0114-KDIP1-3.4012.744.2021.2.AMA

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 grudnia 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 listopada 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, dotyczących wydatków pracowniczych, wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT (podatek od towarów i usług) naliczonego z nich wynikającego. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 21 stycznia 2022 r. (wpływ 21 stycznia 2022 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) spółką (…) z siedzibą w (…) (dalej: Wnioskodawca), prowadzącą działalność gospodarczą na terytorium (…) za pomocą (…). Wnioskodawca jest zarejestrowany w (…) jako czynny podatnik podatku od towarów i usług w rozumieniu przepisu art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 poz. 685. ze zm.; dalej: ustawa o VAT).

W ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej na terytorium (…), dochodzi do sytuacji w których pracownicy w ramach czynności służbowych nabywają towary lub usługi (dalej: wydatki pracownicze). Do takich nabyć dochodzi najczęściej w trakcie podróży służbowych (np. zakup biletu kolejowego, lotniczego, usługi hotelowej). Nabycie towarów lub usług przez pracowników udokumentowane jest najczęściej fakturą lub paragonem (ale również biletem kolejowym, lotniczym).

Płatność za taki wydatek może być dokonana służbową kartą kredytową, gotówką lub ewentualnie przy wykorzystaniu karty płatniczej pracownika.

W przypadku dokonania płatności przez pracownika ze środków finansowych będących własnością pracownika (lub przy użyciu jego prywatnej karty), pracownikowi przysługuje, co do zasady, prawo do uzyskania zwrotu poniesionego wydatku od Wnioskodawcy. Natomiast w przypadku dokonania płatności przy użyciu służbowej karty kredytowej (płatniczej), pracownik musi się odpowiednio rozliczyć z takiego wydatku z Wnioskodawcą.

Rozliczenie takie powinno nastąpić za pomocą systemu elektronicznego i zgodnie z wdrożoną u Wnioskodawcy procedurą w zakresie rozliczenia wydatków pracowniczych.

W celu rozliczenia wydatku pracownik jest zobowiązany przekazać za pośrednictwem dedykowanego systemu informatycznego stosowne dokumenty stanowiące dowód poniesienia danego wydatku. Wydatki pracownicze najczęściej dokumentowane są dowodami w wersji papierowej.

Zgodnie z przyjętą przez Wnioskodawcę procedurą, w przypadku dokumentów w wersji papierowej do rozliczenia wydatku konieczne jest, aby pracownik wprowadził do systemu komputerowego skan takiego dokumentu, a następnie utworzył elektroniczny raport wydatków. Utworzony raport po akceptacji przez przełożonego jest przesyłany do właściwego programu służącego rozliczeniu wydatków pracowniczych (…). Zarówno, skany dokumentów jak i ich wersje papierowe są archiwizowane przez okres 10 lat.

System rozliczeń wydatków pracowniczych pozwala Wnioskodawcy na skuteczne zarządzanie podróżami służbowymi już od ich początkowych etapów, a także na zarządzanie wydatkami ponoszonymi w trakcie takich podróży przez pracowników Wnioskodawcy. Zarządzenie takie następuje poprzez kontrolę wydatków ponoszonych w trakcie podróży służbowych, a następnie ich akceptację przez przełożonych pracownika.

Wnioskodawca w tym miejscu pragnie wskazać, że posiada spisane zasady archiwizowania faktur oraz innych dokumentów zakupowych, zawarte w stosownych procedurach (m.in. procedura procesowania elektronicznych faktur zakupowych).

Obecnie Wnioskodawca planuje zmianę metody archiwizowania dokumentów związanych z wydatkami pracowniczymi. Planowana zmiana zakłada, że dokumenty dotyczące wydatków pracowniczych po ich uprzednim prawidłowym umieszczeniu w programie służącym rozliczeniu wydatków pracowniczych, będą przez Wnioskodawcę niszczone.

