Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 października 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 26 października 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT (podatek od towarów i usług) z nich wynikającego. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 27 grudnia 2021 r. (wpływ 27 grudnia 2021 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(`(...)`) (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest polską spółką kapitałową. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest zarządzenie nieruchomościami i inwestycjami.

Pracownicy Spółki, w związku z wykonywaniem nałożonych na nich zadań w ramach stosunku pracy, ponoszą różne wydatki (dalej: Wydatki) (np. opłata za taksówkę, opłata za hotel, wynajem samochodu), które są im następnie zwracane przez Spółkę.

Obecnie sposób rozliczeń Wydatków ma po części charakter „papierowy”, co oznacza, że każdy pracownik poza (i) zgłoszeniem wydatku do rozliczenia na platformie informatycznej Spółki (dalej: Platforma), (ii) załączeniem do Platformy skanu lub zdjęcia otrzymanej faktury (dalej: Faktura) lub paragonu (dalej łącznie: Dokumenty księgowe), zobowiązany jest do przekazania Dokumentu księgowego w formie papierowej. Następnie taki dokument w formie papierowej jest przechowywany w archiwach Spółki. W konsekwencji Spółka przechowuje Dokumenty księgowe w dwóch formach, tj. elektronicznej (skan, zdjęcie) oraz papierowej. Tym samym Spółka prowadzi podwójną archiwizację tych samych dokumentów.

Mając na uwadze dużą skalę prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej oraz dużą ilość dostarczanych przez pracowników Dokumentów księgowych, manualny sposób weryfikowania poprawności dokumentów papierowych i ich archiwizowanie wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Spółki. Ponadto, posługiwanie się dokumentami w formie papierowej do rozliczania Wydatków rodzi wiele problemów natury praktycznej takich jak przekazywanie dokumentów z opóźnieniem, bądź ich gubienie, co może doprowadzić ostatecznie do nierozliczenia danego Wydatku.

W celu uproszczenia obecnego systemu rozliczania Wydatków Spółka zamierza przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania Dokumentów księgowych, tak aby docelowo całkowicie zrezygnować z papierowego obiegu dokumentów związanych z rozliczaniem Wydatków.

Planowany proces elektronicznego zgłaszania, rozliczania oraz archiwizowania Dokumentów księgowych będzie przebiegał następująco:

1. Każdy pracownik będzie miał dostęp do Platformy, za pomocą której będą rozliczane Wydatki, tak aby mógł wprowadzić lub uzupełnić dane dotyczące poniesionego wydatku, tj. wprowadzić informacje odnośnie kwoty poniesionego wydatku, daty jego poniesienia, a także dodać krótki opis czego dany wydatek dotyczył.

2. Pracownik po wprowadzeniu danych dotyczących danego wydatku doda załącznik w postaci obrazu (np. zdjęcie/skan Dokumentu księgowego).

3. Skan lub zdjęcie Dokumentu księgowego będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem jego wersji papierowej. Zarówno Spółka, jak i pracownik, nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji jego treści na etapie skanowania/fotografowania lub po jego wprowadzeniu do Platformy. Pracownik po umieszczeniu skanu lub zdjęcia Dokumentu księgowego na Platformie nie będzie dostarczał do Spółki już ich papierowych wersji.

4. Wszystkie niezbędne dane i dokumenty potwierdzające poniesienie danego wydatku będą zachowane na Platformie - Spółka będzie dysponowała w szczególności takimi informacjami jak: (i) danymi pracownika, który dokonał zakupu, (ii) kwotą poniesionego wydatku (w tym kwotą podatku VAT), (iii) datą poniesienia wydatku, (iv) datą wprowadzenia wydatku na Platformę, (v) krótkim opisem zamieszczonym przez pracownika co do charakteru poniesionego wydatku, a także (vi) zdjęciem lub skanem Dokumentu księgowego potwierdzającego zakup.

5. Utworzone na Platformie przez pracownika rozliczenie wraz z załączonymi skanami dokumentów trafi do kontroli i akceptacji kosztów. W ramach tych czynności otrzymane Dokumenty księgowe będą sprawdzane w szczególności pod kątem ich czytelności, kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji oraz zasadności poniesionego wydatku.

