0112-KDIL2-1.4011.226.2025.2.AK

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 marca 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 3 marca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 7 kwietnia 2025 r. (wpływ 7 kwietnia 2025 r.) oraz pismami z 8 kwietnia 2025 r. (wpływ 8 kwietnia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pan działalność gospodarczą polegającą na obróbce elementów metalowych (toczenie frezowanie) oraz instalowaniu i serwisowaniu (...). Nawiązał Pan kontakt ze zleceniodawcami w krajach Unii Europejskiej, którzy w zależności od potrzeb będą składać Panu zamówienia na usługi. Zatrudni Pan pracowników na umowę o pracę. Wysyłanie osób do pracy poza granice kraju będzie odbywało się na zasadach określonych w umowie o pracę, że stałe miejsce wykonywania pracy to siedziba firmy. Realizacja tych zleceń wymaga wysyłania pracowników w różne miejsca poza granicami kraju. W umowie nie będzie zawarta informacja o miejscu wykonywania pracy, na jaki okres będzie wyjazd lub jak często, gdyż będzie to wynikało z potrzeb klienta. Nie ma Pan podpisanej żadnej umowy z kontrahentami, dlatego nie ma Pan stałych zleceń, a co za tym idzie nie może Pan konkretnie wskazać długość i częstotliwość wyjazdów. Co ma wpływ na brak w umowach porozumienia czasowo zmieniającego miejsca wykonywania pracy. Wysyłanie pracowników do pracy poza granice kraju nastąpi za zgodą tych osób, ale będzie to bezpośrednio związane z czynnościami służbowymi. Osoby, które będą wyjeżdżać będą miały zapewnione zakwaterowanie i transport. Pracownicy nie będą tu mieli żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzaniu tymi świadczeniami, a wykorzystywać będą je tylko w konkretnym celu tj. w wykonaniu swoich obowiązków.

W uzupełnieniu wniosku wskazał Pan, że ciąży na Panu jako pracodawcy obowiązek 5 sfinansowania noclegu pracownikom będącym w podróży służbowej zgodnie z art. 77 Kodeksu Pracy. Potrzeba noclegu jest bezpośrednio związana z czynnościami służbowymi wykonywanymi przez pracowników poza siedzibą pracodawcy i poza miejscem zamieszkania. Nie ma jasnych przepisów, które by określały długość pobytu co stanowiło by podróż służbową a co delegację. W wyroku z 22 lutego 2008 r. (sygn. akt IPK 208/07) Sąd Najwyższy stwierdził, że przepisy wprawdzie w żaden sposób nie określają dopuszczalnego czasu trwania podróży służbowej, jedynie można z nich wywieść ogólny wniosek, że ma ona trwać tyle, ile wymaga tego jej cel (zadanie). Dlatego podtrzymuje Pana tezę, że Pana pracownicy będą w podróży służbowej i Pan jako płatnik składek będzie miał Pana obowiązek sfinansowanie kosztów noclegów dla pracowników. 5Według art. 77 KP pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Finansowanie przez Pana noclegów powoduje egzekwowanie przepisów KP o podróży służbowej. Potrzeba noclegu jest bezpośrednio związana z czynnościami służbowymi wykonywanymi przez pracowników poza siedzibą pracodawcy i poza miejscem zamieszkania. Sfinansowane noclegi będą wiązały się z wykonywaniem przez pracowników obowiązków w ramach podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy, gdyż zostaną zawarte dwie przesłanki, które jednoznacznie wskazują, że Pana pracownicy będą odbywali podróż służbową: będzie ona wykonana na polecenie pracodawcy i wykonanie zadania odbędzie się po za siedzibą pracodawcy, dlatego jednoznacznie stwierdza Pan, że Pana pracownicy będą odbywać podróż służbową. Pytanie (sformułowane w uzupełnieniu wniosku) Czy finansowanie przez pracodawcę noclegów pracowników będących w podróży służbowej stanowić będzie ich przychód? Pana stanowisko w sprawie (zaprezentowane w uzupełnieniu wniosku) W Pana ocenie, wysyłanie osób do pracy poza granice kraju będzie odbywało się na zasadach określonych w umowie o pracę tzn., że stałe miejsce wykonywania pracy to siedziba firmy, a w zależności od napływu zamówień będą wyjeżdżali w podroż służbową. W umowie nie będzie zawarta informacja o miejscu wykonywania pracy, na jaki okres będzie wyjazd lub jak często, gdyż będzie to wynikało z potrzeb klienta . Nie ma Pan podpisanej żadnej umowy z kontrahentami, dlatego nie ma Pana stałych zleceń, a co za tym idzie nie może Pan konkretnie wskazać długość i częstotliwość wyjazdów. Co ma wpływ też na brak w umowach porozumienia czasowo zmieniającego miejsca wykonywania pracy. Wysyłanie pracowników do pracy poza granice kraju nastąpi za zgodą tych osób, ale będzie to bezpośrednio związane z czynnościami służbowymi. Tym samym nie mają one związku z celami osobistymi pracowników i nie stanowią dla pracownika przychodu z tytułu stosunku pracy. W trakcie wykonywania obowiązków pracownicy nie mają żadnej swobody w wyborze dotyczących standardów zakwaterowania oraz wysokości kosztów noclegu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111, ze zm.): Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Z uwagi na powyższe na płatniku ciążą trzy podstawowe obowiązki, tj.: 1) obliczenie, 2) pobranie, 3) wpłacenie – podatku, zaliczki. Stosownie do art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163, ze zm.): Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Zgodnie z art. 9 ust. 1 ww. ustawy: Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. W treści art. 10 ust. 1 powołanej ustawy, zostały określone źródła przychodów i zgodnie z pkt 1 tego artykułu: Źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta. Art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy stanowi, że: Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia

wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. W myśl art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy. Jak wynika z opisu sprawy prowadzi Pan działalność gospodarczą polegającą na obróbce elementów metalowych (toczenie frezowanie) oraz instalowaniu i serwisowaniu (...). Nawiązał Pan kontakt ze zleceniodawcami w krajach Unii Europejskiej, którzy w zależności od potrzeb będą składać Panu zamówienia na usługi. Zatrudni Pan pracowników na umowę o pracę. Wysyłanie osób do pracy poza granice kraju będzie odbywało się na zasadach określonych w umowie o pracę, że stałe miejsce wykonywania pracy to siedziba firmy. Osoby, które będą wyjeżdżały będą miały zapewnione zakwaterowanie i transport. Ciąży na Panu jako pracodawcy obowiązek 5 sfinansowania noclegu pracownikom będącym w podróży służbowej zgodnie z art. 77 Kodeksu Pracy. 5W tym miejscu wskazać należy, że definicja podróży służbowej została zawarta w art. 77 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277), który stanowi, iż: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. 5W myśl art. 77 § 2 ww. ustawy: Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. 5Stosownie do ww. art. 77 § 3 Kodeksu pracy: Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. 5Jak wynika z art. 77 § 5 Kodeksu pracy: W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2. Mając zatem na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy. Wątpliwość Pana w niniejszej sprawie budzi kwestia, czy sfinansowanie przez Pana (jako osobę prowadzącą działalność gospodarczą) pracownikom noclegów (w okolicznościach przedstawionych we wniosku) będzie generowało po stronie ww. pracowników przychód. W niniejszej sprawie należy odnieść się do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym: Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c. Art. 21 ust. 13 ww. ustawy stanowi, że: Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione: 1) w celu osiągnięcia przychodów lub 2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub 3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub 4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji. W konsekwencji, warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej – co zgodnie z Pana wyjaśnieniami zawartymi w uzupełnieniu podania ma miejsce w przedmiotowej sprawie. Natomiast zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia: Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: 1) diety; 2) zwrot kosztów: a) przejazdów, b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej, c) noclegów, d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Na podstawie § 16 ust. 1 tego rozporządzenia: Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W myśl natomiast § 16 ust. 3 rozporządzenia: W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. Zgodnie z § 16 ust. 4 rozporządzenia: Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg. Mając powyższe na względzie, w sytuacji gdy pracodawca pokrywa koszty związane z zakwaterowaniem pracownika, to niezależnie od formy tych świadczeń (pieniężna lub niepieniężna), stanowią one przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie można zatem zgodzić się Pana stanowiskiem, że sfinansowanie przez Pana noclegów nie stanowi dla pracownika przychodu z tytułu stosunku pracy. Jednakże do w odniesieniu do ww. świadczeń będzie mało zastosowanie zwolnienie od podatku dochodowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób. Z ww. zwolnienia korzysta zwrot kosztów noclegu, w wysokości którą pracodawca zgodził się sfinansować. Reasumując, skoro Pana pracownicy otrzymają polecenia służbowe wyjazdu poza granicę Polski, które wiążą się z wykonywaniem przez tych pracowników obowiązków w ramach 5podróży służbowej, o której mowa w art. 77 Kodeksu pracy, należności sfinansowane przez Pana za nocleg stanowić będą dla Pana pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże przychód ten będzie podlegał zwolnieniu od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy. Tym samym, od kwot sfinansowanych pracownikom noclegów nie będzie miał Pan obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji. Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji. · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a; 2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści. · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.