Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 września 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 10 listopada 2022 r. (data wpływu do tutejszego organu).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X sp. z o.o. (dalej: „Spółka" lub „Wnioskodawca") jest częścią międzynarodowej grupy (`(...)`) X (dalej: „Grupa X"). Grupa X działa w branży (`(...)`) i zajmuje się m.in. opracowywaniem, badaniem, tworzeniem i dostarczaniem (`(...)`).

W szczególności, Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy różnego rodzaju usługi na rzecz innych podmiotów z Grupy X, w zamian za otrzymywane wynagrodzenie zapewniające pokrycie kosztów oraz realizację odpowiedniego zysku. Do świadczonych usług należą:

– usługi prowadzenia prac badawczo-rozwojowych,

– usługi marketingowe,

– usługi wsparcia procesów finansowych,

– usługi wsparcia procesów zakupowych i inne.

Cechą szczególną wielu aktywności wykonywanych przez pracowników Spółki jest to, że przy zapewnieniu odpowiedniego środowiska pracy, mogą one być wykonywane w całości w formie pracy zdalnej. Jednocześnie, w związku z wprowadzeniem na terytorium Polski stanu zagrożenia epidemicznego, a następnie stanu epidemii wywołanego przez wirus SARS-CoV-2, Spółka stara się dostosować do zmieniającego się rynku pracy i dostosować sposób pracy pewnych grup pracowników w taki sposób, aby pracowali oni zdalnie – tj. poza siedzibą/biurem Spółki - w pełnym wymiarze czasu. Innymi słowy, pewna grupa pracowników będzie pracowała zdalnie bez intencji powrotu do pracy biurowej po zakończeniu stanu epidemii.

Według zamierzeń Spółki, praca zdalna wykonywana będzie przez wyznaczoną grupę pracowników z ich miejsc zamieszkania, uprzednio wskazanych Wnioskodawcy. Wykonywanie tej pracy wymaga posługiwania się środkami porozumiewania na odległość (e- mail, komunikatory, zasoby sieci komputerowej, platformy spotkaniowe - obecnie MS Teams oraz telefony służbowe).

W konsekwencji niezbędne jest w tym zakresie posiadanie przez tych pracowników szybkiego łącza internetowego, które z jednej strony umożliwia pracownikom stałą, sprawną i niezakłóconą komunikację pomiędzy sobą, z pracodawcą oraz innymi podmiotami wskazanymi przez pracodawcę, ponadto umożliwia pracownikom dostęp do zasobów znajdujących się na serwerach Wnioskodawcy.

Ponadto, w oczywisty sposób wprowadzenie opisanego sposobu świadczenia stałej pracy zdalnej przez pracowników wymagało również dostosowania przez nich swoich miejsc zamieszkania do pracy zdalnej.

Praca zdalna wiąże się również ze zwiększonym zużyciem mediów (w szczególności energii elektrycznej). Spółka zapewnia pracownikom komputery osobiste wraz z oprogramowaniem niezbędnym dla wykonywania pracy, jak również telefony służbowe. Pracownicy natomiast we własnym zakresie zapewniają sobie dostęp do Internetu, ponoszą zwiększone koszty mediów (energii elektrycznej, wody czy też ogrzewania).

W związku z powyższym, Spółka w celu zrekompensowania kosztów stałej pracy zdalnej ponoszonych przez pracowników, o których mowa powyżej, planuje wprowadzić wypłatę tym pracownikom dodatkowego świadczenia pieniężnego w postaci jednorazowego zryczałtowanego ekwiwalentu. Ekwiwalent przysługuje wyłącznie pracownikom, którzy będą w sposób stały pracować zdalnie, i którzy na stałe muszą przystosować swoje stanowisko pracy do bezpiecznego i stałego wykonywania pracy.

W szczególności, ryczałt będzie przeznaczony na pokrycie wydatków z następującego koszyka:

– zakup drobnego sprzętu elektronicznego: monitor, podstawy pod monitor, przedłużacze, okablowanie i inne narzędzie elektroniczne służące do pracy biurowej,

– zakup elementów umeblowania domowego biura: biurko, krzesło do biurka, elementy ergonomiczne związane z miejscem pracy zdalnej, oświetlenie powierzchni roboczej, osłony do okablowania i inne zapewniające bezpieczne środowisko zgodne z zasadami BHP i ergonomii,

– zwiększone koszty mediów: prąd, woda, ogrzewanie, gaz i inne media wykorzystywane w godzinach pracy,

– koszty utrzymania bądź ulepszenia dostępu do Internetu w stopniu zapewniającym właściwą przepustowość odpowiednią dla wymaganej pracy zdalnej,

– zakup elementów eksploatacyjnych: tusze, papier, notatniki - jeśli są wymagane charakterem pracy.

