Co zawiera interpretacja VAT 0114-KDIP4-2.4012.528.2021.5.MC?

Wnioskodawca, będący czynnym podatnikiem VAT, w ramach swojej działalności gospodarczej dokonuje transakcji, które są dokumentowane fakturam... Pełna interpretacja podatkowa VAT z 2021 roku.

Kiedy została wydana ta interpretacja podatkowa?

Interpretacja została wydana w Listopad 2021 roku przez Krajową Informację Skarbową.

Wnioskodawca, będący czynnym podatnikiem VAT, w ramach swoje - Interpretacja VAT

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 21 czerwca 2021 r. (data wpływu 21 lipca 2021 r.), uzupełnionym 28 października 2021 r. (data wpływu 4 listopada 2021 r.) na wezwanie z 14 października 2021 r., doręczone 21 października 2021 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

21 lipca 2021 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Wniosek uzupełniony został pismem z 28 października 2021 r., złożonym 28 października 2021 r. (data wpływu 4 listopada 2021 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z 14 października 2021 r., doręczone 21 października 2021 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się głównie sprzedażą nowych i używanych samochodów i motocykli oraz konserwacją i naprawą pojazdów samochodowych. Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności wykonuje transakcje dokumentowane fakturami, a w szczególności sprzedaje oraz nabywa towary i usługi związane z czynnościami opodatkowanymi VAT (podatek od towarów i usług). Nabywane towary i usługi, poddaje kwalifikowaniu do kosztów uzyskania przychodów, co prowadzi albo do ich uznania za koszty uzyskania przychodu, albo nie. Obecnie Wnioskodawca wysyła do kontrahentów i otrzymuje od nich faktury oraz pozostałe zewnętrzne dokumenty księgowe stwierdzające sprzedaż i zakup towarów lub usług: paragony, rachunki, noty korygujące, dowody wykonania i weryfikacji wykonania przedmiotu transakcji, dowody dostaw towarów, protokoły, zamówienia, faktury proforma, żądania wpłaty zaliczki („zewnętrzne dokumenty źródłowe”) w formie papierowej i/lub elektronicznej, a następnie przechowuje część z nich zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, a część z nich wyłącznie w formie papierowej.

Poza zewnętrznymi dokumentami źródłowymi, Wnioskodawca w toku działalności gospodarczej wystawia wewnętrzne dokumenty źródłowe nie przekazywane kontrahentom, a dokumentujące sprzedaż lub zakup towarów lub usług (np. dokumenty związane z operacjami magazynowymi, produkcyjnymi, dokumenty rozliczeniowe, polecenia księgowania, dokumenty związane z budową i tworzeniem aktywów trwałych tj. np. OT). Dokumenty źródłowe zewnętrzne (przekazywane lub otrzymywane od kontrahentów) oraz dokumenty źródłowe wewnętrzne - zarówno zakupowe, jak i sprzedażowe, zwane są dalej łącznie „dokumenty źródłowe”.

Dokumenty źródłowe przechowywane są obecnie zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji i obsługi tych dokumentów. Celem minimalizacji kosztów, Wnioskodawca zamierza zmienić praktykę w zakresie przechowywania części lub całości dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych w ten sposób, że planuje wdrożyć praktykę przechowywania dokumentów źródłowych sprzedażowych i zakupowych zarówno wystawionych przez siebie, jak i otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej, jak i wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej - obligatoryjnie wyłącznie w formie elektronicznej (fakultatywnie wybrana przez Wnioskodawcę część tych dokumentów może być również przechowywana w wersji papierowej).

Powyższa - wyłącznie elektroniczna - forma przechowywania dokumentów źródłowych sprzedażowych i zakupowych działająca jako obligatoryjna forma ich przechowywania - może być stosowana zarówno w odniesieniu do tych z nich, które były wystawione i otrzymane przez Wnioskodawcę w przeszłości, jak i do tych, które na bieżąco będą wystawione lub otrzymywane przez Wnioskodawcę.

Przedstawiona w niniejszym wniosku wyłącznie elektroniczna forma przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych jako forma obligatoryjna, będzie dotyczyć zarówno tych, które będą stanowić dokumenty źródłowe zewnętrzne (przekazywane lub otrzymywane od kontrahentów), jak i tych, które będą stanowić dokumenty źródłowe wewnętrzne (tj. które będą wystawiane przez Wnioskodawcę i nie będą przekazywane kontrahentom).

