Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

‒ nieprawidłowe – w części dotyczącej opodatkowania wartości noclegów stanowiącej nadwyżkę ponad limit,

‒ prawidłowe – w pozostałym zakresie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

1 września 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 10 listopada 2022 r. (data wpływu 17 listopada 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo spółką z o.o., opodatkowaną na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podatkiem dochodowym. Spółka rozpoczęła prowadzenie działalności w celu oferowania usług: sprzątania, usług budowlanych, prac fizycznych, usług opieki, innych prac fizycznych.

Macie Państwo zamiar zatrudniać pracowników na umowę o pracę oraz umowę zlecenie. W ramach powierzonych obowiązków pracownicy i zleceniobiorcy będą wykonywać zadania służbowe w dużej mierze poza miejscem pracy wskazanym w umowie poprzez odbywanie podróży służbowych krajowych i rzadziej zagranicznych.

Zleceniobiorca będzie przebywał w podróży przez kilka miesięcy w roku, przy czym może to być kilka krótszych wyjazdów lub jeden długi. Wysyłając zleceniobiorcę w podróż pracodawca pokrywa należności, takie jak: diety, zakwaterowanie, a także inne udokumentowane wydatki związane z podróżą. Dieta ma pokryć zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży.

Zdarzyć się jednak może, że wysokość diety i kosztów noclegu przekroczy kwotę wynikającą z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Wątpliwości zleceniodawcy budzi kwestia opodatkowania ewentualnej nadwyżki, w sytuacji, gdy wyrazi on zgodę na zwiększone koszty diety i noclegu, a także gdy zaistniałe okoliczności stanowią przypadek uzasadniający poniesienie wydatków w kwocie przekraczającej limit wynikający z rozporządzenia.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Zatrudnieni zleceniobiorcy będą mieli miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce. Zleceniobiorcy będą przebywać na terytorium Polski powyżej 183 dni w danym roku podatkowym. Zleceniobiorcy będą posiadać centrum interesów osobistych w Polsce.

Zleceniobiorcy będą posiadać swoje centrum interesów gospodarczych, w Polsce. Ich główne źródło dochodu będzie znajdowało się w Polsce. Ewentualnie poczynione przez nich inwestycje odbywać się będą na rynku polskim. Jakikolwiek majątek ruchomy/nieruchomy będzie nabywany przez nich w Polsce. Swoje zobowiązania finansowe, takie jak kredyty kierować będą do Polskich instytucji finansowych. Zleceniobiorcy swoją aktywność społeczną, polityczną, kulturalną, czy obywatelską kierować będą do polskiego życia społecznego z racji posiadania w Polsce wymiernych interesów materialnych (dochody, nieruchomości, zakupy konsumpcyjne) i niematerialnych (zakładanie rodzin, przyjaźnie, status społeczny).

Zleceniobiorcy nie będą wykonywali swojej pracy jako osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.

Otrzymane świadczenia, nie zostaną przez zleceniobiorców zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Otrzymane przez zleceniobiorców świadczenia zostaną poniesione tylko przez Państwa w celu osiągnięcia przychodów. Otrzymane od Państwa świadczenia zostaną nie zostaną uznane przez zleceniobiorców, za poniesione przez zleceniobiorców w celu osiągnięcia przychodów. Ponadto, otrzymane świadczenia nie będą poniesione przez zleceniobiorców, zatem w żadnym przypadku nie będą uznane przez Zleceniobiorców jako ich koszt uzyskania przychodów.

Pytania

Czy koszty diety i noclegu w wysokości przekraczającej limit wskazany w rozporządzeniu, w przypadku wyrażenia na nie zgody przez zleceniodawcę — będą stanowiły o konieczności obliczenia, pobrania i odprowadzenia przez Państwa zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia zleceniobiorcy?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwo stoją na stanowisku, że koszty diety i noclegu:

1. nie przekraczające limitu wskazanego w rozporządzeniu, a na które Zleceniodawca wyraził zgodę — nie będą stanowiły o konieczności obliczenia, pobrania i odprowadzenia przez Państwa zaliczek na podatek dochodowy z tytułu z zatrudnienia zleceniobiorcy.

2. przekraczające limit wskazany w rozporządzeniu, a na które Zleceniodawca wyraził zgodę — będą stanowiły o konieczności obliczenia, pobrania i odprowadzenia przez Państwa zaliczek na podatek dochodowy z tytułu zatrudnienia zleceniobiorcy.

Ocena stanowiska

Stanowisko dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych, które przedstawili Państwo we wniosku jest:

‒ nieprawidłowe – w części dotyczącej opodatkowania wartości noclegów stanowiącej nadwyżkę ponad limit,

‒ prawidłowe – w pozostałym zakresie.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Z treści powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w cytowanej ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawodawca dokonał podziału przysporzeń majątkowych uzyskiwanych przez podatników na różne źródła przychodów. Zgodnie z pkt 2 tego przepisu, odrębnym źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

W myśl art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,

c) przedsiębiorstwa w spadku

- z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Z kolei zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Jednakże w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Na mocy art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b) stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1. w celu osiągnięcia przychodów lub

2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Dla prawidłowego rozstrzygnięcia niniejszej sprawy koniecznym jest przede wszystkim ustalenie pojęcia „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle przytoczonego art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Pojęcie „podróży służbowej” zostało zdefiniowane w art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1976 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), który stanowi, że:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Niemniej jednak jest to definicja, która może być odnoszona tylko do „podróży służbowej” pracowników, a nie do „podróży osoby niebędącej pracownikiem”.

Podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 Kodeksu pracy.

Przepis ten w § 1 stanowi, że:

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy.

W zakresie umów zlecenia, zgodnie z art. 734 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm.):

Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.

Miejsce wykonywania tej czynności nie jest elementem istotnym umowy na warunkach zlecenia, nawet jeżeli w umowie takie miejsce wskazano.

Wyjaśnione różnice między stosunkiem pracy a stosunkiem prawnym na warunkach zlecenia prowadzą do wniosku, że wskazanie w umowie zlecenia miejsca, w którym czynność ma być dokonana, nie może być utożsamiane z miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę.

Analizowany art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) w zw. z art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie poprzestaje na wskazaniu podmiotów uprawnionych do zwolnienia, ale także odmiennie zakreśla warunki zwolnienia dla tych podmiotów, wskazując, że w przypadku osób niebędących pracownikami podróż musi odbywać się w celu osiągnięcia przychodów, a otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Połączenie dwóch różnych grup podmiotów w ramach jednej jednostki redakcyjnej wynika z przyjęcia przez ustawodawcę jednorodnego limitu, w ramach którego świadczenia za czas podróży podlegają zwolnieniu.

Aby osoba niebędąca pracownikiem mogła skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) w zw. z ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, konieczne jest odbycie przez nią podróży oraz ustalenie, że celem tej podróży jest osiągnięcie przychodu. Nadto otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przy czym podróż, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, nie może być utożsamiana z podróżą służbową.

Odnosząc powyższe do niniejszej sprawy, w sytuacji, gdy:

- w ramach powierzonych obowiązków zleceniobiorcy będą wykonywać zadania służbowe poza miejscem pracy wskazanym w umowie poprzez odbywanie podróży krajowych oraz zagranicznych,

- otrzymane świadczenia, nie zostaną przez zleceniobiorców zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,

- otrzymane przez zleceniobiorców świadczenia zostaną poniesione przez Państwo w celu osiągnięcia przychodów,

to do należności wypłacanych przez Państwo będzie miało zastosowanie zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zasady rozliczania podróży krajowych oraz zagranicznych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;

2. zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jak wynika z § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Z kolei jak stanowi § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a. mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b. od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną ale rozpoczętą dobę:

a. do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

b. ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Stosownie do § 7 ust. 3 rozporządzenia:

Dieta nie przysługuje:

1. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;

2. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Zgodnie z § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie – 25% diety;

2. obiad – 50% diety;

3. kolacja – 25% diety.

W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

Jak wynika z ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia:

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Według § 8 ust. 3 rozporządzenia:

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Na podstawie § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Jak stanowi § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Stosownie do treści § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

Natomiast w myśl § 14 ust. 2 powołanego rozporządzenia:

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie – 15% diety;

2. obiad – 30% diety;

3. kolacja – 30% diety.

§ 14 ust. 4 ww. rozporządzenia stanowi, że:

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Zgodnie z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

W myśl § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia,

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Na podstawie § 16 ust. 3 powołanego rozporządzenia:

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

W świetle zaś § 16 ust. 4 rozporządzenia:

Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Zatem należności z tytułu diet oraz ryczałtów za nocleg ponoszonych przez Państwo na rzecz zleceniobiorców – w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży – korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości limitu określonego w tym rozporządzeniu.

Tym samym, w sytuacji gdy ww. wypłacane należności nie przekroczą wysokości określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, na Państwu jako płatniku, nie będzie ciążył obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłaceniem zleceniobiorcom, wykonującym umowę zlecenia poza granicami Polski, ww. kwot.

Ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do wysokości diety i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw, bądź w przywołanym powyżej rozporządzeniu. Wobec tego, w sytuacji pokrycia przez zleceniodawcę diet na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia zwolnieniem objęta jest kwota za wyżywienie wynikająca z faktury bądź innego dokumentu, ale tylko do wysokości limitu wynikającego z przepisów rozporządzenia. Nadwyżka nad ustalone w rozporządzeniu limity podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w powołanym art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na Spółce jako płatniku będzie ciążył obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od ww. nadwyżki ponad limit.

Zatem stanowisko Państwa w tej części jest prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do kosztów noclegu stwierdzam, że w przypadku podróży odbywanej:

‒ na terenie kraju – nocleg podczas podróży, w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie zleceniobiorcy przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach zleceniodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit (§ 8 ust. 1 – 2 ww. rozporządzenia),

‒ poza granicami kraju – nocleg podczas podróży – zleceniobiorcy przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach zleceniodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit (§ 16 ust. 1 i ust. 3 ww. rozporządzenia).

Ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych będzie więc korzystać zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Zatem, w uzasadnionych przypadkach, zwolnieniu może podlegać zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, zgodnie z § 8 ust. 1 – 2 oraz § 16 ust. 1 i 3 ww. rozporządzenia.

Biorąc powyższe pod uwagę, jeżeli uznacie Państwo uzasadnienie zleceniobiorcy za zasadne i zaakceptujecie wydatek na nocleg przekraczający limit, to ze zwolnienia przedmiotowego będzie korzystać cała kwota wydatku za nocleg wynikająca z rachunku. Wówczas nie będziecie Państwo mieli obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości noclegu.

Stanowisko w części dotyczącej zwolnienia z opodatkowania zwrotu kosztów noclegu do wysokości limitu jest prawidłowe, natomiast w części opodatkowania zwrotu kosztów noclegu nadwyżki ponad limit jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (`(...)`).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).