Spółka nie będzie wymagać od pracowników przedstawiania faktur dokumentujących poniesienie powyższych kosztów, pozostawiając w ich gestii dokładny sposób wydatkowania ryczałtu. Jednakże, opierając się na własnych doświadczeniach i analizach (np. opartych na znajomości kosztów umeblowania biurowego, znajomości kosztów zapewnienia dostępu do szybkiego Internetu), Spółka planuje, że wskazany ekwiwalent wypłacany będzie w formie pieniężnej w kwocie do około 1000 PLN, jednorazowo (kwota ta może ulegać zmianie, w wyniku inflacji, zmieniających się potrzeb organizacji stanowiska pracy ale metoda jej ustalenia pozostanie podobna).

Pytanie

Czy w związku z wypłatą zryczałtowanego ekwiwalentu pieniężnego na rzecz pracowników Wnioskodawca będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia na rachunek właściwego urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłaconych ekwiwalentów?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem opisane w stanie faktycznym ryczałty, nie stanowią przychodu podatkowego Państwa pracowników i na Spółce nie będą spoczywały obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych z tego tytułu.

Uzasadniając powyższe stanowisko wskazują Państwo, iż stosownie do postanowień art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: „Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

W kontekście cytowanego wyżej przepisu w doktrynie prawa podatkowego oraz orzecznictwie sądów administracyjnych jednolicie przyjmuje się, że przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych, są wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia (w tym również koszty poniesione za pracownika) poniesione lub świadczone w interesie pracownika, powodujące u niego przysporzenie majątkowe o trwałym charakterze, charakteryzujące się przyrostem jego aktywów albo zmniejszeniem pasywów, a mające swoje źródło w łączącym podatnika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W Państwa ocenie, wypłata na rzecz pracowników rozważanego zryczałtowanego ekwiwalentu pieniężnego przeznaczonego na organizację stanowiska pracy, w związku z wykonywaniem przez nich stałej pracy zdalnej nie stanowi przychodu w przedstawionym wyżej rozumieniu. W istocie bowiem przedmiotowy ekwiwalent jest świadczeniem ponoszonym w interesie Spółki, jako pracodawcy i jego wypłata nie stanowi dla pracownika przysporzenia majątkowego.

Wskazują Państwo na fakt, że w przypadku polecenia pracownikowi pracy zdalnej narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania tej pracy oraz jej obsługę zapewnia pracodawca. Oznacza to, że na pracodawcy ciąży prawny obowiązek zorganizowania i co za tym idzie sfinansowania procesu pracy zdalnej wykonywanej przez pracownika, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku standardowej pracy pracownika, wykonywanej w biurze pracodawcy. W tym jednak zakresie pracodawcy pozostawia się pewną swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi, materiałów, czy też obsługi logistycznej wykonywanej pracy zdalnej.

W konsekwencji zapewnienie to może być dokonane w formie rzeczowej poprzez fizyczne wyposażenie w narzędzia i materiały oraz bezpośrednie zapewnienie obsługi logistycznej, jak również w formie pieniężnej poprzez wypłatę ekwiwalentu na rzecz pracowników, przeznaczonego na wspomniany powyżej koszyk wydatków za zapewnienie odpowiedniego środowiska pracy, za korzystanie z prywatnych łączy internetowych dla celów służbowych, oraz zwiększonego w tym samym celu zużycia mediów (prąd, woda, ogrzewanie itp.), które to następują w związku z wykonywaniem przez tych pracowników pracy zdalnej.

Ponadto, dokonując oceny czy dane nieodpłatne świadczenie skutkuje powstaniem przychodu podatkowego, należy kierować się kluczowym w tym zakresie wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13 (Dz. U. z 2014 r. poz. 947), w którym stwierdzono, że za przychód pracownika mogą być uznane nieodpłatne świadczenia, które:

1. zostały spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);

2. zostały spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;

3. korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Zgodnie z treścią wyroku Trybunału aby nieodpłatne świadczenie stanowiło przychód podatkowy powyższe kryteria powinny być spełnione łącznie.

