Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 września 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 6 września 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości archiwizowania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów księgowych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Przedmiotem działalności „A” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa (dalej również jako: „A” lub „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest produkcja oraz sprzedaż (dostawa) artykułów spożywczych. Spółka specjalizuje się w przetwórstwie i sprzedaży hurtowej wyrobów mleczarskich, takich jak np. napoje, jogurty oraz desery przygotowywane na bazie mleka. „A” jest czynnym podatnikiem podatku VAT (podatek od towarów i usług).

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dowodami nabycia (dalej łącznie jako: „faktury”). Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. Spółka informuje ponadto, że dokonuje odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach od wydatków służących czynnościom opodatkowanym zgodnie z art. 86 ustawy o VAT i niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności, w ciągu każdego miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość dokumentów papierowych. Obecnie Wnioskodawca przechowuje faktury, wraz z innymi dokumentami traktowanymi na równi z fakturami, w ich oryginalnej formie, to jest dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, natomiast dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej.

Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Taki sposób działania generuje coraz większe koszty obciążające Spółkę. 

Cały proces archiwizacji (poza pewnymi wyjątkami, gdy Wnioskodawca sam zamieszcza skan/dokument w formacie PDF faktury w elektronicznym archiwum dokumentów zwanym też dalej: (`(...)`) – pkt 1 procedury opisanej poniżej) i księgowania obsługiwany jest przez odrębny podmiot – spółkę dedykowaną (dalej: „Usługodawca”), w ramach świadczonych przez ten podmiot usług księgowych na rzecz Wnioskodawcy.

W ramach obowiązującego prawa i w związku z zaistniałą sytuacją, celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej oraz w celu minimalizacji ryzyka wynikającego z pracy z dokumentami w wersji papierowej w czasie pandemii COVID-19, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania wersji papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym także faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz faktur korygujących – to jest wszelkich faktur po stronie zakupu.

Analogiczne zasady dotyczyłyby również innych dokumentów dających Spółce prawo do odliczenia podatku od towarów i usług (np. dokumenty celne oraz decyzje określające kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów), które ta otrzymywałaby w formie papierowej. Docelowo Spółka planuje przechowywać ww. dokumenty jedynie w formie elektronicznej (skan/PDF).

W odniesieniu do wydatków udokumentowanych fakturami/innymi dowodami nabycia, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur/innych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wszystkie przedmiotowe faktury oraz inne dokumenty zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Przedmiotową kontrolę (akceptację), zgodnie z opracowaną przez Spółkę procedurą, pełnić będą upoważnieni pracownicy Wnioskodawcy.

W celu implikacji wspomnianych rozwiązań Spółka opracowała procedury przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, które po uzyskaniu pozytywnej odpowiedzi na zadane we wniosku pytania, zamierza wdrożyć w bieżącej działalności gospodarczej.

Proces taki przebiegał będzie następująco (dalej jako: „procedura”):

1. faktura będzie skanowana w jednym z popularnych formatów (np. PDF, JPG) i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści wprowadzana przez Wnioskodawcę do elektronicznego archiwum dokumentów, będącego osobnym oprogramowaniem zintegrowanym z systemem finansowo-księgowym (`(...)`), w którym przechowywana będzie na elektronicznych nośnikach danych (platforma/system przechowuje informacje na temat daty otrzymania faktury) lub Wnioskodawca będzie skanował fakturę i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści przesyłał na dedykowany adres mailowy, po czym pracownik Wnioskodawcy wprowadzi fakturę do elektronicznego archiwum dokumentów. W każdym przypadku obowiązkiem osoby wprowadzającej fakturę do elektronicznego archiwum dokumentów będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem; do procesu skanowania używane będzie profesjonalne oprogramowanie, nienaruszające integralności faktury;

2. dalsza akceptacja pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym oraz zatwierdzenie faktury będzie następować w elektronicznym archiwum dokumentów drogą elektroniczną. Akceptacja ta dokonywana będzie przez upoważnionych pracowników Wnioskodawcy;

3. po akceptacji faktur w elektronicznym archiwum dokumentów (`(...)`), będą one manualnie lub automatycznie przenoszone do systemu finansowo-księgowego (`(...)`);

4. papierowe dokumenty po wprowadzeniu do elektronicznego archiwum dokumentów będą utylizowane; baza archiwum zapisywana będzie dodatkowo na kopiach bezpieczeństwa.

