazuje, że:

3. Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1. dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2. (uchylony),

3. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku

4. (uchylony)

- z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

Natomiast, zgodnie z art. 42 ust. 11 ustawy o VAT:

II. W przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1. korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;

2. dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;

3. dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;

4. dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Brzmienie art. 42 ust. 3 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów, potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych.

Analiza przedstawionych regulacji pozwala na ustalenie dwóch podstawowych warunków, od spełnienia których uzależnione jest uznanie danej dostawy za dostawę o charakterze wewnątrzwspólnotowym. Uprawnia to w konsekwencji do zastosowania preferencyjnej stawki podatku w wysokości 0%. Pierwszy z tych warunków dotyczy aspektu prawnego transakcji - jego spełnienie ma gwarantować, że czynność ta zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w państwie przeznaczenia i jako taka zostanie tam faktycznie opodatkowana.

Drugi z warunków dotyczy aspektu faktycznego transakcji - jego spełnienie pozwala na przyjęcie, że rzeczywiście nastąpił wywóz towarów z terytorium kraju i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Drugi z warunków dotyczy zatem faktycznych, a nie prawnych aspektów transakcji i został określony wprost w cyt. wyżej art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy.

W związku z powyższym ważne jest to, aby posiadane przez podatnika dokumenty zawierały informacje, z których jednoznacznie wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony do nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego. Tym samym prawo podatnika do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów preferencyjnej stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towaru poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE.

Przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania - dla dokonanej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - stawki podatku w wysokości 0% od sposobu otrzymywania dowodów, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, zatem każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów zostanie uprawdopodobniona.

W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentom przesłanym, np.: w formie elektronicznej, skanem czy faksem. Dla zastosowania stawki w wysokości 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie jest konieczne zatem posiadanie oryginałów dokumentów w formie papierowej, wystarczy ich wersja elektroniczna. Jeżeli są to dokumenty przesyłane w formie elektronicznej, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody (dokumenty) potwierdzające, że towary będące przedmiotem danej wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały dostarczone na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że przedstawione powyżej stanowisko Spółki znajduje również potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego, w tym przykładowo w:

1. interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 grudnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.452.2021.2.JK);

2. interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 lutego 2018 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.668.2017.1.IT);

3. interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 listopada 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.551.2018.2.KT);

4. interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 kwietnia 2017 r. (sygn. 1061-IPTPP2.4512.112.2017.2.SM).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiliście Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 931 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT,

podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy,

działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że

ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy,

fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Kwestie dotyczące zasad wystawiania faktur i faktur korygujących zawarte zostały w art. 106a-106q ustawy.

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy,

podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy,

faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy,

w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepis art. 106e ust. 1 ustawy wskazuje elementy, jakie powinna zawierać faktura.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy,

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1. konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;

2. niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

W praktyce zdarzają się również sytuacje, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy. W takiej sytuacji, ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania tej faktury przez wystawienie faktury korygującej.

Jak stanowi art. 106j ust. 1 ustawy,

W przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2. (uchylony)

3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5. stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Elementy jakie powinna zawierać faktura korygująca określa art. 106j ust. 2 ustawy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy,

podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy,

przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy,

przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy,

autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy,

poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

3. Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT,

podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy,

Podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy,

podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy,

podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę w art. 106m oraz art. 112a ustawy.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wystawiają, jak i otrzymują Państwo znaczne ilości faktur dokumentujących sprzedaż oraz nabycia towarów i usług. Dokonują Państwo odliczenia podatku VAT naliczonego, gdy nabywane przez Państwa towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie znajdują w stosunku do nich zastosowania wyłączenia przewidziane w art. 88 ustawy.

W przyszłości możecie dokonywać również wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów w rozumieniu art. 9 ust. 1 ustawy, dla których będziecie dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku spełnienia warunków wynikających z art. 86 ustawy, a w szczególności otrzymania faktury dokumentującej dostawę towarów. Część realizowanych w przyszłości transakcji może stanowić także wewnątrzwspólnotową dostawę towarów w rozumieniu art. 13 ust. 1 ustawy, które opodatkujecie stawką 0%, pod warunkiem zrealizowania wymogów, o których mowa w art. 42 ust. 1 ustawy, tj. w szczególności posiadania w swojej dokumentacji dowodów, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Wyroby będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowych dostaw dokonywanych przez Państwa mogą być transportowane są z Polski do różnych państw członkowskich Unii Europejskiej. Dostawy mogą być dokonywane są na rzecz podatników podatku od wartości dodanej zidentyfikowanych na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, będziecie Państwo gromadzić niezbędne dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WDT, z których będzie wynikało, że towary zostały dostarczone do odbiorcy lub miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

