Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 października 2021 r. wpłynął na naszą elektroniczną skrzynkę podawczą Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych w związku z zastosowaniem modelu elektronicznego archiwizacji oraz przechowywania Dokumentów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych:

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca, Spółka) jest częścią międzynarodowej grupy kapitałowej (…) (dalej: Grupa) zajmującej się m.in. produkcją i dystrybucją produktów leczniczych, a także działaniami marketingowymi dotyczących ww. produktów.

Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski i, zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o PDOP, podlega na tym terytorium obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (bez względu na miejsce ich osiągania) - nieograniczony obowiązek podatkowy.

Wnioskodawca jest również czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT (podatek od towarów i usług)) w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o VAT i jest zarejestrowany na terytorium Polski dla celów tego podatku.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi, których zakup dokumentowany jest fakturami lub innymi dokumentami (np. notami księgowymi, rachunkami, paragonami) (dalej: Dokumenty) otrzymanymi od dostawców/usługodawców (dalej: Dostawcy).

Wyżej wymienione towary i usługi mogą być nabywane bezpośrednio przez Spółkę lub w imieniu Spółki - przez jej pracowników (np. w trakcie podróży służbowych lub w toku wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników terenowych).

Co do zasady, towary i usługi nabywane przez Spółkę (lub jej pracowników) służą do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych na gruncie podatku VAT. Spółka uprawniona jest do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur (z pewnymi wyjątkami jakie wynikać mogą ze szczególnych okoliczności i/lub przepisów prawa podatkowego).

Ponadto towary i usługi nabywane przez Spółkę, ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów w rozumieniu ustawy o PDOP. W związku z tym, w odniesieniu do wydatków związanych z przychodami osiąganymi przez Spółkę, co do zasady Spółka uprawniona jest do traktowania ponoszonych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku PDOP.

Obecnie Wnioskodawca przechowuje i archiwizuje Dokumenty potwierdzające ww. zakupy w ich oryginalnej wersji, tj.:

• w formie elektronicznej - w przypadku dokumentów otrzymanych drogą elektroniczną,

• w formie papierowej - w przypadku dokumentów otrzymanych w takiej formie.

Ze względu na skalę działalności Spółki, i w związku z tym dużą ilość otrzymanych faktur, a także mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do archiwizacji dokumentów papierowych - Spółka ponosi znaczne koszty administracyjne w związku ze stosowanym modelem obiegu Dokumentów w formie papierowej.

W związku z powyższym, tj. w celu:

• obniżenia kosztów związanych z archiwizacją dokumentów w wersji papierowej; oraz

• usprawnienia procesu archiwizacji dokumentów poprzez korzystanie z systemów/aplikacji do tego przeznaczonych

- Spółka rozważa uproszczenie dotychczasowego procesu archiwizacji Dokumentów poprzez rezygnację z przechowywania ich w oryginalnej formie papierowej.

W efekcie, w realizowanym modelu (dalej: Model) dokumenty zakupowe, które będą otrzymywane od Dostawców w wersji papierowej, będą wprowadzane do dedykowanych systemów informatycznych, a następnie archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej (tj. w postaci skanów, bądź zdjęć oryginalnych dokumentów). Po wprowadzeniu Dokumentów do tych systemów informatycznych - oryginalne (papierowe) wersje dokumentów zostaną zniszczone.

W ramach Modelu występować będą nieznaczne (opisane poniżej) różnice w sposobie postępowania z Dokumentami - w zależności od charakteru konkretnej transakcji zakupu, tj. w odniesieniu do odbioru, przetwarzania i archiwizacji (i) faktur otrzymanych bezpośrednio od Dostawców oraz (ii) Dokumentów dotyczących rozliczeń wydatków pracowniczych związanych z podróżami służbowymi/ponoszonymi w toku wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników terenowych.

(i) Faktury otrzymane bezpośrednio od Dostawców

Faktury mogą być otrzymywane od Dostawców w wersji papierowej lub w elektronicznej (tj. pocztą elektroniczną).

