0114-KDIP2-2.4010.81.2025.4.PK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo, stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 lutego 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący możliwości rozpoznawania kosztów uzyskania przychodów na podstawie dokumentów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej. Uzupełnili go Państwo pismem z 26 marca 2025 r. (wpływ 31 marca 2025 r.) - w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka działająca pod firmą A. S.A. (dalej jako „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest spółką kapitałową prawa polskiego oraz czynnym i zarejestrowanym podatnikiem w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (podatek od towarów i usług). Spółka jest również podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych podlegając nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o CIT (podatek dochodowy od osób prawnych). Spółka prowadzi działalność gospodarczą związaną z tworzeniem i wydawaniem oprogramowania w postaci (...) [dalej jako: „(...)”]. W ramach prowadzonej działalności Spółka ponosi wydatki związane z jej podstawową działalnością i nabywa różnego rodzaju towary i usługi od różnych dostawców (dalej jako „Kontrahenci"). Spółka zatrudnia pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki służbowe (ponoszone m. in. podczas krajowych i zagranicznych podróży służbowych), podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Spółka ponadto dokumentuje wykonywaną przez siebie sprzedaż, wystawiając faktury na rzecz swoich Kontrahentów. Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę co do zasady do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Spółka traktuje koszty związane z nabyciem tych towarów i usług jako koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów z danego źródła lub w celu jego zachowania lub zabezpieczenia i traktuje je jako koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT, z zastrzeżeniem wyłączeń wskazanych w art. 16 ustawy o CIT. Spółka otrzymuje od kontrahentów dokumenty potwierdzające dokonanie zakupu, w postaci, np. faktur, rachunków, not obciążeniowych lub paragonów (dalej jako: „Dokumenty”). Dokumenty te mają postać zarówno papierową, jak i elektroniczną. Obecnie Spółka planuje wdrożyć procedurę archiwizacji Dokumentów źródłowych głównie w formie elektronicznej. Dokumenty w formie papierowej W przypadku Dokumentów otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, po ich otrzymaniu są one skanowane do formy elektronicznej (pdf). Wykorzystywany jest do tego elektroniczny system służący do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty te podlegają następnie analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji kontrolingowej lub akceptacji osób odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby informacje zawarte w dokumencie odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. Oryginały otrzymanych papierowo Dokumentów podlegają archiwizacji w swojej fizycznej wersji. W związku z planowanym wdrożeniem zmian do procedury archiwizacji Dokumentów, Spółka przewiduje, że Dokumenty otrzymywane przez pracowników w formie papierowej nadal skanowane będą przez jej wyznaczonych pracowników, podlegać będą również analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji kontrolingowej lub akceptacji osób odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby informacje zawarte w dokumencie odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. Dokumenty te będą archiwizowane elektronicznie w podziale na okresy rozliczeniowe wraz z ich opisem analitycznym oraz fizycznie (papierowo) w archiwum Spółki. Spółka planuje jednak zrezygnować z archiwizacji fizycznych (papierowych) wersji w podziałach na okresy rozliczeniowe, wraz z ich opisem analitycznym - gdyż będą one archiwizowane z uwzględnieniem tych danych w formie elektronicznej. Spółka nie będzie dokonywała zniszczenia Dokumentów otrzymywanych w formie papierowej przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT. Dokumenty w formie elektronicznej

