0112-KDIL1-2.4012.176.2020.1.AG

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 marca 2020 r. (data wpływu 2 kwietnia 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości sposobu przechowywania (tj. w Programie księgowym i Systemie obiegu elektronicznego) wystawianych faktur dokumentujących sprzedaż na podstawie przepisów ustawy, możliwości skanowania i przechowywania w Systemie obiegu elektronicznego otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz ich udostępnianie na żądanie organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego na nich zawartego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 kwietnia 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości sposobu przechowywania (tj. w Programie księgowym i Systemie obiegu elektronicznego) wystawianych faktur dokumentujących sprzedaż na podstawie przepisów ustawy, możliwości skanowania i przechowywania w Systemie obiegu elektronicznego otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz ich udostępnianie na żądanie organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego na nich zawartego.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest polskim podmiotem wchodzącym w skład podatkowej grupy kapitałowej, jak również jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług VAT (podatek od towarów i usług), zarejestrowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Spółka jest znaczącym na rynku krajowym dostawcą (…) oraz (…). (…).

Wnioskodawca prowadzi księgi przy użyciu profesjonalnego systemu księgowego (…) (dalej „Program księgowy” lub „System”).

Dodatkowo Spółka korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: „System obiegu elektronicznego”) przy wykorzystaniu oprogramowania (…), który jest zsynchronizowany z systemem księgowym (…). Spółka wdrożyła także wewnętrzne regulacje w postaci „(…)” (zwanego dalej: „Regulaminem”). Regulamin ten określa prowadzenie obiegu dokumentów w formie elektronicznej przy użyciu oprogramowania.

Faktury dokumentujące sprzedaż.

W związku z dokonywanymi dostawami towarów i świadczonymi usługami, po stronie Spółki zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT oraz wystawienia i przesłania nabywcy usługi/towaru faktury potwierdzającej sprzedaż.

Faktury dokumentujące sprzedaż wystawiane za pomocą Programu księgowego; w momencie ostatecznego ich przetworzenia obraz tych faktur automatycznie zapisuje się w bazie Programu księgowego pod numerem dowodu równoznacznym z numerem faktury nadanym przez System. Obraz faktur widoczny jest także w Systemie obiegu elektronicznego pod niepowtarzalnym (unikatowym) numerem ośmiocyfrowym o strukturze 00.000.000, w związku z czym Spółka ma możliwość w Programie księgowym oraz w Systemie obiegu elektronicznego natychmiastowego wyszukania faktury przy użyciu różnych kryteriów, takich jak: nr dowodu, numer wewnętrzny, numer dłużnika, okres rozliczeniowy, typ dokumentu: faktura sprzedaży.

Dodatkowo Faktury w Programie księgowym są ewidencjonowane (przechowywane) z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich identyfikację, natychmiastowe udostępnienie/odszukanie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

Zapis w formie elektronicznej (zarówno w Programie księgowym, jak i w Systemie obiegu elektronicznego) polega na zapisaniu obrazu wszystkich faktur sprzedaży w formie Załącznika, w formacie pdf. W związku z czym, nie ma możliwości edycji/zmiany danych takiego dokumentu. Istnieje wyłącznie możliwość jego odczytania lub wydruku.

Znaczna część faktur jest przesyłana do kontrahentów, którzy wyrazili na to zgodę, w formie elektronicznej (e-faktury, w utworzonym wcześniej formacie pdf) na dedykowane przez nich adresy e-mail. Wysyłanie e-faktur dokonywane jest z adresu e-mail dedykowanego tylko i wyłącznie do wysyłania e-faktur. W tym celu Spółka wykorzystuje funkcjonalność Programu księgowego. Część faktur sprzedażowych, po wydruku, wysyłana jest do kontrahentów w formie papierowej, pocztą tradycyjną.

Faktury dokumentujące zakup towarów i usług.

W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi od szeregu dostawców towarów i usług krajowych i zagranicznych (dalej: „Kontrahenci”, „Sprzedawcy”, „Dostawcy”). Realizowane dostawy oraz świadczone przez Kontrahentów usługi są dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi, rachunkami, fakturami uproszczonymi (dalej: „faktury zakupowe”).