W ramach wdrożenia ww. systemu przechowywania dokumentów źródłowych wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawca zamierza w odniesieniu do dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych:

a) digitalizować papierowe dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe (tj. otrzymane w formie papierowej od kontrahentów lub wystawione przez siebie w formie papierowej) i przechowywać je w zdigitalizowanej formie,

b) przechowywać w formie elektronicznej dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe wystawione przez siebie w formie elektronicznej, jak i otrzymane od kontrahentów od razu w formie elektronicznej.

Papierowe dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe będą digitalizowane w formie skanów i zdjęć w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i innych zapewniających niezmienność digitalizowanego dokumentu. Za dokładność, czytelność i prawidłowość skanu (zdjęcia) odpowiadać będą pracownicy Wnioskodawcy odpowiedzialni i uprawnieni do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie księgowania dokumentu, którzy wdrożą w tym zakresie stosowane procedury i sposób przechowywania plików, który ma za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność) oraz zapewnić odpowiednią jakość skanu (zdjęcia digitalizowanego dokumentu źródłowego, aby zapewnić wyraźny odczyt (czytelność) danych na takim dokumencie. W wyniku powyższej digitalizacji papierowych dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, papierowe oryginały nie będą podlegały obowiązkowej archiwizacji w formie papierowej do celów rozliczeń podatkowych i mogą podlegać po ich zdigitalizowaniu bieżącemu lub okresowemu niszczeniu przed upływem terminów przedawnienia zobowiązań podatkowych, natomiast do ewentualnych kontroli i postępowań podatkowych używane będą wyłącznie elektroniczne obrazy tychże dokumentów źródłowych.

Zarówno zdigitalizowane, jak i elektroniczne dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe będą:

przechowywane w elektronicznych systemach spełniających funkcje elektronicznych archiwów dokumentów, zapewniających bezpieczeństwo przechowywania i nienaruszalność, integralność przechowywanych dokumentów. Dokumenty przechowywane będą na serwerach będących własnością Wnioskodawcy lub na serwerach wynajętych na ten cel lub na serwerach usługodawców świadczących na rzecz Wnioskodawcy usługi (`(...)`) oraz usługi (`(...)`) archiwum, znajdujących się Polsce lub w innym kraju Unii Europejskiej lub poza nią;
będą przechowywane w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP, XML i innych zapewniających niezmienność dokumentu.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów źródłowych przechowywanych w formie elektronicznej będzie wspomagane poprzez wewnętrzne kontrole biznesowe, wykonywane najpierw w zakresie merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za weryfikację merytoryczną danego dokumentu źródłowego poprzez, m.in. weryfikację kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturą itp.

Na zakończenie procesu weryfikacji, transakcja sprzedaży lub zakupu potwierdzona dokumentem źródłowym jest zatwierdzana pod względem formalnym (w tym rachunkowym) przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie formalnej weryfikacji, opisu, zatwierdzana i księgowania. Wskutek zastosowanych procedur wewnętrznych dotyczących przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych w formie elektronicznej oraz ich wewnętrznych kontroli biznesowych, Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy/kupującego (autentyczność), dane pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu źródłowego nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych w nim zawartych (czytelność).

Tak samo jak w przypadku papierowej formy przechowywania, wyłącznie dokumenty źródłowe sprzedażowe i zakupowe przechowywane w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji:

będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych;
będą przechowywane z możliwością raportowania w podziale na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu możliwości łatwego ich odszukania. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System elektroniczny używany przez Wnioskodawcę oraz posiadane przez niego urządzenia pozwalają na odtworzenie tych dokumentów w postaci wydruku;
dokumenty źródłowe sprzedażowe i zakupowe w opisany powyżej we wniosku sposób, będą przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a po zarchiwizowaniu w postaci elektronicznej, papierowe wersje tych dokumentów według wyboru Wnioskodawcy będą mogły być zniszczone.

Docelowo Wnioskodawca zamierza do wszelkich postępowań i kontroli podatkowych używać wyłącznie elektronicznej formy dokumentów źródłowych, zakupowych i sprzedażowych powstałe) w wyniku digitalizacji papierowych oryginałów lub w której dokumenty te od razu zostały wystawione i przekazane.

Wnioskodawca zakłada, że nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych.

Poza tym jeśli Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju, to sposób przechowywania tych faktur będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on line do tych faktur.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że otrzymane faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.).

Wnioskodawca zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które są stworzone, wdrożone oraz aktualizowane, a które Wnioskodawcy zapewniają dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), a także zapewniają dostateczny poziom pewności w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz dostateczny poziom pewności w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu ich przechowywania.