6. W odniesieniu do wszystkich zgłoszonych rozliczeń będzie przeprowadzany dodatkowy audyt wewnętrzny.

7. Po pozytywnej weryfikacji rozliczenia zgłoszonego na Platformie nastąpi zwrot kwoty wydatku na rzecz pracownika.

Dane na Platformie (w tym zeskanowane/sfotografowane Dokumenty księgowe) będą przechowywane przez okres 6 lat od momentu wprowadzenia na Platformę. W każdym momencie będzie istniała możliwość wydruku Dokumentów księgowych.

Oryginalne wersje papierowe Faktur, z których VAT naliczony zostanie przez Spółkę odliczony, zostaną zutylizowane niezwłocznie po wprowadzeniu na Platformę przez pracownika, który nie będzie ich przekazywał Spółce.

Niniejszy wniosek dotyczy Dokumentów księgowych dokumentujących koszty związane z przychodami Spółki, o których mowa w art. 15 ustawy CIT (podatek dochodowy od osób prawnych).

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego:

1. Nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane Fakturami - przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych - będą służyły czynnościom opodatkowanym Spółki i nie będą dotyczyły one wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

2. Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Spółka w odniesieniu do Faktur - wprowadzonych przez pracowników na Platformę - zapewni kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów / świadczeniem usług.

Jednocześnie Spółka zwraca uwagę, że powyższa regulacja nie wskazuje na kontrole, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu Faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy czym - jak Spółka wskazała we Wniosku - Spółka w ramach swoich procedur zapewni, że faktury będą przechowywane przez okres 6 lat od momentu wprowadzenia na Platformę i w każdym momencie będzie istniała możliwość wydruku.

Kontrole biznesowe będą polegały na weryfikowaniu Faktur pod kątem materialnym i formalnym przez innych pracowników Spółki - tak jak zostało to opisane we Wniosku.

3. Faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzenia ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i wprowadzeniu na Platformę.

4. W zakresie części dokonanych zakupów towarów i usług udokumentowanych Fakturami Spółka będzie posiadać dokumenty uzupełniające (m.in. umowy, zamówienia). Natomiast w zakresie pewnego rodzaju zakupów Spółka nie będzie dysponowała takimi dokumentami. Brak umów / zamówień będzie dotyczył głównie tzw. wydatków bieżących takich jak zakupy paliwa, przejazd autostradą, bilety kolejowe, bilety lotnicze, a zatem usług / towarów, w odniesieniu do których zwyczajowo nie zawiera się pisemnych umów oraz nie wystawia się specjalnych zamówień.

Jednocześnie Spółka zaznacza, że w przypadku zakupów towarów / usług, w odniesieniu do których Spółka nie posiada umów i zamówień, Spółka będzie dysponowała dowodami zapłaty (tak samo jak w przypadku zakupów towarów / usług, w odniesieniu do których Spółka posiada umowy / zamówienia). W zakresie transakcji zapłaconych kartą płatniczą takim dowodem będzie bankowe potwierdzenie zapłaty, natomiast w przypadku płatności gotówką takim dowodem będzie wskazanie na poniesienie wydatku przez pracownika, który wprowadza wydatek na Platformę.

Podsumowując, kwestia posiadania dokumentów uzupełniających uzależniona jest od konkretnego rodzaju transakcji.

Końcowo Spółka pragnie podkreślić, że przedmiotem niniejszego wniosku o wydanie interpretacji jest ustalenie kwestii związanych z samymi fakturami (z perspektywy formalnej). Natomiast przedmiotem tego wniosku nie są kwestie związane z posiadaniem innych dokumentów potwierdzających wykonanie usługi / nabycie towarów. Dla celów niniejszego wniosku należy więc przyjąć, że Spółka posiada dodatkowe potwierdzenia wykonania usług / dostaw, o ile są one konieczne przy realizacji prawa do odliczenia VAT.

5. W przypadku transakcji, w których Spółka będzie dysponowała dokumentami uzupełniającymi, będzie ona w stanie w sposób łatwy do prześledzenia potwierdzić związek pomiędzy posiadanymi dokumentami uzupełniającymi a realizowanymi transakcjami udokumentowanymi Fakturami.

6. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich odszukanie.

7. Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do Faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy,

b) na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.

Pytania (pytania nr 2 i 3 wniosku)

1. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że wskazany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania Faktur jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi ustawy VAT?

2. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w przypadku przechowywania otrzymywanych przez pracownika, a następnie rozliczanych przez Spółkę Faktur, uprawniających do odliczenia podatku VAT, wyłącznie na Platformie w formie elektronicznej (z możliwością wydrukowania kopii) i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych Faktur?

Państwa stanowisko w sprawie

1. Państwa zdaniem, prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym wskazany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania Faktur jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi ustawy VAT.

2. Państwa zdaniem, prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym w przypadku przechowywania otrzymywanych przez pracownika, a następnie rozliczanych przez Spółkę Faktur, uprawniających do odliczenia podatku VAT, wyłącznie na Platformie w formie elektronicznej (z możliwością wydrukowania kopii) i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych Faktur.

Uzasadnienie

Ad 1

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Przy czym, przez fakturę, stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy VAT, rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy VAT stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 112 ustawy VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy VAT.

Jak stanowi natomiast art. 112a ust. 1 ustawy VAT podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

· w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Powyższego przepisu ust. 2 w myśl art. art. 112a ust. 3 ustawy VAT nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy VAT).

Przesłanka czytelności faktury nie jest zdefiniowana w ustawie VAT. Jednak zgodnie z zasadą wykładni językowej i definicją wskazaną w słowniku języka polskiego, należy przyjąć że „czytelność” oznacza możliwość łatwego i zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Przepisy ustawy VAT nie określają wyczerpująco, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie wskazanych powyżej warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy VAT).

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy wskazać, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewnić:

i. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur,

ii. przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

iii. przechowywanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

iv. bezzwłoczny dostęp do faktur odpowiednim organom na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W kontekście powyższych uwag należy zdaniem Spółki stwierdzić, że przechowywanie Faktur w sposób wskazany w opisie zdarzenia przyszłego będzie spełniało wskazane powyżej warunki, a tym samym pozwoli na rezygnację z przechowywania oryginałów tych dokumentów w wersji papierowej. W pierwszej kolejności należy bowiem wskazać, że skany lub zdjęcia Faktur będą umieszczane na Platformie wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi dotyczącymi Faktury oraz związanej z nią transakcji, dzięki czemu Spółka będzie w posiadaniu takich danych jak:

i. danych pracownika, który dokonał zakupu,

ii. kwoty poniesionego wydatku (w tym kwoty podatku VAT),

iii. daty poniesienia wydatku,

iv. daty wprowadzenia wydatku na Platformę,

v. krótkiego opisu zamieszczonego przez pracownika odnośnie do charakteru poniesionego wydatku, a także

vi. zdjęcia lub skanu Dokumentu księgowego potwierdzającego zakup.

Powyższe zapewni zatem możliwość skontrolowania związku pomiędzy daną Fakturą, a dostawą towarów i świadczeniem usług. Dodatkowo, w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą, a zrealizowanym przez pracownika zakupem, Faktury będą poddawane procesowi weryfikacji. W ramach tych czynności otrzymane Faktury będą sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji.

W rezultacie powyższych działań, Spółka analizując i akceptując wprowadzony przez pracownika wydatek na Platformę będzie każdorazowo miała pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymana została dana Faktura oraz dokona weryfikacji i potwierdzenia zgodności faktury ze stanem faktycznym.

Zachowana zostanie zatem autentyczność pochodzenia, integralność treści Faktur, jak również ich pełna czytelność. Skan lub zdjęcie Faktury będzie bowiem wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem jej wersji papierowej. Zarówno pracownik, jak i Spółka, nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji jej treści na etapie skanowania/fotografowania lub po jej umieszczeniu na Platformie. Opisane powyżej czynności wskazują, że w Spółce będzie funkcjonować kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści Faktury - co oznacza spełnienie pierwszego ze wskazanych powyżej warunków.

Dodatkowo, przechowywane w formie elektronicznej skany/zdjęcia Faktur będą sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, co pozwoli na niezwłoczny dostęp do przechowywanych Faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w papierowej - co oznacza spełnienie drugiego oraz czwartego ze wskazanych warunków.