Osobami, które będą posiadały dostęp do dokumentów umieszczonych w systemie, będą dedykowani pracownicy działu księgowości, którzy będą jednocześnie sprawować nadzór nad dokumentami, poprzez weryfikację czy do danego zapisu w ewidencji został prawidłowo dodany skan dokumentu. Prawidłowy skan będzie podstawą do zaksięgowania takiego dokumentu jako dowodu zakupu. Autoryzacja, prowadzona przez pracowników Wnioskodawcy umożliwi również weryfikację, że dostawa towaru bądź usługa, której dany dokument dotyczy, została rzeczywiście zrealizowana.

Elektroniczny system archiwizacyjny będzie zapewniał dostęp do umieszczonych w nim dokumentów wraz z możliwością ich przyporządkowania do konkretnego okresu rozliczeniowego. Zarchiwizowane dokumenty będą mogły zostać udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Elektroniczny system będzie również uniemożliwiał ich edytowanie po dodaniu ich do programu.

W przypadku faktur VAT archiwizowanych w formie elektronicznej, w odniesieniu do których Wnioskodawca będzie dokonywał odliczenia VAT naliczonego, dokumenty takie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także sposób ich przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane przez ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217). Wobec powyższego, należy wskazać, że elektroniczny system będzie umożliwiał swobodne zbadanie prawidłowości prowadzonej przez Wnioskodawcę ewidencji w ramach ewentualnej kontroli ze strony organów podatkowych.

Zmiana formy archiwizacji dokumentów zakupowych będzie dotyczyć dokumentów związanych wyłącznie z wydatkami pracowniczymi, nie obejmując pozostałych dokumentów zakupowych otrzymywanych przez Wnioskodawcę.

Mając na uwadze przedstawiony powyżej opis zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca chciałby potwierdzić wybrane implikacje podatkowe związane z wdrożeniem procedury elektronicznej archiwizacji dokumentów związanych z wydatkami pracowniczymi.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego.

Wskazane we wniosku dokumenty jak również zadane pytanie dotyczą zarówno faktur, jak również innych dokumentów zrównanych z fakturami. Przy czym Wnioskodawca pragnie poinformować, że w ramach procesu archiwizacji przechowywane będą również inne niż faktury dowody dokumentujące wydatki pracownicze.

Nabyte towary i usługi, udokumentowane fakturami i innymi dokumentami zrównanymi z fakturami, przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych, będą służyły wyłącznie czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Wnioskodawcę.

Zakupione towary i usługi dokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki.

Na moment składania niniejszego pisma, Wnioskodawca nie wyklucza, że pośród archiwizowanych dokumentów będą znajdowały się również dokumenty, które dokumentują wydatki nie dające prawa do odliczenia VAT naliczonego np. faktury dokumentujące zakup usługi hotelowej.

W odniesieniu do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami, elektroniczny system archiwizacyjny wykorzystywany przez Wnioskodawcę zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu ww. dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do udokumentowanych wydatków.

Dokumenty dotyczące wydatków pracowniczych w wersji papierowej będą skanowane, a następnie będą umieszczane w systemie informatycznym w postaci nieedytowalnego pliku elektronicznego w formacie PDF. Treść zamieszczanych w ten sposób dokumentów nie będzie odbiegać od ich papierowych odpowiedników. Nie będzie możliwości zmiany danych na zeskanowanych dokumentach (dokumenty w formie elektronicznej). Wszystkie te działania pozwalają na zapewnienie integralności dokumentów.

Czytelność zostanie zachowana poprzez zastosowanie odpowiedniej jakości sprzętu elektronicznego i formatu pliku elektronicznego - dokument po zeskanowaniu będzie weryfikowany pod kątem czytelności. Zastosowane metody pozwolą na uzyskanie skanów odzwierciedlających papierowy dokument.

Poprawność formalna oraz merytoryczna oraz autentyczność dokumentów będzie weryfikowana przez pracowników Spółki. Wprowadzony do systemu dokument będzie sprawdzany pod kątem danych kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy czy usługi. Dodatkowo przeprowadzana będzie kontrola poprawności merytorycznej i formalno- rachunkowej dokumentów, co zostanie odpowiednio odzwierciedlone w systemie.

Dzięki zastosowaniu powyższych kontroli Spółka będzie w stanie jednoznacznie określić związek pomiędzy danym dokumentem a dokonaną dostawą bądź usługą, aż do upływu terminu przedawnienia.

