0114-KDIP1-1.4012.481.2021.3.JO

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 13 lipca 2021 r. (data wpływu 20 lipca 2021 r.) uzupełnione pismem Strony z 30 września 2021 r. (data wpływu 30 września 2021 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z 17 września 2021 r. (skutecznie doręczone Stronie w dniu 27 września 2021 r.) o wydanie interpretacji dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, otrzymanych w formie papierowej a archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

20 lipca 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, otrzymanych w formie papierowej a archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem Strony z 30 września 2021 r. (data wpływu 30 września 2021 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z 17 września 2021 r. znak: 0114-KDIP1-1.4012.481.2021.2.JO.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

X Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „podatek VAT (podatek od towarów i usług)”) prowadzącym opodatkowaną tym podatkiem działalność w zakresie produkcji i sprzedaży produktów przeznaczonych przede wszystkim do ciepłownictwa, ogrzewnictwa, chłodnictwa, wentylacji i klimatyzacji.

Spółka ma zamiar zaprzestać archiwizacji oryginałów dokumentów (faktur, paragonów) opłaconych kartą służbową lub gotówką i zastąpienie ich skanami widniejącymi w systemie do rozliczania wydatków. Papierowe oryginały faktur po weryfikacji i wprowadzeniu ich do systemu (`(...)`) będą niszczone.

System (`(...)`) jest dedykowany głównie do rozliczania wydatków z tytułu podróży służbowych, ale system umożliwia i są w nim rozliczane również wydatki innego rodzaju, np. artykuły biurowe, szkolenia, wydatki związane z reklamą i targami, usługi pocztowe, kurierskie (dalej określane jako wydatki służbowe). Obecnie wydatki służbowe płacone kartą firmową oraz gotówką są rozliczane w Spółce za pomocą dedykowanego do tego celu systemowi (…), który umożliwia przechowywanie skanów dokumentów w formacie PDF lub w postaci zdjęć przesyłanych ze specjalnej aplikacji w telefonach komórkowych, a co za tym idzie, sposób zapisu skanów faktur jest możliwy w sposób czytelny w formacie PDF lub jako zdjęcie, uniemożliwia też ingerowanie w jego zapisy zatem dokumenty te można uznać za autentyczne.

Obieg dokumentu w systemie (`(...)`) oraz proces akceptacji wydatku do jego zaksięgowania odbywa się następująco:

1. Pracownik ponosi wydatek. Płatność odbywa się za pomocą karty służbowej lub gotówki. Pracownik zobligowany jest do uzyskania od dostawcy odpowiedniego do rozliczenia oryginału dokumentu, tj. faktury wystawionej dla X Sp. z o.o. z prawidłowymi danymi Spółki X lub w wyjątkowych przypadkach rachunku czy paragonu (np. rozliczenia wydatków z tytułu przejazdów autostradami). Wydatki rozliczane innym rodzajem dokumentu kwalifikowane będą jako NKUP.

2. Pracownik tworzy w systemie (`(...)`) raport, pod którym umieszcza poniesiony wydatek. Następnie pracownik wybiera z listy odpowiedni rodzaj tego wydatku oraz uzupełnia narzucone przez system obowiązkowe pola. W przypadku rozliczeń gotówkowych będą to np. data wystawienia faktury, kwota transakcji, miasto zamówienia. Dodatkowo pracownik jest zobligowany do wyboru waluty płatności.

W przypadku płatności kartą służbową pola takie jak kwota, waluta oraz data dokumentu będą automatycznie przypisane. Przy czym data wystawienia dokumentu będzie odpowiadała dacie dokonania transakcji.

3. Pracownik skanuje rozliczany dokument lub robi jego zdjęcie. Skan lub zdjęcie załączane jest w systemie (`(...)`) do rozliczanego raportu. Załączony może zostać jedynie czytelny i pełny obraz dokumentu.

4. Po sporządzeniu raportu, pracownik przesyła taki raport w systemie (`(...)`) do Działu Finansowego. Przy czym Pracownik zobowiązuje się do posiadania oryginału rozliczanego dokumentu do momentu ostatecznego rozliczenia wydatku, tj. zaksięgowania w systemie (`(...)`). Ma to zapewnić zachowanie ciągłego dostępu Działu Finansowego do ewentualnej weryfikacji papierowej faktury.

5. Dział Finansowy weryfikuje pod kątem rachunkowym oraz merytorycznym poprawność rozliczanego wydatku. Weryfikacja odbywa się na podstawie wglądu do czytelnego skanu/ zdjęcia. W przypadku, kiedy obraz dokumentu nie jest czytelny, raport będzie odesłany do Pracownika z prośbą o uzupełnienie czytelnego obrazu faktury/rachunku/paragonu.