W przypadku Dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej, podlegają one wprowadzeniu do elektronicznego systemu służącego do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty te podlegają tej samej analizie formalnej, finansowej i podatkowej oraz wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych Spółki, co dokumenty otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej. Dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej są następnie drukowane i archiwizowane przez pracowników Spółki w formie papierowej. W przypadku dokumentów sprzedażowych Spółki (czyli faktur sprzedażowych), procedura ich archiwizacji jest taka sama jak w przypadku faktur kosztowych otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej. Po ich wystawieniu, przekazaniu do Kontrahenta oraz prawidłowym wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych Spółki, są one drukowane przez wyznaczonych pracowników oraz archiwizowane w wersji papierowej, w podziale na okresy rozliczeniowe których dotyczą. W związku z planowanym wdrożeniem zmian do procedury archiwizacji Dokumentów, Spółka przewiduje rezygnację z archiwizacji ich papierowych wydruków. Oznacza to, że nadal będą podlegać weryfikacji i analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji kontrolingowej lub akceptacji osób odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby informacje zawarte w dokumencie odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego, ale ich elektroniczne wersje będą podlegały archiwizacji jedynie w elektronicznych systemach przechowywania dokumentacji wykorzystywanych przez Spółkę. W tych samych systemach archiwizowane będą skany dokumentów pierwotnie otrzymanych w formie papierowej, o których było mowa powyżej. System będzie zapewniał integralność formy papierowej, elektronicznej, identyfikowalność faktur. W odniesieniu do Dokumentów sprzedażowych Spółki (faktur sprzedażowych) również planowane jest zrezygnowanie z drukowania papierowych wersji dokumentów pierwotnie wystawianych w formie elektronicznej. Podlegać będą one archiwizacji jedynie w formie elektronicznej, we wspomnianym wyżej systemie przechowywania dokumentacji. Dokumenty sprzedażowe przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukiwanie oraz zapewniający autentyczność, integralność i czytelność ich treści od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wydatki służbowe pracowników Spółki W odniesieniu do rozliczania wydatków służbowych, Spółka pobiera od pracowników dokumenty źródłowe (w postaci faktur, paragonów, rachunków i innych dokumentów, zarówno w formie elektronicznej lub papierowej). Dokumenty otrzymane od pracowników Spółki w formie papierowej podlegają zeskanowaniu oraz analizie formalnej, finansowej i podatkowej przed wprowadzeniem ich do ksiąg rachunkowych Spółki. Natomiast Dokumenty otrzymane od pracowników Spółki w formie elektronicznej, podlegają weryfikacji oraz wydrukowaniu i archiwizacji w formie fizycznej. Wszystkie Dokumenty są i będą w przyszłości przechowywane przez Spółkę co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT. Wszystkie dokumenty przechowywane w formie elektronicznej (zarówno te pierwotnie otrzymane w formie papierowej, jak i w elektronicznej) będą przechowywane w systemach Spółki, w formacie który uniemożliwi ich modyfikację. Jednocześnie Spółka informuje, że dokumenty będą przechowywane na serwerach, które znajdują się na terytorium RP. Spółka zapewni zachowanie autentyczności pochodzenia dokumentów na podstawie stosowanej u niej procedury akceptacji wydatków (wspomnianej wyżej weryfikacji formalnej, finansowej i podatkowej). Dzięki zastosowaniu tej procedury Spółka będzie miała pewność, co do kompletności wszystkich wymaganych elementów oraz co do rzetelności informacji zawartych na dokumencie. Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT Spółka umożliwi ona naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia /otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania/wy stawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż towarów/usług. Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT Spółka będzie dążyła do zapewnienia możliwie wysokiego poziomu pewności w zakresie prawidłowości obiegu faktur i zawartych w nich danych, w szczególności w zakresie: tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), integralności faktury, czyli pewności, że nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, czytelności faktury od momentu jej wystawienia/otrzymania do momentu zakończenia okresu jej przechowywania (czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). W ramach systemu wykorzystywanego przez Spółkę możliwe będzie powiązanie faktury ze stanowiącym podstawę jej wystawienia świadczeniem usług lub dostawą towarów w formie odpowiedniej dokumentacji archiwizowanej przez Spółkę. Proces łączenia faktur z dokumentami źródłowymi w ramach kontroli biznesowych oraz audytu będzie polegał na zestawianiu faktur z innymi dokumentami, takimi jak zamówienia, raporty sprzedażowe, umowy, dokumenty transportowe itp. Proces ten będzie umożliwiał uwiarygodnienie autentyczności pochodzenia danej faktury. W ramach systemu możliwe będzie także bezzwłoczne udostępnienie dokumentów w celu ich podglądu, pobrania czy wydruku.

