Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe.

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 lutego 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy :

- prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług przez pracowników Spółki przy założeniu, że w ewidencji zakupów VAT (podatek od towarów i usług) i w pliku JPK z deklaracją pracownicy będą ujmowani jako kontrahenci czyli jako dostawcy zakupionych towarów lub usług;

- ustalenia czy przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego podejście dotyczące sposobu wykazania transakcji w JPK z deklaracją (pracownicy jako dostawcy) nie narusza zasad prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

Uzupełniliście go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 kwietnia 2022 r. (wpływ 5 kwietnia 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka lub Wnioskodawca jest spółką z siedzibą na terenie Polski, zarejestrowaną dla celów VAT w Polsce, wykonującą samodzielnie działalność gospodarczą. Wnioskodawca jest podmiotem wchodzącym w skład międzynarodowej grupy A. zajmującej się projektowaniem, produkcją oraz sprzedażą specjalistycznych wyrobów ceramicznych i systemów kontroli przetopu metali dla przemysłu.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zdarzają się sytuacje, w których pracownicy Spółki nabywają w imieniu Spółki towary lub usługi wykorzystywane przez nią na potrzeby realizacji czynności opodatkowanych. Dotyczy to m.in. wydatków ponoszonych przez pracowników w podróżach służbowych (np. zakup paliwa do samochodu służbowego). Takie nabycia są każdorazowo dokumentowane wystawioną przez sprzedawcę lub usługodawcę fakturą, w treści której jako odbiorca (nabywca) świadczenia wskazana jest Spółka. Pozostałe dane na fakturze również ewidentnie wskazują, że finalnym nabywcą towaru lub usługi jest Wnioskodawca - m.in. w treści faktury znajdują się takie dane jak adres siedziby Wnioskodawcy, numer za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT itp.

W przypadkach, w których pracownik ponosi w pierwszej kolejności koszt świadczenia nabytego na potrzeby działalności Spółki (udokumentowanego fakturą wystawioną na Spółkę), wydatki te są mu zwracane w kwocie wynikającej z faktury. Koszt ten pracownik ponosi więc wyłącznie przejściowo i finalnie obciąża on Wnioskodawcę jako nabywcę towaru/usługi.

Przed dokonaniem zwrotu środków pracownikowi, Spółka każdorazowo weryfikuje charakter dokonanego przez niego wydatku i jego celowość (związek z działalnością gospodarczą wykonywaną przez Spółkę). Dzięki temu eliminowane są przypadki, w których zakup dokonany przez pracownika i udokumentowany fakturą wystawioną na Spółkę miałby charakter wydatku prywatnego i niezwiązanego z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy (niniejszy wniosek nie obejmuje takich przypadków).

Z uwagi na fakt, że podmiotem, z którym Spółka rozlicza wydatek jest pracownik (choć faktura jest na Spółkę), Wnioskodawca zastanawia się nad właściwym ujęciem tego typu wydatków w ewidencji VAT. Według obecnych założeń, Spółka zamierza ewidencjonować te faktury prezentując dane pracownika jako kontrahenta (dostawcy). Innymi słowy, w pliku JPK z deklaracją jako kontrahent wskazany zostanie konkretny pracownik Spółki (który dostarczył jej ww. faktury źródłowe i z którym nastąpi rozliczenie).

Wnioskodawca jest podmiotem mającym pełne prawo do odliczenia (nie rozlicza się współczynnikiem). Opisane powyżej wydatki wykorzystywane są wyłącznie na potrzeby czynności opodatkowanych. Faktury, o których mowa, nie dotyczą wydatków (przypadków) określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Pytania:

1. Czy w okolicznościach wskazanego powyżej zdarzenia przyszłego (zakładającego ujmowanie pracowników jako dostawców w ewidencji zakupów VAT i w pliku JPK z deklaracją), Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia w związku z nabyciem ww. towarów lub usług?

2. Jeżeli odpowiedź na pytanie 1 jest pozytywna, to czy przedstawione w opisie zdarzenia przeszłego podejście dotyczące sposobu wykazania transakcji w JPK z deklaracją (pracownicy jako dostawcy) nie narusza zasad prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko

Ad 1.