Wspomniane kontrole biznesowe były, są i będą podstawą procesów stworzonych, wdrożonych i aktualizowanych u Wnioskodawcy. Wnioskodawca gwarantuje, że wspomniane kontrole biznesowe zapewniają dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury i niezmienności jej treści aż do końca okresu ich przechowywania.

Kontrole biznesowe polegają i będą nadal polegały na „dopasowaniu” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak np. zamówienie, zlecenie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, potwierdzenie przelewu lub realizacji płatności albo podobnych dokumentów uwiarygadniających autentyczność pochodzenia faktury. Kontrole biznesowe będą możliwe dzięki trwałemu zapisaniu w formie elektronicznej czytelnych i zweryfikowanych dokumentów w formie uniemożliwiającej zmianę ich treści i rozpoczęciu ich przechowywania w formie elektronicznej, co łącznie umożliwi wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych otrzymanymi/wystawionymi fakturami. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej polegać będzie na przechowywaniu danych zgodnie z ich chronologią, co pozwalać będzie na ich łatwe odszukanie, zapewnia ochronę przed niedozwolonymi zmianami, zniszczeniem, zmianami przez osoby niepowołane wskutek doboru właściwych metod ochrony zewnętrznej tzn. kontroli dostępu i odpowiednim bezpieczeństwie sprzętu. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej polegać będzie na tworzeniu i trwałym przechowywaniu kopii zapasowych, aby nie doszło do sytuacji, że dokumenty zostaną uszkodzone, wykasowane w wyniku awarii czy błędu człowieka.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy w świetle przepisów podatkowych (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, zarówno wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej, jak i wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i zdigitalizowanych do formy elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej?
Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo obniżenia podatku należnego VAT o kwotę do podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur zarówno tych otrzymanych od razu w formie elektronicznej, jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

Dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, zarówno tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej, jak i tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawać fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocy dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy faktury a dostawy towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Z przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem z punktu widzenia przepisów ustawy o VAT i rozliczeń w podatku VAT, przechowywanie dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, w tym szczególności faktur sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Z kolei zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić. w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, wskazuje, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia zapisu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie zaś do art 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, w tym szczególności faktur sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu (spełnienia ogólnie przewidzianych prawem wymogów odnośnie przechowywania tych dokumentów) - jest wystarczający również do dokonywania rozliczeń podatkowych na gruncie Ordynacji podatkowej, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej. Powyższe stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach podatkowych (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 lutego 2016 r. sygn. ILPP1-3.4512.71.2016.1.JN. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 października 2018 r. sygn. 0114-KDIP1 -3.4012.438. 2018.1.JF).

Ad 2

Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo obniżenia podatku należnego VAT o kwotę do podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur zarówno otrzymanych od razu w formie elektroniczne), jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, następnie zdigitalizowanych do formy elektroniczne), na zasadach przewidzianych w przepisach ustawy o VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 11-1. art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124).

Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zatem, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Należy zauważyć, że czynnikiem determinującym możliwość czy zakres prawa do odliczenia nie jest forma, w jakiej została otrzymana ani też jest przechowywana faktura stanowiąca podstawę odliczenia podatku naliczonego, tj. papierowej czy elektronicznej. W konsekwencji, forma przechowywania faktur dokumentujących nabywanie towarów i usługi, w związku z którymi Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, nie powinna mieć znaczenia.

Zgodnie z powyższym:

przechowywanie w formie elektroniczne, faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne, o ile dopełnione zostaną warunki z art. 106m ustawy o VAT,
procedura, którą Spółka zamierza stosować w zakresie przechowywania Dokumentów, a także do innych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę, zapewnia dopełnienie wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

W świetle powyższego, prawo Wnioskodawcy do odliczenia VAT naliczonego uzależnione powinno być od tego czy:

w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT,
Wnioskodawca otrzymał fakturę VAT dokumentującą tę transakcję,
nabyte towary lub usługi, w związku z nabyciem których VAT został naliczony, służą Wnioskodawcy do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
w analizowanej sytuacji nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT.

Natomiast forma przechowywania faktur przez Wnioskodawcę nie powinna mieć wpływu dla celów powstania, realizacji oraz zachowania prawa do odliczenia VAT. W konsekwencji, przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur, na zasadach opisanych w zdarzeniu przyszłym, daje Wnioskodawcy prawo do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanych faktur (przy założeniu spełnienia powyższych przesłanek).

Powyżej prezentowane stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:

interpretacja wydana 4 września 2018 r. przez Dyrektora Informacji Skarbowej, 0115-KD1T1-3.4012.419.2018.1.BJ;
interpretacja wydana 3 lipca 2018 r. przez Dyrektora Informacji Skarbowej, 0111-KDIB3-3.4012.102.2018.3.PK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (`(...)`).

