0113-KDIPT2-1.4011.193.2025.2.MAP

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lutego 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie kosztów uzyskania przychodów. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 3 kwietnia 2025 r. (wpływ 3 kwietnia 2025 r.). Treść wniosku jest następująca: Opis stanu faktycznego Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od 5 maja 2023 r. jako ... . Działalność jest prowadzona pod adresem ..., pod numerem NIP ... i numerem REGON ..., pod kodami PKD (Polska Klasyfikacja Działalności): 59.11.Z, 47.19.Z, 47.42.Z, 47.91 .Z, 73.12.C, 95.12.Z (klasyfikacja PKD z 2007 r.). Wnioskodawca posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. 2025, poz. 163 ze zm.) i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wnioskodawca opodatkowuje dochody z działalności gospodarczej według zasad ogólnych (skalą podatkową). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca publikuje tworzone przez siebie materiały wideo na dedykowanej platformie umożliwiającej udostępnianie treści multimedialnych użytkownikom tej platformy. Tworzone filmy dotyczą prezentacji prostych telefonów komórkowych starszego typu, niebędących smartfonami. Po wykorzystaniu danych telefonów do filmu są one odsprzedawane przez Wnioskodawcę na platformach internetowych, zaś ich sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Jako, że przedmiotem handlu są starsze produkty, telefony te nie są dostępne na rynku pierwotnym. Wnioskodawca jest więc zmuszony pozyskać towary innymi kanałami, często dokonując zakupów od osób fizycznych, które posiadają konkretny model poszukiwany przez Wnioskodawcę. Poniżej Wnioskodawca przedstawia sposoby, jakimi uzyskuje telefony z rynku wtórnego: 1. zakup telefonów po zawarciu ustnych ustaleń od pośrednika z Austrii, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Płatność za towar jest dokonywana w całości przelewem, w tytule przelewu Wnioskodawca opisuje ilość i rodzaj kupowanych telefonów. Towar następnie jest wysyłany do Wnioskodawcy kurierem. Ten sposób pozyskiwania telefonów stanowi zdecydowaną większość nabyć telefonów przez Wnioskodawcę (około 95%); 2. zakup telefonów stacjonarnie na terenie Polski, na rynkach lub bazarach od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zapłata za towar dokonywana jest gotówką. W tym przypadku, Wnioskodawca nie dysponuje żadnym dowodem sprzedaży wystawionym przez sprzedającego, ani elektronicznym lub papierowym potwierdzeniem zapłaty; 3. zakupy za pośrednictwem polskich internetowych portali aukcyjnych, gdzie potwierdzeniem zakupu jest przelew za produkt oraz zapis w historii na koncie Wnioskodawcy w serwisie aukcyjnym, potwierdzający dokonanie zakupu. Zgodnie z regulaminem portali, poprzez zawarcie transakcji dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży.

Jeżeli suma wartości rynkowej telefonów w obrębie jednej transakcji przekracza 1 000 zł, Wnioskodawca dodatkowo składa deklarację PCC (podatek od czynności cywilnoprawnych)-3 i opłaca podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 2%. Wnioskodawca w żadnej z trzech powyżej przedstawionych sytuacji nie ma możliwości podpisania umowy kupna-sprzedaży ze sprzedającym zawierającej jego pełne dane osobowe i adresowe. Jest to spowodowane różnymi czynnikami, najczęściej chęcią ułatwienia i przyspieszenia transakcji przez sprzedających. Uzyskanie dodatkowej dokumentacji od sprzedających (podpisów na umowach kupna-sprzedaży, czy rachunków) jest więc często czasochłonne i zazwyczaj kończy się niepowodzeniem. Mimo braku zwyczajowych dowodów księgowych, Wnioskodawca ujmuje wydatki poniesione na zakup telefonów na podstawie poniżej opisanych dokumentów. Ad 1. W przypadku zakupu telefonów od pośrednika Wnioskodawca dokumentuje zakup towarów potwierdzeniem przelewu. Na dokumencie są wskazane następujące informacje: a) dane osobowe i adresowe Wnioskodawcy i sprzedającego będącego pośrednikiem, b) przedmiot transakcji zawarty w opisie przelewu wraz ze wskazaniem ilości, jeżeli jest nabywanych kilka sztuk telefonów, c) datę dokonania operacji gospodarczej (zakup przedmiotu), która odpowiada dacie wystawienia dowodu, d) numer operacji bankowej. Transakcje są zawierane w walucie polskiej. Ad 2. W przypadku towarów zakupionych na bazarach, Wnioskodawca sporządza opis towaru zawierający dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru oraz podpis przyjmującego towar (Wnioskodawcy). Jako cenę towaru Wnioskodawca przyjmuje kwotę, którą w istocie zapłacił sprzedającemu nabywając telefon. Tak sporządzony opis