• Dokumenty otrzymane w wersji papierowej

Dokumenty wystawiane przez Dostawców w wersji papierowej będą odbierane przez odpowiedzialnego za tą czynność pracownika Spółki. Po otrzymaniu Dokumentu, pracownicy Spółki utrwalą go poprzez wykonanie skanu za pomocą dedykowanego oprogramowania. Proces ten pozwoli na zapewnienie właściwej jakości skanu oraz zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, czyli cech wymaganych przez przepis 112a ust. 1 ustawy VAT, w tym także zachowana zostanie jego oryginalna struktura.

Zarówno w toku oceny jakości zeskanowanych Dokumentów jak i podczas samego procesu skanowania brak jest technicznych możliwości dokonywania jakichkolwiek modyfikacji treści faktury (ani innych Dokumentów).

Zeskanowane wersje Dokumentów są przekazywane:

a) bezpośrednio przez Dostawców (za pośrednictwem poczty elektronicznej - na dedykowany do tych celów adres poczty elektronicznej przypisany do rozliczeń Spółki);

b) przez pracowników Spółki;

do odpowiedniego zespołu odpowiedzialnego za ich umieszczenie w systemie informatycznym służącym do akceptacji dokumentów (dalej: Elektroniczny System Obiegu Dokumentów Finansowych), gdzie następnie trafiają do systemu, w którym zostają zarchiwizowane (dalej: System do archiwizacji). W ramach tego procesu dokonuje się weryfikacji zgodności oryginału z dokumentem wprowadzonym do systemu, co zostaje odnotowane w Elektronicznym Systemie Obiegu Dokumentów Finansowych. Odbiór Dokumentów jak i potwierdzenie odbioru w Elektronicznym Systemie Obiegu Dokumentów Finansowych dokonywane jest przynajmniej raz dziennie.

Po pomyślnie przeprowadzonym procesie akceptacji oraz archiwizacji, Dokument w wersji papierowej zostaje zniszczony.

• Dokumenty otrzymane w formacie elektronicznym

Faktury elektroniczne, w oryginalnej, niezmienionej formie, (w formacie pdf), będą przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej - na dedykowany do tych celów adres poczty elektronicznej przypisany do rozliczeń Spółki, a następnie przekazywany do pracowników odpowiedzialnych za archiwizację takich Dokumentów w Systemie do archiwizacji.

(ii) Dokumenty dotyczące kosztów podróży służbowych pracowników

Wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników/ ponoszone w toku wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników terenowych, dokumentowane są fakturami lub innymi dokumentami księgowymi (np. paragonami / rachunkami). Ww. dokumenty otrzymywane są przez pracowników Spółki, którzy są odpowiedzialni za ich przekazanie (wprowadzenie) do Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów Finansowych. Dokumenty mogą być przesyłane za pomocą urządzeń mobilnych, np. telefonów komórkowych lub tabletów (w postaci wysokiej jakości zdjęcia Dokumentu) lub w wersji zeskanowanej - każdorazowo z zachowaniem autentyczności Dokumentu, a także w przyszłości za pomocą dedykowanej do tego procesu aplikacji (dalej: System Zarządzania Wydatkami).

System Zarządzania Wydatkami pozwoli na wykonanie wysokiej jakości zdjęcia danego Dokumentu oraz, po upewnieniu się, że wszystkie dane są czytelne, przekazanie wydatku do Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów Finansowych.

Podczas skanowania, czy też wykonania zdjęcia, niedozwolone (a jednocześnie: niemożliwe jest dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji treści Dokumentu.

Ustandaryzowane dane, stosowane do opisu zasobów informacji, które ułatwiają odnalezienie, identyfikacje, a także zarządzanie określonymi zasobami, do których zostały przypisane (dalej: Metadane), dokonywanych skanów/zdjęć Dokumentów przekazywane do Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów Finansowych zawierają informacje takie jak np. data wykonania fotografii, a tym samym także informacje potwierdzające, że obraz Dokumentu nie był modyfikowany.

