Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 29 kwietnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie:

- stwierdzenia czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym są Państwo uprawnieni do przechowywania, wyłącznie w postaci elektronicznej, faktu otrzymanych pierwotnie od Kontrahentów w wersji papierowej, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych;

- stwierdzenia, czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawianych przez Kontrahentów, które pierwotnie zostały otrzymane w wersji papierowej, a które następnie zostały zeskanowane i wprowadzone w postaci elektronicznej do e-Archiwum, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowej

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 25 lipca 2022 r. (wpływ 25 lipca 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzeń przyszłych:

X. [dalej: Spółka lub Wnioskodawca] jest polskim rezydentem podatkowym, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary oraz usługi od szeregu podmiotów [dalej: Kontrahenci]. Zakupy te są dokumentowane przez Kontrahentów m.in. za pomocą faktur, które stanowią dla Spółki podstawę do odliczenia podatku naliczonego, a także potwierdzają poniesione przez nią koszty uzyskania przychodów. W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie, rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz nawiązywaniem kontaktów z nowymi dostawcami i usługodawcami, zwiększa się wolumen otrzymywanych dokumentów potwierdzających te zakupy.

Spółka planuje wdrożenie systemu obiegu i archiwizowania dokumentów, w tym faktur. W tym zakresie Wnioskodawca planuje każdorazowo, po otrzymaniu od Kontrahenta faktur w wersji papierowej, niezwłocznie je skanować, zaś skany faktur w postaci oddzielnego, nieedytowalnego pliku PDF umieszczać w bazie danych Spółki [dalej: e-Archiwum]. Wnioskodawca wskazuje, że wprowadzane do bazy danych skany faktury będą wiernym odzwierciedleniem oryginałów, tj. będą zawierać wszelkie elementy swoich odpowiedników w wersji papierowej, a Spółka nie będzie miała możliwości jakiejkolwiek modyfikacji ich treści, zarówno na etapie skanowania, jak i po ich wprowadzeniu do e-Archiwum. Po zatwierdzeniu wprowadzonego dokumentu, informacje w nim zawarte będą natychmiast automatycznie zapisywanie w e-Archiwum z możliwością podglądu historii operacji każdego dokumentu. Dostęp do przechowywanych w e-Archiwum dokumentów, w tym faktur elektronicznych [dalej: e-faktury], będzie ograniczony wyłącznie do upoważnionych pracowników Spółki. Możliwość weryfikacji treści e-faktur będzie również dostępna określonym ustawowo organom podatkowym w ramach przeprowadzanych przez nie kontroli.

Fakturom otrzymanym pierwotnie od Kontrahentów w formie papierowej i następnie zeskanowanym przypisane zostaną: (i) sygnatura systemowa oraz (ii) kod kreskowy. Po umieszczeniu tych faktur w e- Archiwum będą one przez Spółkę przechowywane jako e-faktury co najmniej do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sposób przechowywania e- faktur będzie pozwalał na ich skuteczne filtrowanie poprzez ww. zdefiniowane przez system atrybuty (tj. sygnatury i kody kreskowe), a także przez właściwy dla nich okres rozliczeniowy, datę i numer faktury, nazwy dostawcy, etc. Odczytane dane prezentowane będą na specjalnym formularzu w celu weryfikacji ich poprawności przez użytkownika. W razie konieczności, system e-Archiwum będzie mógł również generować zawarte w nim dokumenty w różnych formatach np. doxc, xlsx, pdf.

Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania papierowych wersji faktur na rzecz ich archiwizacji wyłącznie w formie skanów. Wprowadzenie przez Spółkę e-Archiwum ma na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych związanych z przechowywaniem faktur papierowych otrzymywanych od Kontrahentów. Mając na uwadze fakt, iż treść faktur otrzymanych pierwotnie od Kontrahentów w wersji papierowej będzie odzwierciedlona w treści e-faktur, Wnioskodawca planuje niszczenie faktur papierowych.

Wnioskodawca zaznacza przy tym, że niniejszy wniosek dotyczy e-faktur dokumentujących zdarzenia, co do których Wnioskodawcy, co do zasady, przysługiwać będzie prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie VAT (podatek od towarów i usług), i które będą dokumentowały poniesione przez Spółkę koszty wypełniające definicję kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT (podatek dochodowy od osób prawnych), tj. inne niż wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, wymienione w art. 16 ust. ustawy CIT.