Użytkowane elektroniczne archiwum dokumentów, w którym przechowywane są obecnie oraz będą w przyszłości gromadzone faktury w formie elektronicznej, pozwala na szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu (np. po numerze faktury, nazwie dostawcy/klienta). Faktury w systemie będą gromadzone w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury grupowane będą według daty wpływu dokumentu, jednak elektroniczne archiwum dokumentów pozwala na grupowanie także według, np. daty wystawienia faktury.

Archiwum elektroniczne będzie również utrzymywane dla dokumentów rozliczeniowych związanych z wydatkami pracowniczymi, delegacjami pracowniczymi. Faktury w formie elektronicznej nie będą przechowywane poza terytorium kraju.

Wnioskodawca dopuszcza w przyszłości możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w postaci zdjęcia faktury i zapisu tego dokumentu w nieedytowalnym formacie np. JPG, PNG, GIF.

W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również, zgodnie z obowiązującymi przepisami, taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie dotychczasowej – papierowej. Spółka bez problemu będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na przedmiotowym dokumencie wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione (integralność), skan/PDF (lub ewentualnie zdjęcie dokumentu rozliczeniowego) będzie miał odpowiednią jakość, by móc zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność).

Wersja elektroniczna (skan/PDF/zdjęcie) każdej faktury zakupowej będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Ich przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie faktur i udostępnienie ich online na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej. Spółka umożliwi zatem naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do wskazanego powyżej artykułu.

Pytanie

1. Czy na gruncie ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej, w ramach opracowanej przez Spółkę procedury) i niszczenie papierowych wersji tych dokumentów?

2. W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, na gruncie przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu oraz innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach planowanej do wprowadzenia przez Spółkę procedury. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie neguje stwierdzenia, że faktura lub inny dokument traktowany na równi z fakturą VAT w sensie materialnym zostaje utracony, gdyż pozostaje przechowywana/y w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, pozostaje zachowana.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w sytuacji, gdy otrzymane przez Spółkę, a następnie docelowo przez Usługodawcę świadczącego usługi księgowe na rzecz Spółki, w formie papierowej faktury zakupowe oraz inne dokumenty potwierdzające nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach stosowanej przez Spółkę wyżej opisanej procedury, Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego, niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa dokumentu będzie już niedostępna.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W oparciu o art. 112 ustawy o VAT, stwierdza się, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8 ustawy o VAT.

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 wskazanego artykułu, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wobec powyższego, przepisy w zakresie przechowywania faktur warunkują konieczność przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Wymogi te będą spełnione przez Spółkę w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), oraz skan/PDF/zdjęcie będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Wersje elektroniczne poszczególnych faktur zakupowych będą wiernym odzwierciedleniem ich wersji papierowej.

Faktury w systemie finansowo-księgowym będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Użytkowany system finansowo-księgowy, który jest połączony z elektronicznym archiwum dokumentów, będzie pozwalać na szybkie zidentyfikowanie danej faktury (np. po numerze faktury, nazwie dostawcy/klienta). Ich przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie faktur i udostępnienie ich online na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, prowadzi do wniosku, iż z literalnego ich brzmienia nie wynika, w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

W oparciu o cytowane powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego.

Analogiczne zasady należy przyjąć także do innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego. Zniszczenie formy papierowej faktury czy innego dokumentu nie powoduje, iż w sensie materialnym zostaje ona utracona, ponieważ pozostaje nadal w obiegu poprzez przechowywanie jej w formie elektronicznej. Jak zapewnia Spółka, forma taka gwarantuje zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.

Zdaniem Spółki, zachowa ona prawo do odliczenia VAT naliczonego z przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej, w przypadku wdrożenia opracowanej procedury.

W zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Powyższe jednoznacznie wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wtedy, gdy zostaną łącznie spełnione określone warunki, tzn.:

· faktura została otrzymana,

· odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, 

· towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W opisanym zdarzeniu przyszłym wszystkie powyżej wskazane warunki będą spełnione.

Regulując obowiązek przechowywania faktur Ustawodawca nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres ich przechowywania. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych (powyżej wskazanych) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe oznacza, że odliczenie nie jest warunkowane rodzajem faktury (papierowa/elektroniczna) ani formą przechowywania faktur zakupowych w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując powyższe, w sytuacji otrzymania przez Spółkę faktury w formie papierowej, które to faktury będą następnie przechowywane w formie elektronicznej w ramach opracowanej przez Spółkę procedury i będą jednocześnie dokumentowały nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą dawały podatnikowi prawo do odliczenia, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna (zostanie zniszczona).