Trzeci z przywołanych powyżej warunków również należy uznać za spełniony, gdyż jak wskazał Wnioskodawca, Faktury w ww. formie będą przechowywane przez Spółkę przez okres 6 lat od momentu wprowadzenia na Platformę, czyli przez okres przekraczający okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powyższe, w Państwa ocenie, przechowywanie Faktur w sposób wyżej opisany, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy VAT, a tym samym pozwoli na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

Organy wielokrotnie podkreślały, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest przy spełnieniu wskazanych powyżej przesłanek zgodne z przepisami ustawy VAT. Potwierdza to, że czynności Spółki związane z początkową archiwizacją Faktur na Platformie - w szczególności kontrola biznesowa, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, jak również ich pełnej czytelności - są zgodne z wymogami określonymi w ustawie VAT.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych, w tym m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez DKIS 28 lipca 2020 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.191.2020.3.AKS), w której DKIS wskazał, że: „Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego obieg i przechowywanie wersji elektronicznych dokumentów wskazuje, że Spółka wypełni wymienione w art. 112a ustawy warunki w zakresie przechowywania tych dokumentów: system archiwizacji dokumentów będzie zapewniał elektronizację i automatyzację pracy, gdyż wszystkie dokumenty księgowe będą przechowywane w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego lub będą oryginalną fakturą elektroniczną. System pozwala na bezproblemową identyfikację transakcji, przyporządkowanie do tej transakcji faktury, określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości oraz zabezpieczenie integralności treści faktury. Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie według poszczególnych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego do dokumentu numeru sprawy.

Zatem postępując tak, jak zostało to przedstawione w opisie sprawy, Spółka wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.”

Również w interpretacji indywidualnej z 24 października 2019 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.515.2019.1.AM), DKIS odstępując od uzasadnienia swojego stanowiska, uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym:

„(`(...)`) przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy VAT, a tym samym pozwoli na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.”

Analogiczne stanowisko zajął DKIS w interpretacji indywidualnej z 23 października 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.473.2018.2.JF), wskazując, że:

„W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji. (`(...)`)

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że przedstawiony sposób przechowywania Faktur zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone - jest zgodny z art. 112a ustawy.”

Analogiczne stanowisko do powyższych, zostało również potwierdzone w innych interpretacjach organów podatkowych, w tym m.in. DKIS w interpretacji indywidualnej:

· z 24 października 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.520.2019.1.SM,

· z 30 października 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.471.2019.1.AP,

· z 30 października 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.469.2019.1.JN,

· z 25 października 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.454.2018.2.JF,

· z 31 stycznia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.512.2017.1.JF.

Ad 2

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 88 ust. 4 ustawy VAT, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy VAT.

Stosownie natomiast do art. 86 ust. 10 ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak wynika z powyższego, na gruncie obowiązujących przepisów ustawy VAT, prawo do odliczenia podatku VAT jest uzależnione od tego, czy:

1. nabyte towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych,

2. w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,

3. podatnik dysponuje fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług,

4. nie znajdują zastosowania negatywne przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego wymienione w art. 88 ustawy VAT.

Oczywiście przedmiotem niniejszego wniosku jest jedynie kryterium wskazane w pkt 3), a punkty 1), 2) oraz 4) nie są przedmiotem analizy, gdyż zakłada się, że dla celów niniejszego wniosku pozostają one spełnione.

Jak zatem wskazano powyżej, jednym z warunków, od którego spełnienia zależy prawo podatnika do odliczenia VAT naliczonego, jest posiadanie faktury dokumentującej dokonany przez niego zakup towarów lub usług. Przy czym ustawa VAT nie zawiera regulacji, które uzależniałyby istnienie prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego, w jakiej formie faktura zostanie otrzymana lub udostępniona (wersja papierowa lub elektroniczna), ani także od tego, w jakiej formie będzie przechowywana.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca planuje przechowywanie Faktur w formie zdjęć/skanów zamieszczanych na Platformie, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

W ocenie Wnioskodawcy brak jest przeszkód, aby Faktury były przechowywane w opisany powyżej sposób. Taki sposób przechowywania Faktur nie powinien powodować utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego. Skan/zdjęcie papierowej Faktury powinien być bowiem uznawany za dokument dający prawo do odliczenia VAT. Podkreślenia również wymaga, że papierowe skany/zdjęcia Faktur będą wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem ich oryginalnej wersji. Zarówno pracownik, jak i Spółka nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji jej treści na etapie skanowania/fotografowania i umieszczenia na Platformie.

