Interpretacja dotyczy prawa Wnioskodawcy do elektronicznego archiwizowania i przechowywania faktur oraz do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur. Organ potwierdził, że elektroniczne archiwizowanie i przechowywanie faktur, zarówno otrzymanych w formie papierowej, jak i elektronicznej, zgodnie z opisanym zdarzeniem przyszłym, zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów, a także ich podział na okresy rozliczeniowe, umożliwiający łatwe ich odszukanie, jest zgodne z przepisami prawa. Dodatkowo, organ uznał, że Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
Dołącz do doradców podatkowych korzystających z Fiscalex
Uzyskaj dostęp do największej bazy interpretacji podatkowych w Polsce. Zaawansowane wyszukiwanie, analiza AI i podsumowania interpretacji w jednym miejscu.
Rozpocznij bezpłatny okres próbnyINTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 września 2020 r. (data wpływu 15 września 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 23 listopada 2020 r. (data wpływu 23 listopada 2020 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:
prawa do elektronicznego archiwizowania i przechowywania faktur zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług,
prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
–jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 15 września 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:
prawa do elektronicznego archiwizowania i przechowywania faktur zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług,
prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej,
oraz podatku dochodowego od osób prawnych.
Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 23 listopada 2020 r. poprzez doprecyzowanie opisu sprawy.
We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe (doprecyzowane w uzupełnieniu wniosku).
Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym, mającym siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: Wnioskodawca, Spółka).
W związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą Wnioskodawca planuje rozpoczęcie archiwizowania faktur oraz innych dokumentów księgowych w formie elektronicznej. Archiwizowane będą w ten sposób zarówno dokumenty wystawiane przez Wnioskodawcę jak i otrzymywane przez niego, tzn.:
Poniżej opisana jest procedura archiwizacji dotycząca poszczególnych kategorii dokumentów.
Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę:
Akceptacja merytoryczna faktury przez osobę upoważnioną jest przejawem funkcjonowania u Wnioskodawcy systemu kontroli wewnętrznej. Poprzez akceptację merytoryczną pracownik potwierdza, że faktura jest zasadna, a jej wartość jest prawidłowa tj. faktura dotyczy usługi zrealizowanej lub towaru dostarczonego na rzecz Wnioskodawcy zgodnie z zamówieniem/umową i jest związana z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy. Faktura po zaakceptowaniu trafia do księgowości ze statusem „zwolniona”.
Dokumenty będą sprawdzane pod względem formalnym i merytorycznym, przez uprawnionych pracowników Wnioskodawcy, zgodnie z procedurą, a pliki zostają zarchiwizowane elektroniczne w formacie Portable Document Format (PDF). Zapewniona zostanie jakość dokumentu uniemożlwiająca pomyłkę w odczycie; zarchiwizowane zostaną również ewentualnie załączniki do dokumentów. Papierowy odpowiednik dokumentu zostanie trwale zniszczony. Zgodnie z systemem teleinformatycznym wykorzystywanym przez Wnioskodawcę, możliwy będzie bieżący oraz łatwy dostęp do dokumentacji, oraz dopasowanie go do okresu rozliczeniowego, numeru dokumentu źródłowego, dostawcy i innych wartości i cech. System wdrożony przez Wnioskodawcę zapewnia łatwe odszukanie wszystkich zarchiwizowanych w ten sposób dokumentów oraz zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur oraz innych dokumentów księgowych. Możliwe będzie kopiowanie archiwizowanych dokumentów na inne nośniki danych, jak również umożliwiony będzie bezzwłoczny dostęp, pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych; możliwe będzie także wydrukowanie każdego dokumentu. Wersja elektroniczna faktury lub innego dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. System wykorzystywany przez Wnioskodawcę uniemożliwia również usunięcie dokumentu spod rekordu (zapisu) księgowego. Wszelkie dokumenty będą przechowywane od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Faktury wystawiane przez Wnioskodawcę
Faktury oraz korekty faktur będą wysyłane do kontrahentów bezpośrednio w formie elektronicznej, i w takiej formie archiwizowane będą w systemie Wnioskodawcy. Na wyraźne życzenie klienta, faktury mogą być wysyłane w formie papierowej, wówczas elektroniczna kopia zostaje automatycznie zarchiwizowana w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy. Paragony wystawiane przez Wnioskodawcę dotyczą obciążenia jego pracowników za zużywane przez nich, na cele prywatne, paliwo w samochodach służbowych. Paragon-wydruk ma być skanowany i załączany w systemie finansowo-księgowym, pod dokumentem księgowym.