stanowi następnie podstawę do ujęcia wydatku poniesionego na zakup telefonów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów Wnioskodawcy. Ad 3. W przypadku zakupu telefonów na polskich portalach aukcyjnych, Wnioskodawca dysponuje wygenerowanym za pomocą interfejsu portalu aukcyjnego zestawieniem zawierającym wszystkie szczegóły dotyczące transakcji. Wydruk ten oznaczony jest indywidualnym, niepowtarzalnym numerem aukcji. Umożliwia to identyfikację konkretnej transakcji, odtworzenie jej szczegółów nawet po dłuższym czasie, dochodzenie ewentualnych roszczeń od kontrahenta, itp. Zestawienie zawiera nazwę portalu aukcyjnego i indywidualny numer zamówienia, dane nabywcy oraz nick sprzedawcy, którego pełne dane posiada portal aukcyjny, daty: zakupu, wysyłki i dostawy oraz opis przedmiotu aukcji. Na potwierdzeniu zamówienia nie figuruje imię i nazwisko sprzedawcy, ponieważ danymi tymi dysponuje wyłącznie platforma internetowa, za pośrednictwem której odbywa się aukcja. Nie ma możliwości uzyskania pełnych danych sprzedawcy, ponieważ portale aukcyjne nie udzielają tego typu informacji, jednak każde konto jest wewnętrznie weryfikowane przez portal aukcyjny. Do każdej transakcji Wnioskodawca dołącza potwierdzenie przelewu, zaś każdy wydruk zostaje przez Niego podpisany. Warto w tym miejscu podkreślić, że potwierdzenie przelewu dokumentujące zawarcie transakcji na portalu aukcyjnym zawiera kwotę oraz datę transakcji, dzięki czemu można ją jednoznacznie powiązać z konkretną aukcją. W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca udzielił odpowiedzi na pytania: a) Czy opisane we wniosku dokumenty potwierdzające transakcje nabycia przez Wnioskodawcę towarów zawierają wszelkie niezbędne dane określone w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 23 grudnia 2019 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.), tj.: · wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, · datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, · przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, · podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oraz są oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie? Odpowiedź: Jak zostało wskazane we wniosku, w przypadku zakupu telefonów od austriackiego pośrednika Wnioskodawca dysponuje potwierdzeniem przelewu, które zawiera: · wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej z niezbędnymi danymi stron, czyli zarówno imieniem, nazwiskiem i adresem sprzedawcy, jak i nabywcy w osobie Wnioskodawcy, · datę dokonania operacji gospodarczej, która odpowiada dacie wystawienia dowodu, · przedmiot operacji gospodarczej, jakim jest zakup telefonów z dokładnym określeniem ilości i rodzaju nabytych telefonów wraz z określeniem wartości całości transakcji. Potwierdzenie przelewu zawiera indywidualny numer transakcji, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisem księgowym dokonanym na jego podstawie. Potwierdzenie przelewu zawiera informację banku, że dokument nie wymaga dodatkowych stempli oraz podpisów, jednak Wnioskodawca dla celów księgowych na wydruku przelewu umieszcza odręczny podpis. Zestawienia dokumentujące zakup telefonów na polskich portalach aukcyjnych zawierają: · dane nabywcy oraz nick lub imię sprzedawcy, którego pełne dane posiada portal aukcyjny. Na potwierdzeniu zamówienia nie figurują pełne dane sprzedawcy, ponieważ danymi tymi dysponuje wyłącznie platforma internetowa, za pośrednictwem której odbywa się aukcja. Nie ma możliwości uzyskania pełnych danych sprzedawcy, ponieważ portale aukcyjne nie udzielają tego typu informacji, jednak każde konto jest wewnętrznie weryfikowane przez portal aukcyjny, · datę dokonania operacji gospodarczej (datę dokonania zakupu telefonów) wraz z datą wystawienia dowodu (datą wydruku dowodu), · dokładne określenie przedmiotu operacji gospodarczej (rodzajów zakupionych telefonów), ich cenę, ilość zakupionych towarów i całkowitą wartość transakcji; · odręczny podpis Wnioskodawcy na wydruku, · indywidualny numer aukcji, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisem księgowym dokonanym na jego podstawie. Opisy dokumentujące zakup telefonów na bazarach zawierają miejsce i datę dokonania operacji gospodarczej (datę zakupu telefonów), imię, nazwisko i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału wraz z odręcznym podpisem Wnioskodawcy. W opisie są zawarte również dane swojej firmy: nazwę firmy, imię i nazwisko, adres i NIP. Wnioskodawca określa indywidualny numer opisu w celu udokumentowania dowodu w księdze przychodów i rozchodów. b) Czy w odniesieniu