W kontekście pierwszego warunku, Trybunał Konstytucyjny podkreślił, że „inne nieodpłatne świadczenia" na rzecz pracownika mogą być uznane za jego dochód podatkowy tylko pod warunkiem, że rzeczywiście spowodowały zaoszczędzenie przez niego wydatków. Ustalenie tej okoliczności zależy od tego, czy pracownik skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie - z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej - jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w sytuacji braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik samodzielnie musiałby ponieść określony wydatek. W konsekwencji, przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.

Odnośnie drugiego warunku, Trybunał Konstytucyjny wyjaśnił, że dla oceny, czy świadczenie leży w interesie pracownika istotne jest czy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny (kwantyfikowalny) w jego majątku. Natomiast w przypadku świadczeń leżących w interesie pracodawcy, według wyjaśnień Trybunału Konstytucyjnego, chodzi głównie o takie świadczenia, które gwarantują bezpieczne oraz higieniczne warunki pracy, służą jej organizacji i - generalnie - umożliwiają prawidłowe wykonanie pracy według wymogów pracodawcy. Korzyść ze świadczeń spełnianych na rzecz pracownika nie jest przez niego wynoszona na zewnątrz stosunku pracy i nie stanowi dochodu będącego przedmiotem opodatkowania.

Odnosząc się natomiast do trzeciego warunku, to Trybunał Konstytucyjny wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę.

W świetle powyższego, niespełnienie przynajmniej jednego z powyższych trzech warunków sformułowanych przez Trybunał Konstytucyjny oznacza, że dane świadczenie pracodawcy na rzecz pracownika nie jest świadczeniem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Analizując przedstawiony stan faktyczny na podstawie wskazanych przepisów ustawy o PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych), w oparciu o przytoczone wskazówki interpretacyjne, wynikające z orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2017 r., sygn. akt K 7/13, mającego charakter wyroku interpretacyjnego, a więc wskazującego zgodny z Konstytucją RP sposób wykładni przepisów ustawy o PIT, należy przede wszystkim podkreślić, że Spółka planuje wprowadzić zasadę pracy zdalnej dla pewnej grupy pracowników.

Mając na względzie kryteria sformułowane przez Trybunał Konstytucyjny, w Państwa ocenie nie są spełnione kryteria pierwsze i drugie.

Po pierwsze, Państwa decyzją pewnej grupie pracowników zlecono - na stałe - pracę zdalną. A zatem pracownicy zobligowani zostali do ponoszenia wyższych kosztów organizacji stanowiska pracy, dostępu do sieci internetowej, korzystania z mediów w swoich miejscach zamieszkania. Stąd, w Państwa ocenie, świadczenie w postaci zwrotu m.in. tych kosztów nie jest z punktu widzenia tej grupy pracowników i Spółki dobrowolne.

W odniesieniu do kryterium drugiego, stwierdzają Państwo, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy (art. 15 ustawy Kodeks pracy). Skoro planują Państwo wdrożyć rozwiązanie mające na celu wdrożenie stałej pracy zdalnej dla pewnej grupy pracowników, to ta decyzja leży w ścisłym interesie Spółki. W takim przypadku pracownicy są zmuszeni do ponoszenia kosztów organizacji stanowiska pracy, dostępu do sieci internetowej, wyższych opłat za media, itd., co następuje w wykonaniu uzasadnionych poleceń pracodawcy. Innymi słowy, biorąc pod uwagę zakres zadań Spółki, zapewnienie ciągłości ich realizacji przez wspomnianą grupę pracowników leży w bezpośrednim jej interesie. Pracownicy korzystają z opisanych w stanie faktycznym świadczeń wyłącznie w ścisłym związku z wykonywaną pracą. Uwzględniając długotrwałość realizowania pracy w trybie zdalnym należy uznać, że po stronie pracowników Spółki nie powstaje osobiste przysporzenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Należy zatem uznać, że w przedstawionym stanie faktycznym nie dochodzi do powstania przychodu po stronie pracowników w rozumieniu art. 12 ustawy o PIT oraz na Spółce nie spoczywają z tego tytułu obowiązki płatnika, o których mowa w art. 31 ust. 1 ustawy o PIT.