W świetle art. 8 ust. 1 ustawy – przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 2 pkt 32 ustawy, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia Minister Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979), faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

a) numer i datę wystawienia,

b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) kwotę podatku,

f) kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Powołany przepis zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT. Ustawodawca w szczególności wskazuje na faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku.

Definicja dowodu oraz katalog środków dowodowych w postępowaniu podatkowym zawarte zostały w przepisach Ordynacji podatkowej w Rozdziale 11 Działu IV regulującego postępowanie podatkowe. I tak, na podstawie art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Z kolei zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług regulując przechowywanie dokumentów odnoszą się wprost do faktur, które – jak wyżej wskazano – są dokumentem w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierającym dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na podstawie ustawy. Zatem ustawa o podatku od towarów i usług nie reguluje przechowywania innych dokumentów niż zostały w niej wymienione.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na podstawie art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Ponadto, jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności wykonuje transakcje dokumentowane fakturami, a w szczególności sprzedaje oraz nabywa towary i usługi związane z czynnościami opodatkowanymi VAT. Obecnie Wnioskodawca wysyła do kontrahentów i otrzymuje od nich faktury oraz pozostałe zewnętrzne dokumenty księgowe stwierdzające sprzedaż i zakup towarów lub usług: paragony, rachunki, noty korygujące, dowody wykonania i weryfikacji wykonania przedmiotu transakcji, dowody dostaw towarów, protokoły, zamówienia, faktury proforma, żądania wpłaty zaliczki (zewnętrzne dokumenty źródłowe) w formie papierowej i/lub elektronicznej, a następnie przechowuje część z nich zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, a część z nich wyłącznie w formie papierowej. Poza zewnętrznymi dokumentami źródłowymi, Wnioskodawca w toku działalności gospodarczej wystawia wewnętrzne dokumenty źródłowe nie przekazywane kontrahentom a dokumentujące sprzedaż lub zakup towarów lub usług (np. dokumenty związane z operacjami magazynowymi, produkcyjnymi, dokumenty rozliczeniowe, polecenia księgowania, dokumenty związane z budową i tworzeniem aktywów trwałych tj. np. OT). Dokumenty źródłowe zewnętrzne oraz dokumenty źródłowe wewnętrzne Wnioskodawca określa jako dokumenty źródłowe.

Wyłącznie elektroniczna forma przechowywania dokumentów źródłowych sprzedażowych i zakupowych działająca jako obligatoryjna forma ich przechowywania - może być stosowana zarówno w odniesieniu do tych z nich, które były wystawione i otrzymane przez Wnioskodawcę w przeszłości, jak i do tych, które na bieżąco będą wystawione lub otrzymywane przez Wnioskodawcę.

Wyłącznie elektroniczna forma przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych jako forma obligatoryjna, będzie dotyczyć zarówno tych, które będą stanowić dokumenty źródłowe zewnętrzne (przekazywane lub otrzymywane od kontrahentów), jak i tych, które będą stanowić dokumenty źródłowe wewnętrzne (tj. które będą wystawiane przez Wnioskodawcę i nie będą przekazywane kontrahentom).

digitalizować papierowe dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe (tj. otrzymane w formie papierowej od kontrahentów lub wystawione przez siebie w formie papierowej) i przechowywać je w zdigitalizowanej formie,
przechowywać w formie elektronicznej dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe wystawione przez siebie w formie elektronicznej, jak i otrzymane od kontrahentów od razu w formie elektronicznej.

Papierowe dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe będą digitalizowane w formie skanów i zdjęć w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i innych zapewniających niezmienność digitalizowanego dokumentu. Za dokładność, czytelność i prawidłowość skanu (zdjęcia) odpowiadać będą pracownicy Wnioskodawcy odpowiedzialni i uprawnieni do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie księgowania dokumentu, którzy wdrożą w tym zakresie stosowane procedury i sposób przechowywania plików, który ma za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność) oraz zapewnić odpowiednią jakość skanu (zdjęcia digitalizowanego dokumentu źródłowego, aby zapewnić wyraźny odczyt (czytelność) danych na takim dokumencie. W wyniku digitalizacji papierowych dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, papierowe oryginały nie będą podlegały obowiązkowej archiwizacji w formie papierowej do celów rozliczeń podatkowych i mogą podlegać po ich zdigitalizowaniu bieżącemu lub okresowemu niszczeniu przed upływem terminów przedawnienia zobowiązań podatkowych, natomiast do ewentualnych kontroli i postępowań podatkowych używane będą wyłącznie elektroniczne obrazy tychże dokumentów źródłowych.

