W dniu 20 stycznia 2025 r. Wnioskodawca, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, złożył wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej możliwości uznania kosztów zakwaterowania oraz dowozu pracowników za koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Organ podatkowy stwierdził, że ponoszenie kosztów zakwaterowania nie może być uznane za koszt uzyskania przychodu, ponieważ Wnioskodawca nie jest w stanie zweryfikować, którzy pracownicy faktycznie skorzystają z zakwaterowania. Natomiast koszty dowozu pracowników zostały uznane za koszt uzyskania przychodu, ponieważ są prawidłowo udokumentowane. W związku z tym, organ częściowo negatywnie rozstrzygnął zapytanie podatnika.
Dołącz do doradców podatkowych korzystających z Fiscalex
Uzyskaj dostęp do największej bazy interpretacji podatkowych w Polsce. Zaawansowane wyszukiwanie, analiza AI i podsumowania interpretacji w jednym miejscu.
Rozpocznij bezpłatny okres próbny20 stycznia 2025 r. za pośrednictwem platformy ePUAP wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczył podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy ponoszenie przez Spółkę kosztów związanych z zakwaterowaniem Pracowników oraz kosztów związanych z dowozem pracowników z
miejsca zakwaterowania do miejsca wykonywania pracy może zostać uznane za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Treść wniosku jest następująca:
Spółka pod firmą (...) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (...) (dalej jako: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) posiada siedzibę i miejsce efektywnego zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, w związku z czym podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie Outsourcingu t.j. świadczenie usług w ramach wydzielenia ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa niektórych realizowanych przez nie samodzielnie funkcji i przekazanie ich do wykonania Spółce. Spółka nie realizuje tych zadań jako agencja pracy tymczasowej. W ramach prowadzonej działalności w szczególności świadczy usługi poprzez pracę personelu w siedzibie podmiotów trzecich. W tym celu Spółka zawiera z tymi podmiotami umowy, mocą których zobowiązuje się do kierowania do tych podmiotów żądanej przez nich liczby pracowników. Umowy pomiędzy Spółką a Podmiotami mają charakter umów ramowych. Ilość pracowników wnioskowanych przez Podmioty, jak również czas świadczenia przez nich pracy/usług każdorazowo określane są na podstawie składanych przez Podmioty zamówień/zapotrzebowań. W celu świadczenia usług na rzecz Podmiotów Spółka zatrudnia pracowników (świadczących pracę na podstawie umów o pracę) oraz zleceniobiorców (świadczących usługi na podstawie umów o świadczenie usług, do których – na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego – stosuje się przepisy o zleceniu (pracownicy oraz zleceniobiorcy niezależnie od formy zatrudnienia będą w dalszej części niniejszego wniosku zwani łącznie „Pracownikami”). Celem uniknięcia wszelkich wątpliwości Wnioskodawca wskazuje, że w odniesieniu do Pracowników nie znajdują zastosowanie przepisy ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t. j. Dz.U. z 2016 r., Nr 260). Pracownicy, których dotyczy niniejszy wniosek pochodzą spoza Polski, w tym przede wszystkim z krajów Europy Wschodniej (m.in. z Ukrainy). W zawieranych z nimi umowach jako miejsce świadczenia pracy/usług wskazane jest konkretne miejsce (np. zakład) wykonywania pracy /usług u Podmiotów. Wnioskodawca zapewnia Pracownikom możliwość zakwaterowania w każdorazowym miejscu świadczenia przez nich pracy/usług lub w pobliżu tych miejsc. Lokale udostępniane są Pracownikom, jeżeli chodzi o odpłatność, na następujących zasadach: - jeżeli Pracownik zadeklaruje, że będzie korzystał z udostępnionego mu lokalu wówczas przez cały okres jego zatrudnienia z wynagrodzenia Pracownika Tymczasowego (winno być: Pracownika) potrącana jest kwota w określonej ryczałtowej kwocie za dobę, - pozostałą kwotę czynszu pokrywa z własnych środków Pracodawca. Należy podkreślić, że wynajmowane lokale służą celom zbiorowego zakwaterowania (tzn. nie zdarzają się sytuacje, w których dany lokal mieszkalny byłby udostępniany wyłącznie jednemu Pracownikowi do wyłącznego korzystania). Wnioskodawca kieruje się następującymi przesłankami decydując o zapewnieniu Pracownikom możliwości zakwaterowania: 1. Wnioskodawca nie może znaleźć Pracowników w pełnym zakresie na lokalnym rynku pracy, dlatego uzupełnia kadrę Pracownikami mającymi status cudzoziemców. Bez ich zatrudnienia Wnioskodawca nie mógłby realizować usług pracy tymczasowej na rzecz Podmiotów w aktualnym rozmiarze z uwagi na brak personelu.
