0113-KDIPT2-3.4011.705.2021.3.MS

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku złożonego w dniu 2 sierpnia 2021 r., uzupełnionym pismem z 10 listopada 2021 r. (data wpływu 17 listopada 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w części dotyczącej:

- zwrotu Członkowi Zarządu wydatków z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach zamiejscowych pytanie nr 2 i nr 3 – jest prawidłowe - w pozostałym zakresie – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 sierpnia 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku dochodowego od osób prawnych.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”), prowadzi działalność energetyczną polegającą na wytwarzaniu, dystrybucji i obrocie energią cieplną i energią elektryczną w różnych lokalizacjach na terenie Polski. Wszystkie dochody opodatkowuje w Polsce Spółka ma podpisane Umowy o świadczenie usług zarządzania (managerskie) z członkami Zarządu (zwane dalej Umowami). Z tytułu wykonywania obowiązków określonych w Umowie Członkowi Zarządu przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie oraz wynagrodzenie zmienne uzależnione od realizacji celów zarządczych. Wynagrodzenie Zarządzających z tytułu wykonania Umowy Spółka kwalifikuje do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, w związku z czym na Spółce ciąży obowiązek prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania oraz wysokości podatku dochodowego od osób fizycznych (PDOF), który jako płatnik powinna pobrać i odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego.

Zgodnie z Umową, Spółka w ramach obowiązujących przepisów, w tym zgodnie z podjętymi przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy i Radę Nadzorczą uchwałami regulującymi zasady kształtowania wynagrodzeń członków Zarządu Spółki zobowiązała się współdziałać z Członkiem Zarządu przy wykonywaniu Umowy, w tym ma zapewniać Członkowi Zarządu możliwość korzystania przez niego z urządzeń technicznych i zasobów stanowiących mienie Spółki niezbędnych do realizacji Umowy, w tym – środków transportu, poprzez udostępnienie Członkowi Zarządu przez Spółkę samochodu służbowego.

Członek Zarządu jest zobowiązany używać urządzeń i zasobów stanowiących mienie Spółki, w interesie Spółki i zgodnie z zasadami kształtowania wynagrodzeń członków Zarządu Spółki, wynikającymi z uchwał właściwych organów Spółki oraz Umowy.

Jednocześnie, w ramach Umowy Spółka zobowiązała się do ponoszenia kosztów wynikających z wykorzystania przez Członka Zarządu, w związku z wykonywaniem przez niego Umowy, urządzeń technicznych i zasobów stanowiących mienie Spółki, o których mowa powyżej, jak również zobowiązała się do ponoszenia m.in. transportu (podróży w kraju i za granicą), w tym kosztów ponoszonych w związku z przejazdem pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem wykonywania usług (i z powrotem) w każdym przypadku, kiedy Członek Zarządu odbywa podróż lub spotkanie w celu realizacji Umowy.

Niezależnie od powyższego, Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki podjęło uchwałę w ramach której przyjęto, że Członek Zarządu może korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych odpłatnie, w oparciu o stawki rynkowe i na zasadach określonych w obowiązującym w Spółce Zarządzeniu w sprawie korzystania z samochodów służbowych, które to Zarządzenie reguluje zasady korzystania z samochodów służbowych przez pracowników, jak i członków Zarządu, zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.

Zgodnie z ww. Zarządzeniem, Członkowi Zarządu przysługuje prawo korzystania z samochodu służbowego pozostającego do jego wyłącznej dyspozycji również do celów prywatnych. Zasady, na jakich Członek Zarządu może wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych zostały opisane w ww. Zarządzeniu.

Na chwilę obecną brak jest regulacji wewnętrznych w Spółce, które określałyby ewentualne zasady zwrotu przez Spółkę Członkom Zarządu kosztów używania przez nich pojazdów prywatnych Członków Zarządu do celów służbowych.