Zajmując powyższe stanowisko Spółka wskazuje dodatkowo, że analogiczny pogląd wyrażony został w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 15 grudnia 2020 r., nr 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS, w dniu 5 marca 2021 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.AK oraz w dniu 3 września 2021 r. nr 0113-KDIPT2-3.4011.547.2021.1.GG.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1128, z późn. zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 11 ust. 2 ww. ustawy:

Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Zgodnie z art. 11 ust. 2a cytowanej ustawy:

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1. jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2. jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;

3. jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4. w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Na mocy art. 11 ust. 2b cytowanej ustawy:

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

W myśl art. 12 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców - jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

Stosownie do art. 12 ust. 3 powołanej ustawy:

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b.

Zgodnie zaś z art. 31 ww. ustawy:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej ,,zakładami pracy'', są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jak wynika z opisu zdarzenia, X sp. z o.o. (dalej: „Spółka" lub „Wnioskodawca") jest częścią międzynarodowej grupy (`(...)`) X (dalej: „Grupa X"). Grupa X działa w branży (`(...)`) i zajmuje się m.in. opracowywaniem, badaniem, tworzeniem i dostarczaniem (`(...)`). W szczególności, Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy różnego rodzaju usługi na rzecz innych podmiotów z Grupy X, w zamian za otrzymywane wynagrodzenie zapewniające pokrycie kosztów oraz realizację odpowiedniego zysku. Do świadczonych usług należą:

– usługi prowadzenia prac badawczo-rozwojowych,

– usługi marketingowe,

– usługi wsparcia procesów finansowych,

– usługi wsparcia procesów zakupowych i inne.

Cechą szczególną wielu aktywności wykonywanych przez pracowników Spółki jest to, że przy zapewnieniu odpowiedniego środowiska pracy, mogą one być wykonywane w całości w formie pracy zdalnej. Jednocześnie, w związku z wprowadzeniem na terytorium Polski stanu zagrożenia epidemicznego, a następnie stanu epidemii wywołanego przez wirus SARS-CoV-2, Spółka stara się dostosować do zmieniającego się rynku pracy i dostosować sposób pracy pewnych grup pracowników w taki sposób, aby pracowali oni zdalnie – tj. poza siedzibą/biurem Spółki - w pełnym wymiarze czasu. Innymi słowy, pewna grupa pracowników będzie pracowała zdalnie bez intencji powrotu do pracy biurowej po zakończeniu stanu epidemii.

Według zamierzeń Spółki, praca zdalna wykonywana będzie przez wyznaczoną grupę pracowników z ich miejsc zamieszkania, uprzednio wskazanych Wnioskodawcy. Wykonywanie tej pracy wymaga posługiwania się środkami porozumiewania się na odległość (e-mail, komunikatory, zasoby sieci komputerowej, platformy spotkaniowe - obecnie MS Teams oraz telefony służbowe).

W konsekwencji niezbędne jest w tym zakresie posiadanie przez tych pracowników szybkiego łącza internetowego, które z jednej strony umożliwia pracownikom stałą, sprawną i niezakłóconą komunikację pomiędzy sobą, z pracodawcą oraz innymi podmiotami wskazanymi przez pracodawcę, ponadto umożliwia pracownikom dostęp do zasobów znajdujących się na serwerach Wnioskodawcy.

Ponadto, w oczywisty sposób wprowadzenie opisanego sposobu świadczenia stałej pracy zdalnej przez pracowników wymagało również dostosowania przez nich swoich miejsc zamieszkania do pracy zdalnej.

Praca zdalna wiąże się również ze zwiększonym zużyciem mediów (w szczególności energii elektrycznej). Spółka zapewnia pracownikom komputery osobiste wraz z oprogramowaniem niezbędnym dla wykonywania pracy, jak również telefony służbowe. Pracownicy natomiast we własnym zakresie zapewniają sobie dostęp do Internetu, ponoszą zwiększone koszty mediów (energii elektrycznej, wody czy też ogrzewania).