2. Z wiedzy i doświadczenia Spółki wynika, iż brak zapewnienia Pracownikom zakwaterowania będzie skutkować odmową tych osób nawiązania z nią współpracy – brak zakwaterowania jest okolicznością uniemożliwiającą świadczenie pracy /usług. Ekonomicznie nieopłacalne byłoby bowiem przebywanie długiej drogi dzielącej miejsce zamieszkania Pracowników Tymczasowych (winno być: Pracowników) od miejsca wykonywania pracy, zapewnienie sobie lokum i pokrywanie go w całości z własnego wynagrodzenia. Pracownicy nie podjęliby w ogóle pracy na terenie Polski w takich okolicznościach. Zgoda Pracowników na wyjazdy poza miejscowość, w której znajduje się ich centrum aktywności życiowej, de facto stanowi wymóg, którego spełnienie będzie niezbędne do prowadzenia przez Wnioskodawcę działalności w planowanym rozmiarze. 3. Pracownicy nie biorą żadnego udziału w procesie decyzyjnym obejmującym czy to miejsce, czy to termin, od którego będą świadczyć pracę/usługi na rzecz danego Podmiotu (zostaną do niego zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami skierowani przez Wnioskodawcę). Oczywiste pozostaje, że w takiej sytuacji znalezienie przez Pracownika zakwaterowania w miejscu świadczenia pracy/usług jest bardzo trudne, o ile nie niemożliwe, uwzględniając krótki czas na znalezienie zakwaterowania, a także trudności jakie obcokrajowcy napotykają próbując uzyskać prawo do jakiegoś lokalu, które są jeszcze większe w przypadku nieznajomości przez nich języka polskiego, co jest powszechnym zjawiskiem. 4. W tym miejscu zaznaczenia wymaga, że zapotrzebowanie Podmiotów na personel jest zmienne (co do zasady zamówienia składane są na ustalone w umowach okresy np. jednego miesiąca). 5. Posiłkowo wskazać należy, że zgodnie z posiadaną przez Spółkę wiedzą, zakłady Podmiotów są często położone na mało zaludnionych, odosobnionych obszarach, w których komunikacja publiczna nie funkcjonuje, bądź funkcjonuje w bardzo ograniczonym zakresie. Jednocześnie, jak już wskazano w niniejszym wniosku, Pracownikami będą cudzoziemcy, którzy przyjechali do Polski w celach zarobkowych i zazwyczaj nie dysponują własnymi środkami lokomocji. W tym świetle – w ocenie Spółki – zapewnienie Pracownikom zakwaterowania możliwie blisko miejsca świadczenia przez nich pracy/usług, pozostaje najlepszym możliwym sposobem na zapewnienie pozostawania przez nich w gotowości do świadczenia pracy/usług w godzinach jej rozpoczęcia. Z powyższych względów Wnioskodawca zapewnia Pracownikom możliwość skorzystania z zakwaterowania na wyżej opisanych zasadach. Wnioskodawca zwraca jednak uwagę, że noclegi organizowane przez niego nie mają charakteru świadczeń indywidualnych, są to bowiem zakwaterowania zbiorowe, bez rodzin Pracowników, poza stałym miejscem ich zamieszkania, poza miejscem zamieszkania ich rodzin. Wnioskodawca podkreśla, że bez obowiązku wykonywania powierzonych im zadań, Pracownicy nie zamieszkaliby w lokalach /hotelach/motelach/bursach proponowanych przez Wnioskodawcę i nie ponosiliby w związku z tym dodatkowych kosztów (realizują bowiem swoje cele mieszkaniowe w innych państwach). Jednocześnie, ponieważ nie jest możliwe ustalenie z góry precyzyjnej liczby Pracowników, którzy będą świadczyć pracę/usługi na rzecz danego Podmiotu, Wnioskodawca jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia usług na rzecz poszczególnych Podmiotów szacunkowo określa, ilu Pracowników może być zaangażowanych w świadczenie usług na rzecz danego Podmiotu i na podstawie szacunku co do potrzebnej liczby miejsc noclegowych poszukuje, a następnie dokonuje wynajmu, miejsc noclegowych dla Pracowników. Zamiarem Spółki pozostaje, aby umożliwić zakwaterowanie zbiorowe. Z tego też względu Wnioskodawca przede wszystkim zawiera umowy wynajmu mieszkań, przy czym – w przypadku, w którym jest to niemożliwe ze względu