Spółka wskazała także, że oprócz działalności podstawowej (polegającej na `(...)`.), pełni ona również funkcję centrum usług wspólnych dla innych spółek należących do Grupy (`(...)`). Jedną z usług świadczonych przez Spółkę na rzecz powyższych spółek z Grupy (`(...)`) są usługi księgowe. Spółka zamierza wykorzystywać system e-Archiwum również do archiwizowania faktur dotyczących jej klientów, czyli powyższych spółek powiązanych, które będą jej przekazywane w ramach świadczenia usług księgowych.

Innymi słowy, otrzymane przez Spółkę faktury zakupowe w wersji papierowej, wystawione na poszczególne spółki powiązane (będące klientami Spółki w zakresie usług księgowych) będą podlegały opisanemu powyżej procesowi archiwizacji w formie e-faktur, w wyniku czego pierwotnie wystawione na poszczególne spółki przez ich Kontrahentów faktury w formie papierowej będą przez Spółkę niszczone. Powyższa procedura archiwizowania faktur w e‑Archiwum będzie wynikać z zapisów umów zawieranych przez Spółkę ze spółkami-usługobiorcami usług księgowych.

Wnioskodawca pragnie jednak zaznaczyć, że przedmiotem niniejszego wniosku jest wyłącznie sposób archiwizowania przez Spółkę własnych faktur zakupowych, a nie faktur wystawionych na pozostałe spółki z Grupy (`(...)`).

W uzupełnieniu wskazali Państwo również:

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi. W celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług, faktury będą poddawane procesowi weryfikacji. Odczytywane dane z e-Archiwum prezentowane będą na specjalnym formularzu umożliwiającym weryfikację ich treści przez użytkownika pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w nich danych. Zapewniało to będzie, możliwość skontrolowania związku pomiędzy daną e-fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług nią udokumentowanych. W ramach tej czynności otrzymane e-faktury będą także sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. W rezultacie powyższych działań, Spółka, wprowadzając fakturę do e‑Archiwum, każdorazowo będzie miała pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz będzie weryfikować i potwierdzać zgodność e-faktury ze stanem faktycznym.

Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno - skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy oraz dostęp na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.

W ramach stosowanego obiegu i przechowywania faktur, Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych dokumentów.

Wersje elektroniczne faktur o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Pytania (w zakresie podatku od towarów i usług):

1. Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie od Kontrahentów w wersji papierowej, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych?

2. Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie uprawiony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawianych przez Kontrahentów, które pierwotnie zostały otrzymane w wersji papierowej, a które następnie zostały zeskanowane i wprowadzone w postaci elektronicznej do e-Archiwum, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowej?

Państwa stanowisko w sprawie (w zakresie podatku od towarów i usług):

1. W przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie od Kontrahentów w wersji papierowej, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych;

2. W przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie uprawiony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawianych przez Kontrahentów, które pierwotnie zostały otrzymane w wersji papierowej, a które następnie zostały zeskanowane i wprowadzone w postaci elektronicznej do e-Archiwum, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad. pytanie 1

Uwagi ogólne

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę, rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Z art. 112 ustawy o VAT wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8 ustawy VAT.

Jak stanowi natomiast art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

- wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

- otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie.

− w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Powyższego przepisu, w myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy VAT). Przesłanka czytelności faktury nie jest zdefiniowana w ustawie o VAT, jednak zgodnie z wykładnią językową oraz definicją wskazaną w słowniku języka polskiego, należy przyjąć że „czytelność” oznacza możliwość łatwego i zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze (źródło: https://sjp.pwn.pl).

Przepisy ustawy o VAT nie określają wyczerpująco, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie wskazanych powyżej warunków. Ustawodawca wskazuje jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

- kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub

- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, o których mowa w treści powyższego przepisu nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT. Niemniej, zgodnie z ugruntowaną praktyką organów podatkowych przez „kontrole biznesowe” należy rozumieć proces za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu jej przechowywania.

Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, zgodnie z praktyką podatkową należy odczytywać, jako związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami, który jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna również zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, że dostawa towarów lub świadczenie usług, udokumentowane daną fakturą, miały faktycznie miejsce.

• Faktury skanowane przez Spółkę i umieszczone w e-Archiwum

W kontekście powyższych uwag, zdaniem Wnioskodawcy, należy stwierdzić, że opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania w e-Archiwum faktur w formie elektronicznej, będzie spełniał wskazane powyżej warunki, tj. faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wprowadzenie do e‑Archiwum do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W rezultacie, spełnienie ww. wymogów umożliwiać będzie rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

W pierwszej kolejności należy bowiem wskazać, że skany faktur będą wprowadzane do e‑Archiwum wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi dotyczącymi faktur oraz związanych z nimi zamówieniami, tj. w szczególności: datą faktury, numerem faktury, wartością brutto, wartością VAT oraz ewentualnie numerem zamówienia i datą wprowadzenia go do e-Archiwum.

Dodatkowo, w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług, faktury będą poddawane procesowi weryfikacji. Odczytywane dane z e-Archiwum prezentowane będą na specjalnym formularzu umożliwiającym weryfikację ich treści przez użytkownika pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w nich danych. Zapewniało to będzie, zdaniem Wnioskodawcy, możliwość skontrolowania związku pomiędzy daną e-fakturą, a dostawą towarów i świadczeniem usług nią udokumentowanych. W ramach tej czynności otrzymane e-faktury będą także sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji.

W rezultacie powyższych działań, Spółka, wprowadzając fakturę do e-Archiwum, każdorazowo będzie miała pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz będzie weryfikować i potwierdzać zgodność e-faktury ze stanem faktycznym.

W związku z powyższym, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, jak również ich pełna czytelność. Skany faktury będą bowiem wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem ich wersji papierowej.

Opisane powyżej czynności wskazują, że w Spółce funkcjonować będą kontrole biznesowe służące zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności ich treści - co oznacza spełnienie warunków wskazanych w treści art. 106m ustawy o VAT.

Dodatkowo, faktury zarchiwizowane będą sortowane w e-Archiwum z podziałem na okresy rozliczeniowe oraz indywidualnie przypisane sygnatury, co ma umożliwiać niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności, udostępnienie ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej z możliwością ich pobrania i przetwarzania danych w nich zawartych – co oznacza spełnienie warunku z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie e-faktur, tj. w postaci skanów, jest zgodne z przytoczonymi ww. przepisami, a tym samym pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej, jak również stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji, przy jednoczesnym niszczeniu ich wersji papierowych.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych, w tym m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej [dalej: DKIS] interpretacji indywidualnej z 27 sierpnia 2021 (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.409.2021.2.KF), w której DKIS uznał, że:

„Jak z wniosku wynika, papierowe faktury przeznaczone do archiwum elektronicznego będą wykonywane poprzez skanowanie i zapisywane w formatach PDF. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że żadne dane na fakturach nie mogą być zmienione. W odniesieniu do faktur Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur oraz dokumentów zrównanych z nimi, zarówno wystawionych jak i otrzymywanych przez Spółkę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”.

Podobnie wypowiedział się DKIS w:

- interpretacji indywidualnej z 16 sierpnia 2021 r., (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.373.2021.3.AMA),

- interpretacji indywidualnej z 13 sierpnia 2021 r., (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.374.2021.3.MT/AMA),

- interpretacji indywidualnej z 30 października 2019 r., (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.471.2019.1.AP),

- interpretacji indywidualnej z 24 października 2019 r., (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.515.2019.1.AM),

- interpretacji indywidualnej z 25 października 2018 r., (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.454.2018.2.JF).

W kontekście wskazanej argumentacji warta uwagi jest również planowana nowelizacja ustawy o VAT, wdrażająca Krajowy System e-Faktur [dalej: KSeF]. Zmiany zaproponowane przez Ministerstwo Finansów w projekcie z dnia 2 lipca 2021 r. przewidują wprowadzenie specjalnego instrumentu do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wskazany projekt został przyjęty przez Radę Ministrów i ma wejść w życie od 1 stycznia 2022 r. jako rozwiązanie fakultatywne, a w dalszej perspektywie zaś jako forma obligatoryjna. Wprowadzenie KSeF odzwierciedla plany ustawodawcy mające na celu zwiększenie dostępności i znaczenia e-faktur, kosztem ich wersji papierowych. W obliczu zbliżających się zmian legislacyjnych działanie Spółki mające na celu rezygnację z faktur papierowych wydaje się być tym bardziej zasadne.