Spółka rozważa w przyszłości możliwość wprowadzenia w tym zakresie rozliczeń polegających na tym, że zwracane będą Członkowi Zarządu koszty używania jego prywatnego samochodu osobowego w podróżach służbowych związanych z załatwianiem spraw Spółki oraz Jej reprezentowaniem, co z kolei powodowałoby też, że Spółka nie będzie udostępniać Członkowi Zarządu samochodu służbowego do jego wyłącznej dyspozycji. Zasady rozliczania i zwrotu kosztów wykorzystywania przez Członka Zarządu jego prywatnego samochodu do celów służbowych, mających związek z działalnością Spółki, zostałyby określone w Umowie o świadczeniu usług zarządzania Spółka zamierza wówczas zwracać koszty używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki w wysokości tzw. kilometrówki, tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych na cele służbowe samochodem prywatnym przez Członka Zarządu kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27 poz. 271 ze zm). Członek Zarządu zostanie w tym wypadku obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 16 ust. 5 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r o podatku dochodowym od osób prawnych (PDOP), na podstawie której będą mu zwracane przez Spółkę koszty używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Na podstawie prowadzonej przez Członka Zarządu ewidencji. Spółka raz w miesiącu dokona rozliczenia kosztów używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki i wewnętrznym dowodem księgowym zakwalifikuje do ujęcia w księgach rachunkowych.

Wydatki poniesione przez Spółkę z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu Członka Zarządu na cele podróży służbowych Spółka zamierza zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w ograniczonym zakresie (75%), gdyż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy PDOP ustawodawca wyłączył 25% poniesionych wydatków z tytułu używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością prowadzoną przez podatnika.

Spółka doliczy Członkowi Zarządu do przychodów podlegających opodatkowaniu PDOF, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b oraz art. 21 ust. 13 tejże ustawy, 75% zwróconych wydatków za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych wyliczonych w ww. sposób. W przypadku, gdy Spółka zdecyduje się na dodatkowy zwrot wydatków za płatne parkingi oraz autostrady, to wydatków tych nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów PDOP, gdyż wydatki te zostały skalkulowane w ww. stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Spółka Nie doliczy tych wydatków Członkowi Zarządu do przychodów podlegających opodatkowaniu PDOF, gdyż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit b oraz art. 21 ust. 30 tejże ustawy, przychody te są zwolnione z opodatkowania.

W piśmie stanowiącym uzupełnienie wniosku Wnioskodawca wskazał, że Członkowie Zarządu zostali powołani do składu Zarządu Spółki na podstawie Uchwały Rady Nadzorczej Spółki – zgodnie ze statutem Spółki. Z Członkami Zarządu została podpisana Umowa o świadczenie usług zarządzania (kontrakt menedżerski).

Ponadto, Wnioskodawca wyjaśnił, ze wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy zwrotu wydatków przez Spółkę z tytułu używania samochodu prywatnego przez Członka Zarządu w celu odbycia podróży służbowej związanej z działalnością Spółki w jazdach lokalnych i zamiejscowych. Spółka zamierza zwracać koszty używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki w wysokości tzw. kilometrówki, tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych na cele służbowe samochodem prywatnym przez Członka Zarządu kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu w wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Powyższa stawka będzie stosowana zarówno w przypadku jazd lokalnych, jak i jazd pozamiejscowych. Oprócz tego Spółka rozważa dokonywanie Członkowi Zarządu dodatkowo zwrotu poniesionych przez Członka Zarządu opłat parkingowych i opłat za przejazdy autostradami w przypadku wyjazdów służbowych realizowanych samochodem prywatnym.

Wnioskodawca zamierza zwracać koszty używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki w wysokości tzw. kilometrówki, tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych na cele służbowe samochodem prywatnym przez Członka Zarządu kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu w wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Członek Zarządu zostanie zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu przy odpowiednim zastosowaniu wymagań z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w związku z przejazdami samochodem prywatnym na cele służbowe związane z działalnością Spółki. Ewidencja będzie zawierała następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr, podpis Członka Zarządu oraz osoby uprawnionej do zaakceptowania ewidencji w imieniu Spółki i Jej dane.

Na podstawie tak prowadzonej przez Członka Zarządu ewidencji, Spółka raz w miesiącu rozliczy koszty używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki, dokona zwrotu wydatków Członkowi Zarządu oraz wewnętrznym dowodem księgowym zakwalifikuje wydatki te do ujęcia w księgach rachunkowych.

Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych, Spółka zamierza wyliczyć przy zastosowaniu stawki za 1km przebiegu pojazdu, dla danego typu pojazdu, ogłoszonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: Rozporządzenie).