Zgodność zeskanowanych obrazów/wykonanych zdjęć Dokumentów przekazywanych do Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów Finansowych z lokalnymi przepisami/wymogami weryfikowana jest przez osobę wyznaczoną do odbioru dokumentów finansowych.

Po wprowadzeniu (przesłaniu) Dokumentu do Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów Finansowych oraz upewnieniu się, że wprowadzony Dokument jest wysokiej jakości i w pełni czytelny - oryginalne (papierowe) wersje Dokumentów nie będą już przechowywane i zostaną zniszczone bezpośrednio w miejscu ich skanowania/wykonania zdjęcia (tj. przez wyznaczonych do tego pracowników, odpowiedzialnych za ich skanowanie/wykonanie zdjęcia).

Historycznie, Spółka również korzystała z systemów pozwalających jej na archiwizowanie Dokumentów, pozwalających na zapewnienie autentyczności pochodzenia, jak i integralność treści oraz czytelność Dokumentów. Spółka wskazuje, że system stosowany przez Spółkę w przeszłości, działał na analogicznych zasadach do tych, które regulują metodykę System Zarządzania Wydatkami oraz Systemu do archiwizacji.

System do archiwizacji, również gwarantuje niezmienność i integralność treści wprowadzanych do nich dokumentów cyfrowych, a także umożliwia spełnienie obowiązujących wymogów terminowych przechowywania Dokumentów.

Spółka zamierza zastosować analogiczną procedurę archiwizacji również do dokumentów historycznych (tj. Dokumentów otrzymanych przez Spółkę w poprzednich okresach rozliczeniowych).

Wykorzystywany System do archiwizacji oraz System Zarządzania Wydatkami (dalej: Systemy), poprzez cyfryzację, pozwalają na uproszczenie procesu obiegu oraz zarządzania Dokumentami, a także umożliwiają spełnienie obowiązujących wymogów przechowywania (w tym: w zakresie wymaganego okresu przechowywania).

Z chwilą wprowadzenia do Systemów Dokumentom przypisywane są unikalne numery referencyjne.

Po ich wprowadzeniu do Systemów Dokumenty są odpowiednio księgowane na potrzeby lokalnej sprawozdawczości finansowej, a także na potrzeby rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych i podatku od towarów i usług.

Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów - od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia odpowiadających im zobowiązań podatkowych.

W szczególności należy podkreślić, że Dokumenty będą przechowywane na właściwym serwerze (który może znajdować się za granicą) w postaci nieedytowalnych plików (głównie w formacie pdf). Przechowywane Dokumenty będą w każdym przypadku zawierać (w swoich Metadanych) informację o dacie ich stworzenia oraz potwierdzenie niezmienności Dokumentu.

Elektroniczne wersje faktur/innych Dokumentów przechowywanych przez Spółkę będą zawierały dokładnie taką samą treść, jak treść zawarta w ich oryginalnych wersjach - elektroniczna wersja Dokumentu będzie wiernie i czytelnie (skany, bądź zdjęcia będą odpowiedniej jakości) odzwierciedlać wersję papierową. W szczególności, Dokumenty będą chronione przed nieuprawnionymi zmianami, a także przed uszkodzeniem lub zniszczeniem (w tym przed nieczytelnością Dokumentu w wyniku zatarcia jego elementów czy też jego wyblaknięcia, które mogłyby mieć miejsce w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej).

Ponieważ Dokumenty będą archiwizowane w formie nieedytowalnej, po ich wprowadzeniu do Systemów niemożliwe będzie dokonywanie jakichkolwiek zmian/modyfikacji ich zawartości.

Dostęp do Systemów, w których będą przechowywane Dokumenty, ograniczony będzie wyłącznie do osób uprawnionych (tj. do określonego kręgu osób, w tym przede wszystkim: wybranych pracowników Spółki).

Systemy umożliwiają przechowywanie Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz wyszukiwanie według zadanych parametrów/kryteriów (np. po numerze dokumentu lub treści faktury), tak aby każdy z Dokumentów był łatwy do odszukania.