Spółka otrzymuje faktury między innymi drogą elektroniczną, Pocztą Polską, poprzez kurierów. Zdarza się także, że faktury są dostarczane przez kontrahentów osobiście. Co do zasady Spółka otrzymuje faktury zakupu wystawiane przez kontrahentów, w formie elektronicznej. W tym przypadku Spółka wskazuje jeden adres e-mail (inny niż dla e-faktur sprzedaży), na który kontrahenci mogą przesyłać dokumenty. Dostęp do Skrzynki posiadają wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy (dalej: „Użytkownicy”). Zdarzają się również przypadki, gdy faktury zakupowe wysyłane są do Spółki w formie papierowej.

Wszystkie faktury przychodzące z zewnątrz w formie papierowej - podlegają skanowaniu przez Użytkowników/Registraturę i zarejestrowaniu w dniu wpływu w Systemie obiegu elektronicznego a dokumenty te w formie papierowej są przekazywane do Księgowości do przechowywania i archiwizacji.

Zgodnie z aktualnie obowiązującym Regulaminem, proces rejestracji i ewidencji faktur zakupu w Systemie obiegu elektronicznego, przebiega następująco:

1. skanowanie faktury w formie papierowej i przekazanie dokumentu w formie papierowej bezpośrednio do Księgowości celem przechowywania i archiwizowania,
2. obieg dalszy już e-dokumentu, tj. akceptacja merytoryczna, formalna, rachunkowa, zatwierdzanie i następnie księgowanie, oraz ujmowanie w ewidencji do celów podatkowych.

Wg obowiązującego w Spółce Regulaminu Etapy obiegu elektronicznego wyglądają następująco:

Etap 1: Tworzenie (Przekazanie) - Użytkownik po wpływie faktury zakupu do Spółki, dokonuje jej rejestracji przy użyciu polecenia: P2PlFaktura zakupu – Nowy i uzupełnia obowiązkowe pola: numer wierzyciela, numer faktury oraz załącza jej prawidłowy skan. Następnie wskazuje komórkę organizacyjną odpowiedzialną za opis merytoryczny faktury i uzupełnia datę wpływu faktury, kwotę netto, kwotę podatku VAT i kwotę brutto faktury. Po zarejestrowaniu, przekazuje otrzymaną fakturę do właściwej komórki organizacyjnej.

Etap 2: Realizacja (Opis merytoryczny) - Użytkownik systemu otrzymujący fakturę (tj. jej obraz) sprawdza jej treść pod względem merytorycznym, weryfikuje poprawność jej wystawienia ze względu na zgodność z zamówieniem i otrzymaną dostawą towaru lub usługą oraz sprawdza i akceptuje kwotę do zapłaty i terminy płatności oraz potwierdza fakt sprawdzenia statusu dostawcy krajowego jako podatnika VAT czynnego.

Obowiązkowo wskazuje: datę sprawdzenia statusu dostawcy krajowego jako podatnika VAT czynnego, datę sprzedaży, termin płatności, w pozycjach dokumentu: kwotę netto, kod VAT, kwotę VAT, kategorię kosztów, stanowisko kosztowe oraz nośnik kosztów (ale tylko dla zakupów towarów przeznaczonych bezpośrednio do zużycia, tj. bez pośrednictwa magazynu i faktur korekt ceny), a dla:

• faktur handlowych za towary:
  • nr PZ (załącza dokument pdf), w przypadku gdy do jednej f-ry przyporządkowanych winno być więcej niż trzy dokumenty PZ, pozostałe należy wyszczególnić w polu Komentarz;
• faktur za usługi lub inne zakupy na potrzeby komórki organizacyjnej:
  • PZ jeżeli materiał podlega magazynowaniu
  • wskazuje nr umowy,
  • obowiązkowo załącza wniosek zezwalający na zakup (…), lub wskazuje nr polecenia wyjazdu służbowego,
• faktur za dostawy i usługi na potrzeby realizacji zadań inwestycyjnych
  • wniosek o uruchomienie zadania inwestycyjnego,
  • wskazuje nr umowy/zamówienia,
  • inne dokumenty potwierdzające realizacje usługi/dostawy
• następnie przesyła dokument zgodnie z procesem, tj. do Księgowości.

Etap 3: Przetworzenie - tu następuje ujęcie faktury do ewidencji księgowej, w odpowiednim rejestrze zakupu, w Programie księgowym (po zakończeniu procesu akceptacji i weryfikacji faktury, w Systemie Obiegu elektronicznego); merytorycznie zatwierdzony dokument otrzymują Użytkownicy Księgowości. Użytkownik przyjmuje fakturę do ewidencji księgowej po sprawdzeniu zgodności otrzymanej faktury z dokumentem PZ, zgodności kwoty faktury z akceptacją poniesienia wydatku i sprawdzeniu poprawności akceptacji merytorycznej. Po czym wstawia elektroniczny datownik (z imieniem i nazwiskiem oraz datą i godziną weryfikacji).