Ponadto, stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym będzie on uprawniony do przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie od Kontrahentów w wersji papierowej, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

Ad. pytanie 2

Jak wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W tym miejscu wskazać należy, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikowi pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy o VAT.

Stosownie natomiast do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak wynika z powyższego, na gruncie obowiązujących przepisów ustawy o VAT, prawo do odliczenia VAT przysługuje podatnikowi, po spełnieniu następujących okoliczności:

- nabyte towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych,

- w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,

- podatnik dysponuje fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług,

- nie znajdują zastosowania negatywne przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego, wymienione w art. 88 ustawy VAT.

Jak zatem wskazano powyżej, jednym z warunków, od którego spełnienia zależy prawo podatnika do odliczenia VAT naliczonego jest posiadanie faktury dokumentującej dokonany przez niego zakup towarów lub usług. Ustawa nie zawiera jednocześnie regulacji, która uzależniałyby istnienie prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego, w jakiej formie faktura zostanie otrzymana lub udostępniona (wersja papierowa lub elektroniczna), ani także od tego, w jakiej formie będzie przechowywana.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca zamierza korzystać z e-Archiwum, w ramach którego będzie miał możliwość przechowywania faktur, zarówno otrzymanych przez Spółkę pierwotnie w wersji elektronicznej, jak również zapisanych w formacie elektronicznym faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, przechowywanych w formie e-faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, brak jest przeszkód, aby faktury otrzymywane w wersji papierowej były przechowywane jako skany wyłącznie w e-Archiwum, w szczególności, taki sposób przechowywania faktur nie spowoduje utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego. Wnioskodawca wskazuje bowiem, że ustawodawca nie obliguje podatników do przechowywania faktur w wersji papierowej oraz nie uzależnia prawa do odliczenia podatku naliczonego od formy, w jakiej przechowuje on otrzymane faktury.

Wobec powyższego, w ocenie Spółki, w świetle przytoczonych powyżej przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy, należy uznać, że planowane przechowywanie przez Spółkę faktur w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów w e-Archiwum) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, pomimo zniszczenia ich wersji papierowych, będą potwierdzać prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych dokumentach, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych, w tym m.in. w interpretacji indywidualnej DKIS z 9 sierpnia 2021 r. (sygn. 0114-KDIP1-- 3.4012.286.2021.4.KF), w której uznał on, że: „Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych. W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.”

Podobnie wypowiedział się DKIS w interpretacji indywidualnej z 7 września 2021 r. (sygn. 0113- KDIPT1-3.4012.393.2021.3.JM), wskazując, że:

„Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów celnych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury i dokumenty celne zostaną zniszczone, ale wyłącznie wtedy, gdy wydatki poniesione przez Wnioskodawcę będą miały związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług. (`(...)`) Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.”.

Analogiczne stanowisko, zostało również zaprezentowane w:

- interpretacji indywidualnej DKIS z 9 kwietnia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.79.2021.2.LM,

- interpretacji indywidualnej DKIS z 1 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.334.2020.3.JF,

- interpretacji indywidualnej DKIS z 31 października 2019 r., sygn. 0112-KDIL1 3.4012.471.2019.1.AP,

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy będzie on uprawiony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawianych przez Kontrahentów, które pierwotnie zostały otrzymane w wersji papierowej, a które następnie zostały zeskanowane i wprowadzone w e- Archiwum, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 pkt 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wątpliwości Wnioskodawcy, w zakresie podatku VAT, dotyczą prawa do przechowywania, wyłącznie w formie elektronicznej, faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych (pytanie 1) oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych pierwotnie w wersji papierowej, a następnie zeskanowanych i wprowadzonych w postaci elektronicznej do e-Archiwum, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