Na skutek powyższych kontroli zapewnia się autentyczność faktury (weryfikacja merytoryczna pod kątem prawidłowości i zgodności z przebiegiem transakcji), a także jej poprawność merytoryczną i formalno-rachunkową. Dokonanie wskazanych kontroli i zeskanowanie dokumentów do systemu pozwoli na jednoznaczne zidentyfikowanie dokumentu - również po zniszczeniu dokumentu w wersji papierowej. Jednocześnie należy nadmienić, że dokumenty będą archiwizowane aż do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Papierowe faktury jak i dokumenty z nimi równoważne będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zarchiwizowaniu. Przed zniszczeniem, papierowe dokumenty zostaną zarchiwizowane w formie elektronicznej, w sposób zapewniający stwierdzenie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

System archiwizacji będzie umożliwiał Naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno - skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy. Zapewniona zostanie również możliwość ich bezzwłocznego pobrania i przetwarzania danych w nich zawartych przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.

Pytania

1. Czy w świetle przepisów art. 106m i art. 112a ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie papierowych oryginałów?
2. W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego na gruncie przepisów ustawy o VAT w związku z dokumentami dotyczącymi wydatków pracowniczych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów ustawy o VAT, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych dokumentów związanych z wydatkami pracowniczymi wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów.

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie Mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na dokumentach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1

Archiwizacja faktur VAT

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (`(...)`).

Natomiast zgodnie z art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przy czym podatnicy zobowiązani są zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przywołanych przepisów wynika, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie papierowej jak i elektronicznej. Odmienna wykładnia prowadziłaby do tego, iż bezprzedmiotowe stałyby się poszczególne fragmenty przytoczonego powyżej art. 112a ustawy o VAT, określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Jednocześnie z treści powołanych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowej.

Mając powyższe na uwadze należy przyjąć, że obowiązujące przepisy ustawy o VAT dopuszczają możliwość archiwizacji dokumentów własnych i obcych w dowolny sposób, w tym w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, umożliwiając znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów - w tym zwiększenie efektywności kontroli zewnętrznych prowadzonych u Wnioskodawcy. Dzięki planowanej zmianie, Wnioskodawca zyska możliwość intuicyjnego odnalezienia dowolnego historycznego dokumentu księgowego bez konieczności czasochłonnej analizy archiwalnej dokumentacji papierowej. Co więcej, dokumenty archiwizowane w formie elektronicznej, będą czytelne bez względu na upływ czasu (co jest utrudnione w obecnym modelu, zwłaszcza w odniesieniu do wydruków światłoczułych). Jednocześnie dokumenty takie będą mogły zostać wydrukowane i przekazane w formie papierowej lub przesłane w formie elektronicznej na każde żądanie podmiotów prowadzących kontrolę, umożliwiając ich dołączenie do prowadzonej dokumentacji kontrolnej.

Wnioskodawca wskazuje, iż prawidłowość powyższego stanowiska znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego), w szczególności w:

· interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 maja 2020 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.124.2020.2.MAZ,

· interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 lutego 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.776.2018.3.KB,

· interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 kwietnia 2019 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.101.2019.3.JG,

· interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 października 2017 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.376.2017.1.JF,

· interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 września 2017 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.227.2017.2.BW.

Autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur VAT

Jak już wskazano powyżej, zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia (i), integralność treści (ii) i czytelność tych faktur (iii) od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą m.in. dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawy towarów lub świadczeniem usług.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Pojęcia te nie zostały również zdefiniowane w ustawie o VAT.

W tej sytuacji, zdaniem Wnioskodawcy, konieczne będzie odwołanie się do ukształtowanego w doktrynie stanowiska, zgodnie z którym, przez pojęcie „kontrole biznesowe”, o którym mowa w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania.

Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę z dostawą bądź usługą stanowiącą podstawę jej wystawienia. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Odnosząc powyższe do opisanego przez Wnioskodawcę zdarzenia przyszłego, należy wskazać, że:

Ad (i) Autentyczność pochodzenia

Zdaniem Wnioskodawcy, planowana zmiana zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów związanych z wydatkami pracowniczymi m.in. poprzez fakt, że dedykowany system rozliczania wydatków pracowniczych umożliwi bezzwłoczny dostęp do danych nt. charakteru wydatku, a także tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy takiego dokumentu.

Dodatkowo, sam system rozliczeń wydatków pracowniczych pozwoli Wnioskodawcy na skuteczne zarządzanie podróżami służbowymi od ich początkowych faz, a także na zarządzanie wydatkami ponoszonymi przez pracowników Wnioskodawcy w trakcie takich podróży. Zarządzanie takie następuje poprzez kontrolę wydatków ponoszonych w trakcie podróży służbowych, a następnie ich akceptację przez przełożonych pracownika. Istotna jest również weryfikacja rozliczeń wydatków dotyczących podróży służbowych, w tym dokumentów zakupu po stronie pracownika księgowości pod kątem kompletności i poprawności dokumentowania wydatku. Powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, również zapewnienia autentyczność pochodzenia dokumentów związanych z wydatkami pracowniczymi.

Ad (ii) Integralność treści

Z uwagi na brak możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w treści dokumentów umieszczonych w systemie rozliczania wydatków pracowniczych, Wnioskodawca uważa, że w ramach planowanych zmian w procedurze rozliczania wydatków pracowniczych zapewniona zostanie również integralność treści dokumentów związanych z wydatkami pracowniczymi.

Ad (iii) Czytelność

Umieszczenie dokumentu w systemie rozliczenia wydatków pracowniczych będzie wymagało od pracowników Wnioskodawcy zapewnienie odpowiedniej jakości przesyłanych dokumentów. W związku z powyższym skan dokumentu będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych, a dodatkowo jakość takiego dokumentu będzie niezmienna na przestrzeni lat, co jest szczególnie istotne w przypadku dokumentów światłoczułych.

W konsekwencji, dokumenty związane z wydatkami pracowniczymi umieszczanie w systemie pozostaną czytelne przez cały okres ich archiwizacji.

Dodatkowo, należy wskazać, że dzięki digitalizacji ich odszukanie, dostęp czy pobór będzie łatwiejszy, a co za tym idzie szybszy i bardziej efektywny. A tym samym, skorzystanie z planowanej zmiany i umieszczenie takich dokumentów w systemie rozliczania wydatków pracowniczych umożliwi również sprawną kontrolę biznesową nad nimi.

Podsumowanie

Podsumowując, w świetle powyższych argumentów, zdaniem Wnioskodawcy, planowany system archiwizacji w odniesieniu do wydatków pracowniczych będzie spełniał wymogi prawa podatkowego w zakresie archiwizacji dokumentacji podatkowej, w tym art. 112, 112a i art. 106m ustawy o VAT, a co za tym idzie, brak jest przeszkód w przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów wymienionych w zdarzeniu przyszłym, otrzymanych i wystawianych przez Wnioskodawcę w formie papierowej, po ich późniejszym zniszczeniu.

Ad 2

Prawo do odliczenia podatku VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,

2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawa o VAT uprawnia podatnika do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz nie wystąpienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Podkreślenia wymaga fakt, że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z tych względów Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zmiana sposobu przechowywania faktur związanych z wydatkami pracowniczymi, tj. przechowywanie ich wyłącznie w postaci pliku elektronicznego w ramach opisanego systemu archiwizacji, zgodnego z wymogami ustawy o VAT, w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego.

Wobec tego, dokumenty związane z wydatkami pracowniczymi, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT. Bez znaczenia będzie tu fakt, że pierwotne dokumenty w postaci papierowej zostaną przez Wnioskodawca zutylizowane po uprzednich ich zarchiwizowaniu i zatwierdzeniu przez właściwy zespół.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w jednolitej linii interpretacyjnej, m.in. w:

‒ interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 grudnia 2019 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.417.2019.1.MAZ,

‒ interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 lutego 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.776.2018.3.KB,

‒ interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 czerwca 2020 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.154.2020.2.PM,

