Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 kwietnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 marca 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i w zakresie możliwości archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Uzupełnili go Państwo pismem z 24 czerwca 2022 r. (wpływ 24 czerwca 2022 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka (…) sp. z o.o. (dalej jako: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką mającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT (podatek od towarów i usług)”). Spółka jest członkiem grupy (…) stanowiącej międzynarodowy koncern, której głównym przedmiotem działalności jest świadczenie kompleksowych usług spedycji i logistyki frachtowej.

Spółka w związku z prowadzoną działalnością prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm., dalej jako „ustawa o rachunkowości”). W tym celu Wnioskodawca korzysta z systemu finansowo-księgowego dostarczanego przez dostawcę zewnętrznego. Spółka zaimplementowała w ramach własnego przedsiębiorstwa także szereg procedur obiegu dokumentów finansowo-księgowych. W celu prawidłowego ich zastosowania oraz możliwości nadzoru, pracownicy Spółki korzystają z elektronicznych systemów przystosowanych do obiegu dokumentów, które zapewniają m.in. akceptację oraz archiwizację faktur wraz z pozostałą dokumentacją (dalej jako: „System”).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca otrzymuje od swoich kontrahentów zarówno:

‒ faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106n ustawy o VAT (na podstawie podpisanych oświadczeń o akceptacji wysłania faktur w formie elektronicznej, wysłane mailem na wskazany adres e-mail dedykowany do odbioru tego typu faktur), oraz

‒ faktury tradycyjne (faktury papierowe oraz skany faktur przesłane i udostępnione w formacie PDF).

Posiadany przez Wnioskodawcę System służy do przechowywania obrazów dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej, jakie wpływają do Spółki. Faktura kosztowa może zostać przesłana do Systemu bezpośrednio drogą mailową w formacie pliku PDF (faktury w formie elektronicznej) lub zeskanowana z wersji papierowej przez pracownika Spółki.

Faktury papierowe należy zeskanować ustawiając określoną rozdzielczość i typ pliku PDF. Każda faktura zostaje zeskanowana osobno i zapisana w formacie elektronicznym. Dokumenty papierowe wprowadzone do Systemu pozostają w elektronicznym archiwum i po procesie akceptacji nie ma możliwości ich usunięcia, edytowania, zmiany. Każdy z dokumentów otrzymuje swój unikalny numer, który umożliwia jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących dokumentu oraz jego obrazu w formacie PDF. Ponadto, System jest powiązany z systemem finansowo-księgowym z którego korzysta Spółka, dzięki czemu w każdej chwili możliwe jest odtworzenie obrazu faktury oraz szczegółów dotyczących dokumentu. Synergia działania systemu finansowo-księgowego i Systemu umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Dostęp do Systemu, w którym przechowywane są faktury posiadają wyłącznie osoby uprawnione (tj. wybrani pracownicy Spółki obsługujący proces w ramach zakresu obowiązków). Dodatkowo, archiwum faktur zakupowych jest zabezpieczone w ramach procedur archiwizacji zasobów IT.

Jednocześnie oprócz archiwizacji elektronicznej faktur wpływających w formie papierowej, Spółka prowadzi obecnie również archiwizację tych faktur w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe). W związku ze skalą działalności, która cały czas stabilnie się zwiększa i przekłada się bezpośrednio na znaczącą ilość faktur zakupowych, ich przechowywanie oraz ewidencjonowanie w tej formie będzie się wiązać z prowadzeniem dodatkowej administracji oraz kosztami (m. in. ze względu na konieczność zapewnienia stosownej powierzchni dla archiwum).

Zważywszy na tę skalę, Spółka planuje zmianę zasad archiwizacji dokumentów, poprzez przeprowadzenie pełnej digitalizacji faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Faktury otrzymane w wersji papierowej, będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą (dalej jako: „faktury zakupowe”). Zatem wszystkie faktury łącznie z tymi otrzymanymi jako faktury papierowe będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. Celem Spółki jest wdrożenie systemu archiwizowania faktur zakupowych w formie elektronicznej i wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej tj. pełna elektroniczna archiwizacja faktur zakupowych. Procedura elektronicznego przechowywania (archiwizowania) faktur zakupowych wpływających do Spółki w formie papierowej będzie przebiegała jak dotychczas. Wnioskodawca dopuszcza możliwość, iż w przyszłości korzystać będzie także z innych narzędzi do elektronicznego przechowywania faktur niż obecnie, jednak sam proces archiwizacji dokumentów wyglądał będzie analogicznie.