do sposobów dokumentacji zakupionych towarów w postaci: · zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym; · opisu towaru zawierającego dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru oraz podpis przyjmującego towar, jest Pan w posiadaniu innych dowodów wskazujących na poniesienie wydatków, np. potwierdzeń przelewów, potwierdzeń zapłaty za przesyłki, itp. Odpowiedź: W przypadku zestawień zawierających szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym Wnioskodawca jest w posiadaniu potwierdzeń przelewów lub potwierdzeń wpłat bezgotówkowych dokonanych za pośrednictwem portalu. W przypadku opisu sporządzonego przez Wnioskodawcę zawierającego dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru, podpis przyjmującego towar oraz inne dane opisane we wniosku Wnioskodawca nie dysponuje innym dowodem zakupu. Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku) 1. Czy dowód opłaty bankowej, dotyczący zakupu towarów od austriackiego pośrednika może stanowić dowód księgowy, o którym mowa w § 12 pkt 4 zw. z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i tym samym być podstawą do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów? 2. Czy zestawienie zawierające szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym może stanowić dowód księgowy, o którym mowa w § 12 pkt 5 zw. z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, i tym samym być podstawą do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów? 3. Czy opis towaru zawierający dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru oraz podpis przyjmującego towar sporządzony zgodnie z § 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, może stanowić podstawę uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów - mimo, że Wnioskodawca z przyczyn od Niego niezależnych nie będzie miał możliwości dołączenia do sporządzonego opisu rachunku lub faktury wystawionej przez sprzedającego? Pana stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku) Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów powinien on spełniać łącznie następujące warunki: a) być definitywny i bezzwrotny, b) pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, c) nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, d) zostać odpowiednio udokumentowany. Telefony komórkowe starszego typu są nabywane przez Wnioskodawcę w celu ich odsprzedaży. Filmy Wnioskodawcy publikowane na platformie dedykowanej prezentacji multimediów, służą niejako do wypromowania tych produktów i znalezienia odbiorców zainteresowanych niszą związaną z telefonami komórkowymi. Zakup telefonów przez Wnioskodawcę pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami przez Niego osiąganymi (jest to zakup później odsprzedawanych towarów). Wydatki na zakup telefonów nie należą do wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, charakter wydatków również jest definitywny i bezzwrotny. Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki związane z zakupem telefonów są również odpowiednio udokumentowane. Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Wnioskodawca dokonuje zakupu nie od podmiotów gospodarczych, które są zobowiązane do wystawienia rachunku, bądź faktury, a od osób fizycznych. Należy w tym miejscu podkreślić, że zakup telefonów od osób fizycznych często jest jedynym sposobem, aby dany telefon komórkowy pozyskać, ponieważ towary te nie są już dostępne na rynku pierwotnym. Osoby fizyczne nie zawsze chcą podpisywać umowy kupna-sprzedaży, więc uzyskanie dowodu księgowego może być utrudnione, co sprawia, że Wnioskodawca musi posługiwać się „innymi dowodami” w rozumieniu przepisu art. 22 ust. 6b. Według § 11 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej również: „ Rozporządzenie”), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: 1) faktury, faktury VAT (podatek od towarów i usług) RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej: „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub 2) (-); 3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Nawiązując do § 12 Rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również: 1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem; 2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi; 3) dowody przesunięć; 4) dowody opłat pocztowych i bankowych; 5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3. Wnioskodawca nabywając telefony od osób fizycznych nie może skorzystać z dowodów, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 Rozporządzenia (tj. faktur), więc zakup telefonów przez Internet księguje na podstawie dowodów