W związku z ciągłym Państwa rozwojem, zwiększa się liczba transakcji, a co za tym idzie, rośnie liczba dokumentów je potwierdzających, takich jak m.in.: faktury sprzedażowe i zakupowe wraz z załącznikami, a także ich duplikaty, faktury i noty korygujące, inne dowody księgowe, noty księgowe, noty odsetkowe, wszelkie inne dokumenty związane z rozliczeniami VAT, rachunki, dowody zapłaty, rozliczenia gotówkowe, dokumenty dotyczące rozchodów wewnętrznych, darowizn, oświadczenia potwierdzające otrzymanie darowizny, zlecenia przelewów, dokumenty dotyczące środków trwałych (przyjęcie ŚT do użytkowania, sprzedaż ŚT, likwidacja ŚT itp.), dokumentacja magazynowa jak również inne podobne dokumenty, rozliczenia podróży służbowych i pozostałe dokumenty, które są podstawą do obliczenia podatku dochodowego od osób prawnych. Wszystkie te dokumenty Państwo zgodnie z przepisami prawa archiwizują. W przyszłości mogą pojawić się także dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WDT, uprawniające do zastosowania stawki 0% dla WDT, dokumenty potwierdzające transakcje WNT oraz import (np. dokumenty o zgłoszenia celne).

Rozważają Państwo rezygnację z archiwizowania w formie papierowej wspomnianych powyżej dokumentów i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej, wraz ze zniszczeniem ich wersji papierowych.

Planują Państwo, że w przyszłości dokumenty otrzymywane i wystawiane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci elektronicznej na serwerze za pomocą specjalnego programu, a następnie ich papierowa forma będzie niszczona. Natomiast dokumenty otrzymane i wystawione w formie elektronicznej będą archiwizowane na serwerze w tej formie.

Przestrzeń do przechowywania dokumentów na serwerach będzie zapewniona przez Państwa lub przez dostawców takiej przestrzeni archiwizacyjnej. Serwery mogą znajdować się na terytorium kraju, jak również za granicą w innym państwie członkowskim UE. Jeżeli dokumenty archiwizowane na tych serwerach w formie elektronicznej znajdowałyby się poza terytorium kraju, zapewnicie Państwo właściwym organom, w tym naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp do tych dokumentów. Zapewnicie również właściwym organom, w tym naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dokumenty, które planują Państwo archiwizować w formie elektronicznej opisanej powyżej, będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów zostanie przez Państwa zapewniona, w szczególności za pomocą kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między dokumentem a dostawą towarów lub świadczeniem usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wszystkie powyższe dokumenty są obecnie i będą w przyszłości przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Założeniem planowanego modelu archiwizacji i elektronicznego przechowywania dokumentów jest także, co do zasady, jego zgodność z przepisami ustawy o rachunkowości, w zakresie wymogów formalnych stawianych dowodom księgowym.

Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności, dotyczą wskazania, czy dopuszczalne jest wystawianie i przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniami VAT, wyłącznie w formie elektronicznej a w przypadku dokumentów wystawionych lub otrzymanych w formie papierowej – niszczenie papierowych oryginałów przed upływem okresu przedawnienia, o którym mowa w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa.

Odnosząc się do powyższych wątpliwości wskazać należy, że wystawianie, archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Planują Państwo, że dokumenty otrzymywane i wystawiane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci elektronicznej na serwerze za pomocą specjalnego programu, a następnie ich papierowa forma będzie niszczona. Natomiast dokumenty otrzymane i wystawione w formie elektronicznej będą archiwizowane na serwerze w tej formie.

Jak Państwo wskazali, zapewnicie właściwym organom, w tym naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dokumenty, będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ponadto wskazali Państwo, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów zostanie przez Państwa zapewniona, w szczególności za pomocą kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między dokumentem a dostawą towarów lub świadczeniem usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów księgowych związanych z rozliczeniami VAT, w tym not korygujących, innych dowodów księgowych, not księgowych, not odsetkowych, wszelkich innych dokumentów związanych z rozliczeniami VAT, dokumentów związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (WNT i WDT) i eksportem lub importem towarów bądź usług, rachunków, dowodów zapłaty, rozliczeń gotówkowych, dokumentów dotyczących środków trwałych, jak również innych podobnych dokumentów, rozliczeń podróży służbowych i pozostałych dokumentów, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie o podatku od towarów i usług. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Podsumowując, dopuszczalne jest dla celów podatku VAT wystawianie i przechowywanie dokumentów związanych z rozliczeniami VAT, potwierdzających sprzedaż oraz zakup towarów lub usług, w tym w szczególności: faktur sprzedażowych i zakupowych wraz z załącznikami, a także ich duplikatów, faktur i not korygujących, innych dowodów księgowych, not księgowych, not odsetkowych, dokumentów związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (WNT i WDT), eksportem lub importem towarów bądź usług, rachunków, dowodów zapłaty, rozliczeń gotówkowych, dokumentów dotyczących środków trwałych, jak również innych podobnych dokumentów, rozliczeń podróży służbowych i pozostałych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej a w przypadku dokumentów wystawionych lub otrzymanych w formie papierowej i niszczenie papierowych oryginałów przed upływem okresu przedawnienia, o którym mowa w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie wystawiania i przechowywania dokumentów dla celów rozliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) jest prawidłowe.