Po zmianach planowane jest, aby po zeskanowaniu dokumentów papierowych i archiwizacji wersji elektronicznej w Systemie, wersje papierowe dokumentów były niszczone. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Elektroniczny sposób archiwizacji przyjęty przez Spółkę zapewnia autentyczność pochodzenia (Spółka bez problemu może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy), integralność treści (żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostają zmienione lub usunięte) i czytelność faktury (skan faktury posiada odpowiedną jakość) oraz łatwe jej odszukanie. Wersja elektroniczna (zdigitalizowana) każdej faktury zakupowej stanowić będzie wierne odzwierciedlenie wersji papierowej. Spółka pragnie zaznaczyć, że wdrożyła i stosuje stałe kontrole biznesowe, które ustalają i będą ustalały w przyszłości wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Faktury w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Ponadto, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej.

Końcowo Spółka wyjaśnia, iż nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o VAT, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek.

Ponadto, wydatki dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, ponoszone będę przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W sytuacji, gdy poniesiony wydatek, wynikający z tych faktur, dotyczyć będzie wydatków (kosztów) mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy o CIT (podatek dochodowy od osób prawnych), Spółka nie zaliczy wydatku wynikającego z faktury do kosztów uzyskania przychodów.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

W uzupełnieniu wskazali Państwo, iż faktury w formie elektronicznej będą przechowywane na terytorium kraju.

Pytania

1. Czy na gruncie ustawy o VAT dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych wersji?

2. Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki na gruncie ustawy o VAT, Wnioskodawcy przysługuje prawo przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej i przepisy prawa nie zabraniają niszczenia ich wersji papierowych przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Wydatki udokumentowane na podstawie faktur zakupowych podatnik będzie mógł rozpoznać jako koszt uzyskania przychodów na potrzeby podatku dochodowego od osób prawnych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie

Ad. 1

Na gruncie obowiązujących przepisów Wnioskodawca ocenia, że dopuszczalne jest przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę pierwotnie w formie papierowej. Przepisy nie wskazują jednoznacznie jedynej prawnie dopuszczonej formy przechowywania faktur zakupowych. Ustawodawca nie uzależnia sposobu archiwizacji dokumentów od formy, w której podatnik otrzymał oryginał faktury (tj. dokumenty otrzymane elektronicznie w przechowywane w formie elektronicznej, a dokumenty otrzymane papierowo przechowywane w formie papierowej). Ponadto przepisy nie formułują zakazu przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

Wnioskodawca by poprzeć powyższą tezę powołuje się na treść przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT, które omawiają zagadnienie przechowywania dokumentów (m. in. faktur zakupowych). W myśl tych przepisów podatnik zobowiązany jest do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upłynięcia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z treści przepisów wynika wprost, że dopuszczalne jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju, ale w sposób umożliwiający organowi podatkowemu dostęp do faktur online (art. 112a ust. 2 i 3). Dodatkowo, podatnicy zobowiązani są do zapewnienia odpowiednim organom (naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o CIT).

Ponadto, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Zgodnie z ustawą o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT).

Z przywołanych wyżej regulacji wynika, że ustawodawca dopuszcza możliwość archiwizacji faktur zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Jednocześnie sposób ich przechowywania nie został uzależniony od postaci, w której zostały uprzednio wystawione i otrzymane. Z przepisów ustawy o VAT nie wynika również, aby archiwizacja w postaci elektronicznej faktur wpływających jako papierowe, miała następować z jednoczesnym przechowywaniem ich w wersji papierowej. Warunki określone w obowiązujących przepisach sprowadzają się do wymogu przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Analiza procedury elektronicznego przechowywania (archiwizowania) faktur zakupowych wpływających do Spółki prowadzi do wniosku, że wymagania te są w przedmiotowej sprawie spełnione. W konsekwencji, rozwiązanie polegające na elektronicznym archiwizowaniu zarówno faktur otrzymanych w wersji elektronicznej, jak i faktur poddanych digitalizacji, otrzymanych w formie papierowej — po spełnieniu przesłanek wskazanych w ww. przepisach Ustawy o VAT, należy w ocenie Spółki uznać za prawidłowe.

Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że kwestie związane z archiwizacją faktur (również faktur elektronicznych), regulują przepisy dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. z 2006 r. Nr 347, dalej jako: „Dyrektywa VAT”). Zgodnie z art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 (art. 217-240). Natomiast w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Zauważyć należy, iż w myśl art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W ocenie Spółki, z uwagi na fakt, że norma ta nie została zaimplementowana do regulacji krajowych, należy przyjąć, iż podatnik może wybrać pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.

Ponadto, w świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych działań, które mają zapewnić wdrożenie nowych narzędzi, elektroniczny system archiwizacji dokumentów zwiększa elastyczność i skuteczność kontroli w Spółce.

Spółka wskazuje słuszność prezentowanego stanowiska, które znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej), w szczególności z 7 lutego 2022 r. nr 0111-KDIB3- 3.4012.637.2021.2.MAZ; z 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.254.2021.1.PJ; z 4 lutego 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.653.2020.2.MS; z 15 stycznia 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.633.2020.1.PJ.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy, dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w niniejszym wniosku), przy jednoczesnym zniszczeniu ich papierowych wersji).

Ad. 2

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku, która wynika z faktur otrzymanych przez podatnika w związku z nabyciem towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). Dodatkowo, w myśl art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ww. Ustawy, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. W świetle wymienionych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługiwać będzie podatnikowi po spełnieniu łącznie następujących warunków:

a) faktura została otrzymana;

b) odliczenia podatku dokonuje podatnik od towarów i usług;

c) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, wykorzystywane są do czynności opodatkowanych.

Z przywołanych powyżej przepisów nie wynika, aby ustawodawca wskazał konkretną formę przechowywania faktur i uzależnił od niej prawo do odliczenia podatku VAT. Prawo do odliczenia podatku VAT nie zostało uzależnione od rodzaju faktury dokumentującej dany wydatek (papierowa lub elektroniczna), ani też od formy jej przechowywania. W konsekwencji, przy spełnieniu wyżej wskazanych warunków pozytywnych oraz niezaistnieniu przesłanek negatywnych, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT, Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, określoną na fakturze archiwizowanej w formie elektronicznej, w sposób opisany we wniosku. Forma w jakiej zostanie sporządzona i otrzymana faktura nie będzie miała znaczenia.

Z tym poglądem zgadza się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który wyraził się m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych: z 7 lutego 2022 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ; z 6 sierpnia 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.254.2021.1.PJ z 4 lutego 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.653.2020.2.MS; z 15 stycznia 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.633.2020.1.PJ.

Mając na uwadze powyższe Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie mu przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, które będą wystawiane w formie papierowej, a przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (przy założeniu, że również spełnione będą inne wymogi zgodnie z art. 86 ustawy o VAT oraz nie zajdą okoliczności wyłączające to prawo, które zostały wskazane w art. 88 ustawy o VAT).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”,

podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy,

działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że

ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy,

fakturą elektroniczną – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy,

podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy,

faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy,

w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do art. 106m ust. 1-4 ustawy,

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3. Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy,

podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy,

podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy,

podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy,

podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką mającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka w związku z prowadzoną działalnością prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z odrębnymi przepisami. W tym celu Wnioskodawca korzysta z systemu finansowo-księgowego dostarczanego przez dostawcę zewnętrznego. Spółka zaimplementowała w ramach własnego przedsiębiorstwa także szereg procedur obiegu dokumentów finansowo-księgowych. W celu prawidłowego ich zastosowania oraz możliwości nadzoru, pracownicy Spółki korzystają z elektronicznych systemów przystosowanych do obiegu dokumentów, które zapewniają m.in. akceptację oraz archiwizację faktur wraz z pozostałą dokumentacją.