Zgodnie z systemem teleinformatycznym wykorzystywanym przez Wnioskodawcę, możliwy będzie bieżący oraz łatwy dostęp do dokumentacji, oraz dopasowanie go do okresu rozliczeniowego, numeru dokumentu źródłowego, dostawcy i innych wartości i cech. System wdrożony przez Wnioskodawcę zapewnia łatwe odszukanie wszystkich zarchiwizowanych w ten sposób dokumentów oraz zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Możliwe będzie kopiowanie archiwizowanych dokumentów na inne nośniki danych, jak również umożliwiony będzie bezzwłoczny dostęp, pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych; możliwe będzie także wydrukowanie każdego dokumentu. System wykorzystywany przez Wnioskodawcę uniemożliwia również usunięcie dokumentu spod rekordu (zapisu) księgowego. Wszelkie dokumenty będą przechowywane od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Inne dokumenty (rachunki, dokumenty dotyczące podróży służbowych oraz wydatków ponoszonych przez pracowników, wyciągi bankowe, noty odsetkowe, dokumenty transportowe, dokumenty celne).
W przypadku dokumentów dotyczących podróży służbowych oraz wydatków ponoszonych przez pracowników, archiwizowany będzie cały komplet dokumentów załączony przez pracownika. Dokumenty będą sprawdzane merytorycznie i formalnie przez pracownika Wnioskodawcy zgodnie z procedurą. Pliki będą archiwizowane w programie służącym do obsługi podróży służbowych i wydatków pracowniczych, a odszukanie ich będzie łatwe, możliwe, i bezzwłoczne, na potrzeby organów podatkowych. Niemożliwe będzie ich usunięcie z systemu.
Wskazać należy, że zarówno dokumenty, których dotyczy punkt „Inne dokumenty”, jak i te związane z fakturami (otrzymywanymi oraz wystawianymi przez Wnioskodawcę) będą sprawdzane zarówno pod względem formalnym jak i materialnym przez pracowników Wnioskodawcy, zgodnie z wdrożoną procedurą. Przechowywana dokumentacja będzie zapisywana w formacie Portable Document Format (PDF), w jakości umożliwiającej odczytanie dokumentu wraz z załącznikami. Po zapisaniu i zarchiwizowaniu dokumentu, wersja papierowa zostanie zniszczona. Zgodnie z systemem teleinformatycznym wykorzystywanym przez Wnioskodawcę, możliwy będzie bieżący oraz łatwy dostęp do dokumentacji, oraz dopasowanie go do okresu rozliczeniowego, numeru dokumentu źródłowego, dostawcy i innych wartości i cech. System wdrożony przez Wnioskodawcę zapewnia łatwe odszukanie wszystkich zarchiwizowanych w ten sposób dokumentów oraz zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur oraz innych dokumentów księgowych. Możliwe będzie kopiowanie archiwizowanych dokumentów na inne nośniki danych, jak również umożliwiony będzie bezzwłoczny dostęp, pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych; możliwe będzie także wydrukowanie każdego dokumentu.
Wskazać należy, że wersja elektroniczna faktury lub innego dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. System wykorzystywany przez Wnioskodawcę uniemożliwia również usunięcie dokumentu spod rekordu (zapisu) księgowego. Wszelkie dokumenty będą przechowywane od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że:
Towary i usługi dokumentowane fakturami, o których mowa w opisie sprawy i objęte zakresem postawionego we wniosku pytania nr 2, będą wykorzystywane do czynności:
Pytaniem objęte są również faktury dokumentujące nabycie usług gastronomicznych i noclegowych wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 uVAT. Inne przypadki wskazane w art. 88 uVAT nie będą miały miejsca.
Wnioskodawca będzie przechowywał przedmiotowe faktury, objęte zakresem postawionych we wniosku pytań, na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju.
Wnioskodawca jest w stanie umożliwić dostęp on-line do faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 uVAT.
W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.