Zaprezentowane powyżej stanowisko Spółki znajduje odzwierciedlenie w aktualnej praktyce orzeczniczej organów podatkowych wypowiadających się w analogicznych stanach faktycznych, która jednoznacznie wskazuje, iż dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (i jednocześnie niszczenie egzemplarzy papierowych), a także przechowywane w ten sposób faktury dają podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje:

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 listopada 2021 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.632.2021.1.AW, wydana w analogicznym stanie faktycznym dla spółki powiązanej z Wnioskodawcą;

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 kwietnia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.198.2021.1.KF;

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 lutego 2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.879.2020.1.AM;

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 lutego 2021 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.573.2020.3.ST;

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 lutego 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.653.2020.2.MS;

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM;

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.334.2020.3.JF;

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 sierpnia 2020 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.472.2020.1.MC;

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 sierpnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.281.2020.1.PM;

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 sierpnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.227.2020.1.AKS;

· Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 grudnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL4.4012.542.2019.1.EB.

Wnioskodawca zwraca się o potwierdzenie przedstawionej powyżej interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W myśl do art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów księgowych wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 poz. 1979) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie.

Z opisu sprawy wynika, że przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest produkcja oraz sprzedaż (dostawa) artykułów spożywczych. Spółka specjalizuje się w przetwórstwie i sprzedaży hurtowej wyrobów mleczarskich, takich jak np. napoje, jogurty oraz desery przygotowywane na bazie mleka. „A” jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dowodami nabycia (dalej łącznie jako: „faktury”). Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. Spółka informuje ponadto, że dokonuje odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach od wydatków służących czynnościom opodatkowanym zgodnie z art. 86 ustawy o VAT i niewymienionych w art. 88 ustawy. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności, w ciągu każdego miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość dokumentów papierowych. Obecnie Wnioskodawca przechowuje faktury, wraz z innymi dokumentami traktowanymi na równi z fakturami, w ich oryginalnej formie, to jest dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, natomiast dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Taki sposób działania generuje coraz większe koszty obciążające Spółkę. Cały proces archiwizacji (poza pewnymi wyjątkami, gdy Wnioskodawca sam zamieszcza skan/dokument w formacie PDF faktury w elektronicznym archiwum dokumentów zwanym też dalej: (`(...)`) – pkt 1 procedury opisanej poniżej) i księgowania obsługiwany jest przez odrębny podmiot – spółkę dedykowaną (dalej: „Usługodawca”), w ramach świadczonych przez ten podmiot usług księgowych na rzecz Wnioskodawcy. W ramach obowiązującego prawa i w związku z zaistniałą sytuacją, celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej oraz w celu minimalizacji ryzyka wynikającego z pracy z dokumentami w wersji papierowej w czasie pandemii COVID-19, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania wersji papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym także faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz faktur korygujących – to jest wszelkich faktur po stronie zakupu. Analogiczne zasady dotyczyłyby również innych dokumentów dających Spółce prawo do odliczenia podatku od towarów i usług (np. dokumenty celne oraz decyzje określające kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów), które ta otrzymywałaby w formie papierowej. Docelowo Spółka planuje przechowywać ww. dokumenty jedynie w formie elektronicznej (skan/PDF). W odniesieniu do wydatków udokumentowanych fakturami/innymi dowodami nabycia, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur/innych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wszystkie przedmiotowe faktury oraz inne dokumenty zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Przedmiotową kontrolę (akceptację), zgodnie z opracowaną przez Spółkę procedurą, pełnić będą upoważnieni pracownicy Wnioskodawcy. W celu implikacji wspomnianych rozwiązań Spółka opracowała procedury przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, które po uzyskaniu pozytywnej odpowiedzi na zadane we wniosku pytania, zamierza wdrożyć w bieżącej działalności gospodarczej. Proces taki przebiegał będzie następująco (dalej jako: „procedura”):

