0111-KDIB3-3.4012.480.3.2021.3.MW

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 24 sierpnia 2021 r. (data wpływu 27 sierpnia 2021 r.), uzupełnionym pismem z 22 listopada 2021 r. (data wpływu 25 listopada 2021 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do przechowywania i archiwizowania faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej, co umożliwi Spółce korzystanie z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, nawet po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 sierpnia 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do przechowywania i archiwizowania faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej, co umożliwi Spółce korzystanie z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, nawet po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur. Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 22 listopada 2021 r. (data wpływu 25 listopada 2021 r.), stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z 8 listopada 2021 r., znak: 0111-KDIB3-3.4012.480.2021.2.MW.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Polsce, podlegającą opodatkowaniu w Polsce od całości swoich dochodów, niezależnie od miejsca ich osiągania. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT (podatek od towarów i usług).

Podstawowym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest wspieranie procesów biznesowych Grupy Kapitałowej lnteger.pl oraz wsparcie kluczowych projektów i procesów w Grupie.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa znaczne ilości towarów i usług, których zakup jest udokumentowany fakturami. Część faktur jest wystawiana i doręczana przez kontrahentów w formie papierowej. Faktury te są obecnie przechowywane w takiej formie, w jakiej zostały oryginalnie otrzymane (papierowej), co wiąże się ze znacznymi kosztami. Wobec powyższego, Spółka zamierza wprowadzić zmiany w systemie przechowywania faktur, które pozwolą na ograniczenie kosztów w tym zakresie.

W Spółce aktualnie stosowane są dwie procedury w zakresie otrzymywania, przetwarzania i archiwizowania faktur. Faktury dokumentujące transakcje zakupowe Spółka otrzymuje w dwóch postaciach: w formie elektronicznej na wskazany adres e-mail, który jest dedykowany do odbioru tego typu faktur albo w wersji papierowej.

W przypadku faktur otrzymywanych w wersji elektronicznej na wskazany adres e-mail, na skrzynce jest ustawiona archiwizacja, która przechowuje faktury przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury są pobierane ze skrzynki i wprowadzane do systemu elektronicznego obiegu dokumentów Comarch DMS. Faktury są załączane do systemu w formacie pdf lub jpg, co uniemożliwia zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Specyfikacje pod faktury mogą zostać, również zapisane w formacie plików excel lub word.

Natomiast w zakresie faktur otrzymywanych w wersji papierowej procedura archiwizacji wygląda następująco: faktury otrzymują pieczątkę z datą wpływu, a kolejno są skanowane i zapisywane w formacie pdf, a następnie wprowadzane do systemu DMS. Jednocześnie oprócz archiwizacji elektronicznej, Spółka prowadzi także archiwizację faktur w wersji papierowej.

Po wprowadzeniu faktur do systemu DMS, załączniki przechowywane są w bazie danych Spółki jako plik binarny. Przy otwieraniu załącznika w DMS aplikacja przetwarza plik binarny na obraz.

Archiwum znajduje się na serwerze, który znajduje się w siedzibie firmy. Dokumenty są skanowane i wprowadzane do systemu informatycznego zarządzania dokumentami workflow przez specjalnie dedykowany zespół. Każdy dokument otrzymuje swój unikalny numer umożliwiający jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie pdf. Każdy dokument jest opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, numer rachunku bankowego.

Administracją serwerem i bazami danych Spółki w informatycznym środowisku workflow zajmują się administratorzy systemów informatycznych Spółki. Posiadany przez Spółkę system umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Dostęp do systemu posiada ograniczona ilość osób.

Posiadane oprogramowanie do skanowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo – księgowym, dzięki czemu odszukanie informacji poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu jest możliwe w każdej chwili.

Dodatkowo Spółka zamierza wprowadzić dodatkowe archiwum na dysku sieciowym. W tym celu Spółka zamierza wdrożyć nową aplikację, która codziennie w nocy pobierze dokumenty z bazy danych z określoną datą utworzenia np. z poprzedniego dnia, przetworzy plik binarny na format pdf i zapisze na dysku sieciowym w folderze z określoną datą, pod nazwą zawierająca dane identyfikacyjne kontrahenta, numer dokumentu, numer dokumentu z systemu workflow. Dane te zostaną również zapisane w metadanych pliku. Po zakończeniu przetwarzania dokumentów aplikacja utworzy raport z informacją czy udało się zapisać pliki.

Jednocześnie, w konsekwencji powyższego, Spółka zamierza zrezygnować z archiwizowania faktur, rachunków, not odsetkowych, not księgowych w wersji papierowej na rzecz ich archiwizacji w wersji elektronicznej. Oznacza to, że po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych) i czytelności tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

2. łatwe ich odszukanie.

W uzupełnieniu Wnioskodawca wskazał że:

- Zakupione towary i usługi dokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych, będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki i nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685 ze zm.).