Posiadany przez Wnioskodawcę System służy do przechowywania obrazów dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej, jakie wpływają do Spółki. Faktura kosztowa może zostać przesłana do Systemu bezpośrednio drogą mailową w formacie pliku PDF (faktury w formie elektronicznej) lub zeskanowana z wersji papierowej przez pracownika Spółki. Faktury papierowe należy zeskanować ustawiając określoną rozdzielczość i typ pliku PDF. Każda faktura zostaje zeskanowana osobno i zapisana w formacie elektronicznym. Dokumenty papierowe wprowadzone do Systemu pozostają w elektronicznym archiwum i po procesie akceptacji nie ma możliwości ich usunięcia, edytowania, zmiany. Każdy z dokumentów otrzymuje swój unikalny numer, który umożliwia jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących dokumentu oraz jego obrazu w formacie PDF. Ponadto, System jest powiązany z systemem finansowo-księgowym z którego korzysta Spółka, dzięki czemu w każdej chwili możliwe jest odtworzenie obrazu faktury oraz szczegółów dotyczących dokumentu. Synergia działania systemu finansowo-księgowego i Systemu umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Dostęp do Systemu, w którym przechowywane są faktury posiadają wyłącznie osoby uprawnione (tj. wybrani pracownicy Spółki obsługujący proces w ramach zakresu obowiązków). Dodatkowo, archiwum faktur zakupowych jest zabezpieczone w ramach procedur archiwizacji zasobów IT.

Spółka planuje zmianę zasad archiwizacji dokumentów, poprzez przeprowadzenie pełnej digitalizacji faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Faktury otrzymane w wersji papierowej, będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą. Zatem wszystkie faktury łącznie z tymi otrzymanymi jako faktury papierowe będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. Celem Spółki jest wdrożenie systemu archiwizowania faktur zakupowych w formie elektronicznej i wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej tj. pełna elektroniczna archiwizacja faktur zakupowych. Procedura elektronicznego przechowywania (archiwizowania) faktur zakupowych wpływających do Spółki w formie papierowej będzie przebiegała jak dotychczas. Wnioskodawca dopuszcza możliwość, iż w przyszłości korzystać będzie także z innych narzędzi do elektronicznego przechowywania faktur niż obecnie, jednak sam proces archiwizacji dokumentów wyglądał będzie analogicznie. Po zmianach planowane jest, aby po zeskanowaniu dokumentów papierowych i archiwizacji wersji elektronicznej w Systemie, wersje papierowe dokumentów były niszczone. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Elektroniczny sposób archiwizacji przyjęty przez Spółkę zapewnia autentyczność pochodzenia (Spółka bez problemu może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy), integralność treści (żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostają zmienione lub usunięte) i czytelność faktury (skan faktury posiada odpowiedną jakość) oraz łatwe jej odszukanie. Wersja elektroniczna (zdigitalizowana) każdej faktury zakupowej stanowić będzie wierne odzwierciedlenie wersji papierowej. Spółka zaznaczyła, że wdrożyła i stosuje stałe kontrole biznesowe, które ustalają i będą ustalały w przyszłości wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Faktury w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Ponadto, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej.

Wnioskodawca wskazał, że nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem wniosku, będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o VAT, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek.

W uzupełnieniu wniosku wskazano, że faktury w formie elektronicznej będą przechowywane na terytorium kraju.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych wersji tych dokumentów, a także czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

Z przedstawionych okoliczności wynika zatem, że w przypadku otrzymywanych papierowych faktur, które będą następnie archiwizowane wyłącznie w formacie elektronicznym, zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Przy tym Wnioskodawca, od strony technicznej, uniemożliwia ingerencję użytkownika oraz administratora systemu księgowego w treść zeskanowanych dokumentów. Spółka wdrożyła również stałe kontrole biznesowe o których mowa w art. 106m ust. 4 ustawy.

Ponadto opisane wersje elektroniczne, będą przechowywane w sposób umożliwiający łatwą ich identyfikację, odszukanie i odtworzenie obrazu, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wersje elektroniczne faktur będą przechowywane na terytorium kraju, a Wnioskodawca w każdym momencie może zapewnić dostęp do elektronicznego archiwum organowi podatkowemu, na jego żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób umożliwiający pobór i wydruk dokumentów na potrzeby postępowania podatkowego lub kontroli.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur otrzymywanych przez Spółkę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m 1-4, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że

w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy,

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Wnioskodawca, czynny podatnik podatku od towarów i usług będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Podsumowując, należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur dotyczących faktur zakupu, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Wnioskodawca zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwa do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).