Przysługuje Państwu prawo do odliczenia od zakupów dokonywanych przez pracowników Spółki, które są obiektywnie związane z wykonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi. Faktura dokumentująca ten zakup jest bowiem prawidłowo wystawiona (znajdują się na niej dane Spółki jako nabywcy świadczenia), a koszty poniesione przez pracowników w związku z dokonanym przez nich zakupem są im finalnie zwracane.

Ad 2.

Zakładając, że Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka uważa - mając na uwadze brzmienie art. 109 ust. 3 ustawy o VAT oraz treść zasady proporcjonalności wyrażonej w Dyrektywie VAT - że jej podejście w zakresie sposobu wykazywania transakcji w JPK z deklaracją jest dopuszczalne (prawidłowe).

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Z treści art. 86 ust. 10 wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie, w art. 86 ust. 10b pkt 1 wskazano, że prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup.

Jednocześnie, art. 88 ustawy o VAT przewiduje przypadki, w których prawo do odliczenia nie przysługuje.

Podsumowując ww. regulacje, aby podatnik miał prawo do odliczenia podatku naliczonego od dokonanego zakupu, spełnione muszą być kumulatywnie następujące warunki:

- związek nabytych towarów lub usług z wykonywaną przez podatnika działalnością opodatkowaną,

- otrzymanie faktury potwierdzającej dokonany zakup,

- brak tzw. negatywnych przesłanek odliczenia, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Wskazane powyżej warunki odliczenia są spełnione w przedstawionym przez Spółkę opisie zdarzenia przyszłego, tj.:

- Wnioskodawca działa w charakterze podatnika, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT. Prowadzi bowiem działalność w sposób samodzielny, a towary i usługi są przez niego wykorzystywane w sposób ciągły dla celów zarobkowych,

- istnieje obiektywny związek pomiędzy nabywanymi towarami i usługami a wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi,

- Spółka jest w posiadaniu faktury dokumentującej zakup towaru lub usługi - faktura ta jest prawidłowa zarówno pod względem formalnym (w zakresie danych zawartych na fakturze) jak i materialnym (dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze w związku z którym powstała wartość dodana),

- nie zachodzą negatywne przesłanki odliczenia z art. 88 ustawy o VAT (wniosek nie dotyczy faktur wskazanych w tym przepisie).

Bez znaczenia dla istnienia prawa do odliczenia po stronie Spółki w powyższym przypadku pozostaje fakt, że faktury zakupowe są przez Wnioskodawcę otrzymywane od jej pracowników, którzy w pierwszej kolejności (przejściowo) obciążeni zostali kosztami zakupu danego towaru lub usługi. Zakup ten został bowiem przez nich zrealizowany w i finalnie wykorzystany w celu realizacji czynności opodatkowanych przez Wnioskodawcę. Koszty nabywanych towarów i usług ostatecznie obciążają również Spółkę (zwrot wydatku pracownikowi). Również wskazanie pracowników jako dostawców w ewidencji zakupów VAT oraz w pliku JPK z deklaracją nie ma znaczenia dla prawa do odliczenia. Sposób prezentacji faktur w ewidencji i pliku JPK z deklaracją nie jest bowiem w ogóle przesłanką warunkującą prawo do odliczenia.

Ad 2.

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 (zwolnienie podmiotowe), są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

- rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

- kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

- kontrahentów;

- dowodów sprzedaży i zakupów.

Powyższy przepis określa katalog minimalnych danych, które zawierać powinna ewidencja VAT. Dane te mają pozwolić na prawidłowe rozliczenie podatku (oraz sporządzenie informacji podsumowującej). Co ważne, ustawa o VAT w żaden sposób nie definiuje (nie precyzuje), co należy rozumieć przez pojęcie „kontrahent” na potrzeby tej instytucji, ani jaki powinien być zakres przedmiotowy informacji prezentowanych w ewidencji w odniesieniu do tych elementów. Takich informacji nie zawiera również Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (dalej: Rozporządzenie) wydane na podstawie ustawowego upoważnienia zawartego w art. 109 ust. 14 ustawy o VAT.