Ponadto, w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium Polski, Wnioskodawca zapewni organom (tj. naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej oraz Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) za pomocą środków elektronicznych, niezwłoczny, pełny i ciągły dostęp do faktur, w formie on-line.

W każdym przypadku zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia faktur. W szczególności w odniesieniu do wszystkich faktur, które mają być archiwizowane w opisany sposób, możliwe będzie jednoznaczne wskazanie tożsamości osoby podmiotu dokonującego dostawy towarów/usługodawcy/ wystawcy faktury oraz powiązanie faktury z innymi dokumentami źródłowymi dotyczącymi danej dostawy / usługi (np. zamówienie, umowa itp.).

Wdrożony zostanie także odpowiedni proces kontroli biznesowej, mający na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu (między fakturą a dostawą towarów/świadczeniem usług) dla faktur - od momentu ich otrzymania do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Proces kontroli obejmował będzie przede wszystkim określoną ścieżkę akceptacji Dokumentów przechowywanych w Systemach, w tym: (i) akceptację merytoryczną - dokonywaną przez osobę odpowiedzialną za złożenie zamówienia/zakup towarów lub usług; (ii) akceptację księgową - sprawdzenie zgodności Dokumentów z wymogami formalnymi, weryfikacja traktowania wydatku dla celów księgowych i podatkowych; (iii) akceptację finansową - dokonywaną przez osoby uprawnione do akceptacji poniesionych wydatków. Cały proces - od złożenia zamówienia do momentu realizacji płatności (łącznie z ww. ścieżką akceptacji) - będzie jednocześnie łatwy do prześledzenia na podstawie informacji zawartych w Systemach.

Systemy zapewniają natychmiastowy dostęp do Dokumentów elektronicznych (w trybie online) w celu ich przeglądania, pobierania i drukowania. Umożliwi to m.in. zapewnienie natychmiastowego dostępu (online) do Dokumentów właściwym organom podatkowym/organom kontroli skarbowej (na ich żądanie) - w postaci elektronicznych plików źródłowych, umożliwiających ww. organom ich drukowanie, natychmiastowe pobieranie i przetwarzanie zawartych w nich danych. Na wniosek organu Dokumenty mogą być również przekazane w wersji papierowej - w postaci wydruków Dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej.

Dokumenty będą przechowywane w wersji elektronicznej przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa, w tym: co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. co najmniej przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku).

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług.

1. Czy opisany we wniosku sposób archiwizacji i przechowywania Dokumentów przez Spółkę spełnia przesłanki wskazane w art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, a w szczególności czy zapewnia on autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zgodnie z art. 112a ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT?

2. Czy w związku z zastosowaniem opisanego we wniosku o wydanie interpretacji podatkowej Modelu elektronicznego archiwizacji oraz przechowywania Dokumentów Spółce będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych w sposób opisany przez Spółkę?

Państwa stanowisko w sprawie.

1. W ocenie Wnioskodawcy prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym opisany we wniosku sposób archiwizacji i przechowywania Dokumentów przez Spółkę spełnia przesłanki wskazane w art . 112 i art. 112a ustawy o VAT, a w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zgodnie z art. 112a ust. 2 pkt 1.

2. W ocenie Wnioskodawcy prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym w związku z zastosowaniem opisanego we wniosku o wydanie interpretacji podatkowej Modelu elektronicznego archiwizacji oraz przechowywania Dokumentów Spółce będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych w sposób opisany przez Spółkę.

W zakresie pytania nr 1

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Jednocześnie, na podstawie art. 112a ust. 1 ustawy o VAT:

Podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

O ile co do zasady, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski obowiązani są do przechowywania faktur na tym terytorium - przepisy dopuszczają także możliwość przechowywania faktur poza terytorium kraju, jeżeli faktury przechowywane są w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zobowiązani są jednocześnie do zapewnienia właściwym organom (naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania zawartych w nich danych.