Jak wynika z ukazujących się wyjaśnień, stawka za jeden kilometr została ustalona w ww. Rozporządzeniu w oparciu o koszty eksploatacji samochodu w zależności od pojemności skokowej pojazdu, które obejmują:

· wydatki na paliwo,

· koszty przeglądów,

· koszty związane z naprawą pojazdu,

· zakup opon,

· opłaty za autostrady i parkingi,

· wydatki na części związane z eksploatacją, jak np.: zakup wycieraczek, żarówek, lamp,

· wydatki na zakup ubezpieczenia, OC i AC.

Członkowie Zarządu nie prowadzą działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Źródłem przychodów Członków Zarządu uzyskiwanych od Spółki jest działalność wykonywana osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dlatego też Członkowie Zarządu nie zaliczają tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Spółka zamierza, w zawartej z Członkami Zarządu Umowie o świadczeniu usług zarządzania (kontrakcie menedżerskim) i uchwałach organów Spółki określających zasady wynagradzania Członków Zarządu, ująć sposób rozliczania się Spółki z Członkami Zarządu w przypadku używania przez nich samochodu prywatnego w celu odbycia podróży związanej z działalnością Spółki.

Wnioskodawca wyjaśnił, że w opisie stanu faktycznego (winno być zdarzenia przyszłego) wskazano błędnie art. 21 ust. 30 – zamiast tego przepisu miał być przywołany art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku:

1. Czy Spółka wydatki z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu Członka Zarządu w celu odbycia podróży służbowych związanych z działalnością Spółki, wyliczone w oparciu o stawkę za jeden kilometr ogłoszoną w Rozporządzeniu oraz ewidencję przebiegu pojazdu na cele służbowe prowadzoną przez Członka Zarządu, będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

2. Czy zwrot Członkowi Zarządu wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu Członka Zarządu w celu odbycia podróży służbowej związanej z działalnością Spółki, wyliczony w oparciu o stawkę za jeden kilometr ogłoszoną w Rozporządzeniu oraz prowadzoną przez Członka Zarządu ewidencję przebiegu pojazdu na cele służbowe, nie będzie stanowił dla niego przychodu podlegającego opodatkowaniu, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i tym samym Spółka słusznie nie doliczy tych kwot Członkowi Zarządu do przychodów podlegających opodatkowaniu?

3. Czy, jeżeli Spółka zdecyduje się na dodatkowy, oprócz kilometrówki, zwrot Członkowi Zarządu wydatków na płatne parkingi i autostrady poniesionych przez Członka Zarządu, w związku z odbywaniem przez niego podróży służbowych związanych z działalnością Spółki samochodem prywatnym Członka Zarządu, to czy kwota zwróconych Członkowi Zarządu wydatków za płatne parkingi i autostrady będzie wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i tym samym Spółka słusznie nie doliczy tych kwot Członkowi Zarządu do przychodów podlegających opodatkowaniu?

Niniejsza interpretacja stanowi udzielenie odpowiedzi w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych na pytanie nr 2 i nr 3 wniosku, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 1 wniosku) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy (po uzupełnieniu wniosku):

Ad 2

Zwrot przez Spółkę Członkowi Zarządu wydatków z tytułu kosztów używania przez Członka Zarządu jego prywatnego samochodu osobowego do celów związanych z działalnością Spółki, wyliczony poprzez zastosowanie kilometrówki dla jazd służbowych odbywanych tym pojazdem w oparciu o stawki nie wyższe aniżeli wynikające z Rozporządzenia, nie będzie stanowił dla Członka Zarządu przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zgodnie z art. 21 ust. 13 pkt 1) ww. ustawy, przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stosuje się jeśli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Zatem, jeśli spełnione zostaną powyższe przesłanki, będzie można uznać, że wypłacona Członkowi Zarządu kwota kilometrówki będzie zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Uznajemy że skoro Członek Zarządu nie prowadzi działalności gospodarczej to w związku z tym nie rozpozna żadnych kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji jego przychód z tego tytułu będzie korzystał ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ad 3

