0115-KDIT3.4011.804.2021.2.JS

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku, który wpłynął do tutejszego Organu 24 września 2021 r., uzupełnionym pismami 10 listopada 2021 r. oraz 17 listopada 2021 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zakupu sejfu biurowego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

24 września 2021 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w ww. zakresie.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą pod nazwą “M.”, NIP: … REGON: …. Przedmiotem działalności Wnioskodawcy są usługi doradcze (PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) 70.22.Z) z zakresu Project Managementu w branży IT.

Biuro Wnioskodawcy znajduje się w domu jednorodzinnym, którego nie jest właścicielem. W związku z tym w biurze Wnioskodawcy mogą się pojawiać różne nieupoważnione osoby np. goście rodziny. Pomieszczenie biurowe jest jednym z pomieszczeń w domu, w związku z tym jest łatwo dostępne.

W związku z powyższym Wnioskodawca chciałby w przyszłości zakupić sejf antywłamaniowy/przeciwpożarowy i zastanawia się, czy mógłby ująć w koszty zakup sejfu biurowego, który byłby przeznaczony do przechowywania laptopów, tabletów, dysków z danymi (back up), telefonów komórkowych, dokumentów firmowych czy gotówki firmowej.

Laptopy, które przechowuje Wnioskodawca nie należą do niego, a zostały mu powierzone przez jego Klientów, zawierają one ściśle poufne dane klientów. Wnioskodawca zobowiązany jest na

mocy umów ze swoimi klientami zadbać o bezpieczeństwo danych oraz sprzętu również kiedy nie ma go w biurze. Sejf miałby zapewnić bezpieczeństwo przed włamaniem jak i na wypadek pożaru w budynku, w którym znajduje się biuro Wnioskodawcy.

Wnioskodawca ma nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm., dalej zwana „ustawa o PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych)”) i rozlicza się obecnie na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W uzupełnieniach wniosku Wnioskodawca wskazał, że:

- Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, jako formę opodatkowania Wnioskodawca wybrał podatek liniowy;

- Wnioskodawca zleca prowadzenie dokumentacji podatkowej wykwalifikowanemu księgowemu, dokumentacja jaka jest przez niego prowadzona to podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPIR), raport wspomagający wyliczenie zaliczki miesięcznej na podatek dochodowy, rejestr sprzedaży, rejestr VAT (podatek od towarów i usług) zakupy, deklaracja VAT, deklaracja VAT-UE, podsumowanie KPIR, podsumowanie sprzedaż, podsumowanie zakupy;

- Wnioskodawca będzie wykorzystywał sejf wyłącznie na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą;

- zakupiony sejf będzie stanowił własność Wnioskodawcy;

- Wnioskodawca przewiduje, że okres użytkowania sejfu będzie dłuższy niż rok;

- wartość zakupu sejfu nie przekroczy kwoty 10 000 zł;

- Wnioskodawca zamierza zaliczyć zakup sejfu do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu dokonania tego zakupu;

- sejf służy zabezpieczeniu danych klientów Wnioskodawcy oraz powierzonego przez klientów sprzętu przed kradzieżą lub uzyskaniu do nich dostępu przez osoby nieuprawnione. W przypadku kradzieży sprzętu lub dostępu do tego sprzętu przez osoby nieuprawnione może dojść do utraty samego sprzętu, ale również utraty danych elektronicznych klientów, a także ujawniania lub przejęcia ich poufnych danych przez osoby do tego nieuprawnione np. know-how. Konsekwencją tego może być nie tylko długotrwała utrata reputacji firmy, ale również narażenie się na odpowiedzialność cywilną ze względu na niewłaściwe zabezpieczenie sprzętu oraz danych klientów. Sejf będzie miał zabezpieczać sprzęt wykorzystywany w działalności gospodarczej oraz zgromadzoną gotówkę w celu zabezpieczenia ich przed kradzieżą;

- przez wydatki poniesione za zakup sejfu rozumie On koszt samego sejfu;

- fakt zakupu sejfu będzie udokumentowany fakturą.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy zakup sejfu biurowego stanowić będzie dla Wnioskodawcy koszt uzyskania

przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku

dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm., dalej „Ustawa o PIT”)?