Zdaniem Wnioskodawcy (doprecyzowanym w uzupełnieniu wniosku):
Ad. 1)
Wskazana w opisie zdarzenia przyszłego forma elektronicznego przechowywania i archiwizowania faktur (zarówno wystawianych jak i otrzymywanych przez Wnioskodawcę) spełnia warunki wynikające z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: UVAT).
Zgodnie z art. 112a UVAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania m.in wystawionych przez siebie faktur, jak również faktur wystawionych ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. W świetle UVAT fakturą jest zarówno dokument w formie papierowej jak i elektronicznej. Wskazać należy, że UVAT nie zobowiązuje podatników do przechowywania (archiwizowania), dokumentów w formie papierowej, nie zakazując również archiwizowania ich w formie elektronicznej. Wskazuje jednakże, że w każdym wypadku archiwizowanie i przechowywanie faktur powinno być wykonywane z zachowaniem szczególnych warunków ustawowych. W przypadku, gdy faktury są przechowywane w postaci elektronicznej, podatnik ma obowiązek zapewnienia możliwości ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. W ocenie Wnioskodawcy, system wdrożony przez niego i forma wskazana w opisie zdarzenia przyszłego spełnia warunki przewidziane w art. 112a UVAT i Wnioskodawca ma prawo archiwizować i przechowywać faktury (zarówno wystawione przez siebie jak i otrzymane od kontrahentów) jedynie w postaci elektronicznej.
Jak bowiem wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, możliwy będzie bieżący oraz łatwy dostęp do faktur otrzymywanych jak i wystawianych oraz dopasowanie ich do okresu rozliczeniowego, numeru dokumentu źródłowego, dostawcy i innych wartości i cech. System wdrożony przez Wnioskodawcę zapewnia łatwe odszukanie wszystkich zarchiwizowanych w ten sposób faktur oraz zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność. Możliwe będzie kopiowanie archiwizowanych faktur na inne nośniki danych, jak również umożliwiony będzie bezzwłoczny dostęp, pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych; możliwe będzie także wydrukowanie każdego dokumentu. System wykorzystywany przez Wnioskodawcę uniemożliwia również usunięcie dokumentu spod rekordu (zapisu) księgowego. Wszelkie faktury będą przechowywane od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Powyższe wnioski znajdują potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, m.in.:
„Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób.(…).Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami”.
„Przedstawione zdarzenie przyszłe wskazuje, że Spółka wypełni warunki przechowywania otrzymanych faktur wymienione w art. 112a ustawy. (`(...)`) Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że wskazane w zdarzeniu przyszłym faktury mogą być przechowywane wyłącznie w sposób elektroniczny bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej”.
„Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie Faktur zakupowych (które Wnioskodawca otrzyma w formie papierowej, a następnie dokumenty te będą skanowane, zapisywane w bazie danych, wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów i niszczone) - w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie sprawy - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Faktur oraz przechowywanie Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Faktur, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych - jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. Faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych”.
Ad. 2)
Faktury dotyczące nabycia przez Wnioskodawcę towarów i usług, które zostaną zarchiwizowane w sposób opisany w opisie zdarzenia przyszłego, mogą stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego, który będzie w nich wykazany. Uprawnienie do odliczenia tego podatku nie dozna w żaden sposób uszczerbku także wtedy, gdy wersje papierowe tych dokumentów, po dokonanej elektronicznej archiwizacji, zostaną zniszczone. Forma przechowywania (archiwizacji) faktur, pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.
W świetle art. 86 ust. l oraz 86 ust. 10b pkt 1 UVAT, jednym z warunków uprawniających do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest posiadanie faktury dokumentującej i potwierdzającej poniesienie danego wydatku. Z przywołanych wyżej przepisów nie wynika jednak, obowiązek posiadania papierowej wersji jako jedynej właściwej formy uprawniającej do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika. Biorąc po uwagę powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, po spełnieniu warunków określonych w art. 86 ust. 1 UVAT oraz braku przeciwwskazań określonych w art. 88 UVAT, Wnioskodawca będzie uprawniony do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określoną na fakturze przechowywanej jedynie w formie elektronicznej, w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym.
Stanowisko to znajduje oparcie w interpretacjach indywidualnych, m.in.:
„W świetle przytoczonych przepisów dokumenty potwierdzające zakupy towarów i usług związanych z wydatkami służbowymi (faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami), przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach wdrożonego systemu - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą dawały Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT (podatek od towarów i usług)”.
„Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że wskazane dokumenty mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych”.
„Mając na względzie powołane powyżej przepisy, zdaniem Wnioskodawcy, może on przechowywać faktury zakupu i ich korekty wraz z załącznikami, wyłącznie w formie elektronicznej, bez utraty prawa do odliczenia podatku wynikającego z takich dokumentów, bez względu na to, czy zostały one pierwotnie wystawione w takiej formie, czy też zostały one wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane, a ich papierowa wersja zniszczona. Żadne bowiem przepisy ustawy o VAT nie uzależniają od formy, w jakiej jest wystawiona dana faktura VAT lub jej korekta, prawa do odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego”.
Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, nie traci on prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur przechowywanych jedynie w sposób elektroniczny, nawet w przypadku zniszczenia wersji papierowych, o ile zostaną spełnione warunki określone w art. 86 ust. 1 UVAT oraz nie wystąpią przesłanki negatywne prawa do odliczenia określone w art. 88 UVAT.
Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego będzie przysługiwać w odniesieniu do towarów i usług, które będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych, zgodnie z art. 86 ust. 1 uVAT. W zakresie towarów i usług wykorzystywanych do czynności zwolnionych z opodatkowania podatkiem od towarów i usług, jak również niepodlegających opodatkowaniu tym podatkiem, Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z wskazanych faktur, niezależnie od sposobu archiwizacji lub otrzymania tych faktur. Dodatkowo, art. 88 uVAT reguluje wyłączenia od odliczenia lub zwrotu podatku VAT. Zgodnie z uzupełnionym stanem faktycznym, Wnioskodawca stoi na stanowisku iż, nabywane usługi gastronomiczne i noclegowe, będą podlegały wskazanemu wyłączeniu. Biorąc pod uwagę powyższe, faktury dokumentujące nabycie usług noclegowych i gastronomicznych, zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 uVAT, nie będą mogły stanowić podstawy odliczenia lub zwrotu podatku naliczonego, niezależnie od formy otrzymanych i archiwizowanych faktur.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.
Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności
Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W myśl art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:
-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy przepisu ust. 2 ustawy nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy:
przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).
Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.
Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.
Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.
Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.
Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że forma elektronicznego archiwizowania i przechowywania faktur (otrzymanych papierowo i elektronicznie) – w sposób przedstawiony przez Wnioskodawcę w opisie sprawy – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur oraz przechowywaniu faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. faktur będzie spełniało warunki określone w art. 112a ustawy.
W związku z tym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 należało uznać za prawidłowe.
Odnośnie natomiast prawa do odliczenia podatku naliczonego z przedmiotowych faktur w związku z planowanym wprowadzeniem opisanej procedury przechowywania faktur (otrzymanych papierowo i elektronicznie) wyłącznie w wersji elektronicznej, wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 13a (art. 86 ust. 13 ustawy).
Z art. 87 ust. 1 ustawy wynika, że w przypadku, gdy kwota podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo do obniżenia o tę różnicę kwoty podatku należnego za następne okresy lub do zwrotu różnicy na rachunek bankowy.
Zasady dokonywania zwrotu różnicy podatku na rachunek bankowy podatnika zostały określone w art. 87 ust. 2-6 ustawy.
Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
Podkreślić również należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.
Z kolei na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.
Na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy – nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.
W świetle art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Mając zatem na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z przedmiotowych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w przypadku, gdy nabyte towary i usługi udokumentowane ww. fakturami będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
Natomiast Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z przedmiotowych faktur w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane ww. fakturami będą wykorzystywane do czynności zwolnionych od podatku VAT, jak również niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.
Jednocześnie, Wnioskodawcy – na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy – nie będzie przysługiwało uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie usług noclegowych i gastronomicznych, niezależnie od formy otrzymanych i archiwizowanych faktur.
Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 należało uznać za prawidłowe.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Zainteresowanego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.
Jednocześnie podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego zdarzenia przyszłego.
Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.
Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług w zakresie:
prawa do elektronicznego archiwizowania i przechowywania faktur zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług,
prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Odnośnie natomiast powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).
Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).
W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.
Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.
Fiscalex • Automatyczne wyszukiwanie interpretacji • Anuluj w każdej chwili