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zgodnie z art. 21 ust. 13 pkt 1) ww. ustawy, przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stosuje się jeśli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Zdaniem Spółki jeśli będzie Ona względem Członka Zarządu wykorzystującego pojazd prywatny do celów służbowych wypłacać świadczenie w ramach tzw. kilometrówki przy zastosowaniu stawek wynikających z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, a jednocześnie będzie dodatkowo dokonywać zwrotu względem Członka Zarządu opłat parkingowych oraz za przejazdy autostradami będzie to oznaczać, że Członek Zarządu będzie otrzymywał świadczenie w wysokości łącznej wyższej niż stawka za jeden kilometr określona w ww. Rozporządzeniu. Nie mniej jednak zgodnie z § 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej możliwy jest zwrot innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą określonych lub uznanych przez pracodawcę w tym np. opłat za przejazd autostradami i opłat parkingowych (§ 4 ust. 1 i 2 ww. Rozporządzenia). Jednocześnie, ww. Rozporządzenie nie wprowadza limitu kwot podlegających zwrotowi w ramach opłat za przejazd autostradami i opłat parkingowych. Z tej przyczyny w przypadku zwrotu Członkowi Zarządu takich kwot Spółka stoi na stanowisku, że nie powinna rozpoznać przychodu po stronie Członka Zarządu na podstawie zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie:

- obowiązków płatnika dotyczących opodatkowania zwrotu Członkowi Zarządu wydatków z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach pozamiejscowych (pytanie nr 2 i nr 3) – jest prawidłowe,

- w pozostałym zakresie – jest nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. poprzez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Definicja przychodu zawarta w art. 11, jak również określone w nim zasady ustalania wartości tego przychodu (w tym świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń) mają charakter ogólny, a zatem mają zastosowanie wówczas, gdy nie występują regulacje szczegółowe, inaczej normujące danego rodzaju przychód lub zasady jego ustalania. Zgodnie z art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W świetle powyższego, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł. Stosownie do przepisów tej ustawy, odrębnym źródłem przychodów jest określona w art. 10 ust. 1 pkt 2 – działalność wykonywana osobiście.

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, w myśl art. 13 pkt 7 ww. ustawy, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Płatnicy, o których mowa w art. 41 ww. ustawy, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) – na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jednakże w przypadku gdy podatek został pobrany zgodnie z art. 30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania (art. 42 ust. 1 ww. ustawy).

Odnosząc się do pytania nr 2 i nr 3 w części dotyczącej zwrotu przez Wnioskodawcę wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu przez Członka Zarządu – w celu odbycia podróży w zakresie jazd zamiejscowych – zwracanych przez Spółkę w przypadku wykorzystywania przez Zarządzającego prywatnego samochodu do podróży, w celu wykonywania zadań wynikających z umowy o świadczenie usług zarządzania, wskazać należy, że będą stanowić one dla Zarządzającego nieodpłatne świadczenie.

Przy czym wskazać należy, że wartość świadczeń ponoszonych przez Wnioskodawcę na rzecz Zarządzającego – po spełnieniu określonych warunków – może być jednak zwolniona z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Powyższe zwolnienie przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Jednocześnie, zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b) stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1. w celu osiągnięcia przychodów lub

2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej – także rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1. na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;

2. poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;

2. zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W takim zaś przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 919 ze zm.), co za tym idzie – stosuje się w tym zakresie stawki określone w § 2 drugiego z ww. rozporządzeń, tj.:

1. dla samochodu osobowego:

a) pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

b) pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

2. dla motocykla – 0,2302 zł,

3. dla motoroweru – 0,1382 zł.

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

W związku z powyższym, Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy zwrot Członkowi Zarządu wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu Członka zarządu w celu odbycia podróży służbowej związanej z działalnością spółki w jazdach zamiejscowych będzie korzystał ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w konsekwencji czy na Wnioskodawcy ciążą obowiązki płatnika tego podatku.

Zawarty w art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych katalog warunków uprawniających do zastosowania zwolnienia statuowanego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy ma charakter rozłączny, na co wskazuje użycie spójnika „lub”. Wystarczające dla zastosowania art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy jest więc zaistnienie jednego z wymienionych warunków. Ze względu na opisany we wniosku zdarzenie przyszłe istotną jest przesłanka wskazana w ust. 13 pkt 1 – że podróż została odbyta w celu osiągnięcia przychodów. Spełniony musi także zostać warunek, na co wskazał Wnioskodawca, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Trzeba zauważyć, że analizowany art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) w zw. z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie poprzestaje na wskazaniu podmiotów uprawnionych do zwolnienia, ale także odmiennie zakreśla warunki zwolnienia dla tych podmiotów wskazując, że w przypadku osób niebędących pracownikami podróż musi odbywać się w celu osiągnięcia przychodów, a otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Połączenie dwóch różnych grup podmiotów uprawnionych do zwolnienia w ramach jednej jednostki redakcyjnej wynika z przyjęcia przez ustawodawcę jednorodnego limitu, w ramach którego świadczenia za czas podróży podlegają zwolnieniu. W świetle powyższego, należy przyjąć, że aby osoba niebędąca pracownikiem mogła skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) w zw. z ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych konieczne jest odbycie przez nią podróży oraz ustalenie, że celem tej podróży jest osiągnięcie przychodu. Nadto otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przy czym podróż, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy nie może być utożsamiana z podróżą służbową.