Wobec powyższego, w ocenie Spółki, w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy, należy uznać, że Faktury przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej zdjęć/skanów, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, będą potwierdzać prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. 

Zatem, w Państwa ocenie, w przypadku przechowywania otrzymywanych przez pracownika, a następnie rozliczanych przez Spółkę Faktur, uprawniających do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznych zdjęć/skanów i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych Faktur - przy spełnieniu ogólnych warunków z ustawy VAT wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz przy braku zaistnienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) zwanej dalej ustawą:

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3. Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 i 3 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Powyższego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Państwa wątpliwość dotyczą zgodności opisanego we wniosku sposobu przechowywania Faktur z przepisami podatkowymi ustawy.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Jak wynika z wniosku, Państwa pracownicy w związku z wykonywaniem zadań wynikających ze stosunku pracy ponoszą Wydatki udokumentowane Dokumentami księgowymi tj. Fakturami lub paragonami. Obecnie zamierzają Państwo przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania Dokumentów księgowych. Zgodnie z planowaną procedurą rozliczane Wydatki będą wprowadzane przez Państwa pracownika na Platformę a otrzymany przez pracownika Dokument księgowy zostanie dodany jako załącznik w postaci obrazu np. zdjęcia lub skanu, który będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem jego papierowej wersji bez możliwości jakiejkolwiek modyfikacji danych w nich zawartych. Utworzone na Platformie przez pracownika rozliczenie Wydatku wraz z załączonymi skanami trafi do kontroli i akceptacji kosztów, gdzie otrzymane Dokumenty księgowe będą sprawdzane m.in. pod kątem czytelności.

W uzupełnieniu do wniosku wyjaśniliście Państwo, że w odniesieniu do Faktur wprowadzonych przez prawcownika na Platformę zapewnione zostaną kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Do części dokonanych zakupów udokumentowanych Fakturami będą Państwo w posiadaniu dokumentów uzupełniających m.in. umów czy zamówień. Natomiast do Wydatków bieżących np. zakupu paliwa, przejazdu autostradą, zakupu biletów kolejowych czy lotniczych – do których nie zawiera się pisemnych umów – poinformowaliście Państwo, że będziecie dysponowali dodatkowymi potwierdzeniami wykonania usług/dostaw, o ile są one konieczne do realizacji prawa do odliczenia podatku VAT.

W odpowiedzi na wezwanie wskazali również Państwo, że Faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności oraz po wprowadzeniu na Platformę.

Tym samym należy uznać, że będą Państwo zapewniać - na warunkach opisanych powyżej - sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

We wniosku wskazano również, że Faktury w ramach stosowanych przez Państwa procedur będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, co jest zgodnie z art. 112 ustawy.

Ponadto, Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do Faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy,

b) na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego będą Państwo uprawnieni do przechowywania Faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Państwa wątpliwości dotyczą również prawa do odliczenia podatku naliczonego z Faktur przechowywanych w sposób opisany powyżej.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur, wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy :

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w Fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jesteście Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabyte towary i usługi udokumentowane Fakturami będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz nie będą dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

Zatem należy zgodzić się z Państwem, że przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na Fakturach otrzymanych przez pracownika, a następnie rozliczanych i przechowywanych przez Państwa wyłącznie na Platformie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych faktur – na warunkach opisanych we wniosku - gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Państwa pracowników w wersji papierowej Faktur uprawniających do odliczenia podatku VAT. Zatem inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Odnośnie powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Jednocześnie podkreślić należy, że Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego przez Państwa przedstawionego. Tym samym Organ informuje, że nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego zdarzenia przyszłego.

Ponadto, pragniemy wskazać, że w zakresie przepisów podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (`(...)`). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).