Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 grudnia 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 grudnia 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku wydawaniem pracownikom kart przedpłaconych. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 28 lutego 2022 r. (wpływ 1 marca 2022 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca”) jest zobowiązana do zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłków profilaktycznych oraz napojów, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie posiłków profilaktycznych oraz napojów (dalej: „Rozporządzenie RM”).

Zgodnie z Rozporządzeniem RM stanowiska pracy, na których pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje oraz szczegółowe zasady ich wydawania ustala pracodawca w porozumieniu z przedstawicielami pracowników (zakładowymi organizacjami związkowymi). Uzgodnienia powinny dotyczyć również sytuacji szczególnych, tj. przypadku, gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych. Powyższe porozumienia zawarte z przedstawicielami pracowników (organizacjami związków zawodowych) powinny mieć odzwierciedlenie w wewnętrznie obowiązujących regulacjach.

Spółka zatrudnia pracowników, którym jest zobowiązana wydawać posiłki profilaktyczne i napoje. Pracownicy Wnioskodawcy wykonują pracę zmianową w systemie ciągłym w różnych lokalizacjach. Wnioskodawca nie ma możliwości zapewnienia pracownikom posiłków w czasie pracy. Jest to spowodowane przede wszystkim brakiem odpowiedniego zaplecza, tj. stołówki oraz pomieszczenia spełniającego właściwe normy sanitarne, w którym posiłki mogłyby być przygotowywane. Dlatego zarówno ze względu na rodzaj wykonywanej pracy (usługi wykonywane na rzecz górnictwa w różnych lokalizacjach), jak również ze względów organizacyjnych (uciążliwość i wysokie koszty wydawania posiłków profilaktycznych w naturze) Wnioskodawca zamierza realizować obowiązek zapewnienia pracownikowi posiłków i napojów profilaktycznych w inny sposób niż poprzez wydanie jednego dania gorącego.

Spółka rozważa przekazywanie pracownikom, którzy są uprawnieni do otrzymywania posiłków profilaktycznych i napojów, kart pre-paid (przedpłaconych – dalej jako „Karta” – umożliwiających nabycie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych na następujących zasadach:

I. Karty emitowane są przez bank (właściciela karty) i przekazywane Wnioskodawcy przez wykonawcę (posiadacza Karty), będącego firmą zewnętrzną,

II. Wnioskodawca będzie przekazywał Karty wyłącznie pracownikom, co do których Wnioskodawca jest zobowiązany do realizacji obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów,

III. co miesiąc Wnioskodawca będzie sprawdzał uprawnienie pracownika do otrzymania nieodpłatnie posiłków profilaktycznych i napojów,

IV. Karta będzie wydawana pracownikowi raz na okres 36 miesięcy - chyba, że pracownik zgubi Kartę, wtedy Karta zostanie mu ponownie wydana,

V. Karty te będą zasilane co miesiąc przez Wykonawcę na zlecenie Wnioskodawcy,

VI. Karty pre-paid mogą być Kartami marki (…) lub (…),

VII. pracownicy Wnioskodawcy będący użytkownikami Kart nie są uprawnieni do otrzymania na podstawie Karty jakichkolwiek kwot w gotówce (np. wynikających z niewykorzystanego salda, usługi cashback-u), w systemie bankowym pracownik nie jest właścicielem środków na Karcie,

VIII. pracownik – użytkownik Karty będzie mógł dokonywać transakcji Kartą do wysokości środków pieniężnych, do której Karta została doładowana (zasilona) przez Wnioskodawcę, przy czym każda transakcja Kartą będzie pomniejszać wartość dostępnych środków pieniężnych,

IX. Karta umożliwia nabycie gotowych posiłków, artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych w ściśle określonym typie placówek (sklepy spożywcze, piekarnie, sklepy mięsne, rybne, restauracje, bary),

X. Karty mogą zostać zrealizowane w punktach, które zawarły odpowiednią umowę z wykonawcą; lista tych podmiotów będzie udostępniona pracownikowi – użytkownikowi Karty,

