Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
15 czerwca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w
zakresie ustalenia, czy w razie wykonania wg opisanych zasad odwzorowania cyfrowego
dokumentów złożonych w postaci papierowej (w tym także złożonych w przeszłości, i
obecnie przechowywanych przez Wnioskodawcę w postaci papierowej) i przechowywania
tych dokumentów wyłącznie w postaci elektronicznej, taki sposób przechowywania będzie
zgodny z dyspozycją art. 32 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
Uzupełniliście Państwo wniosek w dniu 2 sierpnia 2022 r. dodając dwa pytania dotyczące
podatku dochodowego od osób fizycznych.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
W związku ze skalą prowadzonej działalności Wnioskodawca (dalej też określany jako:
„Spółka”) zatrudnia znaczną ilość pracowników, dla których miejsca pracy są rozproszone
na terenie całej Polski.
Wnioskodawca, jako płatnik, zobowiązany jest do obliczania i pobierania w ciągu roku
zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń wpłacanych
pracownikom. W oparciu o procedurę obecnie obowiązującą w Spółce, pracownicy, którzy
chcieliby dokonać wyboru sposobu obliczania wysokości zaliczki na podatek określony
ustawą z dnia 25 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z późniejszymi
zmianami (dalej jako: „ustawa o PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych)”), zobowiązani są do wypełnienia odpowiedniego
wzoru oświadczeń lub wniosków. Stosowny dokument powinien zostać przez pracownika
wydrukowany, podpisany oraz dostarczony do komórki odpowiedzialnej za naliczanie
wynagrodzeń w Spółce. Wyżej opisany proces obsługi składanych przez pracowników
oświadczeń lub wniosków jest dla Spółki nieefektywny i kosztowny oraz dla samych
pracowników uciążliwy.
W związku z przedstawionym stanem faktycznym, Wnioskodawca rozważa wprowadzenie
rozwiązania, które będzie bardziej efektywne administracyjnie oraz zmniejszy koszty
Spółki jak również ułatwi pracownikom składanie oświadczeń i wniosków podatkowych i
spowoduje szybsze uwzględnianie odpowiednich zmian w systemie kadrowo-płacowym
Spółki. Nowy proces składania wyżej wymienionych oświadczeń lub wniosków
umożliwiałby pracownikom Spółki przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej.
Nowe rozwiązanie zakłada, że pracownicy chcący złożyć stosowne oświadczenia lub
wnioski wykorzystywaliby w tym celu aplikację on-line, do której logowanie następuje
poprzez użycie indywidualnego loginu spersonalizowanego dla każdego pracownika oraz
hasła znanego wyłącznie danemu pracownikowi (Portal Pracowniczy). Aplikacja jest
dostępna w sieci wewnętrznej Wnioskodawcy. Nowa procedura stanowiłaby podstawową
formę składania oświadczeń oraz wniosków, co oznacza, że pracownicy mogą składać
oświadczenia w formie elektronicznej, a ci pracownicy, którzy nie mają dostępu do Portalu
Pracowniczego w związku z długotrwałą nieobecnością, mogą składać dokumenty w
dotychczasowych wersjach papierowych opatrzonych podpisem pracownika.
Po otrzymaniu przedmiotowych dokumentów w wersji papierowej Pracownicy
upoważnieni przez Wnioskodawcę skanować będą te dokumenty do formatu PDF i
opatrywać każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentu z papierowej
dokumentacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią
elektroniczną. W ten sposób następować będzie potwierdzenie zgodności dokumentu w
postaci elektronicznej z jego papierowym oryginałem. Podpis elektroniczny ma moc
własnoręcznego podpisu, a pieczęć elektroniczna potwierdza autentyczność danych.