Dodatkowo Dział Finansowy uzupełnia pola takie jak nazwa dostawcy, numer NIP, numer rozliczanego dokumentu. Odpowiednio wybierana jest również stawka podatku VAT na podstawie dostępnej w (`(...)`) listy, odpowiednio przypisanej do konkretnego rodzaju wydatku. Dział Finansowy odpowiada również za zakwalifikowanie wydatku jako KUP lub NKUP. Weryfikuje wydatek również pod kątem podatku dochodowego od osób fizycznych. Na podstawie tak zweryfikowanego raportu Spółka X zastrzega sobie prawo do odliczenia podatku VAT oraz odpowiedniej kwalifikacji wydatku jako KUP. W przypadku weryfikacji negatywnej, wydatek kwalifikowany jest jako NKUP, a VAT nie jest odliczany.

6. Po zaakceptowaniu wydatku przez Dział Finansowy, raport zawierający rozliczony wydatek przesyłany jest do przełożonego akceptującego koszty.

7. Po akceptacji przełożonego wydatek przesyłany jest do księgowości, gdzie wymagana jest ostateczna akceptacja pracownika Działu Księgowości. Pracownik księgowości zaznacza w systemie fakt otrzymania raportu. Po zaznaczeniu tej opcji w systemie (`(...)`), wydatki uwzględnione w raporcie są automatycznie księgowane w systemie (`(...)`). W (`(...)`) nadawany jest wówczas status raportu „(`(...)`)”.

8. Po ostatecznym zaksięgowaniu, pracownik niszczy wersję papierową posiadanego, rozliczonego dokumentu.

System (`(...)`) umożliwia łatwe wyszukanie i połączenie wydatku z systemem do rozliczania wydatków służbowych. W księgowaniu bowiem widoczny jest nadawany automatycznie w (`(...)`) numer raportu zawierającego rozliczane wydatki, jak również inne niezbędne informacje dotyczące tych wydatków, tj.: numer faktury, data wystawienia (przy płatności kartą jest to data płatności) i księgowania dokumentu, nazwa dostawcy, numer NIP dostawcy, numer użytkownika, czyli informacja który z pracowników Spółki rozlicza dany wydatek w systemie.

Faktury zaksięgowane w systemie (`(...)`) można wyszukać według właściwych kluczy. Za pomocą opcji wyboru odpowiednich numerów kont oraz zakresu dat, wyszukane zostaną dokumenty zaksięgowane w danym okresie rozliczeniowym. Pracownik rozliczając wydatki w (`(...)`) tworzy raport zawierający wydatki służbowe. Data księgowania dokumentów spod konkretnego raportu jest widoczna w systemach (`(...)`) i (`(...)`). W (`(...)`) można filtrować dokumenty według odpowiedniego typu dokumentu i tym samym wyszukać dokumenty zaksięgowane spod (`(...)`).

Dostęp do danych jest ograniczony na podstawie dostępu udzielonego przez IT i okresowo przeglądany. (`(...)`) jako dostawca zewnętrzny zabezpiecza dane na swoich serwerach. Nie ma jednak możliwości zmiany tekstu lub jakichkolwiek informacji na poziomie raportu wydatków po jego zatwierdzeniu.

Skany dokumentów w systemie (`(...)`) są przechowywane przez okres min. 20 lat, nie ma jednak terminu, po którym dokumenty są usuwane co daje możliwość spełnienia obowiązku przechowywania zeskanowanych dokumentów lub ich zdjęć co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zarchiwizowane dokumenty mogą być udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie oraz w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej mogą być bezzwłocznie udostępnione tym organom.

W piśmie z 30 września 2021 r. Wnioskodawca w odpowiedzi na zadane pytanie: „czy ponoszone wydatki, których dotyczą dokumenty przechowywane wyłącznie w formie skanu elektronicznego/zdjęcia były/są/będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług?” Wnioskodawca odpowiedział:

„Zasadniczo wydatki Wnioskodawcy były/są/będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Wnioskodawca nie może jednak wykluczyć, że zdarzać się będą pojedyncze wydatki, które nie będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

Wnioskodawca chciałbym jednakże podkreślić, że pytanie nr 1, zadane we wniosku, dotyczy możliwości odliczenia VAT naliczonego na podstawie faktur przechowywanych elektronicznie, dokumentujących wydatek związany z czynnościami opodatkowanymi. Oczywistym dla Wnioskodawcy jest, że jeżeli wydatek nie będzie związany z czynnościami opodatkowanymi, to nie będzie posiadać prawa do odliczenia VAT naliczonego bez względu na to czy faktura przechowywana będzie papierowo, czy też elektronicznie.