XI. każdorazowe dokonanie transakcji wymaga autoryzacji poprzez podanie przez pracownika – użytkownika indywidualnie przypisanego kodu PIN, który nie może być ujawniany żadnej osobie trzeciej,

XII. zasady i warunki korzystania z Kart przekazanych pracownikom przez Wnioskodawcę będzie określał regulamin użytkowania tych Kart (pracownik będzie zobowiązany do potwierdzenia, że zapoznał się z treścią takiego regulaminu i zobowiązuje się do jego stosowania),

XIII. pracownik – użytkownik może zarządzać swoją Kartą on-line, np. w celu sprawdzenia wysokości dostępnych środków.

Drugim elementem proponowanego rozwiązania jest oświadczenie składane przez każdego pracownika (użytkownika Karty), w której stwierdza się, że wydawana pracownikowi Karta jest zamiennikiem bonów na posiłki profilaktyczne, a pracownik oświadcza, że zobowiązuje się do wykorzystywania Karty wyłącznie do dokonywania zakupów posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów, z wyłączeniem wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych. Pracownik potwierdza również, że został poinformowany o skutkach prawnych zakupu ze środków Karty innych produktów niż posiłki, artykuły spożywcze, napoje, z wyłączeniem wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych.

Jednocześnie, Wnioskodawca kontrolować będzie sposób wykorzystania środków na Kartach. Pracownicy będą zobowiązani do przechowywania paragonów fiskalnych potwierdzających zakup posiłków profilaktycznych i napojów oraz artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych i regeneracji sił pracowników, przez okres określony w regulaminie użytkowania Kart. W przypadku stwierdzenia wykorzystania Karty niezgodnie z przeznaczeniem, pracownik będzie zobowiązany do zwrotu środków związanych z nieuprawnionym użyciem Karty.

W piśmie, stanowiącym uzupełnienie wniosku jednoznacznie wskazano, że przekazywane pracownikom Karty, o których mowa we wniosku, będą uprawniały tylko i wyłącznie do nabycia na ich podstawie gotowych posiłków profilaktycznych i napojów oraz artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych i regeneracji sił pracowników, wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy – art. 232 Kodeksu pracy i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie posiłków profilaktycznych oraz napojów.

Pytanie

Czy przekazywane pracownikom, celem wywiązania się przez Wnioskodawcę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów, Karty mogą być traktowane jako inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, określone w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tym samym wartość finansowanych przez Wnioskodawcę Kart będzie stanowić przychód pracownika zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wartość finansowanych przez Wnioskodawcę Kart, przekazywanych pracownikom celem wywiązania się przez niego z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów będzie stanowić przychód pracownika zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym, Wnioskodawca nie będzie zobowiązany działając jako płatnik do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłacania ich we właściwym terminie na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Na podstawie art. 232 Kodeksu pracy „pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.”

Wnioskodawca zatrudnia pracowników w warunkach szczególnie uciążliwych, stąd w świetle powyższego z mocy prawa, będzie zobowiązany uprawnionym pracownikom zapewnić nieodpłatnie posiłki profilaktyczne i napoje.

Jednocześnie, w myśl § 2 ust. 2 Rozporządzenia RM, wydanego na podstawie art. 232 Kodeksu pracy: „jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy:

1. korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych,

2. przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymywanych produktów.”

Wnioskodawca, ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy jak i ze względów organizacyjnych z uwagi na brak odpowiedniego zaplecza, nie ma możliwości wydawania posiłków uprawnionym pracownikom we własnym zakresie. Zgodnie z Rozporządzeniem RM, stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje oraz zasady wywiązywania się z tego obowiązku z uwagi na brak możliwości wydawania posiłków i napojów ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy i ze względów organizacyjnych, Wnioskodawca ustali w porozumieniu z przedstawicielami pracowników (organizacjami związków zawodowych) i będzie to miało swoje odzwierciedlenie w wewnętrznie obowiązujących regulacjach.