Mając na uwadze powyższe, Spółka uważa, że przez dane kontrahenta, o których mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT rozumieć należy dane pracownika, jako podmiotu, z którym Spółka dokonuje bezpośredniego rozliczenia. Jeżeli rozliczenie następuje pomiędzy Spółką a dostawcą lub usługodawcą wystawiającym fakturę, to jako kontrahenta należy więc traktować tego dostawcę lub usługodawcę. Jeżeli natomiast rozliczenie następuje w bezpośredniej relacji pomiędzy pracownikiem a Spółką (a faktura od dostawcy lub usługodawcy leży jedynie u źródła tego rozliczenia będąc jednocześnie fakturą uprawniającą Wnioskodawcę od odliczenia podatku), to w braku jasnych i precyzyjnych przepisów nakazujących odmienne podejście, jako kontrahenta można wykazać pracownika Spółki.

Takie podejście wynika również pośrednio z treści § 11 ust. 3 pkt 1 pkt a) Rozporządzenia. Przepis ten stanowi doprecyzowanie regulacji ustawowych w zakresie elementów wykazywanych w ewidencji podatku naliczonego. Wynika z niego, że ewidencja powinna zawierać m.in. „(`(...)`) dane wynikające z faktur lub innych dokumentów będących podstawą odliczenia podatku naliczonego, które zostały otrzymane przez podatnika w związku z nabyciem towarów i usług”.

W ocenie Spółki nie oznacza to jednak, że dane wykazywane w JPK z deklaracją muszą być wiernym odzwierciedleniem faktury. Dane te mają wyłącznie „wynikać” z faktury jako dokumentu źródłowego będącego podstawą do odliczenia podatku VAT naliczonego przez nabywcę. Do takich wniosków prowadzi również wykładnia literalna Rozporządzenia - przepisy posługują się bowiem sformułowaniem „dane wynikające z faktur” a nie „faktury”. Tym samym bez znaczenia pozostaje forma, w jakiej poszczególne informacje (m.in. kwota podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego) pochodzące z faktur zostaną wykazane przez Spółkę w ewidencji. Istotne jest natomiast to, aby wynikały one z faktur (faktura była źródłem ich pochodzenia) i były z nimi zgodne (odpowiadały im). Dzięki temu nie dochodzi do rozbieżności w deklarowanej wysokości podatku należnego przez wystawcę faktury a podatkiem naliczonym wykazywanym przez Spółkę.

Odmienna praktyka obligująca Spółkę do wykazywania w ewidencji podatku naliczonego każdej faktury źródłowej z osobna, ze wskazaniem wystawcy faktury jako kontrahenta, w przypadkach rozliczeń bezpośrednio z pracownikami naruszałaby zasadę proporcjonalności VAT wynikającą z przepisów Dyrektywy 2006/112 (Dyrektywa VAT). Zgodnie z jej treścią, państwa członkowskie nie mogą wprowadzać przepisów krajowych stanowiących implementację Dyrektywy VAT wymogów formalnych, które nakładają na podatników zbyt daleko idące obowiązki w sferze formalnej (np. w obszarze raportowania poszczególnych zdarzeń).

Spółka stoi na stanowisku, że zasadą tą należy również kierować w odniesieniu do zdarzenia przyszłego opisanego w ramach niniejszego wniosku. W ocenie Wnioskodawcy, przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych przez dostawców lub usługodawców - nabyte towary i usługi są bowiem związane z prowadzoną przez niego działalnością opodatkowaną VAT (patrz szczegółowy opis w ramach pkt 1). Spełniona jest więc materialna przesłanka odliczenia VAT. Spółka jest również w posiadaniu prawidłowych faktur dokumentujących ten zakup, z których wynikać będzie kwota podatku naliczonego do odliczenia. Prawidłowa wartość podatku naliczonego będzie również przez Spółkę wykazana JPK z deklaracją. Wymóg konkretnego i w analizowanym przypadku szczegółowego (detalicznego) wykazywania takich zakupów poprzez prezentację wystawców faktur jako dostawców zamiast stosowania zapisu odnoszącego się do rozliczenia z pracownikiem, stoi w tym przypadku w sprzeczności z zasadą proporcjonalności VAT. Taki sposób działania wymaga bowiem od Wnioskodawcy dodatkowego nakładu czynności o charakterze administracyjnym skutkujących nadmierną uciążliwością w przygotowywaniu rozliczeń z tytułu VAT nieproporcjonalnych do celu.