Wnioskodawca chce jednakże poprzez interpretację indywidualną zabezpieczyć sytuację, w której ma co do zasady prawo odliczenia VAT naliczonego, w związku z danym wydatkiem, wykazuje VAT naliczony w deklaracji, a wydatek ten jest udokumentowany fakturą przechowywaną elektronicznie. Istota pytania dotyczy zatem poprawności samego sposobu elektronicznego przechowywania faktur jako dokumentu, który dokumentuje wydatek, w związku z którym Wnioskodawcy przysługuje co do zasady odliczenie VAT naliczonego od tego wydatku.”

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie w zakresie podatku od towarów i usług:

Czy przy założeniu spełnienia przez Spółkę warunków uprawniających do odliczenia, o których mowa w przepisie art. 86 w zw. z art. 88 ustawy o VAT, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach VAT wystawionych w wersji papierowej, w przypadku, gdy faktury te przechowywane są wyłącznie w formie skanu elektronicznego/zdjęcia? (pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

Stanowisko Wnioskodawcy:

Na podstawie przepisu art. 106g ust. 1 ustawy o VAT Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie natomiast z definicją zawartą w przepisie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W myśl pkt 32 tego artykułu z kolei, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zdaniem Spółki na gruncie przepisów ustawy o VAT nie istnieją zatem przeciwwskazania do przechowywania w postaci elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. W myśl art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia (a) autentyczności pochodzenia, (b) integralności treści i (c) czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować : (1) autentyczność pochodzenia faktur, (2) ich integralność oraz (3) czytelność.

Skany lub zdjęcia dokumentów wprowadzanych przez Spółkę do systemu są czytelne, tj. istnieje możliwość odczytania danych zawartych w fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń także autentyczne przez to, że zostały wystawione przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje a także Spółka zapewnia integralność treści bowiem w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W świetle przepisu art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. Termin „kontrola biznesowa” należy intepretować jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury, od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania”.

Wskazana kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury z transakcją stanowiącą podstawę do jej wystawienia. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może powyższy związek wykazać pozostawia się uznaniu podatnika.

Analiza przepisu art. 112a ustawy o VAT wskazuje, że ustawa ta nie zabrania stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

1. podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),

2. faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,

3. podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),

4. w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Należy wskazać, że zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym Spółka spełnia powyższe warunki nr 1-3. W zakresie warunku nr 4 Spółka nie przechowuje faktur poza terytorium kraju, wobec czego nie znajduje on zastosowania w przedstawionym stanie faktycznym.

Zgodnie z przepisem art. 112 ust. 1 pkt 2 ustawy VAT Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zgodnie w powołanym wyżej przepisem, przechowuje otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie.

Pracownik rozliczając wydatki w (`(...)`) tworzy raport zawierający wydatki służbowe. Data księgowania dokumentów spod konkretnego raportu jest widoczna w systemach (`(...)`) i (`(...)`). W (`(...)`) można filtrować dokumenty według odpowiedniego typu dokumentu i tym samym wyszukać dokumenty zaksięgowane spod (`(...)`). Najprostszym linkiem łączącym zaksięgowaną w (`(...)`) pozycję z systemem (`(...)`) jest jednostkowy numer, który ma nadany każdy raport rozliczany przez Pracownika. Po zalogowaniu się do systemu (`(...)`) można w łatwy sposób uzyskać dostęp do skanów/ zdjęć rozliczonych dokumentów. Każdy wydatek można zidentyfikować m. in. po numerze faktury, dacie dokumentu, kwocie. Dane te widoczne są zarówno w (`(...)`), jak i w (`(...)`). W księgowaniu widoczny jest również numer użytkownika (numer nadany Pracownikowi do logowania się do komputera i (`(...)`)). W tym miejscu Wnioskodawca chciałby wskazać, iż w odniesieniu do dokumentów zakupowych innych niż faktury VAT (przykładowo paragony, rachunki) przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników żadnych warunków dotyczących ich przechowywania. Konieczne jest jedynie, aby dokumenty związane z rozliczeniami VAT przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji, zdaniem Spółki, nic nie stoi na przeszkodzie, aby również pozostałe dokumenty dotyczące wydatków służbowych otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.

Stosownie do przepisów art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona),

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wobec tego wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko skanem bądź zdjęciem faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia faktycznego, a papierowe faktury zostaną zniszczone, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takich fakturach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy, faktura powinna zwierać m.in.:

1. datę wystawienia;

2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12. stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15. kwotę należności ogółem.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury/otrzymania faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy w tym miejscu zauważyć, że na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W rozpatrywanej sprawie wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii, czy przy założeniu spełnienia przez Spółkę warunków uprawniających do odliczenia, o których mowa w przepisie art. 86 w zw. z art. 88 ustawy o VAT, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na otrzymanych fakturach VAT wystawionych w wersji papierowej, w przypadku, gdy faktury te przechowywane są wyłącznie w formie skanu elektronicznego/zdjęcia.