Planowane rozwiązanie zakłada, że Portal Pracowniczy udostępniałby szablony
oświadczeń lub wniosków określonych w Ustawie o PIT, które byłyby dostępne do
uzupełnienia przez pracowników o odpowiednie dane i informacje. Wypełnione
oświadczenie lub wniosek, poprzez jego zaakceptowanie w Portalu Pracowniczym przez
pracownika, byłoby automatycznie wysyłane on-line do powiązanego z aplikacją systemu
kadrowo-płacowego, który jest wykorzystywany przez Wnioskodawcę w procesie
naliczania wynagrodzenia pracowników. System kadrowo-płacowy jest programem
zintegrowanym z Portalem Pracowniczym. Po przesłaniu wniosków lub oświadczeń, w
systemie kadrowo-płacowym zostałaby wygenerowana informacja zarówno o dacie
złożenia oświadczenia czy wniosku, jak i o danych pracownika je składającego. Treść
oświadczenia lub wniosku zaakceptowanego przez pracownika w Portalu Pracowniczym
nie będzie mogła być modyfikowana, ani korygowana. Wszelkie działania w Portalu
Pracowniczym jak i systemie kadrowo-płacowym wymagają uprzedniego logowania się. W
przypadku błędnego złożenia dokumentu pracownik będzie zobowiązany do ponownego
uzupełnienia oraz zaakceptowania oświadczenia lub wniosku w Portalu Pracowniczym
celem jego przedłożenia w Spółce, a błędny dokument zostanie z systemu usunięty lub
anulowany. Dokumenty dotyczące zmiany w sposobie naliczania zaliczki na podatek oraz
sposobu rozliczania przez Spółkę złożone przez pracowników będą archiwizowane
wyłącznie na zasobach przestrzeni bazodanowej dedykowanej do przechowywania
dokumentów składanych przez pracowników w formie elektronicznej w formacie PDF, i
jako zapis w systemie kadrowo-płacowym, z którego, w razie potrzeby, będzie można
wygenerować szczegółowy raport wskazujący zarówno kto oraz w jakim dniu dokonał
zmiany w systemie. Możliwe będzie także pobranie do wydruku złożonego oświadczenia
czy wniosku w postaci graficznej PDF. Pracownik w Portalu Pracowniczym będzie miał do
wglądu oraz wydruku wszystkie złożone przez siebie oświadczenia i wnioski zgodnie z
wynikającym z przepisów okresem przechowywania przewidzianym dla omawianych
dokumentów. Niemniej jednak, co do zasady, omawiane dokumenty nie będą
przechowywane w postaci papierowej.
Taki sam sposób przechowywania Wnioskodawca zamierza przyjąć do omawianych
dokumentów złożonych w przeszłości przez pracowników, tj. dokonać ich odwzorowania
cyfrowego w opisany wyżej sposób, i przechowywać je wyłącznie w postaci elektronicznej.
Dokumentacja w postaci elektronicznej będzie przez Wnioskodawcę prowadzona i
przechowywana w wyżej opisanym systemie teleinformatycznym zapewniającym
spełnienie wymagań określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i
Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z
2018 poz. 2369, z dnia grudnia 2018 r.) dotyczących, w tym w szczególności wymagań
dotyczących zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub utratą oraz wymagań dotyczących
integralności treści dokumentacji (zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian).
Identyczny sposób postępowania, tj. odbieranie oświadczeń i wniosków, oraz
przechowywanie ich, oraz dokonywanie odwzorowania cyfrowego dokumentów złożonych
w przeszłości, Wnioskodawca zamierza zastosować także w stosunku do mających
znaczenie dla wykonywania przez Wnioskodawcę funkcji płatnika podatków dokumentów
(oświadczeń, wniosków) składanych przez osoby zatrudniane na podstawie umów
cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, o dzieło) oraz osoby, z którymi Wnioskodawca
zawarł (lub zawrze) umowy mające za przedmiot zarządzanie.
