Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 16 sierpnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości przechowywania, otrzymanych w formie papierowej, faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT (podatek od towarów i usług) naliczonego wynikającego z takich faktur.

Uzupełnili go Państwo pismem z 14 października 2022 r. (wpływ 17 października 2022 r.), które stanowiło odpowiedź 10 października 2022 r., znak: 0111-KDIB3-3.4012.442.2022.1.WR.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzeń przyszłych:

[…] jest podmiotem leczniczym, który świadczy usługi w zakresie ochrony zdrowia, które to usługi są objęte zwolnieniem od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.).

Na potrzeby świadczenia swoich usług […] nabywa towary i usługi od których generalnie nie odlicza podatku naliczonego ze względu na związek z czynnościami zwolnionymi. Poza towarami i usługami służącymi do świadczenia usług zwolnionych […] nabywa towary i usługi, które służą do działalności mieszanej (związanej z czynnościami dającymi prawo jak i niedającymi prawa do odliczenia podatku naliczonego) i działalności opodatkowanej (odsprzedaż towarów i usług).

[…] otrzymuje faktury zakupowe od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF, lub innych służących do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo - graficznych przesyłanego na skrzynkę e-mail), jak i w formie papierowej. Faktury te związane są z działalnością prowadzoną przez […]. Dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. […] prowadzi księgi rachunkowe, a więc także ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej - zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). W tym celu […] korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo-księgowego, dostarczanego przez zewnętrznego dostawcę.

Dotychczas faktury wpływające do […] w formie papierowej są archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe). Z uwagi na skalę działalności, ilość faktur zakupowych otrzymywanych przez […], w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i kosztami (m.in. ze względu na konieczność zapewnienia odpowiednich powierzchni archiwum).

[…] wprowadził system do elektronicznego obiegu dokumentów, co zapewni pełną digitalizację faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także faktur otrzymywanych w formie papierowej. Zatem faktury te, choć będą otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu faktury zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, są skanowane - następnie zaś przenoszone do systemu finansowo-księgowego, i z wykorzystaniem tego systemu archiwizowane (w formie elektronicznej).

Celem […] jest wdrożenie systemu archiwizowania faktur zakupowych w formie elektronicznej i wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja faktur zakupowych). Sposób postępowania z fakturami zakupowymi, otrzymywanymi przez […] w formie papierowej, a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie elektronicznej (po poddaniu ich digitalizacji), będzie przedstawiać się w sposób opisany poniżej (dla lepszego zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu faktury jako kolejne „kroki”):

Krok 1.

Faktura papierowa, jako oryginalny dokument, otrzymywana jest przez […] pocztą bądź dostarczona do […] w inny sposób. Faktura jest niezwłocznie rejestrowana w elektronicznym obiegu dokumentów z nadaniem kolejnego numeru oraz daty jej wpływu do […].

Krok 2.

Faktura jest „rejestrowana” w systemie. W tym celu jest skanowana, a dane z faktury są przenoszone do systemu. Skanowanie następuje do formatu PDF lub innego zdefiniowanego w konfiguracji systemu elektronicznego obiegu dokumentów. W każdym przypadku są to jednak formaty nieedytowalne. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane faktury są chronione przed możliwością dokonywania w nich zmian. Należy przy tym zaznaczyć, iż po zeskanowaniu faktury papierowej, jej wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany będą mieć odpowiednią jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) faktury. Na tym etapie przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja faktury pod względem formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy faktura jest wystawiona na […] oraz czy zawiera poprawne dane […].

Dokonywana w ten sposób „rejestracja” faktury nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem faktury w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie faktury do systemu (jego części odpowiedzialnej za obieg dokumentów), celem zainicjowania dalszego jej obiegu.

Krok 3.

Zeskanowana faktura (jej elektroniczny obraz; ponadto system od tego momentu umożliwia w dowolnym momencie prezentację danych z faktury) kierowana jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. Osoba ta dokonuje akceptacji merytorycznej faktury, tj. stwierdza jej prawidłowość i zgodność z zasadami legalności, rzetelności, celowości i gospodarności. Na dowód dokonania kontroli merytorycznej kontrolujący powinien dokonać akceptacji podpisem niekwalifikowanym rozumianym jako dokonanie wyboru ikony „akceptuj” w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Bez tak rozumianej akceptacji merytorycznej faktura nie jest poddawana dalszemu obiegowi. Wszelkie powstałe wątpliwości powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego obiegu faktury jest zaakceptowanie faktury przez osobę dokonującą jej weryfikacji merytorycznej.

Krok 4.