W świetle powyższego, rozważane przez Wnioskodawcę podejście przedstawione w ramach opisu zdarzenia przyszłego uznać należy za dopuszczalne i nienaruszające przepisów art. 109 ust. 3 ustawy o VAT oraz Rozporządzenia.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego regulują przepisy art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r., poz. 931), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, zgodnie z którym:

w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT:

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powołanego przepisu art. 86 ust. 1 ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

W przypadku, kiedy podatnik dokonuje zakupów związanych zarówno z czynnościami, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i z czynnościami, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, zastosowanie znajdują przepisy art. 90 ustawy. Przepisy te są wyrazem ścisłej zależności między uprawnionym odliczeniem podatku naliczonego a wykonywaniem czynności opodatkowanych, które w sposób technicznoprawny uzupełniają generalną zasadę wyrażoną w wyżej cyt. art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, ustawy:

podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać m.in.:

1. datę wystawienia;

2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto).

(….).

Faktury są dokumentami sformalizowanymi i muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym względzie. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla w sposób prawidłowy zdarzenie gospodarcze. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają znaczenie dowodowe.

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy o VAT:

podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1. rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2. kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3. kontrahentów;

4. dowodów sprzedaży i zakupów.

Według art. 109 ust. 14 ustawy:

minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy zakres danych, o których mowa w ust. 3, oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z ust. 3b i 3c, uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku lub narażonych na te nadużycia, oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ewidencji.

Z treści cytowanego art. 109 ust. 14 wynika, że rozporządzenie uwzględni konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku od towarów i usług lub narażonych na te nadużycia oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ewidencji.

Szczegółowy zakres danych, jakie ma zawierać ewidencja VAT oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej w formie JPK_VAT został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019, poz. 1988 z późn. zm.) dalej: rozporządzenie.

Jak wynika z § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, rozporządzenie określa szczegółowy zakres danych zawartych w:

a) deklaracjach podatkowych, o których mowa w art. 99 ust. 1-3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,

b) ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy, zwanej dalej „ewidencją”.

§ 9 Ewidencja zawiera:

1. dane identyfikacyjne podatnika:

a) identyfikator podatkowy NIP podatnika,

b) w przypadku gdy podatnik jest:

- osobą fizyczną - wskazanie nazwiska, pierwszego imienia oraz daty urodzenia podatnika,

- podatnikiem niebędącym osoba fizyczną - wskazanie pełnej nazwy podatnika;

2. oznaczenie okresu, za który prowadzona jest ewidencja.

§ 10 pkt 2 ww. rozporządzenia - poza danymi, o których mowa w ust. 1, ewidencja zawiera następujące dane:

1. z faktur dokumentujących dokonanie przez podatnika czynności podlegających opodatkowaniu, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i pkt 7 lit. a i b, oraz z faktur lub innych dokumentów związanych z czynnościami podlegającymi opodatkowaniu, o których mowa w ust. 1 pkt 3-5 i pkt 7 lit. c-e:

a) numer, za pomocą którego nabywca, dostawca lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, zapisywany poprzez wyodrębnienie kodu kraju oraz kodu cyfrowo-literowego,

b) imię i nazwisko lub nazwę nabywcy, dostawcy lub usługodawcy, z zastrzeżeniem ust. 1 pkt 7 lit. b,

c) numer odpowiednio faktury lub dokumentu albo faktury korygującej,

d) datę wystawienia odpowiednio faktury lub dokumentu albo faktury korygującej,

e) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

f) datę upływu terminu płatności w przypadku korekty dokonanej zgodnie z art. 89a ust. 1 ustawy lub datę uregulowania lub zbycia należności w przypadku korekty dokonanej zgodnie z art. 89a ust. 4 ustawy;

Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zdarzają się sytuacje, w których Państwa pracownicy nabywają w imieniu Spółki towary lub usługi wykorzystywane przez nią na potrzeby realizacji czynności opodatkowanych. Dotyczy to m.in. wydatków ponoszonych przez pracowników w podróżach służbowych (np. zakup paliwa do samochodu służbowego). Takie nabycia są każdorazowo dokumentowane wystawioną przez sprzedawcę lub usługodawcę fakturą, w treści której jako odbiorca (nabywca) świadczenia wskazana jest Państwa Spółka. Pozostałe dane na fakturze również ewidentnie wskazują, że finalnym nabywcą towaru lub usługi są Państwo - m.in. w treści faktury znajdują się takie dane jak adres Państwa siedziby, numer za pomocą którego Państwa Spółka jest zidentyfikowana na potrzeby podatku VAT itp.