księgowych zawierających elementy wskazane § 11 ust. 3 pkt 3 Rozporządzenia. Dowody zapłat dla austriackiego pośrednika zawierają wszystkie elementy wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 Rozporządzenia, czyli: wskazanie stron transakcji (dokładnych danych osobowych i adresowych Wnioskodawcy oraz austriackiego sprzedawcy), datę wystawienia dowodu zgodną z datą zawarcia transakcji oraz opis operacji gospodarczej (jakie telefony są nabywane i w ilu sztukach). Potwierdzenie przelewu posiada również swój indywidualny numer w systemie bankowym, za pomocą którego można zidentyfikować transakcję. Dokonując przelewu Wnioskodawca za każdym razem jest zobowiązany do zatwierdzenia transakcji poprzez aplikację bankową. Zatwierdzenie transakcji przez aplikację na osobistym smartfonie Wnioskodawcy jest bezpiecznym sposobem rekomendowanym przez bank pośredniczący w transakcji, stanowi odzwierciedlenie podpisu Wnioskodawcy, przez który wyraża On zgodę na dokonanie transakcji. Dokument potwierdzenia przelewu jest sporządzony w języku polskim i zawiera kwoty w polskich złotych. W ocenie Wnioskodawcy, również zestawienia zawierające wszystkie szczegóły dotyczące zakupu telefonów z portalu aukcyjnego mogą być uznane za dowód księgowy zawierający dane określone § 11 ust. 3 pkt 3 Rozporządzenia. Wydruki zamówień zawierają bowiem wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (nazwa portalu aukcyjnego i indywidualny numer zamówienia, dane nabywcy oraz indywidualny nick sprzedawcy na platformie aukcyjnej), datę dokonania operacji gospodarczej (data zakupu, wysyłki i dostawy), przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie (opis telefonu). Wydruk jest podpisany przez Wnioskodawcę. Oprócz zestawień Wnioskodawca dysponuje potwierdzeniami wykonania przelewów dotyczących przedmiotowych transakcji. Należy podkreślić, że Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się uprzednio do kwestii braku pełnych danych sprzedawców przy nabywaniu towarów przez portale aukcyjne. Przykładowo w interpretacji z 18 maja 2023 r. Nr 0114-KDWP4011.1.2023.2.ASZ, organ uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, który podniósł, że jego zdaniem „(...) brak pełnych danych osobowych (tj. imienia, nazwiska lub nazwy oraz adresu) nie pozbawia podatnika prawa do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu”. Według § 15 ust 1-3 Rozporządzenia, otrzymanie materiałów podstawowych, materiałów pomocniczych i towarów handlowych jest potwierdzane na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury. W przypadku telefonów komórkowych kupowanych na bazarach od osób fizycznych, Wnioskodawca nie ma możliwości zawarcia w księdze dowodu w postaci potwierdzenia opłaty bankowej, więc sporządza On opis towaru dokumentujący otrzymanie towaru na podstawie § 15 Rozporządzenia. Opis zawiera dane sprzedającego, liczbę i rodzaj zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru (cenę, jaką za telefon zapłacił Wnioskodawca) oraz podpis przyjmującego towar (Wnioskodawcy). Tak sporządzony opis stanowi następnie podstawę do ujęcia wydatku poniesionego na zakup telefonów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów Wnioskodawcy. Zdaniem Wnioskodawcy w przypadku braku dowodu, opis sporządzony według § 15 Rozporządzenia wystarcza do ujęcia kosztu zakupu towarów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów - mimo, że faktura dokumentująca transakcję nie zostanie pod ten opis załączona. Według art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodami takimi mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (art. 181 Ordynacji podatkowej). Stosownie do art. 187 § 1 ww. aktu prawnego, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Ocena kwestii udowodnienia danej okoliczności jest dokonywana na podstawie całości zgromadzonych dowodów (art. 191 tej ustawy). Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Najwyższy Sąd Administracyjny, w wyroku z 26 kwietnia 2012 r. sygn. akt II FSK 91/11 stwierdził, że brak udokumentowania wydatków podatnika w postaci wiarygodnych dowodów może również zostać zastąpiony innymi środkami dowodowymi wskazującymi na rzeczywiste poniesienie wydatków, mierzonych konkretnymi wielkościami środków pieniężnych, które następnie poddać można by formalnej weryfikacji. Należy bowiem dopuścić możliwości dowodzenia faktu poniesienia wydatku na zakup usług za pomocą innych środków dowodowych, w celu zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Wnioskodawcy mimo, że nie dysponuje On ogólnie przyjętym dowodem księgowym, np. umową kupna sprzedaży, czy potwierdzeniem przelewu, może na podstawie opisu z § 15 Rozporządzenia ująć koszt zakupu telefonów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Takie działanie jest konieczne, ponieważ telefon stanowi wyrób przeznaczony do sprzedaży w stanie nieprzerobionym i jego zakup musi zostać udokumentowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, aby była ona prowadzona rzetelnie. Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy: 1. dowód opłaty bankowej dotyczący zakupu towarów od austriackiego pośrednika może stanowić dowód księgowy, o którym mowa w § 12 pkt 4 zw. z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, i tym samym być podstawą do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów; 2. zestawienie zawierające szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym wraz z potwierdzeniem przelewu może stanowić dowód księgowy, o którym mowa w § 12 pkt 4 zw. z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i ozchodów, i tym samym być podstawą do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów, 3. opis towaru zawierający dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową, wartość towaru oraz podpis przyjmującego towar sporządzony zgodnie z § 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów, mimo braku podpiętej faktury lub innego dowodu, może stanowić podstawę uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych na podstawie: · dowodu opłaty bankowej, dotyczącego zakupu towarów od austriackiego pośrednika - jest prawidłowe, · zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym w przypadku zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalność gospodarczą - jest prawidłowe, · zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym w przypadku zakupu od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą - jest nieprawidłowe, · opisu towaru - jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. 2025 r. poz. 163 ze zm.): Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie następujące warunki: · pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, · nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

· być właściwie udokumentowany. Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym – związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o. Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2019 r. poz. 2544). W myśl § 23 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15. Stosownie do treści § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: 1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub 2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej: a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów, c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody, d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub 3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Zgodnie z § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. Natomiast § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że: Za dowody księgowe uważa się również: 1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem; 2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi; 3) dowody przesunięć; 4) dowody opłat pocztowych i bankowych; 5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3. W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie: 1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt; 2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług)), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0); 3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika; 4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych; 5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących; 6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych; 7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele; 8) opłat sądowych i notarialnych; 9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo -skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną w formie zasad ogólnych (skala podatkowa) i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej publikuje Pan tworzone przez siebie materiały wideo na dedykowanej platformie umożliwiającej udostępnianie treści multimedialnych użytkownikom tej platformy. Tworzone filmy dotyczą prezentacji prostych telefonów komórkowych starszego typu, niebędących smartfonami. Po wykorzystaniu danych telefonów do filmu są one odsprzedawane przez Pana na platformach internetowych, zaś ich sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Uzyskuje Pan telefony z rynku wtórnego poprzez: 1. zakup telefonów po zawarciu ustnych ustaleń od pośrednika