na brak dostępnych mieszkań – Spółka wynajmuje domy, kwatery pracownicze albo pokoje w agroturystykach lub motelach, w zależności od tego co jest dostępne, w możliwie najmniejszej odległości od miejsca świadczenia pracy/usług przez Pracowników. Zdarza się, że w przypadku konieczności skierowania do pracy u danego Podmiotu znacznej liczby Pracowników, Spółka nie ma możliwości zapewnienia wszystkim Pracownikom miejsc noclegowych w tym samym miejscu. W takim przypadku Spółka zawiera umowy wynajmu miejsc noclegowych z kilkoma podmiotami, co niewątpliwie może skutkować zapewnieniem miejsc noclegowych o zróżnicowanym standardzie i w różnej cenie. Ponadto, ponieważ liczba Pracowników skierowanych do pracy u danego Podmiotu jest zmienna, Wnioskodawca stara się zapewnić większą ilość miejsc noclegowych, niż liczba Pracowników świadczących w danym okresie pracę/usługi na rzecz Podmiotu, na wypadek, gdyby pojawiła się nagła potrzeba skierowania do tego podmiotu dodatkowych Pracowników. Spółka zwykle wynajmuje miejsca noclegowe na okres dłuższy niż faktyczny czas, na który zawiera umowy z Pracownikami. Uzasadnieniem dla takiego działania jest fakt, że umowy najmu są zawierane jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia usług dla danego Podmiotu, kiedy znany jest tylko przybliżony czas świadczenia usług na jego rzecz oraz szacunki co do ilości Pracowników, których trzeba będzie skierować do niego do pracy/świadczenia usług. Z wiedzy Wnioskodawcy wynika jednak, że w praktyce faktyczne rozpoczęcie świadczenia usług na rzecz danego Podmiotu może z różnych powodów ulec opóźnieniu i to nawet o kilka tygodni, a składane zamówienia/zapotrzebowania na zasadach wskazanych w umowach zawartych z Podmiotami mogą być modyfikowane czy cofane (w zależności od zapotrzebowania). Ze względu na opisywaną w niniejszym wniosku dużą rotację Pracowników, Spółka ustala czynsz za dane zakwaterowanie w wysokości stałej, to jest niezależnie od liczby Pracowników korzystających z danego zakwaterowania oraz bez względu na to, czy miejsca noclegowe będą faktycznie użytkowane. Wnioskodawca ponadto planuje, aby długość pobytu Pracownika w organizowanej przez Spółkę kwaterze była determinowana wyłącznie okolicznością świadczenia pracy/usług na rzecz danego Podmiotu, to jest po zakończeniu świadczenia pracy/usług na rzecz danego Pracodawcy Użytkownika (winno być: Podmiotu), Pracownik Tymczasowy (winno być: Pracownik) nie będzie mógł korzystać z zakwaterowania gwarantowanego przez Spółkę. Zamiarem Spółki jest również zastrzeżenie, że z zapewnianych przez nią miejsc noclegowych mogą korzystać wyłącznie Pracownicy, zaś niedopuszczalne będzie korzystanie z nich przez osoby trzecie (w tym członków rodzin Pracowników ). Spółka nie prowadzi ewidencji Pracowników rzeczywiście korzystających z gwarantowanego przez nią zakwaterowania – tak co do poszczególnych kwater, w których dany Pracownik mieszkał, jak i co do długości jego pobytu w poszczególnych kwaterach. Prowadzenie takiej ewidencji oraz jej weryfikacja byłoby znacznie utrudnione, gdyż wymagałoby zaangażowania innych pracowników, a w konsekwencji zwiększyło koszty pracy. Tym samym, Wnioskodawca nie dysponuje wiedzą, ani też nie jest w stanie zweryfikować, którzy Pracownicy skorzystają z organizowanego przez niego zakwaterowania i w jakim zakresie. Dokonując potrącenia ww. kwot z ich wynagradzania Wnioskodawca bazuje jedynie na ich pierwotnym oświadczeniu co do skorzystania z lokalu. Spółka wynajmuje domy, kwatery pracownicze albo pokoje w agroturystykach lub motelach, w zależności od tego co jest dostępne, w możliwie najmniejszej odległości od miejsca świadczenia pracy/usług przez Pracowników, jednakże często jest to nie możliwe. Z uwagi, iż siedziba Podmiotu gdzie pracownicy świadczą pracę znajduje się w miejscu