Jak wynika z opisu sprawy planują Państwo każdorazowo, po otrzymaniu od Kontrahenta faktur w wersji papierowej, niezwłocznie je skanować, zaś skany faktur w postaci oddzielnego, nieedytowalnego pliku PDF umieszczać w bazie danych Spółki (e-Archiwum). Wprowadzane do bazy danych skany faktury będą wiernym odzwierciedleniem oryginałów, tj. będą zawierać wszelkie elementy swoich odpowiedników w wersji papierowej. Nie będą Państwo mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji ich treści, zarówno na etapie skanowania, jak i po ich wprowadzeniu do e-Archiwum. Po zatwierdzeniu wprowadzonego dokumentu, informacje w nim zawarte będą natychmiast automatycznie zapisywanie w e-Archiwum z możliwością podglądu historii operacji każdego dokumentu. Dostęp do przechowywanych w e-Archiwum dokumentów, w tym faktur elektronicznych, będzie ograniczony wyłącznie do Państwa upoważnionych pracowników. Możliwość weryfikacji treści e-faktur będzie również dostępna określonym ustawowo organom podatkowym w ramach przeprowadzanych przez nie kontroli.

Fakturom otrzymanym pierwotnie od Kontrahentów w formie papierowej i następnie zeskanowanym przypisane zostaną: sygnatura systemowa oraz kod kreskowy. Po umieszczeniu tych faktur w e-Archiwum będą one przechowywane jako e-faktury co najmniej do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sposób przechowywania e- faktur będzie pozwalał na ich skuteczne filtrowanie poprzez ww. zdefiniowane przez system atrybuty (tj. sygnatury i kody kreskowe), a także przez właściwy dla nich okres rozliczeniowy, datę i numer faktury, nazwy dostawcy itp. Odczytane dane prezentowane będą na specjalnym formularzu w celu weryfikacji ich poprawności przez użytkownika. W razie konieczności, system e-Archiwum będzie mógł również generować zawarte w nim dokumenty w różnych formatach np. doxc, xlsx, pdf.

Zamierzają Państwo zrezygnować z przechowywania papierowych wersji faktur na rzecz ich archiwizacji wyłącznie w formie skanów. Wprowadzenie przez Państwo e-Archiwum ma na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych związanych z przechowywaniem faktur papierowych otrzymywanych od Kontrahentów. Mając na uwadze fakt, iż treść faktur otrzymanych pierwotnie od Kontrahentów w wersji papierowej będzie odzwierciedlona w treści e-faktur, planują Państwo niszczenie faktur papierowych.

Zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi. W celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Państwa przez Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług, faktury będą poddawane procesowi weryfikacji. Odczytywane dane z e‑Archiwum prezentowane będą na specjalnym formularzu umożliwiającym weryfikację ich treści przez użytkownika pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w nich danych. Zapewniało to będzie, możliwość skontrolowania związku pomiędzy daną e-fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług nią udokumentowanych. W ramach tej czynności otrzymane e-‑faktury będą także sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. W rezultacie powyższych działań, Spółka, wprowadzając fakturę do e-Archiwum, każdorazowo będzie miała pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz będzie weryfikować i potwierdzać zgodność e-faktury ze stanem faktycznym.

Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy oraz dostęp na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.

W ramach stosowanego obiegu i przechowywania faktur, Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych dokumentów.

Wersje elektroniczne faktur o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Zatem przedstawiony opis stanu faktycznego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur i faktur korygujących dokumentujących zakup towarów i usług. Spółka, jak wynika z opisu sprawy, wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W opisanym we wniosku stanie faktycznym wskazali Państwo, niniejszy wniosek dotyczy e‑faktur dokumentujących zdarzenia, co do których Wnioskodawcy, co do zasady, przysługiwać będzie prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie VAT.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur dokumentujących zakup towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej – otrzymanych oryginalnie w formie papierowej – w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych faktur zakupowych w sytuacji, gdy faktury papierowe zostaną zniszczone.

Tym samym, oceniając łącznie, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanych pytań) Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanych zdarzeń. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Interpretacja dotyczy wyłącznie zakresu podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zaistniałych zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r., poz. 1540, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych i zastosują się Państwo do interpretacji.

- W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (`(...)`). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2022 r., poz. 329, ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).