z Austrii, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Płatność za towar jest dokonywana w całości przelewem, w tytule przelewu opisuje Pan ilość i rodzaj kupowanych telefonów. Towar następnie jest wysyłany do Pana kurierem. Ten sposób pozyskiwania telefonów stanowi zdecydowaną większość nabyć telefonów przez Pana(około 95%), 2. zakup telefonów stacjonarnie na terenie Polski, na rynkach lub bazarach od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zapłata za towar dokonywana jest gotówką. W tym przypadku nie dysponuje Pan żadnym dowodem sprzedaży wystawionym przez sprzedającego, ani elektronicznym lub papierowym potwierdzeniem zapłaty, 3. zakupy za pośrednictwem polskich internetowych portali aukcyjnych, gdzie potwierdzeniem zakupu jest przelew za produkt oraz zapis w historii na Pana koncie w serwisie aukcyjnym, potwierdzający dokonanie zakupu. Zgodnie z regulaminem portali, poprzez zawarcie transakcji dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży. W przypadku zakupu telefonów od austriackiego pośrednika dysponuje Pan potwierdzeniem przelewu, które zawiera: · wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej z niezbędnymi danymi stron, czyli zarówno imieniem, nazwiskiem i adresem sprzedawcy, jak i nabywcy w Pana osobie, · datę dokonania operacji gospodarczej, która odpowiada dacie wystawienia dowodu, · przedmiot operacji gospodarczej, jakim jest zakup telefonów z dokładnym określeniem ilości i rodzaju nabytych telefonów wraz z określeniem wartości całości transakcji. Potwierdzenie przelewu zawiera indywidualny numer transakcji, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisem księgowym dokonanym na jego podstawie. Potwierdzenie przelewu zawiera informację banku, że dokument nie wymaga dodatkowych stempli oraz podpisów, jednak dla celów księgowych na wydruku przelewu umieszcza Pan odręczny podpis. Zestawienia dokumentujące zakup telefonów na polskich portalach aukcyjnych zawierają: · dane nabywcy oraz nick lub imię sprzedawcy, którego pełne dane posiada portal aukcyjny. Na potwierdzeniu zamówienia nie figurują pełne dane sprzedawcy, ponieważ danymi tymi dysponuje wyłącznie platforma internetowa, za pośrednictwem której odbywa się aukcja. Nie ma możliwości uzyskania pełnych danych sprzedawcy, ponieważ portale aukcyjne nie udzielają tego typu informacji, jednak każde konto jest wewnętrznie weryfikowane przez portal aukcyjny; · datę dokonania operacji gospodarczej (datę dokonania zakupu telefonów) wraz z datą wystawienia dowodu (datą wydruku dowodu), · dokładne określenie przedmiotu operacji gospodarczej (rodzajów zakupionych telefonów), ich cenę, ilość zakupionych towarów i całkowitą wartość transakcji · odręczny Pana podpis na wydruku, · indywidualny numer aukcji, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisem księgowym dokonanym na jego podstawie. Opisy dokumentujące zakup telefonów na bazarach zawierają miejsce i datę dokonania operacji gospodarczej (datę zakupu telefonów), imię, nazwisko i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału wraz z odręcznym Pana podpisem. W opisie są zawarte również dane Pana firmy: nazwę firmy, imię i nazwisko, adres i NIP. Określa Pan indywidualny numer opisu w celu udokumentowania dowodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W przypadku zestawień zawierających szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym jest Pan w posiadaniu potwierdzeń przelewów lub potwierdzeń wpłat bezgotówkowych dokonanych za pośrednictwem portalu. W przypadku opisu sporządzonego przez Pana zawierającego dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru, podpis przyjmującego towar oraz inne dane opisane we wniosku nie dysponuje Pan innym dowodem zakupu. Przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane. Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy, należy stwierdzić, że w przypadku przez Pana opisanym zachodzi odpowiedni związek przyczynowo-skutkowy, dający podstawy do zaliczenia w koszty podatkowe prowadzonej działalności gospodarczej wydatków z tytułu nabycia towarów w postaci telefonów komórkowych wykorzystywanych w Pana działalności gospodarczej. Podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien dokonywać księgowania przychodów i kosztów uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w powołanym rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym rozporządzeniem. Dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być - co do zasady - faktura, bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 12 i § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku wypełnienia warunków zawartych w tych regulacjach, dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania zakupu towarów handlowych. W tym miejscu zaznaczam, że na mocy art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.): Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W odniesieniu do dowodu w postaci opłaty bankowej dotyczącego zakupu towarów od austriackiego pośrednika wskazał Pan, że dysponuje Pan potwierdzeniem przelewu, które zawiera: · wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej z niezbędnymi danymi stron, czyli zarówno imieniem, nazwiskiem i adresem sprzedawcy, jak i nabywcy w Pana osobie, · datę dokonania operacji gospodarczej, która odpowiada dacie wystawienia dowodu, · przedmiot operacji gospodarczej, jakim jest zakup telefonów z dokładnym określeniem ilości i rodzaju nabytych telefonów wraz z określeniem wartości całości transakcji. Potwierdzenie przelewu zawiera indywidualny numer transakcji, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisem księgowym dokonanym na jego podstawie. Potwierdzenie przelewu zawiera informację banku, że dokument nie wymaga dodatkowych stempli oraz podpisów, jednak dla celów księgowych na wydruku przelewu umieszcza Pan odręczny podpis. Z opisu sprawy wynika, że zakupu telefonów dokonuje Pan po zawarciu ustnych ustaleń od pośrednika z Austrii, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Zauważam, że jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w § 12, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia. Stwierdzam, że dowód opłaty bankowej dotyczący zakup towarów od austriackiego pośrednika, spełniający wymogi zawarte w § 12 pkt 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, może być dokumentem będącym podstawą ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatku objętego tym dokumentem. Zawiera on dane określone § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia. Natomiast w odniesieniu do zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym wskazał Pan, że zawiera ono następujące dane: · dane nabywcy oraz nick lub imię sprzedawcy, którego pełne dane posiada portal aukcyjny. Na potwierdzeniu zamówienia nie figurują pełne dane sprzedawcy, ponieważ danymi tymi dysponuje wyłącznie platforma internetowa, za pośrednictwem której odbywa się aukcja. Nie ma możliwości uzyskania pełnych danych sprzedawcy, ponieważ portale aukcyjne nie udzielają tego typu informacji, jednak każde konto jest wewnętrznie weryfikowane przez portal aukcyjny, · datę dokonania operacji gospodarczej (datę dokonania zakupu telefonów) wraz z datą wystawienia dowodu (datą wydruku dowodu), · dokładne określenie przedmiotu operacji gospodarczej (rodzajów zakupionych telefonów), ich cenę, ilość zakupionych towarów i całkowitą wartość transakcji · odręczny Pana podpis na wydruku, · indywidualny numer aukcji, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisem księgowym dokonanym na jego podstawie. W przypadku zestawień zawierających szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym jest Pan w posiadaniu potwierdzeń przelewów lub potwierdzeń wpłat bezgotówkowych dokonanych za pośrednictwem portalu. Zatem, zestawienie zawierające szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym, które dokumentuje transakcje nabycia przez Pana telefonów komórkowych, można uznać za dowód księgowy zgodnie z § 12 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zawiera ono - co do zasady - dane określone § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia. Jednocześnie zauważyć należy, że powołane wyżej przepisy zezwalają na zaksięgowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów kwoty poniesionego wydatku na podstawie innego dokumentu niż faktura, jednak dokument tego rodzaju (faktura) jest traktowany jako podstawowy dowód poniesienia wydatku, w przypadku gdy podatnik ma podstawy prawne do jej otrzymania. Jednakże powyższe nie znajdzie zastosowania w przypadku, gdy podatnik – mimo prawa do tego – nie wystąpił do sprzedawcy towaru, czy usługi o wystawienie faktury. Dopiero spełnienie innych przesłanek, na podstawie których podatnik nie może udokumentować zakupu towaru, bądź usługi fakturą, może stanowić przesłankę do zaksięgowania poniesionego wydatku na podstawie innego dowodu księgowego. Decydujące znaczenie należy przypisać fakturze, ponieważ to jest właściwy dokument w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami. Brak tego dokumentu powoduje, że wydatek nie może zostać zaksięgowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie wydruku potwierdzenia operacji przelewu z internetowego rachunku bankowego. Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że na zestawieniu zawierającym szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym figurują dane określone § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wiec jako spełniające wymogi zawarte w § 12 pkt 5 rozporządzenia, może być dokumentem będącym podstawą ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatku objętego tym dokumentem w przypadku zakupu towarów dokonanych od osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Natomiast w odniesieniu do zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym od osób prowadzących działalność gospodarczą, to pomimo, że zawiera ono dane określone § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, i spełnia wymogi zawarte w § 12 tego rozporządzenia, nie może stanowić dokumentu będącego podstawą ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatku objętego tym dokumentem. Potwierdzenie zestawienia zawierające szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym jako dokument księgowy nie może stanowić substytutu faktury. We wszystkich tych przypadkach gdzie transakcja powinna być dokumentowana fakturą, podatnik powinien uzyskać ten dokument jako potwierdzenie operacji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W odniesieniu do wskazanych we wniosku opisów towarów wskazał Pan, że zakupu telefonów stacjonarnie na terenie Polski dokonuje Pan na rynkach lub bazarach od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zapłata za towar dokonywana jest gotówką. W tym przypadku nie dysponuje Pan żadnym dowodem sprzedaży wystawionym przez sprzedającego, ani elektronicznym lub papierowym potwierdzeniem zapłaty. Opisy dokumentujące zakup telefonów na bazarach zawierają miejsce i datę dokonania operacji gospodarczej (datę zakupu telefonów), imię, nazwisko i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału wraz z Pana odręcznym podpisem. W opisie są zawarte również dane Pana firmy: nazwę firmy, imię i nazwisko, adres i NIP. Określa Pan indywidualny numer opisu w celu udokumentowania dowodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W przypadku opisu sporządzonego przez Pana zawierającego dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru, podpis przyjmującego towar oraz inne dane opisane we wniosku. Nie dysponuje Pan innym dowodem zakupu. Zgodnie z § 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów: Jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury. Zauważyć należy, powołany przez Pana we wniosku § 15 ust. 2 ww. rozporządzenia ma zastosowanie w sytuacji, gdy podatnik otrzyma zakupione towary przed wystawieniem faktury dokumentującej ich zakup. Opis towarów nie jest samodzielnym dowodem księgowym. Może stanowić jedynie uzupełnienie dowodu księgowego. Opis towaru jest dokumentem, który potwierdza, że otrzymano określony towar, który powinien być potwierdzony i przechowywany wraz z fakturą. W świetle powyższego stwierdzić należy, że sporządzony przez Pana opis towaru zawierający dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową, wartość towaru oraz podpis przyjmującego towar sporządzony nie może stanowić podstawy uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów stosownie do treści § 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów, gdyż nie będzie Pan posiadał faktury dokumentującej zakup. Reasumując, stwierdzić należy, że jest Pan uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych na podstawie: · dowodu opłaty bankowej, dotyczącego zakupu towarów od austriackiego pośrednika · zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym w przypadku zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalność gospodarczą. Natomiast, nie jest Pan uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych na podstawie: · zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym w przypadku zakupu od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, · opis towaru.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia. Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na stanie faktycznym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Przedmiotowa interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem zapytania. Inne kwestie nie podlegały ocenie. Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji. · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a; 2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści. · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego ... . Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.