‒ interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 lipca 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.188.2020.2.KK.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, planowana zmiana w zakresie przechowywania dokumentacji dotyczącej wydatków pracowniczych, uprzednio zeskanowanych i przechowywanych w ramach elektronicznego systemu przechowywania dokumentacji będzie zgodna z przepisami ustawy o VAT oraz wystarczająca do zachowania przez Wnioskodawcę określonego w przepisie art. 86 ustawy o VAT prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na dokumentach archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy,

faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 1-4 ustawy:

autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
3. Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką (…) z siedzibą w (…), prowadzącą działalność gospodarczą na terytorium (…) za pomocą (…). Wnioskodawca jest zarejestrowany w (…) jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. Pracownicy Wnioskodawcy w ramach czynności służbowych nabywają towary lub usługi, najczęściej w trakcie podróży służbowych, które udokumentowane są najczęściej fakturą lub paragonem (ale również biletem kolejowym, lotniczym). Rozliczenie wydatków pracowniczych następuje za pomocą dedykowanego systemu elektronicznego, zgodnie z wdrożoną u Wnioskodawcy procedurą. Wydatki pracownicze najczęściej dokumentowane są dowodami w wersji papierowej, więc zgodnie z procedurą, konieczne jest, aby pracownik wprowadził do systemu komputerowego skan takiego dokumentu, a następnie utworzył elektroniczny raport wydatków. Zarówno, skany dokumentów jak i ich wersje papierowe są archiwizowane przez okres 10 lat. Obecnie Wnioskodawca planuje zmianę metody archiwizowania faktur oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami związanych z wydatkami pracowniczymi, która zakłada, że ww. dokumenty po ich uprzednim prawidłowym umieszczeniu w programie, będą przez Wnioskodawcę niszczone. Zmiana formy archiwizacji ww. dokumentów zakupowych będzie dotyczyć dokumentów związanych wyłącznie z wydatkami pracowniczymi, nie obejmując pozostałych dokumentów zakupowych otrzymywanych przez Wnioskodawcę.

Na tle tak przedstawionego zdarzenia przyszłego Wnioskodawca ma wątpliwości, czy dopuszczalne jest, w świetle przepisów podatkowych ustawy, przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej oraz niszczenie ich papierowych oryginałów.

Wnioskodawca w treści wniosku wskazał, że poza fakturami pracownicy Wnioskodawcy dokumentują również ponoszone wydatki innymi dokumentami w formie papierowej tj. paragonami – odnosząc się do tej kwestii wyjaśnić należy, że ustawodawca określił we ww. art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Treść § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur określa przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wobec tego dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę, za pośrednictwem Jego pracowników, dokument, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego.

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Jak wynika z wniosku, faktury i inne dokumenty zrównane z fakturami, dotyczące wydatków pracowniczych, w wersji papierowej będą skanowane, a następnie umieszczane w systemie informatycznym w postaci nieedytowalnego pliku elektronicznego w formacie PDF, zgodnie ze spisanymi przez Wnioskodawcę zasadami. Treść zamieszczanych w ten sposób ww. faktur nie będzie odbiegać od ich papierowych odpowiedników. Elektroniczny system będzie uniemożliwiał edytowanie ww. dokumentów po ich dodaniu do programu. Nie będzie więc możliwości zmiany danych na zeskanowanych dokumentach w formie elektronicznej. Czytelność ww. dokumentów zostanie zachowana poprzez zastosowanie odpowiedniej jakości sprzętu elektronicznego i formatu pliku elektronicznego - dokument po zeskanowaniu będzie weryfikowany pod kątem czytelności. Zastosowane przez Wnioskodawcę metody pozwolą na uzyskanie skanów odzwierciedlających papierowy dokument.

Poprawność formalno-rachunkowa oraz merytoryczna oraz autentyczność ww. dokumentów będzie weryfikowana przez pracowników Spółki. Wprowadzony do systemu dokument będzie sprawdzany pod kątem danych kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy czy usługi. Osobami, które będą posiadały dostęp do dokumentów umieszczonych w systemie, będą dedykowani pracownicy działu księgowości, którzy będą jednocześnie sprawować nadzór nad dokumentami, poprzez weryfikację czy do danego zapisu w ewidencji został prawidłowo dodany skan dokumentu. Prawidłowy skan będzie podstawą do zaksięgowania takiego dokumentu jako dowodu zakupu. Autoryzacja, prowadzona przez pracowników Wnioskodawcy, umożliwi również weryfikację, że dostawa towaru bądź usługa, której dany dokument dotyczy, została rzeczywiście zrealizowana.