W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z dnia wskazano ponadto, że wskazanie w opisie
na „podatnika” – oznacza odpowiednio: pracownika, osoby zatrudniane na podstawie
umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, o dzieło), osoby, z którymi Wnioskodawca
zawarł (lub zawrze) umowy mające za przedmiot zarządzanie. Wnioskodawca planuje
począwszy od 1 stycznia 2023 r. przyjmować w opisany we wniosku sposób (tj. poprzez
system kadrowo-płacowy określony w opisie jako Portal Pracowniczy) następujące wnioski
i oświadczenia podatników (wskazanie przepisów dotyczy ustawy o podatku dochodowym
od osób fizycznych wg stanu obowiązującego od 1 stycznia 2023):
- oświadczenie o zamiarze opodatkowania łącznie z małżonkiem albo jako samotny rodzic
(art. 32 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT)
– przypis organu;
- wniosek o niestosowanie przy obliczaniu zaliczek zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 148 lub
miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub
3 (art. 32 ust. 6 ustawy o PIT – przypis organu);
- oświadczenie o spełnieniu warunków do stosowania zwolnień z art. 21 ust. 1 pkt 152-154
(art. 31a ust. 8-9 ustawy o PIT – przypis organu); oraz
- w przypadku zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 152 ustawy o PIT – wskazanie przez podatnika
roku rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika;
- oświadczenie dot. stosowania pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1
/12 kwoty zmniejszającej podatek (art. 31b ust. 1-3 ustawy o PIT – przypis organu);
- oświadczenie o zamieszkiwaniu poza miejscowością zakładu pracy, w celu stosowania
podwyższonych kosztów z art. 22 ust. 2 pkt 3 (art. 32 ust. 7 ustawy o PIT – przypis
organu);
- wniosek o pobieranie zaliczek w razie pracy wykonywanej i opodatkowanej poza Polską
(art. 32 ust. 9 zdanie drugie); - oświadczenie pracownika o rezygnacji z kosztów 50%
(art. 32 ust. 8 ustawy o PIT – przypis organu);
- wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, jeżeli podatnik przewiduje,
że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach
określonych w art. 27 nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30 000 zł (art. 31c ust.
1-2 ustawy o PIT – przypis organu);
- wniosek o niestosowanie przy obliczaniu zaliczek zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 148 lub
miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub
3 (art. 41 ust. 1b w zw. z art. 32 ust. 6 ustawy o PIT – przypis organu);
- oświadczenie podatnika (uzyskującego dochody z art. 13 pkt 2 i 8 ustawy o PIT), że
wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez niego
pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 41 ust. 2 ustawy o PIT – przypis organu);
- oświadczenie podatnika o rezygnacji z kosztów 50% (art. 41 ust. 11 ustawy o PIT – przypis
organu);
- wniosek podatnika o podwyższenie zaliczki, tj. pobieranie zaliczki wg wyższej stawki (art.
41a).
W każdym z powyższych oświadczeń i wniosków zostaną zawarte wszystkie elementy
wskazane w danym przepisie. Ponadto, jeśli dany przepis tego wymaga, w oświadczeniu
lub wniosku dodana zostanie klauzuli o treści wskazanej w przepisie. Opisany sposób
przyjmowania oświadczeń lub wniosków (poprzez Portal Pracowniczy) będzie mieć także
zastosowanie do wycofania albo zmiany przez podatnika uprzednio złożonych oświadczeń
lub wniosków, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie przez płatnika
zaliczki na podatek (art. 31a ust. 3 ustawy o PIT – przypis organu).
Pytanie
Czy w razie wykonania wg opisanych zasad odwzorowania cyfrowego dokumentów
złożonych w postaci papierowej (w tym także złożonych w przeszłości, i obecnie
przechowywanych przez Wnioskodawcę w postaci papierowej) i przechowywania tych
dokumentów wyłącznie w postaci elektronicznej, taki sposób przechowywania będzie
zgodny z dyspozycją art. 32 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa?
(pytanie określone przez Wnioskodawcę jako pierwsze)
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Spółki
Zgodnie z art. 32 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z
2020 r. poz. 1540 ze zm., obecnie t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111, dalej: „OP”) płatnicy i
inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem
podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta.
Przepisy OP nie precyzują tego, w jaki sposób mają być przechowywane dokumenty, w
tym dokumenty w postaci elektronicznej. Należy jednak przyjąć, iż przez „przechowanie”
należy rozumieć zapewnienie przez określony czas możliwości zapoznania się z
dokumentami, tj. z oryginalną treścią złożonego w dokumencie oświadczenia woli
złożonego przez daną osobę.
Zdaniem Wnioskodawcy, uzasadnione jest twierdzenie, że spełnienie przez Wnioskodawcę
wymogów w szczegółowy sposób uregulowanych w przepisach rozporządzenia Ministra
Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji
pracowniczej (Dz.U. z 2018 poz. 2369, z dnia grudnia 2018 r.) spowoduje, iż dojdzie do
przechowania dokumentów także w rozumieniu art. 32 § 1 OP.