do którego dostęp za pośrednictwem środków komunikacji jest utrudniony lub niemożliwy lub transport publiczny skutkowałby kliku godzinnym oczekiwaniem na rozpoczęcie pracy lub powrót do domu po zakończeniu pracy, Spółka organizuje transport dla pracowników celem dowozu i odwozu ich z miejsca pracy. Transport organizowany jest za pośrednictwem podmiotów świadczących usługi w tym zakresie a zapłata następuję na podstawie wystawionej faktury przelewem na rachunek bankowy. Pytania 1. Czy ponoszenie przez Spółkę kosztów związanych z zakwaterowaniem Pracowników może zostać uznane za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d. o.p.? 2. Czy ponoszenie przez Spółkę kosztów związanych z dowozem pracowników z miejsca zakwaterowania do miejsca wykonywania pracy, może zostać uznane za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.? Państwa stanowisko w sprawie W ocenie Wnioskodawcy ponoszenie przez Spółkę kosztów zakwaterowania Pracowników będzie stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. W uzasadnieniu zajętego stanowiska należy wskazać, że zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z zastrzeżeniem kosztów wskazanych w art. 16 ust. 1 przedmiotowej ustawy. Z tego też względu w orzecznictwie sądowo-administracyjnym przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Tym samym, do zaliczenia danego wydatku jako kosztów uzyskania przychodu konieczne jest ustalenie jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również wykazanie, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu z danego źródła [tak m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny z siedzibą w Rzeszowie w wyroku z dnia 8 lipca 2008 roku, sygn. akt I SA/Rz 443/08]. W świetle stanu faktycznego opisanego w punkcie I niniejszego wniosku nie budzi wątpliwości, że zapewnienie przez Spółkę nieodpłatnego zakwaterowania Pracownikom oraz ponoszenie przez nią związanych z tym wydatków, stanowi koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Jak bowiem wynika z opisu stanu faktycznego, niezapewnienie przez Wnioskodawcę zakwaterowania w istocie uniemożliwiłoby tym pracownikom świadczenie pracy/usług na rzecz Podmiotów. Z powyższego wynika, że niezapewnienie przez Spółkę zakwaterowania Pracownikom będzie wprost skutkowało niemożnością świadczenia przez nią usług na rzecz Podmiotów, co z kolei w sposób oczywisty uniemożliwi jej osiąganie planowanych przychodów z tego tytułu. Tym samym, w ocenie Spółki nie budzi wątpliwości, że koszty ponoszone przez nią w związku z zapewnieniem Pracownikom zakwaterowania, powinny zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu. Twierdzenie Wnioskodawcy pozostaje tym bardziej uzasadnione, że art. 16 ust.1 u.p.d.o.p. nie wskazuje wydatków poniesionych przez pracodawcę na zakwaterowanie pracownika jako tych, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Z powyższego również wynika, iż z uwagi, iż siedziba Podmiotu gdzie pracownicy świadczą pracę znajduje się w miejscu do którego dostęp za pośrednictwem środków komunikacji jest utrudniony lub niemożliwy lub transport publiczny skutkowałby kliku godzinnym oczekiwaniem na rozpoczęcie pracy lub powrót do domu po zakończeniu pracy, gdyby Spółka nie organizowała dowozu i odwozu pracowników z ich miejsca pracy Pracownicy ci nie podjęli by pracy u Wnioskodawcy, a Wnioskodawca nie mógłby osiągać planowanych przychodów. Powyższe wnioski znajdują również potwierdzenie w stanowiskach organów podatkowych. Tytułem przykładu należy wskazać interpretację indywidualną z 22 kwietnia 2016 roku wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (sygn. IBPB-1-1/4511-232/16/SG), w której wskazano „w złożonym wniosku Wnioskodawca wykazał związek poniesienia wydatków związanych z zakwaterowaniem (...) z uzyskiwaniem przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki te są bowiem niezbędne dla zagwarantowania przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, umożliwiają prawidłowe wykonywanie pracy, a realizacja przez pracowników powierzonych zadań i obowiązków w zakresie świadczenia usług (...) jest niezbędna w celu utrzymania dalszej współpracy z Usługobiorcami. Tym samym, ww. wydatki będą miały wpływ na wysokość osiąganych przez Wnioskodawcę przychodów. Wydatki te będą mogły zatem stanowić koszty podatkowe pod warunkiem należytego ich udokumentowania w sposób właściwy dla rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych”. Analogiczne stanowisko zawarto w interpretacji indywidualnej z 18 września 2013 roku wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (sygn. IPTPB3/423-240/13-2/GG), gdzie również przyjęto, że „Warunkiem podstawowym zaliczenia należności (...) z tytułu opłaconego noclegu do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, że świadczona przez niego [pracownika – przyp. własny] praca będzie wykonywana w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek będzie spełniony, to kosztem uzyskania przychodów będzie równowartość zwracanych pracownikowi kosztów noclegu [tak też Trzeci Urząd Skarbowy w Lublinie w piśmie z 15 lutego 2007 roku, sygn. P- 3/423-5/07], jak również Interpretacja indywidualna z 26 października 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.165.2018.15.S/JG/AP.
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT (podatek dochodowy od osób prawnych)”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki: 1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik), 2) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, 4) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, 5) został właściwie udokumentowany, 6) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu). Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność gospodarczą m.in. w zakresie Outsourcingu, t.j. świadczenie usług w ramach wydzielenia ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa niektórych realizowanych przez nie samodzielnie funkcji i przekazanie ich do wykonania Spółce. Nie realizują Państwo tych zadań jako agencja pracy tymczasowej. W ramach prowadzonej działalności w szczególności świadczą Państwo usługi poprzez pracę personelu w siedzibie podmiotów trzecich. W tym celu zawierają Państwo z tymi podmiotami umowy, mocą których zobowiązują się Państwo do kierowania do tych podmiotów żądanej przez nich liczby pracowników. Umowy pomiędzy Państwem a Podmiotami mają charakter umów ramowych. Ilość pracowników wnioskowanych przez Podmioty, jak również czas świadczenia przez nich pracy/usług każdorazowo określane są na podstawie składanych przez Podmioty zamówień/zapotrzebowań. W celu świadczenia usług na rzecz Podmiotów zatrudniają Państwo pracowników (świadczących pracę na podstawie umów o pracę) oraz zleceniobiorców (świadczących usługi na podstawie umów o świadczenie usług). Pracownicy, których dotyczy niniejszy wniosek pochodzą spoza Polski, w tym przede wszystkim z krajów Europy Wschodniej (m.in. z Ukrainy). W zawieranych z nimi umowach jako miejsce świadczenia pracy/usług wskazane jest konkretne miejsce (np. zakład) wykonywania pracy/usług u Podmiotów. Zapewniają Państwo Pracownikom możliwość zakwaterowania w każdorazowym miejscu świadczenia przez nich pracy/usług lub w pobliżu tych miejsc. Lokale udostępniane są Pracownikom, na następujących zasadach: - jeżeli Pracownik zadeklaruje, że będzie korzystał z udostępnionego mu lokalu wówczas przez cały okres jego zatrudnienia z wynagrodzenia Pracownika potrącana jest kwota w określonej ryczałtowej kwocie za dobę, - pozostałą kwotę czynszu pokrywa z własnych środków Pracodawca. Wynajmowane lokale służą celom zbiorowego zakwaterowania (tzn. nie zdarzają