W celu zmniejszenia uciążliwości związanych z dotychczasowym sposobem wywiązywania się z obowiązków wynikających z przepisów BHP, ciągłym postępem technologicznym, powszechną digitalizacją procesów i z uwagi na chęć ograniczenia ilość zużywanych niepotrzebnie zasobów, Spółka rozważa wprowadzenie rozwiązania przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego, w którym uprawnieni do otrzymywania posiłków profilaktycznych i napojów pracownicy Spółki otrzymywaliby jednorazowo Karty.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca wskazuje, że zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm., dalej: „ustawa o PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych)”) przychodami, z pewnymi wyjątkami, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z kolei stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy „za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.”

Ustawa o PIT wskazuje w art. 31 i art. 38 na zakres obowiązków płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od osób, które uzyskały od płatnika przychody ze stosunku pracy.

Zgodnie z art. 31 ustawy o PIT „osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.”

Z kolei art. 38 ustawy o PIT stanowi, że „płatnicy, o których mowa w art. 31 i art. 33-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.”

Niemniej jednak, w świetle postanowień art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest „wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.”

Z powyższego wynika, że warunkiem skorzystania ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, w analizowanych okolicznościach, tj. mając na uwadze niemożność zapewnienia przez Wnioskodawcę uprawnionym pracownikom posiłków profilaktycznych i napojów we własnym zakresie, jest otrzymywanie przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych.

Według Słownika Języka Polskiego wydawnictwa PWN bonem jest „dowód uprawniający do otrzymania w oznaczonym terminie pewnych towarów, sum pieniężnych lub usług”, natomiast talonem jest „kupon upoważniający do otrzymania lub zakupu czegoś.”

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, w analizowanych okolicznościach Karty, które mają być przekazywane jednorazowo na okres 36 miesięcy uprawnionym pracownikom (chyba, że pracownik zagubi Kartę, wtedy otrzyma od Wnioskodawcy ponownie Kartę), będą mogły zostać uznane w szczególności za inny dowód uprawniający do otrzymania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych, gdyż w istocie Karty te, uprawniałyby właśnie do zakupu przy ich użyciu gotowych posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych.

Zdaniem Wnioskodawcy, zastosowanie w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT otwartego katalogu dowodów, uprawniających do otrzymania napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych wynika między innymi ze świadomości ustawodawcy, z dynamiki postępu technologicznego i zmieniających się warunków gospodarczo-biznesowych.

W ocenie Wnioskodawcy, należy również wziąć pod uwagę, że pracownik uprawniony do otrzymania posiłków profilaktycznych i napojów, który otrzyma od Wnioskodawcy Kartę na posiłki profilaktyczne i napoje (gotowe posiłki, artykuły spożywcze i napoje bezalkoholowe), nie będzie mógł swobodnie nią dysponować, ponieważ Karta ma ograniczoną funkcjonalność.

Pracownik nie będzie mógł uzyskać dostępu - w jakiejkolwiek formie - do środków pieniężnych zasilających Kartę (np. nie wypłaci środków pieniężnych w bankomacie, w banku, czy to przez usługę cash-back).

Ponadto, poprzez wskazanie typów punktów sprzedaży, zagwarantowana będzie możliwość płatności Kartą w wybranych typach punktów sprzedaży oferujących produkty żywnościowe (sklepy spożywcze, piekarnie, sklepy mięsne, rybne) lub usługi związane z przygotowaniem posiłków (np. usługi cateringowe i gastronomiczne, restauracje, bary itp.).

Zasady i warunki korzystania z Kart przekazanych pracownikom przez Wnioskodawcę będzie określał regulamin użytkowania tych Kart. Pracownicy będą składać pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem oraz zasadami korzystania z Kart, tym samym zobowiązując się do ich przestrzegania i akceptacji.

Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy, niedopuszczalne byłoby kwalifikowanie Kart, które Spółka planuje przekazać pracownikom, jako ekwiwalent pieniądza i utożsamianie ich ze świadczeniem pieniężnym.

Co więcej, nawet w myśl ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, która reguluje zasady świadczenia usług płatniczych oraz wydawania i wykupu pieniądza elektronicznego, ustawy tej nie stosuje się do usług opartych na instrumentach, które można wykorzystywać w ramach ograniczonej sieci dostawców usług lub w odniesieniu do ograniczonego zakresu towarów lub usług - co w ocenie Wnioskodawcy jest spełnione.