Zdaniem Wnioskodawcy, zakup sejfu biurowego stanowi w jego sytuacji koszt uzyskania przychodu. Zakup ten służy zabezpieczeniu oraz zachowaniu źródła przychodów Wnioskodawcy tym samym spełnia on definicję kosztu zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

(Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.): kosztami uzyskania przychodów są koszty

poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia

źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Zatem, aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione łącznie

następujące warunki:

- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

- został właściwie udokumentowany;

- wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Należy przy tym zaznaczyć, że sam fakt nie wymienienia określonego wydatku w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, zawierającym katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, nie przesądza automatycznie o możliwości uwzględnienia tego wydatku przy ustalaniu podstawy opodatkowania. Konieczne jest wykazanie związku ponoszonych kosztów z

prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz uzyskiwanym z tej

działalności przychodem.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Przy czym — związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że

poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Należy przy tym zauważyć, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Odnosząc się do powyższego wyjaśnienia do przedstawionego zdarzenia przyszłego, należy

stwierdzić, że wydatki poniesione na zakup sejfu biurowego, w celu zadbania o bezpieczeństwo danych oraz sprzętu przekazanego przez klientów Wnioskodawcy, do czego zobowiązany jest Wnioskodawca na podstawie umów, w ocenie Wnioskodawcy spełniają przesłanki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym wydatki te można uznać za koszty podatkowe, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Reasumując — wydatki poniesione w

związku z zakupem sejfu biurowego mogą stanowić koszty uzyskania przychodów

w całości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższa definicja ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.

W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Jednak nie każdy wydatek (konieczny i racjonalny) ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodu i jako taki podlegać odliczeniu od postawy opodatkowania. Takimi kosztami bowiem nie mogą być – co do zasady – wydatki enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle powyższego uznać więc należy, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 cyt. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Art. 23 ust. 1 ww. ustawy zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet, jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. Jednocześnie samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 23 cyt. ustawy zostaną ex lege uznane za koszty podlegające odliczeniu. Powyższe oznacza, że poniesione wydatki, po wyłączeniu kosztów wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowym z osiągniętymi przychodami, bądź służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu. Podkreślenia wymaga, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku zatem spoczywa obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu.

Z przedstawionego we wniosku opisu wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, której przedmiotem są usługi doradcze. Biuro Wnioskodawcy znajduje się w domu jednorodzinnym, którego nie jest właścicielem. Wnioskodawca chciałby w przyszłości zakupić sejf antywłamaniowy/przeciwpożarowy i zastanawia się, czy mógłby ująć w koszty zakup sejfu biurowego, który byłby przeznaczony do przechowywania laptopów, tabletów, dysków z danymi (back up), telefonów komórkowych, dokumentów firmowych czy gotówki firmowej. Laptopy, które przechowuje Wnioskodawca nie należą do niego, a zostały mu powierzone przez jego Klientów, zawierają one ściśle poufne dane klientów. Wnioskodawca zobowiązany jest na

mocy umów ze swoimi klientami zadbać o bezpieczeństwo danych oraz sprzętu również kiedy nie ma go w biurze. Sejf miałby zapewnić bezpieczeństwo przed włamaniem jak i na wypadek pożaru w budynku, w którym znajduje się biuro Wnioskodawcy. Dodatkowo w uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał m.in., że Wnioskodawca będzie wykorzystywał sejf wyłącznie na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, wartość zakupu sejfu nie przekroczy kwoty 10 000 zł, a zakup sejfu będzie udokumentowany fakturą.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że w świetle okoliczności opisanych we wniosku wydatek poniesiony przez Wnioskodawcę na zakup sejfu biurowego dla potrzeb związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, spełnia przesłanki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tej sytuacji przedmiotowy wydatek można uznać za koszt uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Należy przy tym zauważyć, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodu nie uważa się wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że przedmiotem niniejszej interpretacji, stosownie do postawionego we wniosku pytania, jest wyłącznie ocena stanowiska Wnioskodawcy odnośnie możliwości uznania zakupu sejfu za koszt uzyskania przychodów nie zaś momentu jego potrącalności do celów podatkowych.

Podkreślenia także wymaga, że niniejszą interpretację wydano w oparciu o opis zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Organ interpretacyjny nie prowadzi postępowania dowodowego, ograniczając się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyraża swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez Wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Zainteresowanych w złożonym wniosku wspólnym. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.