W związku z powyższym, Spółka w celu zrekompensowania kosztów stałej pracy zdalnej ponoszonych przez pracowników, o których mowa powyżej, planuje wprowadzić wypłatę tym pracownikom dodatkowego świadczenia pieniężnego w postaci jednorazowego zryczałtowanego ekwiwalentu. Ekwiwalent przysługuje wyłącznie pracownikom, którzy będą w sposób stały pracować zdalnie, i którzy na stałe muszą przystosować swoje stanowisko pracy do bezpiecznego i stałego wykonywania pracy.

W szczególności, ryczałt będzie przeznaczony na pokrycie wydatków z następującego koszyka:

– zakup drobnego sprzętu elektronicznego: monitor, podstawy pod monitor, przedłużacze, okablowanie i inne narzędzie elektroniczne służące do pracy biurowej,

– zakup elementów umeblowania domowego biura: biurko, krzesło do biurka, elementy ergonomiczne związane z miejscem pracy zdalnej, oświetlenie powierzchni roboczej, osłony do okablowania i inne zapewniające bezpieczne środowisko zgodne z zasadami BHP i ergonomii,

– zwiększone koszty mediów: prąd, woda, ogrzewanie, gaz i inne media wykorzystywane w godzinach pracy,

– koszty utrzymania bądź ulepszenia dostępu do Internetu w stopniu zapewniającym właściwą przepustowość odpowiednią dla wymaganej pracy zdalnej,

– zakup elementów eksploatacyjnych: tusze, papier, notatniki - jeśli są wymagane charakterem pracy.

Spółka nie będzie wymagać od pracowników przedstawiania faktur dokumentujących poniesienie powyższych kosztów, pozostawiając w ich gestii dokładny sposób wydatkowania ryczałtu. Jednakże, opierając się na własnych doświadczeniach i analizach (np. opartych na znajomości kosztów umeblowania biurowego, znajomości kosztów zapewnienia dostępu do szybkiego Internetu), Spółka planuje, że wskazany ekwiwalent wypłacany będzie w formie pieniężnej w kwocie do około 1000 PLN, jednorazowo (kwota ta może ulegać zmianie, w wyniku inflacji, zmieniających się potrzeb organizacji stanowiska pracy ale metoda jej ustalenia pozostanie podobna).

Do świadczeń w postaci wypłaty ekwiwalentu pieniężnego – wbrew Państwa stanowisku – nie mają zastosowania kryteria, o których mowa w powołanym przez Państwa wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, gdyż pogląd w nim wyrażony ma zastosowanie do „innych nieodpłatnych świadczeń”, dokonywanych bez pobierania jakiejkolwiek odpłatności, niepieniężnych. Przy czym świadczeniem niepieniężnym nie jest wypłata ekwiwalentu. Jak zauważył Trybunał Konstytucyjny, „w wypadku świadczenia pieniężnego przysporzenie jest niewątpliwe i niejako bezwarunkowe (zawsze oznacza zwiększenie aktywów)”.

Uwzględniając powyższe, wypłata ekwiwalentu pieniężnego w związku z zakupem drobnego sprzętu elektronicznego, elementów umeblowania domowego biura oraz elementów eksploatacyjnych, a także opłaceniem zwiększonych kosztów mediów oraz kosztów utrzymania bądź ulepszenia dostępu do Internetu w stopniu zapewniającym właściwą przepustowość odpowiednią dla wymaganej pracy zdalnej, będzie stanowiła dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy jednak mieć na uwadze art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego pracownikowi ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

– ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

– kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,

– narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

– narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Przy czym – zgodnie z definicją słownikową – ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Zatem w sytuacji wypłacania ekwiwalentu pieniężnego za używane przez pracowników, przy wykonywaniu pracy zdalnej: narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność, przychód uzyskany z tego tytułu – przy spełnieniu ww. warunków – może korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i tylko wówczas w odniesieniu do tych świadczeń na Spółce nie będą ciążyły obowiązki płatnika wynikające z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, iż jakkolwiek interpretacje podatkowe kształtują pewną linię wykładni obowiązującego prawa, jednak dotyczą wyłącznie konkretnych spraw, a zatem nie mają one zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Rozstrzygnięcia te zapadły w indywidualnych sprawach i w świetle art. 87 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej nie są źródłem powszechnie obowiązującego prawa i tym samym nie mogą być wiążące dla organu wydającego interpretację indywidualną.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).