Biorąc zatem pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, wydawane przez niego Karty będą dowodami (bonami, talonami, kuponami lub innymi dowodami) uprawniającymi do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych. Jednocześnie, ewentualne twierdzenie, że w analizowanym zdarzeniu przyszłym otrzymana przez pracownika Karta nie mieściłaby się w katalogu innych dowodów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, byłoby przejawem niedopuszczalnej wykładni zawężającej.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, uprawnione będzie zastosowanie zwolnienia określonego w treści art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT w odniesieniu do wartości otrzymanych Kart przekazywanych pracownikom celem wywiązania się przez Wnioskodawcę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów. Wnioskodawca jest bowiem zobowiązany z mocy prawa, z uwagi na przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy, do zapewnienia pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów, jednak pomimo ciążącego na nim obowiązku nie ma możliwości wydania pracownikom tych posiłków i napojów ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracowników pracy i ze względów organizacyjnych.

Na potwierdzenie prawidłowości prezentowanego powyżej stanowiska, Wnioskodawca powołał się na treść interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 grudnia 2015 r., nr IPTPB2/4511-555/15-2/KR, w której Organ zgodził się z wnioskodawcą, w opinii którego: „(`(...)`) wywiązywanie się z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów poprzez udostępnianie pracownikom Kart uprawniających do zakupu ściśle określonych produktów, bez możliwości wypłacenia środków pieniężnych znajdujących się na karcie, uprawnia do zastosowania zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, tym samym na Wnioskodawcy nie będą w powyższym zakresie ciążyły obowiązki płatnika, o których mowa w art. 31 oraz art. 38 ustawy o PIT.” W konsekwencji, Organ uznał za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy, że „wartość finansowanych przez Spółkę Kart, przekazywanych pracownikom celem wywiązania się z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów, w oparciu o przedstawiony powyżej model współpracy z Podmiotem Zewnętrznym, będzie stanowić przychód pracownika zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym w opisywanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca nie będzie zobowiązany działając jako płatnik do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłacania ich we właściwym terminie na rachunek właściwego urzędu skarbowego.”

Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 7 lutego 2012 r., nr ITPB2/415-1003/11/ENB, w której uznał, że: „w sytuacji – gdy na Wnioskodawcy, ciąży wynikający z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązek zapewnienia dodatkowego posiłku profilaktycznego dla pracownika wykonującego pracę w godzinach nadliczbowych, a Wnioskodawca nie ma możliwości wydania pracownikowi tego posiłku, wówczas wartość dodatkowego dochodu uprawniającego do uzyskania na jego podstawie posiłku profilaktycznego korzysta ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

Podobne również stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 6 grudnia 2021 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.812.2021.1.GG, w której stwierdził: „w opisanej we wniosku sytuacji, gdy na podstawie wydanych pracownikom Kart na posiłki profilaktyczne nie będzie możliwości nabycia towarów niemających charakteru posiłków profilaktycznych to wartość finansowanych i przekazywanych przez Spółkę pracownikom Kart – celem wywiązania się przez Nią z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy – będzie stanowiła dla pracowników przychód ze stosunku pracy. Przychód ten będzie jednak zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym, na Spółce nie będzie ciążył obowiązek obliczania, pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wydawanych kart na posiłki profilaktyczne na podstawie art. 31 i art. 38 ust. 1 tej ustawy.”

Reasumując, w opinii Wnioskodawcy, wywiązanie się z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów poprzez wydanie pracownikom Kart zasilanych przez Wnioskodawcę, w sytuacji, gdy Wnioskodawca nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków profilaktycznych oraz napojów, pomimo ciążącego na Nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy uprawnia do zastosowania zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, w konsekwencji Wnioskodawca nie będzie zobowiązany działając jako płatnik do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłacania ich we właściwym terminie na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.);

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Z treści powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w cytowanej ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenie, przy czym musi być ono przez podatnika otrzymane lub postawione do jego dyspozycji.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 tej ustawy źródło przychodów stanowi:

stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Należy zauważyć, że użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

W tym miejscu należy pokreślić, że korzystanie z każdej preferencji podatkowej, w tym zwolnienia od podatku, jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy spełnione są wszelkie przesłanki określone w przepisie stanowiącym podstawę prawną danej preferencji. Wszelkie zwolnienia podatkowe są bowiem odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania, a przepisy dotyczące zwolnień podatkowych powinny być interpretowane ściśle, zgodnie przede wszystkim z ich wykładnią językową. Wykluczone jest w tym wypadku stosowanie wykładni rozszerzającej jak i zawężającej.