Pytanie

1. Czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane na zasadach opisanych w myśl planowanych przez Spółkę zmian, przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów? 2) Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego VAT o kwotę podatku naliczonego VAT wynikającego z Dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej, jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane na zasadach opisanych w opisie zdarzenia przyszłego? 3) Czy sposób przechowywania przez Spółkę dokumentów sprzedażowych (faktur sprzedażowych) wskazany w opisie zdarzenia przyszłego odpowiada zasadom przewidzianym przez art. 112a ust. 1 ustawy o VAT?

   Przedmiotem tej interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone nr 1 w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W zakresie pytania oznaczonego jako nr 2 i nr 3 wydam odrębne rozstrzygnięcie. Państwa stanowisko w sprawie Ad 1) Zdaniem Wnioskodawcy, fakt przechowywania Dokumentów dokumentujących wydatki związane z podstawową działalnością Spółki oraz Dokumentów otrzymywanych od pracowników, zgodnie z procedurą opisaną w opisie zdarzenia przyszłego, nie będzie stał w przeszkodzie możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu, w myśl przepisów ustawy o CIT. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. W myśl natomiast art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm., dalej jako „ustawa o rachunkowości”) do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

   1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
   2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
   3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. W art. 20 ust. 3 ustawa o rachunkowości wskazuje, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
   4. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
   5. korygujące poprzednie zapisy;
   6. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
   7. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Art. 20 ustawy o rachunkowości wskazuje zatem, jakie dokumenty mogą być podstawą do dokonywania zapisów operacji gospodarczych w księgach rachunkowych danej jednostki. Dokument (dowód księgowy) który na podstawie przepisów stanowi podstawę prowadzenia ewidencji rachunkowej stanowić będzie również dokument źródłowy dla celów podatkowych (zgodnie z art. 9 ustawy o CIT). W myśl zaś art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm., dalej jako „Ordynacja podatkowa”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Zgodnie natomiast z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku

   postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Z analizy powyższych przepisów wynika, że przepisy dopuszczają wykorzystywanie wszelkich dokumentów jako dowodów potwierdzających dane zdarzenie gospodarcze - sformułowanie „w szczególności" użyte w art. 181 Ordynacji podatkowej oznacza, że przytoczony tam katalog informacji mogących stanowić dowody jest katalogiem otwartym. Ponadto ani ustawa o CIT, ani Ordynacja podatkowa nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dokumentów źródłowych. Zdaniem Wnioskodawcy oznacza to, że dokumenty źródłowe można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą one mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego na podstawie innych przepisów. Wobec powyższego, należy stwierdzić, że przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów zakupowych i sprzedażowych nie jest sprzeczny i jest wystarczający na podstawie przepisów ustawy o CIT oraz Ordynacji podatkowej, bez konieczności przechowywania dokumentów źródłowych w formie papierowej. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Oznacza to, że zasadniczo wszystkie poniesione przez podatnika wydatki, zarówno te pośrednio, jak i bezpośrednio związane z uzyskiwanym przez niego przychodem stanowić będą koszt jego uzyskania pod warunkiem pozostawania z tym przychodem w związku przyczynowo skutkowym, chyba że zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Ustawa o CIT wymaga zatem uzasadnienia gospodarczego i racjonalnego do każdego wydatku uznawanego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą, za koszt uzyskania przychodu uznać można wydatek, który łącznie spełnia następujące warunki:

   1. został poniesiony przez podatnika,

   2. jest definitywny (rzeczywisty),

   3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

   4. poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

   5. został właściwie udokumentowany,

   6. nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Mając na uwadze przytoczone powyżej przepisy, zdaniem Spółki przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania dokumentów źródłowych (sprzedażowych, wystawionych przez siebie oraz otrzymywanych od zewnętrznych kontrahentów w formach elektronicznych lub papierowych i następnie zdigitalizowanych), przy zachowaniu obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego - jest wystarczający do uznawania wydatków ponoszonych przez Wnioskodawcę za koszty uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Sam fakt tego, że dokumenty źródłowe przechowywane będą przez Spółkę głównie w formie elektronicznej nie powoduje bowiem, że powinny one być automatycznie uznawane za koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Stanowisko przedstawione powyżej przez Spółkę znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych i interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego, np.