Należy zauważyć, że ustawa VAT nie zawiera jednocześnie żadnych postanowień, które odnosiłyby się wprost do możliwości (lub jej braku) przechowywania dokumentów wyłącznie w formie cyfrowych skanów oryginalnych (tj. papierowej wersji) dokumentów. W szczególności, obowiązujące przepisy nie przewidują żadnej zastrzeżonej formy, w jakiej dokumenty powinny być przechowywane - nie wynika z nich m.in. obowiązek przechowywania faktur w postaci, w której zostały one pierwotnie wystawione i otrzymane (tj. w oryginalnej postaci).

W świetle powyższego, należy uznać, że ustawa o VAT nie wyklucza możliwości przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej wyłącznie w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów oryginalnych dokumentów) - o ile spełnione zostaną określone w ustawie (i cytowane powyżej) wymogi dotyczące zasad archiwizowania dokumentów, wymienione w art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

Tym samym, biorąc pod uwagę brzmienie ww. przepisów ustawy o VAT, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur, o ile spełniał on będzie łącznie następujące warunki:

a) faktury przechowywane będą co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

b) faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe;

c) faktury przechowywane będą w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;

d) zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

e) faktury przechowywane będą w sposób umożliwiający właściwym organom bezzwłoczny dostęp On-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie zawartych w nich danych.

W ocenie Spółki, w odniesieniu do Modelu archiwizacji Dokumentów opisanego w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym - wszystkie wskazane powyżej warunki należy uznać za spełnione (jak wyjaśniono szczegółowo poniżej).

Ad. a) faktury przechowywane będą co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej (na właściwych serwerach) co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. co najmniej przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku).

Warto też podkreślić, że w świetle dostępnych możliwości systemowych, w praktyce Dokumenty przechowywane są w wersji elektronicznej dłużej niż wymagany (minimalny) okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle powyższego, należy uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania Dokumentów zostanie w analizowanych okolicznościach spełniony.

Ad. b) faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe

W ramach rozważanego Modelu, faktury przechowywane będą w Systemach (w wersji elektronicznej) w podziale na okresy rozliczeniowe. Możliwe będzie w praktyce uzyskanie wglądu do faktur z określonego (wybranego) okresu rozliczeniowego.

W tym kontekście, zdaniem Spółki, warunek przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe będzie w analizowanych okolicznościach spełniony.

Ad. c) faktury przechowywane będą w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie

Każdy Dokument archiwizowany w Systemach posiadał będzie przypisany do niego unikalny numer referencyjny, na podstawie którego możliwe będzie szybkie jego odszukanie.

Jednocześnie, jak wyjaśniono w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Systemy umożliwiają wyszukiwanie dokumentów według zadanych (określonych) parametrów/kryteriów - w tym nie tylko po numerze dokumentu, ale też według innych informacji określonych w treści faktury, a także wg danych okresów rozliczeniowych.

Ze względu na ww. funkcjonalność, możliwe jest łatwe odszukanie zarówno konkretnego dokumentu (faktury) jak i innych, powiązanych z nim dokumentów źródłowych.

Tym samym, również warunek odnoszący się do przechowywania dokumentów w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie należy uznać za spełniony.

Ad. d) zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury, na podstawie art. 106m ust. 3 ustawy o VAT oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Ustawa o VAT nie odnosi się wprost do rozumienia pojęcia „czytelności faktury”, zatem odnieść się należy w tym zakresie do potocznego rozumienia tego pojęcia, zgodnie z którym „czytelny” oznacza «łatwy do odczytania», «zrozumiały» (słownik języka polskiego, sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny).

W powyższym rozumieniu, czytelność faktury oznacza zatem możliwość zrozumiałego odczytania danych zawartych na fakturze.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 i 4 ustawy o VAT, to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, i może je zapewnić za pomocą dowolnych kont roli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (brak jest jakichkolwiek dalszych wytycznych w tym zakresie, poza przykładowymi metodami, z których można skorzystać w odniesieniu do faktur elektronicznych).