Dodatkowo nadmienić należy, że w przypadku:

1. wpływu faktur zakupu w formie papierowej: powinny wpływać/być dostarczane przez Dostawców bezpośrednio pod adres Spółki i niepożądane są sytuacje, by faktury były dostarczane na inne adresy np. adresy Zakładów bądź do rąk pracowników innych niż Registratura lub Sekretariat (wyjątek faktury uzyskane w zakupie detalicznym, albo faktury dokumentujące wydatki związane z podróżą służbową). Uzgodniono, że jeżeli dostawca w przesyłce (np. paczka dostarczone przez kuriera z częściami zamiennymi) dostarczy również fakturę, to pracownik ją odbierający powinien na odwrocie umieścić adnotację „otrzymałem w dniu`(...)` (wpisać datę) wraz z przesyłką” i niezwłocznie dostarczyć do registratury celem zarejestrowania w systemie (…) pod datą wpływu oznaczoną przez tego pracownika.
2. wpływu faktur zakupu drogą elektroniczną: powinny być dostarczane tylko i wyłącznie przez Dostawcę na podstawie Porozumienia/Akceptacji przesyłania e-faktur na adres i z adresu wskazanych w tych dokumentach.

Zarówno Program księgowy jak i System obiegu elektronicznego posiadają funkcjonalności uniemożliwiające zaksięgowanie tego samego dokumentu dwukrotnie, w sytuacji, w której ta sama faktura zakupu zostałaby otrzymana zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

Niezależnie od sposobu otrzymania faktury zakupu, po jej zaksięgowaniu, możliwe jest szybkie jej odnalezienie/wyszukanie, bowiem System obiegu elektronicznego umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur zakupu i ewentualnych ich Załączników a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i analizę danych w nich zawartych.

W przypadku faktur zakupu a także wszystkich Załączników skanowanych przez Użytkowników, istotnym jest, że zachowywana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Pracownicy zobowiązani są do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny, tj. czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu. Na etapie skanowania faktury zakupu i Załączników, a także po ich wprowadzeniu do Systemu obiegu elektronicznego jakakolwiek modyfikacja treści dokumentów nie jest możliwa.

W chwili obecnej, Spółka przechowuje faktury sprzedaży jak i otrzymane w oryginale w formie papierowej faktury zakupowe, zarówno w postaci papierowej jaki w postaci zdigitalizowanej (skany). Ze względu na skalę działalności i w związku z dużymi nakładami ponoszonymi na przesyłkę, gromadzenie i przechowywanie przedmiotowych dokumentów w postaci papierowej, Spółka rozważa odstąpienie od tej formy przechowywania tych dokumentów na rzecz gromadzenia ich i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, bez jednoczesnego przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

W tym kontekście Spółka planuje, że:

1. wszystkie wystawione faktury sprzedażowe będą przechowywane jako pliki, wyłącznie w formie elektronicznej w Programie księgowym oraz w Systemie obiegu elektronicznego, w przypadku, gdy będzie to możliwe także dodatkowo w odpowiednim miejscu na dysku sieciowym - niezależnie od tego, w jakiej formie faktury te zostały wysłane przez Spółkę do nabywcy (papierowo, bądź elektronicznie),
2. wszystkie faktury zakupowe będą przechowywane jako pliki, wyłącznie w formie elektronicznej w Systemie obiegu elektronicznego, a w przypadku, gdy będzie to możliwe także dodatkowo w odpowiednim miejscu na dysku sieciowym - niezależnie od tego w jakiej formie faktury te zostały wystawione, a następnie otrzymane przez Spółkę.

Wskazać należy, iż ewentualne zmiany Systemów stosowanych w Spółce mogące mieć miejsce w przyszłości nie będą miały wpływu na spełnienie warunków dotyczących przechowywania faktur przewidzianych w art. 112 i 112a ustawy o VAT, tj. Spółka zobowiązuje się zadbać, by warunki tam określone pozostały nadal spełnione.

