Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo, stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 października 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania wypłacanych pracownikom ekwiwalentów pieniężnych za pranie i używanie odzieży roboczej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo czołowym dystrybutorem artykułów elektrotechnicznych i oświetleniowych działającym na polskim rynku od 31 lat. Aktywnie rozwija segment zielonej energii pod kątem fotowoltaiki, pomp ciepła i stacji ładowania pojazdów elektrycznych. Świadczą Państwo również usługi w zakresie audytów oraz projektów elektrycznych i oświetleniowych, wykonywania oraz modernizacji instalacji elektrycznych i energetycznych, programowania automatyki budynkowej. Jest też dostawcą złożonych rozwiązań dla przemysłu.

Głównym profilem Państwa działalności jest zapewnienie inwestorowi kompleksowych rozwiązań prądowych do każdego typu obiektu budowlanego.

Zatrudniają Państwo pracowników, którym na podstawie art. 2377 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeksu pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn. zm.) jesteście Państwo obowiązani jako pracodawca dostarczyć nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

a. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

b. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Natomiast, zgodnie z art. 2377 § 4 Kodeksu pracy pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Ponadto, w sytuacji, gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika, stosownie do treści art. 2379 § 3 Kodeksu pracy. Obowiązek zapewnienia odzieży roboczej dotyczy przede wszystkim pracowników wykonujących pracę w magazynach oraz techników, zajmujących się montażem instalacji elektrycznej, oświetleniowej lub fotowoltaicznej u kontrahentów.

Państwa pracownicy pracują w różnych lokalizacjach rozmieszczonych na terenie całej Polski i trudno jest Państwu zapewnić w sposób efektywny usługę prania odzieży służbowej. W celu realizacji obowiązku wynikającego z przywołanych przepisów Kodeksu pracy, zamierzają Państwo przyjąć wewnętrzny regulamin wynagradzania, w którym wprowadzą Państwo ryczałtowo ustaloną kwotę ekwiwalentu, wypłacaną pracownikom, jako zwrot kosztów poniesionych na pranie odzieży roboczej. Kwota ryczałtu zostanie skalkulowana w oparciu o rynkową wartość środków piorących, cenę energii elektrycznej oraz oszacowany koszt zużycia pralki należącej do pracownika. Tak ustalona kwota zostanie przemnożona przez ilość prań wykonanych przez pracownika w miesiącu. Z Państwa praktyki wynika bowiem, że pracownicy nie korzystają z usług pralni zewnętrznych i piorą ubrania służbowe w miejscu zamieszkania, wykorzystując w tym celu posiadane zasoby.

Planowane rozwiązanie jest ekonomiczne z punktu widzenia zarówno Państwa jak i pracownika. Pracownik sam decyduje o tym, kiedy odzież robocza wymaga prania, nie musi tracić czasu na noszenie jej do pralni oraz zwolniony jest z obowiązku przechowywania dowodów opłat za usługę prania.

Minimalizują Państwo koszty - ustalona kwota wynagrodzenia ryczałtowego jest niższa niż koszt usługi pralni zewnętrznej, upraszcza proces zarządzania ludźmi, ma zagwarantowane, że pracownicy będą wyglądać schludnie, w sposób budzący zaufanie kontrahentów.

Pytania

1. Czy w związku z treścią art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych), Państwo jako płatnik, na podstawie art. 31 tej ustawy, jesteście zobowiązani doliczyć wartość ekwiwalentu określanego w sposób opisany we wniosku, do dochodu pracowników z tytułu umowy o pracę?

2. Czy świadczenie to jest zwolnione z opodatkowania, zatem nie pełnicie Państwo w tym zakresie funkcji płatnika?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem wypłacany ekwiwalent za pranie odzieży służbowej pracownikom, w związku z art. 2379 § 3 Kodeksu pracy, będzie zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, a jego wartość nie będzie doliczana do podstawy opodatkowania. Zatem nie będziecie Państwo pełnili roli płatnika w powyższym zakresie i nie będziecie zobowiązani doliczyć wartości ekwiwalentu do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, od której naliczy i pobierze zaliczki na PIT.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, w sytuacji gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić we własnym zakresie prania odzieży roboczej, może wypłacić pracownikowi ekwiwalent, w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT zwalnia z opodatkowania ekwiwalent za pranie odzieży, o ile zasady jego przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych do tych ustaw.