W świetle powyższego należy zauważyć, że w analizowanych okolicznościach Dokumenty zostaną wprowadzone do Systemów w postaci skanów/zdjęć dokumentów oryginalnych i archiwizowane będą w formie nieedytowalnych plików (niemożliwe będzie dokonanie jakichkolwiek zmian ich zawartości), których metadane zawierały będą informacje potwierdzające brak późniejszych modyfikacji wprowadzonych do Systemu Dokumentów. W konsekwencji, zagwarantowana zostanie niezmienność Dokumentów i integralność ich treści.

Archiwizowane Dokumenty stanowiły będą dokładne odwzorowanie dokumentów pierwotnych i nie będą pozostawiały wątpliwości odnośnie do tożsamości Dostawcy/wystawcy Dokumentu (zapewniona zostanie autentyczność ich pochodzenia). Prawidłowość danych Dostawcy będzie również w praktyce przedmiotem weryfikacji na potrzeby procesu akceptacji faktury (w tym: akceptacji merytorycznej i księgowej).

Dokumenty wprowadzane będą w formie plików wysokiej jakości (przy wykorzystaniu urządzeń umożliwiających zachowanie takiej jakości), a jakość odczytu (czytelność) Dokumentów wprowadzanych do systemu będzie każdorazowo weryfikowana przed zniszczeniem papierowej wersji dokumentu. W konsekwencji, w stosunku do Dokumentów przechowywanych w Systemach zapewniona będzie czytelność ich treści.

Dostęp do archiwizowanych Dokumentów będą miały wyłącznie określone osoby upoważnione (ograniczony krąg osób autoryzowanych).

Jak opisywano w stanie faktycznym, Spółka wdroży również właściwy proces kontroli biznesowej, umożliwiający ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów/świadczeniem usług. Dzięki możliwościom systemowym, Spółka będzie w stanie łatwo powiązać fakturę z innymi dokumentami źródłowymi dotyczącymi danej dostawy/usługi, ustalić jej szczegółowy zakres oraz warunki realizacji/przebieg transakcji jak również prześledzić właściwy proces akceptacji.

W świetle powyższego, również wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania będzie w ocenie Wnioskodawcy spełniony.

Ad. e) faktury przechowywane będą w sposób umożliwiający właściwym organom bezzwłoczny dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie zawartych w nich danych

Spółka pragnie podkreślić, że wykorzystywane Systemy umożliwiały będą niezwłoczny dostęp do Dokumentów w wersji elektronicznej (w trybie online) - możliwe będzie zarówno ich przeglądanie, jak i drukowanie, pobieranie oraz przetwarzanie zawartych w nich danych. Możliwe będzie również także zapewnienie natychmiastowego dostępu do Dokumentów (w ww. zakresie) właściwym organom - na zgłoszone przez te organy żądanie.

Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca jest zdania, że również wymóg dotyczący umożliwienia właściwym organom dostępu do faktur zostanie spełniony w wymaganym zakresie.

Końcowo, Spółka pragnie zaznaczyć, że pogląd zgodnie z którym przechowywanie faktur wyłącznie w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów dokumentów wystawionych pierwotnie w wersji papierowej) spełnia

warunki określone w ustawie o VAT wielokrotnie znajdował potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, w tym m.in. w:

• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 czerwca 2021 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.77.2021.2.AW;

• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2021 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.96.2021.2.ST;

• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 lutego 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.758.2020.2.KK;

• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 czerwca 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.154.2020.2.PM.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, że opisany we wniosku sposób archiwizacji i przechowywania Dokumentów jest zgodny z przepisami art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, a w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

W zakresie pytania nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem sytuacji szczególnych określonych w ustawie).

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi, co do zasady, suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

(i) nabycia towarów i usług,

(ii) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Dodatkowo, art. 88 ustawy o VAT zawiera katalog towarów i usług, w stosunku do których nie stosuje się obniżenia podatku VAT należnego.