Otrzymywane faktury zakupowe i wystawiane faktury sprzedażowe będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia (w zakresie faktur sprzedażowych) lub otrzymania (w zakresie faktur zakupowych), do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto Spółka będzie zapewniała, zgodnie z odrębnymi przepisami, dostęp do przedmiotowych dokumentów organom administracji skarbowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania (tj. w Programie księgowym i Systemie obiegu elektronicznego) wystawianych faktur dokumentujących sprzedaż jest zgodny z przepisami art. 106g ust. 1, ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy o VAT?
2. Czy otrzymane faktury zakupowe przechowywane w opisany powyżej sposób (tj. wyłącznie w formie elektronicznej w Systemie) będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT)?
3. Czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie w Systemie obiegu elektronicznego otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz ich udostępnianie na żądanie organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy,

1. Opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania w Programie księgowym i Systemie obiegu elektronicznego wystawianych faktur sprzedażowych jest zgodny z przepisami art. 106g ust. 1, ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy o VAT.
2. Faktury zakupowe przechowywane w opisany powyżej sposób (tj. wyłącznie w formie elektronicznej w Systemie obiegu elektronicznego) będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).
3. Dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie wyłącznie w Systemie otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz ich udostępnianie wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie:

Ad. 1.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Z kolei ust. 3 pkt 1 tegoż przepisu stanowi, że w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 przez Integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą okazać się wskazówki ujęte w Wyjaśnieniach opublikowanych przez Ministra Finansów w dniu 5 kwietnia 2019 r. pt.: „Zasady wystawiania faktur”.

Minister wskazał w nich m.in., że: „Faktury można również wystawić i przesyłać w formie elektronicznej i są one traktowane na równi z fakturami w formie papierowej. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku faktur przesyłanych (udostępnianych) w formie elektronicznej podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie (również elektronicznej), niezależnie od formy w jakiej zostały wysłane do nabywcy (`(...)`)”.

Jak dalej czytamy: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest dopasowywanie do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.

Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą/usługą. Można tego dokonać w ramach odpowiednio ugruntowanej wiedzy z zakresu rachunkowości, ale np. także poprzez ręczne porównanie faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi (np. kopią zamówienia, zleceniem, umową kupna, świadectwem dostawy, potwierdzeniem przelewu lub realizacji płatności)”.

Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że „dla celów podatku VAT ścieżka audytu powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, pozostawia się uznaniu podatnika”.

Wyjaśnienia Ministra Finansów odnoszą się również do sposobu przechowywania faktur. Zatem co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.

Mając powyższe na względzie, zdaniem Spółki, należy uznać, że planowany sposób archiwizacji faktur sprzedażowych (w tym faktur korygujących) opisany w zdarzeniu przyszłym nie narusza postanowień art. 106g ust. 1 i 3 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast w myśl powoływanego już art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten odwołuje się zatem również do opisywanych już kryteriów autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności. Zgodnie z art. 112a ust. 4 podatnicy zapewniają ww. organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przekładając analizowane przepisy na zaprezentowany opis zdarzenia przyszłego należy uznać, że Spółka za pomocą zastosowanych instrumentów zapewni realizację wszystkich postawionych przez ustawodawcę celów w odniesieniu do wystawianych i przechowywanych faktur sprzedażowych, to znaczy:

• wystawienie faktury sprzedażowej, a co za tym idzie zapisanie jej w Systemie obiegu elektronicznego oraz w Programie księgowym i przekazanie do Nabywcy jest możliwe jedynie przez uprawnionych Pracowników Spółki, z wykorzystaniem dedykowanego procesu (co daje pewność co to tożsamości stron transakcji);
• format faktur sprzedażowych zapewnia ich czytelność, a do ich odczytania służy ogólnodostępny (nieodpłatny) program komputerowy;
• ani Pracownicy Spółki ani pracownicy Nabywcy nie mają możliwości ingerencji w treść faktur sprzedażowych zapisanych w nieedytowanym formacie, tj. PDF (co gwarantuje integralność ich treści);
• upoważnieni Pracownicy Spółki mają w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanej faktury sprzedażowej jak i jej wydruku;
• w przypadku faktur korygujących, Spółka ma możliwość powiązania w łatwy sposób każdej z faktur korygujących z konkretną fakturą pierwotną oraz zweryfikowania zasadności i poprawności jej wystawienia;
• faktury sprzedażowe przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
• Spółka będzie miała możliwość zapewnienia właściwym organom, na ich żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur a także ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Podsumowując, zdaniem Spółki, opisany w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji wystawianych faktur sprzedażowych jest zgodny z przepisami art. 106g ust. 1, ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy o VAT.