Ustawodawca w art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.) nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w szczególnie uciążliwych warunkach odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych. Zgodnie bowiem z tym przepisem:

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, które powinny spełnić, a także przypadki i warunki ich wydawania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. Nr 60 poz. 279 ze zm.).

Zgodnie z § 1 tego rozporządzenia:

Pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

1. posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, zwane dalej "posiłkami", w formie jednego dania gorącego, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2,

2. napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

W myśl § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia – w brzmieniu obowiązującym od dnia 9 lipca 2019 r. w związku ze zmianą tego przepisu dokonaną przez § 1 rozporządzenia z dnia 12 czerwca 2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 2019 r., poz. 1160):

Pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.

Z kolei § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia stanowi, że:

Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

1. związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8374 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,

2. związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10°C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C,

3. związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,

4. pod ziemią.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia:

Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Zgodnie natomiast z § 4 ust. 1 tegoż rozporządzenia:

Pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:

1. w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25oC,

2. w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,

3. przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10oC lub powyżej 25oC,

4. przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,

5. na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28oC.

Stosownie do § 4 ust. 2 rozporządzenia:

Pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 – napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Zgodnie z § 5 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów:

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 2, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Na podstawie § 8 ww. rozporządzenia:

Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje.

Zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej ,,zakładami pracy”', są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jak stanowi art. 38 ust. 1 ww. ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 31 i art. 33-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Z wniosku wynika, że na mocy art. 232 Kodeksu pracy zobowiązani są Państwo do zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie posiłków profilaktycznych oraz napojów zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie posiłków profilaktycznych oraz napojów. Zgodnie z rozporządzeniem stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje oraz szczegółowe zasady ich wydawania, ustala pracodawca w porozumieniu z przedstawicielami pracowników (zakładowymi organizacjami związkowymi). Uzgodnienia powinny dotyczyć również sytuacji szczególnych, tj. przypadku, gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych. Powyższe porozumienia zawarte z przedstawicielami pracowników (organizacjami związków zawodowych) powinny mieć odzwierciedlenie w wewnętrznie obowiązujących regulacjach.

Zatrudniają Państwo pracowników, którym są Państwo zobowiązani wydawać posiłki profilaktyczne i napoje. Pracownicy Państwa wykonują pracę zmianową w systemie ciągłym w różnych lokalizacjach. Nie mają Państwo możliwości zapewnienia pracownikom posiłków w czasie pracy. Jest to spowodowane przede wszystkim brakiem odpowiedniego zaplecza, tj. stołówki oraz pomieszczenia spełniającego właściwe normy sanitarne, w którym posiłki mogłyby być przygotowywane. Dlatego zarówno ze względu na rodzaj wykonywanej pracy (usługi wykonywane na rzecz górnictwa w różnych lokalizacjach), jak również ze względów organizacyjnych (uciążliwość i wysokie koszty wydawania posiłków profilaktycznych w naturze) zamierzają Państwo realizować obowiązek zapewnienia pracownikowi posiłków i napojów profilaktycznych w inny sposób niż poprzez wydanie jednego dania gorącego. Planują Państwo przekazywanie pracownikom, którzy są uprawnieni do otrzymywania posiłków profilaktycznych i napojów, kart pre-paid (przedpłaconych – dalej jako „Karta”– umożliwiających nabycie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych.