1. faktura będzie skanowana w jednym z popularnych formatów (np. PDF, JPG) i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści wprowadzana przez Wnioskodawcę do elektronicznego archiwum dokumentów, będącego osobnym oprogramowaniem zintegrowanym z systemem finansowo-księgowym (`(...)`), w którym przechowywana będzie na elektronicznych nośnikach danych (platforma/system przechowuje informacje na temat daty otrzymania faktury) lub Wnioskodawca będzie skanował fakturę i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści przesyłał na dedykowany adres mailowy, po czym pracownik Wnioskodawcy wprowadzi fakturę do elektronicznego archiwum dokumentów. W każdym przypadku obowiązkiem osoby wprowadzającej fakturę do elektronicznego archiwum dokumentów będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem; do procesu skanowania używane będzie profesjonalne oprogramowanie, nienaruszające integralności faktury;

2. dalsza akceptacja pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym oraz zatwierdzenie faktury będzie następować w elektronicznym archiwum dokumentów drogą elektroniczną. Akceptacja ta dokonywana będzie przez upoważnionych pracowników Wnioskodawcy;

3. po akceptacji faktur w elektronicznym archiwum dokumentów (`(...)`), będą one manualnie lub automatycznie przenoszone do systemu finansowo -księgowego (`(...)`);

4. papierowe dokumenty po wprowadzeniu do elektronicznego archiwum dokumentów będą utylizowane; baza archiwum zapisywana będzie dodatkowo na kopiach bezpieczeństwa.

Użytkowane elektroniczne archiwum dokumentów, w którym przechowywane są obecnie oraz będą w przyszłości gromadzone faktury w formie elektronicznej, pozwala na szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu (np. po numerze faktury, nazwie dostawcy/klienta). Faktury w systemie będą gromadzone w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury grupowane będą według daty wpływu dokumentu, jednak elektroniczne archiwum dokumentów pozwala na grupowanie także według, np. daty wystawienia faktury. Archiwum elektroniczne będzie również utrzymywane dla dokumentów rozliczeniowych związanych z wydatkami pracowniczymi, delegacjami pracowniczymi. Faktury w formie elektronicznej nie będą przechowywane poza terytorium kraju. Wnioskodawca dopuszcza w przyszłości możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w postaci zdjęcia faktury i zapisu tego dokumentu w nieedytowalnym formacie np. JPG, PNG, GIF. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również, zgodnie z obowiązującymi przepisami, taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie dotychczasowej – papierowej. Spółka bez problemu będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na przedmiotowym dokumencie wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione (integralność), skan/PDF (lub ewentualnie zdjęcie dokumentu rozliczeniowego) będzie miał odpowiednią jakość, by móc zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Wersja elektroniczna (skan/PDF/zdjęcie) każdej faktury zakupowej będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Ich przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie faktur i udostępnienie ich online na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej. Spółka umożliwi zatem naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do wskazanego powyżej artykułu.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych wersji tych dokumentów, a także czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca, przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie faktur i udostępnienie ich online na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej. Na żądanie organu podatkowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, Wnioskodawca umożliwi bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, jak wynika z wniosku, faktura będzie skanowana w jednym z popularnych formatów (np. PDF, JPG) i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści wprowadzana przez Wnioskodawcę do elektronicznego archiwum dokumentów, w którym przechowywana będzie na elektronicznych nośnikach danych (platforma/system przechowuje informacje na temat daty otrzymania faktury) lub Wnioskodawca będzie skanował fakturę i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści przesyłał na dedykowany adres mailowy, po czym pracownik Wnioskodawcy wprowadzi fakturę do elektronicznego archiwum dokumentów. Jednocześnie Wnioskodawca wskazał, że żadne dane na przedmiotowym dokumencie wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione. Ponadto, w odniesieniu do wydatków udokumentowanych fakturami/innymi dowodami nabycia, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur/innych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz dokumentów stanowiących faktury zgodnie z § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów księgowych, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Ad 1.

Podsumowując należy stwierdzić, że na gruncie ustawy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej, w ramach opracowanej przez Spółkę procedury) i niszczenie papierowych wersji tych dokumentów.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej według procedury opisanej we wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi:

1. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

2. w przypadku importu towarów - kwota podatku:

a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

b) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,

c) wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,

d) wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;

3. zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;

4. kwota podatku należnego z tytułu:

a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,

d) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;

5. (uchylony)

6. różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2;

7. u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1. sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

b) (uchylona)

2. transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3. (uchylony)

4. wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5. faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6. (uchylony)

7. wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Wnioskodawca, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Ad 2.

W konsekwencji, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami (będącymi fakturami) dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), za pośrednictwerm systemu teleinformatycznego e-Urząd Skarbowy na stronie: https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/ (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA) będąc użytkownikiem/wyznaczając użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym,

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).