W przypadkach, w których pracownik ponosi w pierwszej kolejności koszt świadczenia nabytego na potrzeby Państwa działalności (udokumentowanego fakturą wystawioną na Spółkę), wydatki te są mu zwracane w kwocie wynikającej z faktury.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy w okolicznościach wskazanego powyżej zdarzenia przyszłego ujmowanie pracowników jako dostawców w ewidencji zakupów VAT i w pliku JPK z deklaracją, nie narusza zasad prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT i daje prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia towarów lub usług.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz przedstawiony stan prawny należy wskazać, że podatnicy podatku od towarów i usług są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym dane dotyczące kontrahentów (m.in. imię nazwisko lub nazwę dostawcy lub usługodawcy, numer, za pomocą, którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej) oraz dowody zakupów.

W takim wypadku w prowadzonej ewidencji podatnik ujmuje dowody zakupu i wskazuje dane pozwalające na zidentyfikowanie kontrahenta w tym jego numer, pod którym jest zidentyfikowany dla potrzeb podatku VAT.

Podstawę do dokonania odliczenia podatku naliczonego może stanowić wyłącznie faktura odzwierciedlająca faktyczne zdarzenie gospodarcze w aspekcie podmiotowym, przedmiotowym oraz ilościowym. Zatem faktura musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług między podmiotami w niej określonymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Niezgodność któregokolwiek z tych aspektów eliminuje możliwość odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturze, która nie odzwierciedla rzeczywistego zdarzenia gospodarczego.

Sama faktura VAT nie tworzy prawa do odliczenia podatku w niej wykazanego, gdyż zasadniczo przysługuje ono tylko wówczas, gdy podatek naliczony związany jest z faktycznie dokonanymi czynnościami opodatkowanymi tak w ujęciu przedmiotowym, jak i podmiotowym. Co do zasady podatnik nabywa więc prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy faktura odzwierciedla rzeczywistość, tj. dostawę danego towaru lub świadczenie konkretnej usługi przez podmioty ujawnione w jej treści – tj. kontrahentów.

Wskazać w tym miejscu należy, że w ustawie o podatku od towarów i usług jak i w obowiązujących na jej podstawie rozporządzeniach brak jest definicji „kontrahenta”. Zatem pomocniczo należy, stosować definicję ze Słownika języka polskiego.

Zgodnie z tą definicją - kontrahent to jedna ze stron zawierających umowę; strona umowy, wspólnik, kooperant, partner.

Według Wielkiego Słownika języka polskiego – kontrahent to osoba, organizacja lub firma współpracująca z inną osobą, organizacją lub firmą w zakresie handlowo – gospodarczym.

Jak wskazali Państwo w opisie sprawy z uwagi na fakt, że podmiotem, z którym Spółka rozlicza wydatek jest pracownik, zastanawiają się Państwo nad właściwym ujęciem tego typu wydatków w ewidencji VAT. Według obecnych założeń, zamierzają Państwo ewidencjonować te faktury prezentując dane pracownika jako kontrahenta (dostawcy). Innymi słowy w ewidencji VAT oraz w pliku JPK z deklaracją jako kontrahent wskazany zostanie konkretny pracownik Spółki (który dostarczył Spółce faktury źródłowe i z którym nastąpi rozliczenie) a nie faktyczny dostawca towaru lub usługodawca wykazany na fakturze wystawionej przez kontrahenta Państwa Spółki.