Faktura (jako dokument w systemie, jego części odpowiedzialnej za obieg dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje kontrola formalno-rachunkowa faktury, która polega na stwierdzeniu, że została ona wystawiona w sposób prawidłowy, jest zgodna z kosztorysem (w przypadku robót budowlanych), dołączono do niej wszystkie niezbędne załączniki, działania arytmetyczne zostały wykonane prawidłowo oraz została zatwierdzona pod względem merytorycznym przez osobę do tego upoważnioną. Na dowód dokonania kontroli formalno-rachunkowej kontrolujący powinien dokonać akceptacji kontroli formalno-rachunkowej podpisem niekwalifikowanym rozumianym jako dokonanie wyboru ikony „akceptuj” w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

Krok 5.

Główny Księgowy lub jego Zastępca dokonują wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów. Dowodem dokonania przez Głównego Księgowego lub jego Zastępcę wstępnej kontroli jest: dokonanie akceptacji wstępnej kontroli podpisem niekwalifikowanym rozumianym jako dokonanie wyboru ikony „akceptuj” w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

Krok 6.

Następnie faktura kierowana jest do dyrektora […], lub osoby upoważnionej. Osoba ta dokonuje zatwierdzenia do realizacji faktury, co warunkuje jej przyjęcie jako dokumentu bilansowego i podatkowego oraz z punktu widzenia innych celów (np. dla dokonania zapłaty). poprzez dokonanie akceptacji zatwierdzono do realizacji podpisem niekwalifikowanym rozumianym jako dokonanie wyboru ikony „akceptuj” w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

Krok 7.

Po zrealizowaniu wszystkich omówionych wcześniej kroków, faktura (jako dowód księgowy) eksportowana jest z systemu elektronicznego obiegu dokumentów do systemu finansowo - księgowego […]. Zatem dopiero w tym kroku, na podstawie faktury dokonywane są odpowiednie (trwałe) zapisy w księgach rachunkowych oraz ewidencjach podatkowych. Po przeprowadzeniu całego procesu to faktura w postaci cyfrowej, jako plik (najczęściej w formacie PDF) będzie zarchiwizowana - zapisana jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze). Natomiast jej papierowa (oryginalna) wersja będzie trwale niszczona (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy).

Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania […] będzie zapewniał funkcjonowanie kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów, które ustalają wiarygodną ścieżkę faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – w odniesieniu do faktur zakupowych, które są przedmiotem niniejszego wniosku. Zaznaczyć należy przy tym, iż opisany sposób postępowania zakłada, iż faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po przejściu wszystkich etapów kontroli i zatwierdzeniu do realizacji oraz ich zaewidencjonowaniu. Każda zeskanowana i zarchiwizowana w systemie księgowym faktura zakupowa będzie miała przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania faktury, a więc także kolejnych etapów jej obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jej ujęcia w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych. Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji faktur, będzie umożliwiać ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego indywidualnego numeru.

Faktury będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Zatem przechowywanie faktur zakupowych w wersji elektronicznej będzie obejmowało wymagany przepisami okres. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby.

Ze względu na proces weryfikacji merytorycznej faktur zakupowych wpływających do […], w tym obejmujący kontrolę pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz skanowanie oryginalnych (zweryfikowanych pod względem merytorycznym i formalnym) dokumentów do nieedytowalnych formatów, zapewnione jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych w formie elektronicznej faktur. W szczególności, jak już wskazano, wersja elektroniczna faktury będzie zawierać dokładnie taką samą treść co jej wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość modyfikowania treści faktury po wprowadzeniu (i zeskanowaniu) do systemu oraz zakończeniu ścieżki obiegu dokumentu w systemie.

Stosowana elektroniczna baza danych, służąca archiwizacji zdigitalizowanych faktur papierowych, jako element (część) systemu elektronicznego, służącego także prowadzaniu ksiąg rachunkowych i podatkowych, będzie pozwalał na identyfikację transakcji, z którymi związana jest dana faktura zakupowa, w tym określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości. W ten sposób każda z faktur może zostać powiązana z innymi posiadanymi przez […] dokumentami dotyczącymi danej dostawy towarów lub usług (np. z zamówieniem lub umową lub dokumentami magazynowymi itp.). W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania – w systemie - w każdym momencie możliwy będzie dostęp do zapisu księgowego dotyczącego danej faktury, jak również możliwość weryfikacji faktury w formie elektronicznej, obejrzenia faktury (skanu) oraz (gdy to potrzebne) jej wydrukowanie. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, […] będzie zapewniał dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwi ich pobór. Faktury zakupowe będę mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum. Ponadto […] wyjaśnia, iż niektóre nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, będą służyły do wykonywania czynności dających prawo do odliczenia podatku VAT w całości lub części. […] umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w ich zawartych stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług. […] świadczy swe usługi oraz przechowuje faktury wyłącznie na terytorium RP.