Należy zaznaczyć, że w powołanym wyżej przepisie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”. Różnica treści lit. a) i b) w art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy związana jest jednak wyłącznie z faktem, że w podróży służbowej może pozostawać jedynie pracownik, gdyż regulacje w tym zakresie zawiera ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.). Stąd w odniesieniu do osób niepozostających w stosunku pracy (stosunkach pokrewnych) można mówić jedynie o podróży, a nie o podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy.

Niezależnie od powyższego, pojęcie „podróż” należy rozumieć identycznie. Przywołać w tym miejscu należy więc definicję podróży służbowej zawartą w przepisach Kodeksu pracy, którą posiłkowo stosuje się przy interpretacji art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy, za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź stałe miejsce pracy pracownika.

Pomijając zatem uwarunkowania tego przepisu dotyczące stosunków pomiędzy pracodawcą a Członkiem Zarządu, przyjąć należy, że podróżą w przedstawionym zdarzeniu przyszłym jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy lub stałe miejsce wykonywania zadań Zarządzającego. Natomiast odbywanie przez Członka Zarządu podróży w granicach administracyjnych miasta, w którym znajduje się siedziba Wnioskodawcy (jazdy lokalne) nie stanowi podroży służbowej w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, że zwrot Członkowi Zarządu wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu Członka Zarządu w celu odbycia podróży związanej z działalnością Spółki, wyliczony w oparciu o stawkę za jeden kilometr ogłoszoną w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury oraz prowadzoną przez Członka Zarządu ewidencję przebiegu pojazdu na cele służbowe, w jazdach zamiejscowych będzie stanowić dla niego przychód, który będzie podlegać zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji, natomiast na Wnioskodawcy jako płatniku nie będą ciążyć obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Natomiast zwrot ww. wydatków w jazdach lokalnych, stanowić będzie dla niego przychód w rozumieniu art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a na Wnioskodawcy z tytułu dokonywania ww. świadczeń, będą ciążyć obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wskazać należy, że przepis § 2 pkt 2 lit. d) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej odnosi się do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów, tj. np. do zwrotu kosztów z tytułu opłat za parking lub przejazdów autostradą, opłaty za postój w strefie płatnego parkowania.

Stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Uwzględniając powyższe należy stwierdzić, że w związku z odbywaniem podróży zwrot Członkowi Zarządu dodatkowych udokumentowanych kosztów związanych z wykorzystaniem w podróży samochodu prywatnego w jazdach zamiejscowych, o ile będą niezbędne, takich jak: koszty z tytułu opłat za płatne parkingi i autostrady będzie stanowić dla tego Członka Zarządu przychód w rozumieniu przepisów art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji na Wnioskodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w związku ze zwrotem Członkowi Zarządu ww. kosztów.

Przy czym kwota zwolnienia z tytułu kosztów z tytułu opłat za przejazd autostradami i opłat parkingowych nie będzie podlegać wliczeniu do kwoty zwolnienia limitowanego, dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki).

Natomiast kwota zwrotu ww. wydatków, w części dotyczącej jazd lokalnych nie może więc zostać zakwalifikowana do świadczeń objętych zwolnieniem, określonym w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie stanowi bowiem ona zwrotu kosztów związanych z podróżą. Stanowić będzie zatem przychód Członka Zarządu w rozumieniu art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu, a na Wnioskodawcy z tytułu dokonywania ww. świadczeń, będą ciążyć obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy stan rzeczywisty sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze opisem stanu zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Końcowo należy wskazać, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego podanego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe jest zgodne ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. Pełna weryfikacja prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy może być dokonana jedynie w toku ewentualnego postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub postępowania kontrolnego organu kontroli celno-skarbowej, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Zgodnie z art. 14na § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 ustawy Ordynacja podatkowa). Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.