- Wersje elektroniczne faktur, o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

- Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż towarów/usług. Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów będą polegały na weryfikacji poprawności otrzymanych dokumentów pod względem formalnym oraz materialnym przez specjalnie dedykowany do tego „Zespół Ewidencji Kosztów". Działania podjęte przez zespół pozwolą na zachowanie pewności, co do danych kontrahenta, weryfikację wykonania świadczenia przez wystawcę faktury (gromadzenie dowodów wykonania usług), weryfikację dokonanych/otrzymanych płatności i przyporządkowanie ich do konkretnych faktur. Dodatkowo otrzymany dokument zostanie zapisany w postaci nieedytowalnego pliku w formacie pdf lub jpg, przez co niemożliwym będzie dokonywania zmian w jego treści. Ponadto dostęp do zapisanych w takich sposób dokumentów elektronicznych/systemu będzie ograniczony do wąskiego grona osób.

- Papierowe faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Przed zniszczeniem, papierowe dokumenty zostaną zarchiwizowane w formie elektronicznej, w sposób zapewniający stwierdzenie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

- Naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno – skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, będzie zapewniony bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju, zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy, natomiast w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, będzie zapewniony również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (oznaczone we wniosku nr 1):

Czy faktury dokumentujące nabycie towarów i usług przez Wnioskodawcę, otrzymane w formie elektronicznej na wskazany adres e-mail oraz w formie papierowej, archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w ramach przedstawionej w stanie faktycznym procedury w stanie przyszłym, będą umożliwiać Wnioskodawcy prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) wersji faktur?

W ocenie Wnioskodawcy, opisany sposób przechowywania i archiwizowania faktur zakupowych jest zgodny z art. 112a ust. 1, art. 106m ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralności oraz czytelność faktur. Jednocześnie Wnioskodawca uważa, że przy zachowaniu autentyczności, integralności treści i czytelności archiwizowanych w ten sposób faktur zakupowych będzie miał prawo obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w fakturach, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zdaniem Wnioskodawcy, fakt przechowywania faktur zakupowych (w tym paragonów z numerem NIP do 450 zł) w formie elektronicznej nie ma wpływu na prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego na fakturach.

Zdaniem Wnioskodawcy, wdrożenie systemu archiwizowania i przechowywania faktur zakupowych oraz innych dokumentów księgowych w postaci skanów, tj. formacie pdf lub jpg otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej, nie ma i nie będzie miało znaczenia dla możliwości obniżenia na podstawie skanów faktur zakupowych podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na gruncie ustawy o VAT.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur zakupu wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionego stanu faktycznego oraz planowanego w przyszłości, jest zgodne z art. 112a ust. 1 i art. 106m ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Wnioskodawca zapewnia i będzie zapewniał autentyczność pochodzenia faktury dzięki posiadaniu specjalnie dedykowanego „Zespołu Ewidencji Kosztów”, który weryfikuje poprawność otrzymanych dokumentów księgowych pod względem formalnym oraz materialnym. Pozwala to na zachowanie pewności, co do danych kontrahenta oraz weryfikację wykonania świadczenia przez wystawcę faktury. Integralność treści faktury Wnioskodawca realizuje poprzez zapisanie otrzymanego dokumentu w postaci nieedytowalnego pliku w formacie pdf lub jpg oraz ograniczenie dostępu do systemu.

W kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej w oparciu o faktury przechowywane i archiwizowane w systemie elektronicznym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przy zachowaniu autentyczności tych dokumentów oraz integralności treści i ich czytelności, będzie miał prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1. Wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. Otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniających łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Przepis ten wskazuje, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zwierać faktura.

Z kolei z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że w zakresie, w jakim towary i usług są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku opisanych w stanie faktycznym procedur dot. archiwizowania faktur zakupowych, zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Wersje elektroniczne faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz na żądanie organu podatkowego zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych. Mając na uwadze powyższe Wnioskodawca uważa, że przyjęty przez niego sposób archiwizowania i przechowywania faktur zakupowych spełnia wymogi ustawowe wymienione w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT, w związku z czym, przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i niezaistnieniu przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy o VAT zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej (bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Wnioskodawcę faktur VAT otrzymanych w formie papierowej).

W przykładowej interpretacji podatkowej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 6 listopada 2020 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.472.2020.2.KP stwierdzono, że: „`(`(...)`)` regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (`(...)`). Z obowiązujących przepisów nie wynika konieczność, aby wersja elektroniczna faktury wyglądała identycznie jak wersja papierowa tej faktury. Warunek braku zamiany treści faktury (integralność treści), nie dotyczy formatu faktury w formie elektronicznej. Format, w którym zawarte są wymagane na mocy przepisów dane na fakturze, może zostać przekonwertowany na inne formaty, pod warunkiem, że dane te pozostają niezmienione. Pozwala to odbiorcy na przekształcenie lub przedstawienie w inny sposób danych elektronicznych w celu ich dopasowania do własnego systemu informatycznego lub z powodu zaistnienia, wraz z upływem czasu, zmian technologicznych”.