W konsekwencji, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego uzależnione jest w praktyce od łącznego spełnienia następujących warunków:

­ posiadanie przez podatnika faktury VAT dokumentującej zakup towarów/usług;

­ wykorzystywanie przez podatnika nabywanych towarów/usług do wykonywania czynności opodatkowanych; oraz

­ niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy, w przypadku których prawo do odliczenia VAT naliczonego nie przysługuje.

Należy tym samym podkreślić, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest w żaden sposób uzależnione ani od rodzaju faktury dokumentującej daną transakcję (tj. czy mamy do czynienia z fakturą wystawioną w wersji papierowej czy elektronicznej), ani też od formy w jakiej podatnik przechowuje/archiwizuje Dokumenty.

W szczególności, w przepisach ustawy o VAT brak jest podstaw, aby odmówić podatnikowi prawa do odliczenia w przypadku udokumentowania dostawy towarów/świadczenia usług fakturą elektroniczną, czy też w okolicznościach, w których faktura zakupowa otrzymana jest co prawda w formie papierowej, natomiast jest następnie przechowywana przez podatnika wyłącznie w wersji elektronicznej (jako skan lub zdjęcie pierwotnego dokumentu).

W konsekwencji powyższego, w opinii Wnioskodawcy, tak długo jak w odniesieniu do określonych wydatków dokumentowanych otrzymywanymi fakturami VAT spełnione będą standardowe warunki ich odliczalności wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz nie zaistnieją przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy o VAT - Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego z Dokumentów otrzymanych archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Podejście takie będzie miało zastosowanie również w odniesieniu do faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej a przechowywanych/archiwizowanych wyłącznie w wersji elektronicznej (tj. jako skany lub zdjęcia dokumentów oryginalnych). Bez wpływu na powyższe pozostaje, zdaniem Wnioskodawcy, okoliczność zniszczenia przez Spółkę papierowych wersji Dokumentów otrzymanych przez Spółkę (po ich wprowadzeniu do Systemów w sposób opisany we wniosku).

Przedstawione wyżej stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych. Przykładowo, analogiczne stanowisko zostało zaprezentowane w:

• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 lipca 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.277.2021.1.JSU;

• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 lipca 2021 r., sygn. 0114-KDIP1--3.4012.286.2021.4.KF;

• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 lipca 2021 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.198.2021.1.MR;

• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.660.2020.2.KP.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, przy zastosowaniu opisanego we wniosku elektronicznego sposobu archiwizacji oraz przechowywania Dokumentów, Spółce przysługiwało będzie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych w opisany sposób, na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (w szczególności jeśli nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wymienione w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą).

Ocena stanowiska:

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r., poz. 685 ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 i 32 ustawy stanowią, że:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o;

31. fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

32. fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1. podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy

Faktura powinna zawierać m.in:

1. datę wystawienia;

2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12. stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15. kwotę należności ogółem.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1. konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;

2. niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r., poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz rozliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie zaś z art. 106m ust. 3 ustawy

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Państwa wątpliwości sformułowane w pytaniu nr 1 dotyczą poprawności, w świetle przepisów w art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, opisanego we wniosku sposobu archiwizacji i przechowywania Dokumentów. W związku z tym Organ pragnie zastrzec, że ocena Państwa stanowiska dotyczy wyłącznie faktur i innych dokumentów spełniających definicję faktury, i tak też Organ rozumie zakres określenia „Dokumenty”, używanego przez Państwa w treści wniosku.

Dokumenty zakupowe, które będą otrzymywane od Dostawców w wersji papierowej, będą wprowadzane do dedykowanych systemów informatycznych, a następnie archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej (tj. w postaci skanów, bądź zdjęć oryginalnych dokumentów). Po wprowadzeniu Dokumentów do tych systemów informatycznych - oryginalne (papierowe) wersje dokumentów zostaną zniszczone.

Po otrzymaniu Dokumentu, pracownicy Spółki utrwalą go poprzez wykonanie skanu za pomocą dedykowanego oprogramowania. Proces ten pozwoli na zapewnienie właściwej jakości skanu oraz zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, czyli cech wymaganych przez przepis 112a ust. 1 ustawy VAT, w tym także zachowana zostanie jego oryginalna struktura.