Karty emitowane będą przez bank (właściciela karty) i przekazywane Państwu przez wykonawcę (posiadacza Karty), będącego firmą zewnętrzną. Będą Państwo przekazywali Karty wyłącznie pracownikom, co do których są Państwo zobowiązani do realizacji obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów. Co miesiąc będą Państwo sprawdzali uprawnienie pracownika do otrzymania nieodpłatnie posiłków profilaktycznych i napojów. Karta będzie wydawana pracownikowi raz na okres 36 miesięcy - chyba, że pracownik zgubi Kartę, wtedy Karta zostanie mu ponownie wydana. Karty te będą zasilane co miesiąc przez Wykonawcę na zlecenie Państwa. Karty pre-paid mogą być Kartami marki (…) lub (…). Pracownicy, będący użytkownikami Kart nie będą uprawnieni do otrzymania na podstawie Karty jakichkolwiek kwot w gotówce (np. wynikających z niewykorzystanego salda, usługi cashback-u), w systemie bankowym pracownik nie jest właścicielem środków na Karcie. Pracownik – użytkownik Karty będzie mógł dokonywać transakcji Kartą do wysokości środków pieniężnych, do której Karta została doładowana (zasilona) przez Państwa, przy czym każda transakcja Kartą będzie pomniejszać wartość dostępnych środków pieniężnych. Karta umożliwi nabycie gotowych posiłków, artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych w ściśle określonym typie placówek (sklepy spożywcze, piekarnie, sklepy mięsne, rybne, restauracje, bary). Karty będą mogły zostać zrealizowane w punktach, które zawarły odpowiednią umowę z wykonawcą; lista tych podmiotów będzie udostępniona pracownikowi – użytkownikowi Karty. Każdorazowe dokonanie transakcji wymagało będzie autoryzacji poprzez podanie przez pracownika – użytkownika indywidualnie przypisanego kodu PIN, który nie może być ujawniany żadnej osobie trzeciej. Zasady i warunki korzystania z Kart przekazanych pracownikom przez Państwa będzie określał regulamin użytkowania tych Kart (pracownik będzie zobowiązany do potwierdzenia, że zapoznał się z treścią takiego regulaminu i zobowiązuje się do jego stosowania). Pracownik - użytkownik będzie mógł zarządzać swoją Kartą on-line, np. w celu sprawdzenia wysokości dostępnych środków.

Jednocześnie, Państwo będą kontrolować sposób wykorzystania środków na Kartach. Pracownicy będą zobowiązani do przechowywania paragonów fiskalnych potwierdzających zakup posiłków profilaktycznych i napojów oraz artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych i regeneracji sił pracowników, przez okres określony w regulaminie użytkowania Kart. W przypadku stwierdzenia wykorzystania Karty niezgodnie z przeznaczeniem, pracownik będzie zobowiązany do zwrotu środków związanych z nieuprawnionym użyciem Karty. Ponadto, w piśmie, stanowiącym uzupełnienie wniosku jednoznacznie wskazali Państwo, że przekazywane pracownikom Karty, o których mowa we wniosku, będą uprawniały tylko i wyłącznie do nabycia na ich podstawie gotowych posiłków profilaktycznych i napojów oraz artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych i regeneracji sił pracowników, wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy – art. 232 Kodeksu pracy i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie posiłków profilaktycznych oraz napojów.

Mając na uwadze przedstawiony opis zdarzenia przyszłego oraz powołane powyżej przepisy prawa zgodzić należy się z Państwem, że Karty mogą być uznane – oprócz wskazanych wprost w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych bonów, talonów i kuponów – za inne dowody, których wartość, przy zachowaniu warunków przewidzianych w tym przepisie, objęta jest zwolnieniem przedmiotowym. Wobec tego w niniejszej sprawie, wartość finansowanych i przekazywanych przez Państwa pracownikom kart pre-paid (przedpłaconych) – celem wywiązania się przez Państwa z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy – będzie stanowiła dla pracowników przychód ze stosunku pracy, jednakże zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym na Państwu, jako płatniku, nie będzie ciążył obowiązek obliczania, pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłacania ich we właściwym terminie na rachunek właściwego urzędu skarbowego z tytułu wydawanych kart pre-paid (przedpłaconych) na posiłki profilaktyczne i napoje na podstawie art. 31 i art. 38 ust. 1 tej ustawy.

Końcowo, w odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych informujemy, że wydane zostały one w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).