W uzupełnieniu wskazali Państwo również, że wersje elektroniczne faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Pytania (w zakresie podatku od towarów i usług):

1. Czy będzie dopuszczalne przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów?

2. Czy […] zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur (faktur dających prawo do odliczenia w całości lub części podatku VAT) przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania?

Państwa stanowisko w sprawie (w zakresie podatku od towarów i usług):

W zakresie pytania nr 1:

Państwa zdaniem, dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych oryginałów.

Uzasadnienie:

W świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów (faktur zakupowych). W szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu. Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Jak wynika z art. 112 i 112a ustawy o VAT podatnicy są zobowiązani do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych). Z treści wskazanych przepisów wynika, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto jak wynika z ww. przepisów podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W związku z powyższym ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez […] w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.

Dodatkowo należy wskazać, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej jako: „Dyrektywa VAT”). W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217- 240).

Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT).

Zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że polski ustawodawca odstąpił jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w tym zakresie podatnikowi pewną dowolność - podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.

Zdaniem […], dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w niniejszym wniosku) i niszczenie papierowych oryginałów.

W zakresie pytania nr 2:

Zdaniem […], zachowa on prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania […].

Uzasadnienie:

Warunki uprawniające podatników do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zostały określone w treści art. 86 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT). Ponadto, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, jeśli podatek naliczony wynika z faktury bądź dokumentu celnego, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę bądź dokument celny.

W świetle ww. przepisów, jednym z warunków uprawniających do skorzystania przez podatnika z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego stanowi posiadanie przez niego faktury dokumentującej i potwierdzającej poniesienie danego wydatku. Z przywołanych powyżej przepisów nie wynika aby ustawodawca uzależniał prawo do odliczenia podatku VAT od sposobu przechowywania faktur.

W związku z tym, w Państwa opinii, przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy o VAT, […] będzie uprawniony do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, określoną na fakturze przechowywanej w formie elektronicznej, w sposób opisany szczegółowo w stanie przyszłym - bez względu na to w jakiej formie sporządzony został oryginał tego dokumentu. Państwa zdaniem, w związku z powyższym […] zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, które będą wystawione w formie papierowej, a które będą przechowywane przez […] wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawionym w niniejszym wniosku opisem i przy założeniu, że spełnione będą również inne wymogi wymienione w art. 86 ustawy o VAT oraz nie powstaną okoliczności wyłączające prawo do odliczenia podatku VAT, które zostały wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 pkt 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania, otrzymanych w formie papierowej, faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, przy równoczesnym zniszczeniu ich papierowych oryginałów. Ponadto Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur (faktur dających prawo do odliczenia w całości lub części podatku VAT).

[…] wprowadził system do elektronicznego obiegu dokumentów, co zapewni pełną digitalizację faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także faktur otrzymywanych w formie papierowej

W tym celu faktury zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, są skanowane - następnie zaś przenoszone do systemu finansowo-księgowego, i z wykorzystaniem tego systemu archiwizowane (w formie elektronicznej).

Faktura papierowa, jako oryginalny dokument, otrzymywana jest przez […] pocztą bądź dostarczona do […] w inny sposób. Faktura jest niezwłocznie rejestrowana w elektronicznym obiegu dokumentów z nadaniem kolejnego numeru oraz daty jej wpływu do […].

Następnie faktura jest „rejestrowana” w systemie. W tym celu jest skanowana, a dane z faktury są przenoszone do systemu. Skanowanie następuje do formatu PDF lub innego zdefiniowanego w konfiguracji systemu elektronicznego obiegu dokumentów. W każdym przypadku są to jednak formaty nieedytowalne. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane faktury są chronione przed możliwością dokonywania w nich zmian. Po zeskanowaniu faktury papierowej, jej wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany będą mieć odpowiednią jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej faktury. Na tym etapie przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja faktury pod względem formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy faktura jest wystawiona na […] oraz czy zawiera poprawne dane […].

W dalszej kolejności zeskanowana faktura kierowana jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. Osoba ta dokonuje akceptacji merytorycznej faktury, tj. stwierdza jej prawidłowość i zgodność z zasadami legalności, rzetelności, celowości i gospodarności.

W następnym etapie Faktura trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje kontrola formalno-rachunkowa faktury, która polega na stwierdzeniu, że została ona wystawiona w sposób prawidłowy, jest zgodna z kosztorysem (w przypadku robót budowlanych), dołączono do niej wszystkie niezbędne załączniki, działania arytmetyczne zostały wykonane prawidłowo oraz została zatwierdzona pod względem merytorycznym przez osobę do tego upoważnioną.

W dalszej kolejności Główny Księgowy lub Jego Zastępca dokonują wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów.

Następnie faktura kierowana jest do dyrektora […], lub osoby upoważnionej. Osoba ta dokonuje zatwierdzenia do realizacji faktury, co warunkuje jej przyjęcie jako dokumentu bilansowego i podatkowego oraz z punktu widzenia innych celów.