Wnioskodawca zaznacza, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie skanu/obrazu faktury zakupowej nie ulegnie zmianie w związku z planowanym w przyszłości wdrożeniem systemu niszczenia papierowy/oryginalnych wersji faktur zakupowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego, w zakresie podatku od towarów i usług, jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – art. 106m ust. 3 ustawy.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – art. 106m ust. 4 ustawy.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów księgowych wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r., poz. 1979) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. Wnioskodawca planuje przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej. Faktury otrzymywane w wersji elektronicznej na wskazany adres e-mail są załączane do systemu w formacie pdf lub jpg, co uniemożliwia zmianę danych zawartych w tych dokumentach. Faktury otrzymywane w wersji papierowej są archiwizowane następująco: faktury otrzymują pieczątkę z datą wpływu, kolejno są skanowane i zapisywane w formacie pdf, a następnie wprowadzane do systemu DMS. Jednocześnie oprócz archiwizacji elektronicznej Spółka prowadzi także archiwizację faktur w wersji papierowej. Archiwum znajduje się na serwerze umiejscowionym w siedzibie firmy. Dokumenty są skanowane i wprowadzane do systemu informatycznego zarządzania dokumentami workflow przez specjalny zespół. Każdy dokument otrzymuje swój unikalny numer umożliwiający jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie pdf. Każdy dokument jest opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, numer rachunku bankowego. Posiadany przez Spółkę system umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Dostęp do systemu posiada ograniczona ilość osób. Posiadane oprogramowanie do skanowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym, dzięki czemu odszukanie informacji z poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu jest możliwe w każdej chwili.

Spółka zamierza zrezygnować z archiwizowania faktur, rachunków, not odsetkowych, not księgowych w wersji papierowej na rzecz ich archiwizacji w wersji elektronicznej. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych) i czytelności tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że:

- Zakupione towary i usługi dokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych, będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki i nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685 ze zm.).

- Wersje elektroniczne faktur, o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

- Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż towarów/usług. Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów będą polegały na weryfikacji poprawności otrzymanych dokumentów pod względem formalnym oraz materialnym przez specjalnie dedykowany do tego „Zespół Ewidencji Kosztów". Działania podjęte przez zespół pozwolą na zachowanie pewności, co do danych kontrahenta, weryfikację wykonania świadczenia przez wystawcę faktury (gromadzenie dowodów wykonania usług), weryfikację dokonanych/otrzymanych płatności i przyporządkowanie ich do konkretnych faktur. Dodatkowo otrzymany dokument zostanie zapisany w postaci nieedytowalnego pliku w formacie pdf lub jpg, przez co niemożliwym będzie dokonywania zmian w jego treści. Ponadto dostęp do zapisanych w takich sposób dokumentów elektronicznych/systemu będzie ograniczony do wąskiego grona osób.

- Papierowe faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Przed zniszczeniem, papierowe dokumenty zostaną zarchiwizowane w formie elektronicznej, w sposób zapewniający stwierdzenie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

- Naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, będzie zapewniony bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju, zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy, natomiast w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, będzie zapewniony również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania i archiwizowania faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej, co umożliwi Spółce korzystanie z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, nawet po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur.

Wersje papierowe otrzymywanych przez Spółkę faktur będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w postaci plików elektronicznych w formacie pdf. Natomiast faktury otrzymywane w wersji elektronicznej będą przechowywane w formacie pdf lub jpg. Przy tym zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przechowywanych elektronicznie faktur. Wersje elektroniczne dokumentów będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z uwzględnieniem okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Wnioskodawca zapewni organom podatkowym bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznie faktur i paragonów spełniających definicję faktur. Zatem przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej. Wnioskodawca wskazał również, że zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż towarów/usług.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a. nabycia towarów i usług,

b. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W konsekwencji Wnioskodawca zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz gdy nie zaistnieją przesłanki negatywne, wymienione w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, jak i elektronicznej, przechowywanych i archiwizowanych następnie wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę opisanych we wniosku faktur otrzymanych pierwotnie w oryginalnej wersji papierowej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie i archiwizacja wyłącznie w formie elektronicznej faktur – otrzymanych w formie elektronicznej oraz papierowej – w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, wykorzystując nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, nawet po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie podatku od towarów i usług (pytanie nr 1) należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie Organ pragnie wskazać, że w zakresie przepisów podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonującą w obrocie prawnym interpretację indywidualną, Organ pragnie zauważyć, że została ona wydana w indywidualnej sprawie i odnosi się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjującym tę sprawę wniosku. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidualne nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Ponadto Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko spraw będących przedmiotem wniosku (zadanego pytania) Wnioskodawcy. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.