Zarówno zdigitalizowane, jak i elektroniczne dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe będą:

przechowywane w elektronicznych systemach spełniających funkcje elektronicznych archiwów dokumentów, zapewniających bezpieczeństwo przechowywania i nienaruszalność, integralność przechowywanych dokumentów. Dokumenty przechowywane będą na serwerach będących własnością Wnioskodawcy lub na serwerach wynajętych na ten cel lub na serwerach usługodawców świadczących na rzecz Wnioskodawcy usługi (`(...)`) oraz usługi (`(...)`) archiwum, znajdujących się Polsce lub w innym kraju Unii Europejskiej lub poza nią;
będą przechowywane w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP, XML i innych zapewniających niezmienność dokumentu.

będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych;
będą przechowywane z możliwością raportowania w podziale na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu możliwości łatwego ich odszukania. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System elektroniczny używany przez Wnioskodawcę oraz posiadane przez niego urządzenia pozwalają na odtworzenie tych dokumentów w postaci wydruku;
dokumenty źródłowe sprzedażowe i zakupowe będą przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a po zarchiwizowaniu w postaci elektronicznej, papierowe wersje tych dokumentów według wyboru Wnioskodawcy będą mogły być zniszczone.

Wnioskodawca zakłada, że nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych.

Otrzymane faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą między innymi ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami, zarówno wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej, jak i wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i zdigitalizowanych do formy elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej na zasadach opisanych przez Wnioskodawcę.

W odniesieniu do niniejszych wątpliwości wskazać należy, że powołane powyżej dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej oraz faktur wystawianych bądź otrzymywanych w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Mając zatem na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że w analizowanym przypadku Wnioskodawca wypełni wymienione w art. 112a ustawy warunki przechowywania faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami), tj. faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z wniosku wynika bowiem, że wystawione przez Wnioskodawcę lub otrzymane od kontrahentów (wystawione od razu w formie elektronicznej, jak i wystawione pierwotnie w formie papierowej i zdigitalizowane do formy elektronicznej) faktury będą przechowywane w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury przechowywane w formie elektronicznej będą przechowywane z możliwością raportowania w podziale na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu możliwości łatwego ich odszukania. Ponadto, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur przechowywanych w formie elektronicznej będzie wspomagane poprzez wewnętrzne kontrole biznesowe. Kontrole biznesowe będą możliwe dzięki trwałemu zapisaniu w formie elektronicznej czytelnych i zweryfikowanych dokumentów w formie uniemożliwiającej zmianę ich treści i rozpoczęciu ich przechowywania w formie elektronicznej, co łącznie umożliwi wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych otrzymanymi/wystawionymi fakturami. Jednocześnie, w przypadku gdy Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju, to sposób przechowywania tych faktur będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on line do tych faktur. Ponadto, Wnioskodawca umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.

Zatem skoro przechowywanie faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami) przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów oraz faktury te będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę będzie umożliwiało dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami ustawy. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie prawa do przechowywania faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej należało uznać za prawidłowe.

Ponadto wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo obniżenia podatku należnego VAT o kwotę do podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur zarówno tych otrzymanych od razu w formie elektronicznej, jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

W odniesieniu do niniejszych wątpliwości wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W analizowanej sprawie Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Ponadto, jak wskazano we wniosku, nabyte towary i usługi Wnioskodawca będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych. Zatem należy stwierdzić, że zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego VAT o kwotę do podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami otrzymanych od razu w formie elektronicznej, jak również Wnioskodawca zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli faktury oraz dokumenty zrównane fakturami będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, o ile nie zaistnieją przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ wskazuje, że wydana interpretacja indywidualna dotyczy wyłącznie prawa do przechowywania wystawionych lub otrzymanych od razu w formie elektronicznej, jak i wystawionych lub otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i zdigitalizowanych do formy elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów wymienionych w opisie zdarzenia przyszłego związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Jednocześnie tut. Organ informuje, że niniejsza interpretacja indywidualna dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

0114-KDIP4-2.4012.528.2021.5.MC

📋 Podsumowanie interpretacji

❓ Pytania i stanowisko urzędu

Pytania podatnika

Stanowisko urzędu

Masz dosyć przekopywania się przez dziesiątki interpretacji?

📖 Pełna treść interpretacji

Przestań wyszukiwać interpretacje ręcznie!