Ponadto należy dodać, że także ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości przewiduje
możliwość przechowywania dokumentów w postaci zdigitalizowanej (z wyjątkami
wskazanymi w art. 73 § 2 tej ustawy, które nie obejmą jednak przedmiotowej
dokumentacji).
Należy też wskazać, że podobne zagadnienie dotyczy przechowywania faktur, gdzie
przyjmuje się, że dokumenty te można przechowywać w postaci cyfrowej, przy
zachowaniu warunków zdefiniowanych w ustawie o podatku od towarów i usług (np.
pismo z dnia 7 kwietnia 2020 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0114-KDIP1-
3.4012.169.2020.1.PRM).
Warto zwrócić uwagę, że wymogi z przepisów dot. faktur są - jeśli chodzi o podstawowe
kwestie, tj. zapewnienie autentyczności pochodzenia od określonej osoby, zapewnienie
integralności, czyli braku możliwości wprowadzania zmian - zbieżne z wymogami
przewidzianymi dla dokumentacji pracowniczej (ww. rozporządzenie Ministra Rodziny,
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r.).
Biorąc pod uwagę powyższe w ocenie Wnioskodawcy na zadane pytanie należy
odpowiedzieć pozytywnie.
Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
Rozpatrzyłem Państwa wniosek w zakresie Ordynacji podatkowej – 15 września 2022 r.
wydałem postanowienie Znak: 0111-KDIB1-1.4017.5.2022.1.MF o odmowie wszczęcia
postępowania w sprawie Państwa wniosku z 15 czerwca 2022 r. – dotyczącego Ordynacji
podatkowej.
Postanowienie zostało przez Państwa odebrane 29 września 2022 r.
Pismem z 4 października 2022 r. (wpływ tego samego dnia za pomocą platformy e-PUAP)
złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.
Postanowieniem z 22 listopada 2022 r. Znak: 0111-KDIB1-1.4017.5.2022.2.BS utrzymałem
w mocy zaskarżone postanowienie.
Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 29
listopada 2022 r.
Skarga na postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
Pismem z 27 grudnia 2022 r. (wpływ tego samego dnia za pośrednictwem platformy
ePUAP) wnieśli Państwo skargę na powyższe postanowienie do Wojewódzkiego Sądu
Administracyjnego w Warszawie.
Wnieśli Państwo o uchylenie postanowienia z 22 listopada 2022 r. Znak: 0111-KDIB1-
1.4017.5.2022.2.BS oraz postanowienia z 15 września 2022 r. Znak: 0111-KDIB1-
1.4017.5.2022.1.MF oraz o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania według norm
przepisanych.
Postępowanie przed sądami administracyjnymi
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżone postanowienie oraz
poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 10 sierpnia 2023 r., sygn. akt III SA/Wa 114/23.
Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Po ponownej analizie sprawy pismem z 7 listopada 2024 r. wystąpiłem do Naczelnego
Sądu Administracyjnego z wnioskiem o wycofanie skargi kasacyjnej.
Naczelny Sąd Administracyjny postanowieniem z 22 listopada 2024 r. sygn. akt II FSK 2040
/23 umorzył postępowanie kasacyjne.
Odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie
wpłynął do mnie 7 stycznia 2025 r.
Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku
Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami
administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):
Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu
wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie
postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa
uległy zmianie.
Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:
• uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w ww. wyroku;
• ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej –
stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
który obowiązywał w dniu wydania postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania tj.
w 2022 r.
Odnosząc się do powołanej przez Państwa interpretacji stwierdzam, że zapadła ona w
indywidualnej sprawie podmiotu, który o jej wydanie wystąpił i nie jest wiążąca dla organu
wydającego tą interpretację.
Nadmienić należy, że w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych wydane
zostało odrębne rozstrzygnięcie.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111).
Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące
przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności które są
przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z
dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach
wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
(t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
(art. 53 § 1 PPSA):
- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
(art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
podatkowej.
Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji
podatkowej, zgodnie z którym:
interpretacja indywidualna zawiera wyczerpujący opis przedstawionego we wniosku stanu
faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z
uzasadnieniem prawnym tej oceny. Można odstąpić od uzasadnienia prawnego, jeżeli
stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe w pełnym zakresie