W opisanej sprawie Wnioskodawca wskazał, że Spółka ma zamiar zaprzestać archiwizacji oryginałów dokumentów (faktur, paragonów) opłaconych kartą służbową lub gotówką i zastąpienie ich skanami widniejącymi w systemie do rozliczania wydatków. Papierowe oryginały faktur po weryfikacji i wprowadzeniu ich do systemu (`(...)`)będą niszczone.

System (`(...)`) umożliwia łatwe wyszukanie i połączenie wydatku z systemem do rozliczania wydatków służbowych. W księgowaniu bowiem widoczny jest nadawany automatycznie w (`(...)`) numer raportu zawierającego rozliczane wydatki, jak również inne niezbędne informacje dotyczące tych wydatków, tj.: numer faktury, data wystawienia (przy płatności kartą jest to data płatności) i księgowania dokumentu, nazwa dostawcy, numer NIP dostawcy, numer użytkownika, czyli informacja który z pracowników Spółki rozlicza dany wydatek w systemie. Faktury zaksięgowane w systemie (`(...)`) można wyszukać według właściwych kluczy. Za pomocą opcji wyboru odpowiednich numerów kont oraz zakresu dat, wyszukane zostaną dokumenty zaksięgowane w danym okresie rozliczeniowym. Pracownik rozliczając wydatki w (`(...)`) tworzy raport zawierający wydatki służbowe. Data księgowania dokumentów spod konkretnego raportu jest widoczna w systemach (`(...)`) i (`(...)`). W (`(...)`) można filtrować dokumenty według odpowiedniego typu dokumentu i tym samym wyszukać dokumenty zaksięgowane spod (`(...)`).

Dostęp do danych jest ograniczony na podstawie dostępu udzielonego przez IT i okresowo przeglądany. (`(...)`) jako dostawca zewnętrzny zabezpiecza dane na swoich serwerach. Nie ma jednak możliwości zmiany tekstu lub jakichkolwiek informacji na poziomie raportu wydatków po jego zatwierdzeniu. Skany dokumentów w systemie (`(...)`) są przechowywane przez okres min. 20 lat, nie ma jednak terminu, po którym dokumenty są usuwane co daje możliwość spełnienia obowiązku przechowywania zeskanowanych dokumentów lub ich zdjęć co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zarchiwizowane dokumenty mogą być udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie oraz w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej mogą być bezzwłocznie udostępnione tym organom.

Zasadniczo wydatki Wnioskodawcy były/są/będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Wnioskodawca nie może jednak wykluczyć, że zdarzać się będą pojedyncze wydatki, które nie będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

Z obowiązujących przepisów nie wynika konieczność, aby wersja elektroniczna faktury wyglądała identycznie jak wersja papierowa tej faktury. Warunek braku zmiany treści faktury (integralności treści), nie dotyczy formatu faktury w formie elektronicznej. Format, w którym zawarte są wymagane na mocy przepisów dane na fakturze, może zostać przekonwertowany na inne formaty, pod warunkiem, że dane te pozostaną niezmienione. Pozwala to odbiorcy na przekształcenie lub przedstawienie w inny sposób danych elektronicznych w celu ich dopasowania do własnego systemu informatycznego lub z powodu zaistnienia, wraz z upływem czasu, zmian technologicznych.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z przedstawionego opisu wynika, że sposób w jaki Spółka – w podziale na okresy rozliczeniowe – będzie przechowywać otrzymane faktury papierowe, tj. w postaci zapisanych w systemie (`(...)`)skanów elektronicznych/zdjęć tych faktur, będzie zapewniał łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto – jak podaje Wnioskodawca – zarchiwizowane dokumenty mogą być bezzwłocznie udostępnione na żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej. Jednocześnie papierowe oryginały faktur po weryfikacji i wprowadzeniu do ich do systemu (`(...)`)będą niszczone.

W konsekwencji powyższego Wnioskodawca zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w niniejszej sprawie procedur. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Wnioskodawcę faktur VAT otrzymanych w formie papierowej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanu/zdjęcia), w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur dotyczących faktur zakupu dokumentujących transakcje związane z wydatkami służbowymi, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Wnioskodawca zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur VAT.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Organ informuje, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług, zaś w zakresie pytania oznaczonego nr 2 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Ponadto, Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej faktur uprawniających do odliczenia podatku VAT. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów (np. paragonów) wymienionych we wniosku. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.