Dzięki zastosowaniu powyższych kontroli Spółka będzie w stanie jednoznacznie określić związek pomiędzy danym dokumentem a dokonaną dostawą bądź usługą, aż do upływu terminu przedawnienia.

Dokonanie wskazanych kontroli i zeskanowanie dokumentów do systemu pozwoli na jednoznaczne zidentyfikowanie dokumentu - również po zniszczeniu dokumentu w wersji papierowej.

Wnioskodawca wskazał, że papierowe faktury jak i dokumenty z nimi równoważne będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zarchiwizowaniu. Przed zniszczeniem, papierowe dokumenty zostaną zarchiwizowane w formie elektronicznej, w sposób zapewniający stwierdzenie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

Wnioskodawca, w odniesieniu do ww. faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami, zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu ww. dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do udokumentowanych wydatków.

Tym samym należy uznać, że Wnioskodawca określił sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur i dokumentów z nimi zrównanych, spełniając przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

We wniosku wskazano również, że elektroniczny system archiwizacyjny Wnioskodawcy będzie zapewniał dostęp do umieszczonych w nim dokumentów wraz z możliwością ich przyporządkowania do konkretnego okresu rozliczeniowego. Zarchiwizowane dokumenty będą mogły zostać udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej jak i elektronicznej.

Zatem faktury i dokumenty zrównane z nimi, w ramach stosowanych przez Wnioskodawcę procedur, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, co jest zgodnie z art. 112 ustawy.

Ponadto, system archiwizacji Wnioskodawcy będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno - skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy. Zapewniona zostanie również możliwość ich bezzwłocznego pobrania i przetwarzania danych w nich zawartych przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i dokumentów zrównwnych z fakturami, dokumentujących zakupy towarów i usług, dotyczących wydatków pracowniczych, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1, należało uznać za prawidłowe.

Wnioskodawca ma również wątpliwości, dotyczące prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, dotyczących wydatków pracowniczych, przechowywanych w sposób opisany powyżej

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz dokumentów zrównanych z nimi, wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy i stanowi, że:

obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona),

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób;

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Prawidłowe przechowywanie ww. dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nabywa towary i usługi dotyczące wydatków ponoszonych przez pracowników Wnioskodawcy w ramach czynności służbowych, które dokumentowane są fakturami i innymi dokumentami zrównanymi z fakturami, wykonywanym przez Wnioskodawcę. Nabyte przez Wnioskodawcę towary i usługi, udokumentowane ww. fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych, będą służyły wyłącznie czynnościom opodatkowanym, wykonywanym przez Wnioskodawcę Wnioskodawca wskazał ponadto, że pośród archiwizowanych dokumentów będą znajdowały się również faktury dokumentujące zakup wydatków nie dających prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wymienione w art. 88 ustawy.

Opisany sposób przechowywania przez Wnioskodawcę ww. faktur wyłącznie w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści oraz zachowania ich czytelności, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwiając łatwe ich odszukanie oraz pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych oraz bezzwłoczny dostęp do nich on-line na żądanie organu podatkowego, jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Ponadto, otrzymane w formie papierowej ww. faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

W konsekwencji powyższego Wnioskodawca zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w niniejszej sprawie procedur. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Wnioskodawcę faktur VAT otrzymanych w formie papierowej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur dotyczących faktur zakupu i innych dokumentów zrównanych z fakturami, dotyczących wydatków pracowniczych, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Wnioskodawca zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 również należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Państwa w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z nimi uprawniających do odliczenia podatku VAT naliczonego. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów.

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnośnie powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Jednocześnie podkreślić należy, że Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego przez Państwa przedstawionego. Tym samym Organ informuje, że nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).