Ani przepisy Kodeksu Pracy, ani ustawy o PIT nie zawierają szczegółowych regulacji, jak powinien być kalkulowany ekwiwalent za pranie odzieży służbowej. Kodeks Pracy wskazuje jedynie, że kwota ekwiwalentu ma odpowiadać kosztom poniesionym przez pracownika. W sytuacji, gdy pracownik upierze odzież we własnym zakresie, korzystając z prywatnej pralki i środków piorących, nie będzie posiadał dowodów (rachunków, faktur) potwierdzających wysokość poniesionych przez siebie kosztów (choć nie ma wątpliwości, że koszty poniósł). Przepisy nie zobowiązują również, aby ponoszone wydatki były udokumentowane rachunkami lub fakturami, nie ma powodów aby zmuszać pracownika do zakupu środków piorących odrębnie, na użytek prania odzieży służbowej. Zatem ustalając wartość ekwiwalentu należy wziąć pod uwagę aktualne ceny środków piorących, koszty energii elektrycznej i oszacować koszt, jaki ponosi przeciętnie pracownik wykonując jedno pranie. Koszt ten należy przemnożyć przez ilość prań wykonanych w miesiącu.

Państwa stanowisko, że ekwiwalent pieniężny określony ryczałtowo jest zwolniony z opodatkowania potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Dla przykładu interpretacja indywidualna z 4 października 2019 r. sygn. 0114- KDIP3-3.4011.324.2019.3.JK3: „Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez zleceniobiorców. Jako ekwiwalent, wypłacane zleceniobiorcom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i zleceniobiorców i wynikać - jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie – z wewnętrznego regulaminu.

Przyznane ekwiwalenty stanowią dla zleceniobiorcy przysporzenie majątkowe.

Jak wynika z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Mając na uwadze opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, że wypłacane zleceniobiorcom, o których mowa we wniosku kwoty za pranie odzieży własnej używanej zamiast roboczej stanowić będę dla nich przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

Podobnie w interpretacji z 24 lipca 2017 r., sygn. 0115-KDIT2-2.4011.152.2017.2.BK.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłami przychodów są:

Stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Biorąc pod uwagę powyższe, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Na podmiotach dokonujących świadczeń z powyższego tytułu ciążą natomiast obowiązki płatnika wynikające z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są:

Świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).

Stosownie do postanowień art. 2377 § 1 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto na podstawie art. 2379 § 2 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

W myśl art. 2379 § 3 Kodeksu pracy:

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak również ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy.

Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników – jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie –z wewnętrznego regulaminu.

Z treści wniosku wynika, że zatrudniają Państwo pracowników, którym jesteście Państwo obowiązani jako pracodawca dostarczyć nieodpłatnie odzież i obuwie robocze. Obowiązek zapewnienia odzieży roboczej dotyczy przede wszystkim pracowników wykonujących pracę w magazynach oraz techników, zajmujących się montażem instalacji elektrycznej, oświetleniowej lub fotowoltaicznej u kontrahentów. Państwa pracownicy pracują w różnych lokalizacjach rozmieszczonych na terenie całej Polski i trudno jest Państwu zapewnić w sposób efektywny usługę prania odzieży służbowej. W celu realizacji obowiązku wynikającego z przywołanych przepisów Kodeksu pracy, zamierzają Państwo przyjąć wewnętrzny regulamin wynagradzania, w którym wprowadzą Państwo ryczałtowo ustaloną kwotę ekwiwalentu, wypłacaną pracownikom, jako zwrot kosztów poniesionych na pranie odzieży roboczej.

Mając na uwadze opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, że wypłacane pracownikom, ekwiwalenty za pranie i używanie odzieży roboczej stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy.

W związku z tym Państwo jako płatnik od wartości ww. świadczeń nie będziecie zobowiązani do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W konsekwencji Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu powołanych przez Państwa interpretacji należy wskazać, że zostały wydane w indywidualnej sprawie i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do Państwa sprawy, ani do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.)