Po zrealizowaniu wszystkich omówionych wcześniej kroków, faktura (jako dowód księgowy) eksportowana jest z systemu elektronicznego obiegu dokumentów do systemu finansowo - księgowego […].

Po przeprowadzeniu całego procesu to faktura w postaci cyfrowej, jako plik będzie zarchiwizowana - zapisana jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych. Natomiast jej papierowa (oryginalna) wersja będzie trwale niszczona (utylizowana).

Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania […] będzie zapewniał funkcjonowanie kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów, które ustalają wiarygodną ścieżkę faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – w odniesieniu do faktur zakupowych, które są przedmiotem niniejszego wniosku.

Faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po przejściu wszystkich etapów kontroli i zatwierdzeniu do realizacji oraz ich zaewidencjonowaniu. Każda zeskanowana i zarchiwizowana w systemie księgowym faktura zakupowa będzie miała przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania faktury, a więc także kolejnych etapów jej obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jej ujęcia w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych. Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji faktur, będzie umożliwiać ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego indywidualnego numeru.

Faktury będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane.

Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby. Ze względu na proces weryfikacji merytorycznej faktur zakupowych wpływających do […], w tym obejmujący kontrolę pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz skanowanie oryginalnych (zweryfikowanych pod względem merytorycznym i formalnym) dokumentów do nieedytowalnych formatów, zapewnione jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych w formie elektronicznej faktur.

Nie istnieje także możliwość modyfikowania treści faktury po wprowadzeniu (i zeskanowaniu) do systemu oraz zakończeniu ścieżki obiegu dokumentu w systemie. Stosowana elektroniczna baza danych, służąca archiwizacji zdigitalizowanych faktur papierowych, jako element systemu elektronicznego, służącego także prowadzaniu ksiąg rachunkowych i podatkowych, będzie pozwalał na identyfikację transakcji, z którymi związana jest dana faktura zakupowa, w tym określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości. W ten sposób każda z faktur może zostać powiązana z innymi posiadanymi przez […] dokumentami dotyczącymi danej dostawy towarów lub usług.

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania - w systemie - w każdym momencie możliwy będzie dostęp do zapisu księgowego dotyczącego danej faktury, jak również możliwość weryfikacji faktury w formie elektronicznej, obejrzenia faktury (skanu) jej wydrukowanie.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, […] będzie zapewniał dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwi ich pobór. Faktury zakupowe będę mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

[…] umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych stosownie do art. 112a ust.4 ustawy o podatku od towarów i usług. […] świadczy swe usługi oraz przechowuje faktury wyłącznie na terytorium RP.

Ponadto wskazali Państwo, że wersje elektroniczne faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Zatem przedstawiony opis stanu faktycznego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych, w formie papierowej, faktur zakupowych. […], jak wynika z opisu sprawy, wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

Tym samym będą Państwo uprawnieni do przechowywania, otrzymanych w formie papierowej, faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, jeśli ich przechowywanie nastąpi w opisany we wniosku sposób.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania pierwszego jest prawidłowe.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 i 2 ustawy o podatku od towarów i usług:

W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.

Wskazać należy, że zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W opisanych we wniosku zdarzeniach przyszłych wskazali Państwo, że świadczą Państwo usługi w zakresie ochrony zdrowia, które to usługi nie są objęte zwolnieniem od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku od towarów i usług. Na potrzeby świadczenia swoich usług nabywają Państwo towary i usługi, od których generalnie nie odliczają Państwo podatku naliczonego ze względu na związek z czynnościami zwolnionymi. Poza towarami i usługami służącymi do świadczenia zwolnionych nabywają Państwo towary i usługi, które służą działalności mieszanej (tj. związanej z czynnościami dającymi prawo, jak i niedającymi prawa do odliczenia podatku naliczonego) i działalności opodatkowanej (odsprzedaż towarów i usług).

Wskazali Państwo również, że niektóre nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami, będącymi przedmiotem wniosku, będą służyły do wykonywania czynności dających prawo do odliczenia podatku VAT.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w wersji papierowej, a przechowywanych wyłącznie w wersji elektronicznej w takim zakresie w jakim nabywane towary i usługi nie będą służyły czynnościom zwolnionym (tj. będą przeznaczone do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług).

Tym samym prawidłowe jest twierdzenie, że […] zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, które będą wystawione w formie papierowej, a które będą przechowywane przez […] wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że będą spełnione również inne wymogi wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Mając zatem na uwadze tak sformułowane stanowisko w zakresie pytania 2, należy je uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy wyłącznie zakresu podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r., poz. 1540, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzeń przyszłych i zastosują się Państwo do interpretacji.

− W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

− Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

− Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w […]. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2022 r., poz. 329, ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

− w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

− w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).