Zarówno w toku oceny jakości zeskanowanych Dokumentów jak i podczas samego procesu skanowania brak jest technicznych możliwości dokonywania jakichkolwiek modyfikacji treści faktury (ani innych Dokumentów).

Faktury elektroniczne, w oryginalnej, niezmienionej formie, (w formacie pdf), będą przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej - na dedykowany do tych celów adres poczty elektronicznej przypisany do rozliczeń Spółki, a następnie przekazywany do pracowników odpowiedzialnych za archiwizację takich Dokumentów w Systemie do archiwizacji.

Dokumenty dotyczące wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników/ponoszonych w toku wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników terenowych, (np. paragony, rachunki) są otrzymywane przez pracowników Spółki, którzy są odpowiedzialni za ich przekazanie (wprowadzenie) do Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów Finansowych. Dokumenty mogą być przesyłane za pomocą urządzeń mobilnych, np. telefonów komórkowych lub tabletów (w postaci wysokiej jakości zdjęcia Dokumentu) lub w wersji zeskanowanej - każdorazowo z zachowaniem autentyczności Dokumentu, a także w przyszłości za Systemu Zarządzania Wydatkami).

Po wprowadzeniu (przesłaniu) Dokumentu do Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów Finansowych oraz upewnieniu się, że wprowadzony Dokument jest wysokiej jakości i w pełni czytelny - oryginalne (papierowe) wersje Dokumentów nie będą już przechowywane i zostaną zniszczone bezpośrednio w miejscu ich skanowania/wykonania zdjęcia (tj. przez wyznaczonych do tego pracowników, odpowiedzialnych za ich skanowanie/wykonanie zdjęcia).

System do archiwizacji, również gwarantuje niezmienność i integralność treści wprowadzanych do nich dokumentów cyfrowych, a także umożliwia spełnienie obowiązujących wymogów terminowych przechowywania Dokumentów.

Zatem przedstawiony opis stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur i innych dokumentów spełniających definicje faktury.

Państwa wątpliwości objęte pytaniem nr 2 dotyczą prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych archiwizowanych w sposób opisany przez Spółkę. Również w tym wypadku ocena Państwa stanowiska odnosi się wyłącznie do faktur i innych dokumentów spełniających definicję faktury.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że;

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur i innych dokumentów spełniających definicję faktury jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur (i innych dokumentów spełniających definicję faktury), w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur (i innych dokumentów spełniających definicję faktury) zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które oceniają, czy na podstawie tych faktur (i innych dokumentów spełniających definicję faktury) podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W opisie stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych wskazali Państwo, że co do zasady, towary i usługi nabywane przez Spółkę (lub jej pracowników) służą do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych na gruncie podatku VAT. Spółka uprawniona jest do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur (z pewnymi wyjątkami jakie wynikać mogą ze szczególnych okoliczności i/lub przepisów prawa podatkowego).

W konsekwencji zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów (faktur lub innych dokumentów spełniających definicję faktury), otrzymanych w formie papierowej, jak i elektronicznej, przechowywanych i archiwizowanych następnie wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę opisanych we wniosku Dokumentów (faktur i innych dokumentów spełniających definicję faktury), otrzymanych pierwotnie w oryginalnej wersji papierowej.

Tym samym, oceniając całościowo, Państwa stanowisko w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanów faktycznych, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzeń przyszłych, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Organ zastrzega, że rozstrzygnięcie czy dokumenty, którymi będą Państwo dysponować rzeczywiście potwierdzają wydatki, które służą do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych na gruncie podatku VAT może być stwierdzone ostatecznie jedynie w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej, przeprowadzonej przez właściwy organ podatkowy, a nie w postępowaniu dotyczącym wydania interpretacji indywidualnej. Zostało to przez nas przyjęte jako element stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych.

Interpretacja dotyczy przedstawionych przez Państwa zagadnień w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych i zastosują się Państwo do interpretacji.

• W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).