Ad. 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Natomiast art. 88 ust. 3a ustawy o VAT wskazuje przypadki, w których faktury nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i.) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii.) podatnik posiada fakturę dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii.) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv.) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

Należy zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje. Tym samym, w ocenie Spółki, jednakowo powinny być traktowane faktury papierowe i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wersja elektroniczna faktury zakupowej jest wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej, dzięki zachowaniu odpowiedniej jakości skanu oraz sprawdzeniu, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny, tj. czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu. Nie jest także możliwe dokonywanie modyfikacji treści faktury zakupowej oraz ewentualnych Załączników do przedmiotowych faktur. Zarówno na etapie skanowania faktury zakupowej i Załączników, jak i po ich zarchiwizowaniu zachowana jest Integralność treści dokumentu. Dodatkowo zdaniem Spółki należy uznać, że przechowywanie faktur papierowych Załączników w postaci skanów jest daleko doskonalsze od przechowywania ich w oryginalnej papierowej formie, gdyż zeskanowanie pozwala na zapobieganie degradacji faktury zakupowej i Załączników poprzez zacieranie ich elementów, czy też blaknięcie. Faktury zakupowe w postaci skanów mogą być w każdym momencie udostępnione w formie obrazu czytelnego dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnodostępne oprogramowanie).

Stanowisko przedstawione przez Spółkę w złożonym wniosku znajduje potwierdzenie również w świetle ugruntowanej praktyki podatkowej. Minister Finansów w wydawanych interpretacjach podziela pogląd Spółki w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur papierowych przechowywanych w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu).

Reasumując, zdaniem Spółki, w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur zakupowych należy stwierdzić, że System zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to faktury te uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT. Fakt, że Spółka nie będzie przechowywać faktur zakupowych w formie papierowej nie będzie miał wpływu na powyższe.

Ad. 3

Zgodnie z cyt. wcześniej przepisem art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3. Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 2 podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a przepisu ust. 2 tego artykułu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 podatnicy zapewniają ww. organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle art. 286 § pkt 4 Ordynacji podatkowej kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci. W konsekwencji, obowiązujące od dnia 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, niezależnie od formy ich przesłania lub udostępnienia (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych) pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

Jednocześnie powołane powyżej przepisy wskazują, że faktury przechowywane w formie elektronicznej są udostępniane wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych również w formie elektronicznej - poprzez zapewnienie do nich dostępu umożliwiającego bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ właściwy w sprawach podatkowych i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony poprzez udzielenie dostępu do faktur za pośrednictwem przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB.

Jak wskazano w przedstawionym powyżej zdarzeniu przyszłym, zdaniem Spółki, stosowany przez niego System obiegu elektronicznego pozwala na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom właściwym w sprawach podatkowych.

W ocenie Spółki, w odniesieniu do formy elektronicznej zachowana zostanie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość zapewniającą wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Spółka pragnie podkreślić, iż możliwość elektronicznego przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych (por.: interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 września 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.320.2019.2.KS, interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 września 2017 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.434.2017.2.IZ; interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 listopada 2017 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.412.2017.2.JF; interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

z dnia 18 stycznia 2018 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.691.2017.1.RD; interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 czerwca 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF, interpretacja indywidualna z dnia 28 kwietnia 2017 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, nr 1061-IPTPP2.4512.112.2017.2.SM, interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 czerwca 2017 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.104.2017.1.ISZ, interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 sierpnia 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.183.2017.3.MN).

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki należy uznać, że Spółka ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) w Systemie. Ustawodawca nie zastrzegł bowiem formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Jednocześnie ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem;
16. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których: 1. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub 2. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty – wyrazy „metoda kasowa”;
17. w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;

• 18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy ,,mechanizm podzielonej płatności”;

1. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
   1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
   2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
   3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
2. w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
3. w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
4. w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
   1. przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
   2. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
5. w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
6. w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
   1. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
   2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1. konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2. niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Za zapewnienie powyższych wymogów odpowiada podatnik. Sposób tego zapewnienia jest dowolny i uzależniony wyłącznie od wyboru podatnika. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca prowadzi księgi przy użyciu profesjonalnego systemu księgowego (…) (dalej „Program księgowy” lub „System”). Dodatkowo Spółka korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: „System obiegu elektronicznego”) przy wykorzystaniu oprogramowania (…), który jest zsynchronizowany z systemem księgowym (…). Spółka wdrożyła także wewnętrzne regulacje w postaci „(…)” (zwanego dalej: „Regulaminem”). Regulamin ten określa prowadzenie obiegu dokumentów w formie elektronicznej przy użyciu oprogramowania. Faktury dokumentujące sprzedaż wystawiane za pomocą Programu księgowego; w momencie ostatecznego ich przetworzenia obraz tych faktur automatycznie zapisuje się w bazie Programu księgowego pod numerem dowodu równoznacznym z numerem faktury nadanym przez System. Obraz faktur widoczny jest także w Systemie obiegu elektronicznego pod niepowtarzalnym (unikatowym) numerem ośmiocyfrowym o strukturze 00.000.000, w związku z czym Spółka ma możliwość w Programie księgowym oraz w Systemie obiegu elektronicznego natychmiastowego wyszukania faktury przy użyciu różnych kryteriów, takich jak: nr dowodu, numer wewnętrzny, numer dłużnika, okres rozliczeniowy, typ dokumentu: faktura sprzedaży. Dodatkowo Faktury w Programie księgowym są ewidencjonowane (przechowywane) z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich identyfikację, natychmiastowe udostępnienie/odszukanie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Wszystkie faktury przychodzące z zewnątrz w formie papierowej - podlegają skanowaniu przez Użytkowników/Registraturę i zarejestrowaniu w dniu wpływu w Systemie obiegu elektronicznego a dokumenty te w formie papierowej są przekazywane do Księgowości do przechowywania i archiwizacji. Niezależnie od sposobu otrzymania faktury zakupu, po jej zaksięgowaniu, możliwe jest szybkie jej odnalezienie/wyszukanie, bowiem System obiegu elektronicznego umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur zakupu i ewentualnych ich Załączników a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i analizę danych w nich zawartych. W przypadku faktur zakupu a także wszystkich Załączników skanowanych przez Użytkowników, istotnym jest, że zachowywana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Pracownicy zobowiązani są do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny, tj. czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu. Na etapie skanowania faktury zakupu i Załączników, a także po ich wprowadzeniu do Systemu obiegu elektronicznego jakakolwiek modyfikacja treści dokumentów nie jest możliwa. Ze względu na skalę działalności i w związku z dużymi nakładami ponoszonymi na przesyłkę, gromadzenie i przechowywanie przedmiotowych dokumentów w postaci papierowej, Spółka rozważa odstąpienie od tej formy przechowywania tych dokumentów na rzecz gromadzenia ich i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, bez jednoczesnego przechowywania tych dokumentów w formie papierowej. Otrzymywane faktury zakupowe i wystawiane faktury sprzedażowe będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia (w zakresie faktur sprzedażowych) lub otrzymania (w zakresie faktur zakupowych, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto Spółka będzie zapewniała, zgodnie z odrębnymi przepisami, dostęp do przedmiotowych dokumentów organom administracji skarbowej.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą m.in. ustalenia prawidłowości sposobu przechowywania (tj. w Programie księgowym i Systemie obiegu elektronicznego) wystawianych faktur dokumentujących sprzedaż na podstawie art. 106g ust. 1, ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy, jak i możliwości skanowania i przechowywania w Systemie obiegu elektronicznego otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz ich udostępnianie na żądanie organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku nr 1 i nr 3).

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało, jak wskazał Wnioskodawca, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Reasumując, opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania (tj. w Programie księgowym i Systemie obiegu elektronicznego) wystawianych faktur dokumentujących sprzedaż jest zgodny z przepisami art. 106g ust. 1, ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy. Ponadto dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie w Systemie obiegu elektronicznego otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz ich udostępnianie na żądanie organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 i nr 3 należało uznać za prawidłowe.

Odnosząc się do kwestii zachowania prawa, o którym mowa w art. 86 ustawy, do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany we wniosku wskazać należy, co następuje.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy (wykorzystywanie nabytych towarów i usług do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Natomiast na podstawie przepisu art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Zatem, aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony związany z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności winien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go – dla tej czynności – za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że otrzymane faktury zakupowe przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w Systemie, w żaden sposób nie wpływają na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Zatem Wnioskodawca, na podstawie art. 86 ustawy będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur (przechowywanych w sposób zgodny z przepisami ustawy).

Podsumowując, otrzymane faktury zakupowe przechowywane w opisany przez Wnioskodawcę sposób (tj. wyłącznie w formie elektronicznej w Systemie) będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Nadmienia się, że niniejsza interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy:

• zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,
• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.