   7. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 grudnia 2022 r. sygn. akt II FSK 1066/22 i wydanej po nim interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2023 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.351.2018.14.DP;

   8. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 października 2021 r. sygn. Akt II FSK 783/21 oraz wydanej po nim interpretacji Dyrektora Informacji Skarbowej z dnia 25 kwietnia 2022 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK;

   9. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 maja 2022 r. sygn. Akt II FSK 932/21 oraz wydanej po nim interpretacji Dyrektora Informacji Skarbowej z dnia 14 października 2022 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.13.S/AS.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”): Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...) Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki: został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik), jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona, pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, został właściwie udokumentowany, nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez podatnika materiału dowodowego. Z opisu Państwa sprawy wynika, że obecnie po otrzymaniu dokumentów w formie papierowej są one skanowane do formy elektronicznej (pdf). Wykorzystywany jest do tego

elektroniczny system służący do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty te podlegają następnie odpowiedniej analizie, aby zawarte informacje odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. Oryginały otrzymanych papierowo Dokumentów są archiwizowane w fizycznej wersji. Spółka planuje zrezygnować z archiwizacji fizycznych (papierowych) wersji w podziałach na okresy rozliczeniowe, wraz z ich opisem analitycznym - gdyż będą one archiwizowane z uwzględnieniem tych danych w formie elektronicznej. Spółka nie będzie niszczyć Dokumentów otrzymywanych w formie papierowej przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT. W przypadku Dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej, również są wprowadzane do elektronicznego systemu i podlegają tej samej analizie, co dokumenty otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej. Dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej są następnie drukowane i w tej formie są archiwizowane. W przypadku dokumentów sprzedażowych Spółki, procedura ich archiwizacji jest taka sama jak w przypadku otrzymywanych faktur kosztowych. Spółka przewiduje rezygnację z archiwizacji ich papierowych wydruków. System będzie zapewniał integralność formy papierowej i elektronicznej, identyfikowalność faktur. Dokumenty sprzedażowe przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukiwanie oraz zapewniający autentyczność, integralność i czytelność ich treści od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W odniesieniu do rozliczania wydatków służbowych, Spółka pobiera od pracowników dokumenty źródłowe. Te otrzymane od pracowników Spółki w formie papierowej podlegają zeskanowaniu oraz odpowiedniej analizie. Natomiast Dokumenty otrzymane od pracowników Spółki w formie elektronicznej, podlegają weryfikacji oraz wydrukowaniu i archiwizacji w formie fizycznej. Wszystkie Dokumenty są i będą w przyszłości przechowywane przez Spółkę co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT. Dokumenty będą przechowywane na serwerach, które znajdują się na terytorium RP, w formacie uniemożliwiającym ich modyfikację. Państwa wątpliwości w zakresie podatku dochodowego do osób prawnych dotyczą kwestii tego, czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane na zasadach opisanych przez Spółkę, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT: Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Z art. 20 ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy wynika, że: Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów. Podstawowymi „dowodami zewnętrznymi obcymi” są faktury VAT. Tak więc, przechodząc na grunt przepisów podatkowych, wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT. W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT: Zgodnie z art. 112a ww. ustawy: 1. Podatnicy przechowują: 1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, 2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. 3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. 4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W opisie sprawy wskazują Państwo wymagane przepisami prawa elementy niezbędne do prawidłowego przechowywania i dostępu do dokumentów, tj.: wersje elektroniczne faktur, o których mowa we wniosku, będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT), faktury są przechowywane w formacie pdf, uniemożliwiającym ich modyfikację, na serwerach Spółki zlokalizowanych w Polsce (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT), Spółka umożliwi organom podatkowym na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT). Odnosząc się zaś do pozostałych dokumentów zakupowych, należy wskazać na art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT), który reguluje miejsce i sposób gromadzenia dokumentów księgowych: Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych. Archiwizowanie i przechowywanie faktur i innych dokumentów zakupowych w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Podsumowując, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi i tym samym tak przechowywane dokumenty księgowe stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, o ile spełniają wytyczne wskazane w art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność. Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji. Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści. Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.