W dalszej kolejności Państwa wątpliwości dotyczą określenia czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, z tytułu dokonanych zakupów towarów i usług, WNT i importu (również w ramach procedury z art. 33a ustawy), wynikającego z faktur zakupowych i ich korekt oraz z odpowiednich dokumentów i zgłoszeń celnych, archiwizowanych wraz z załącznikami oraz dokumentacją towarzyszącą wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy,

w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT,

kwotę podatku naliczonego stanowi:

1. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

2. w przypadku importu towarów – kwota podatku:

a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

b) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,

c) wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,

d) wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;

3. zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;

4. kwota podatku należnego z tytułu:

a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,

d) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;

5. (uchylony);

6. różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2;

7. u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Na mocy art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy,

obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona),

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

W myśl art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy,

nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Stosownie do art. 88 ust. 3b ustawy,

przepis ust. 3a stosuje się odpowiednio do duplikatów faktur oraz kolejnych egzemplarzy faktur.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy,

obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Wskazują Państwo, że są zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, ponadto dokonują Państwo odliczenia podatku VAT naliczonego, gdy nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie znajdują w stosunku do nich zastosowania wyłączenia przewidziane w art. 88 ustawy.

Podkreślić należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami. Zatem Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT, przechowywanych w sposób wskazany w art. 112a ustawy.

Uwzględniając powyższe wskazać należy, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, z tytułu dokonanych zakupów towarów i usług, WNT i importu (również w ramach procedury z art. 33a ustawy), wynikającego z faktur zakupowych i ich korekt oraz z odpowiednich dokumentów i zgłoszeń celnych, archiwizowanych wraz z załącznikami oraz dokumentacją towarzyszącą (np. umowy, dowody zapłaty, itp.) wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych we wniosku, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

W dalszej kolejności Państwa wątpliwości dotyczą określenia czy dokumenty potwierdzające WDT (określone w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy) archiwizowane wyłącznie w postaci elektronicznej, wraz ze zniszczeniem papierowych oryginałów, mają moc dowodową dokumentów w rozumieniu art. 42 ust. 1 pkt 2, ust. 3 i ust. 11 ustawy o VAT i tym samym będą uprawniały Państwa do stosowania stawki 0%, przy założeniu spełnienia warunków uprawniających do zastosowania stawki 0% VAT.

Stosownie do art. 41 ust. 3 ustawy o VAT,

w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy,

wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1. podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;

2. podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3. podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy,

dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2 są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1. dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2. (uchylony),

3. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,

4. (uchylony)

– z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

W myśl art. 42 ust. 11 ustawy o VAT,

w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1. korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;

2. dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;

3. dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;

4. dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Z powyższego wynika, że zastosowanie przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów, potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towarów poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE. Istotą jest przede wszystkim zobowiązanie podatnika do udowodnienia, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju i zostały dostarczone do ich nabywcy, na terytorium innego państwa członkowskiego. Zatem zastosowanie preferencyjnej stawki 0% dla WDT nie zależy od formy w jakiej te dokumenty będą przechowywane. Przepisy ustawy nie stanowią o formie lub formacie dokumentów.

Wskazują Państwo, że będziecie gromadzić niezbędne dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, potwierdzające zrealizowanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, z których jednoznacznie będzie wynikało, że towary zostały dostarczone do odbiorcy lub miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Należy zauważyć, że w dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentom przechowywanym w formie elektronicznej. Jeżeli są to dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody potwierdzające realizowane przez Wnioskodawcę transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Okoliczność, że zgromadzone w formie papierowej dokumenty uprawniające Państwa do zastosowania stawki 0% będą przez Państwa przechowywane w formie elektronicznej, nie wpłyną na prawo do zastosowania stawki obniżonej w odniesieniu do danych transakcji, pod warunkiem, że zostanie zapewniona autentyczność tych dokumentów. Należy zwrócić uwagę, że żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie wskazuje w jaki sposób podatnicy powinni tego typu dokumenty przechowywać aby ich autentyczność była zapewniona. A zatem, sposób przechowywania pozostaje w gestii podatnika. Dopiero organy podatkowe w trakcie przeprowadzonych kontroli i postępowań podatkowych mogą stwierdzić, czy dokumenty przechowywane przez podatnika w przyjęty przez niego sposób potwierdzają zrealizowane uprzednio prawo do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0%.

Podsumowując, dokumenty potwierdzające WDT (określone w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy) archiwizowane wyłącznie w postaci elektronicznej, wraz ze zniszczeniem papierowych oryginałów, na zasadach opisanych we wniosku, mają moc dowodową dokumentów w rozumieniu art. 42 ust. 1 pkt 2, ust. 3 i ust. 11 i tym samym uprawniają Państwa do stosowania stawki 0% dla realizowanych przez Państwa transakcji WDT, przy założeniu spełnienia warunków uprawniających do zastosowania stawki 0% VAT.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 3 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

­ zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,

­ zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ocena Państwa stanowiska w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

W przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2022 r. poz. 2651). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.