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że pracownik Spółki A. nie wpisuje się w definicje kontrahenta, o którym mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Kontrahentem Państwa nie jest pracownik, który jest przez Państwa zatrudniony i nabywa w Państwa imieniu i na Państwa rzecz towary i usługi służące do wykonania działalności gospodarczej. Dostawca lub usługodawca dokumentuje transakcje dokonane na Państwa rzecz, natomiast pracownik ponosi jedynie tymczasowo koszt tej transakcji, który jest mu niezwłocznie zwracany.

Ponadto należy zwrócić uwagę na aspekt podmiotowy Spółki.

Spółka jako podmiot prawa jest tworem upodmiotowionym dla celów obrotu cywilnoprawnego. Spółka jest fikcyjnym przedsiębiorcą – którą zakłada się w celu prowadzenia działalności gospodarczej, która prowadzi działalność gospodarczą pod określoną nazwą.

W każdym przypadku przedsiębiorca – spółka - zamierza osiągnąć określony cel lub cele przy pomocy zatrudnionych pracowników. Specjaliści przedmiotu – wskazują, że każde przedsiębiorstwo - posiada zorganizowany zespół ludzi oraz strukturę organizacyjną, umożliwiającą prowadzenie działalności gospodarczej.

Zatem czynności dokonane przez pracownika tej spółki (przedsiębiorcy) są czynnościami dokonanymi przez tę spółkę (przez tego przedsiębiorcę). W takim przypadku pracownik zatrudniony w określonej spółce, nie działa jako odrębny byt prawny.

Zatem nieprawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym przez dane kontrahenta, o których mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT rozumieć należy dane pracownika, jako podmiotu, z którym Spółka dokonuje bezpośredniego rozliczenia.

Nieprawidłowe jest Państwa stanowisko, że dane wykazywane w JPK z deklaracją nie muszą być wiernym odzwierciedleniem faktury, a dane te mają wyłącznie „wynikać” z faktury jako dokumentu źródłowego będącego podstawą do odliczenia podatku VAT naliczonego przez nabywcę.

Mając na uwadze cytowane przepisy należy wyjaśnić, że zarówno w fakturze musi być wskazana nazwa podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługę wraz ze wskazaniem jego numeru NIP oraz w ewidencji w zakresie podatku VAT należy wykazać nazwę dostawcy towaru lub usługodawcy wraz ze wskazaniem jego numeru NIP.

Zobowiązani są Państwo do rzetelnego prowadzenia dokumentacji w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a obowiązek taki wynika wprost z cytowanych wyżej przepisów. Z art. 109 ust. 3 ustawy wprost wynika obowiązek prowadzenia ewidencji zawierającej dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej. W szczególności ewidencja powinna zawierać dane dotyczące kontrahentów i dowody zakupów. Takim dowodem zakupu w rozpatrywanej sprawie jest prawidłowo wystawiona przez kontrahenta faktura dokumentująca zdarzenie gospodarcze w postaci dostawy towaru lub wykonania usługi na Państwa rzecz. Kontrahent w tym przypadku jest wystawcą faktury, a nie Państwa pracownik.

Odnosząc się do przedstawionego opisu sprawy należy wyjaśnić, że co do zasady, przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur VAT wystawionych przez kontrahentów dokumentujących nabycie towarów i usług przez Państwa pracowników w imieniu Spółki, jak wyjaśniliście Państwo jesteście podmiotem mającym pełne prawo do odliczenia a opisane wydatki wykorzystywane są wyłącznie na potrzeby czynności opodatkowanych.

Jednakże Państwa działania polegające na ewidencjonowaniu faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, wskazując w ewidencji zakupu VAT i pliku JPK z deklaracją dane pracownika jako kontrahenta (dostawcy) będą działaniami nieprawidłowymi. Faktura stanowiąca dowód zakupu jest nieprawidłowo zaewidencjonowana.

Wobec powyższego tak prowadzona ewidencja nie spełnia wymogów, wskazanych w art. 109. ust. 3 ustawy o VAT oraz wypełniona na jej podstawie deklaracja VAT oraz plik JPK nie będzie spełnić wymogów określonych przepisami prawa.

Tym samym sposób wykazania transakcji w ewidencji zakupu oraz w JPK z deklaracją narusza zasady prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

Wobec powyższego oceniając całościowo Państwa stanowisko należy uznać je za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowani ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i musicie się Państwo zastosować do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Macie Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).