się sytuacje, w których dany lokal mieszkalny byłby udostępniany wyłącznie jednemu Pracownikowi do wyłącznego korzystania). Ponieważ, jak wskazują Państwo we wniosku, nie jest możliwe ustalenie z góry precyzyjnej liczby Pracowników, którzy będą świadczyć pracę/usługi na rzecz danego Podmiotu, jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia usług na rzecz poszczególnych Podmiotów szacunkowo określają Państwo, ilu Pracowników może być zaangażowanych w świadczenie usług na rzecz danego Podmiotu i na podstawie szacunku co do potrzebnej liczby miejsc noclegowych poszukujecie Państwo, a następnie dokonujecie wynajmu, miejsc noclegowych dla Pracowników. Ponadto, z uwagi, że liczba Pracowników skierowanych do pracy u danego Podmiotu jest zmienna, starają się Państwo zapewnić większą ilość miejsc noclegowych, niż liczba Pracowników świadczących w danym okresie pracę/usługi na rzecz Podmiotu, na wypadek, gdyby pojawiła się nagła potrzeba skierowania do tego podmiotu dodatkowych Pracowników. Zwykle wynajmujecie Państwo miejsca noclegowe na okres dłuższy niż faktyczny czas, na który zawierają Państwo umowy z Pracownikami. Ze względu na dużą rotację Pracowników, ustalają Państwo czynsz za dane zakwaterowanie w wysokości stałej, to jest niezależnie od liczby Pracowników korzystających z danego zakwaterowania oraz bez względu na to, czy miejsca noclegowe będą faktycznie użytkowane. Nie prowadzicie Państwo ewidencji Pracowników rzeczywiście korzystających z gwarantowanego zakwaterowania – tak co do poszczególnych kwater, w których dany Pracownik mieszkał, jak i co do długości jego pobytu w poszczególnych kwaterach. Dodatkowo z uwagi na fakt, że siedziba Podmiotu gdzie pracownicy świadczą pracę znajduje się w miejscu do którego dostęp za pośrednictwem środków komunikacji jest utrudniony, niemożliwy lub transport publiczny skutkowałby kilku godzinnym oczekiwaniem na rozpoczęcie pracy lub powrót do domu po zakończeniu pracy organizujecie Państwo transport dla pracowników celem dowozu i odwozu ich z miejsca pracy. Transport organizowany jest za pośrednictwem podmiotów świadczących usługi w tym zakresie a zapłata następuje na podstawie wystawionej faktury. Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy ponoszenie przez Spółkę kosztów związanych z zakwaterowaniem Pracowników oraz kosztów związanych z dowozem pracowników z miejsca zakwaterowania do miejsca wykonywania pracy może zostać uznane za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Analizując możliwość zaliczenia jakiegokolwiek wydatku do kosztów uzyskania przychodów, należy mieć na względzie, że podatnik, uznając wydatek za koszt podatkowy odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Zauważyć również należy, że jak wynika z przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, aby wydatek można było uznać za koszt podatkowy, między nim a osiągniętym przychodem musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy. Podatnik więc, podejmując decyzję o dokonaniu wydatku, musi być przeświadczony o racjonalności z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności, wydatkowania środków finansowych. Dodatkowo w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. Obowiązkiem podatników jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów) zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Dowody te powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami podatnika. To w interesie podatnika, korzystającego z możliwości pomniejszenia podstawy opodatkowania, a – co za tym idzie – zobowiązania podatkowego, leży wykazanie związku przyczynowo-skutkowego (i odpowiednie udokumentowanie) pomiędzy wydatkiem a spodziewanym przychodem (zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodu). To podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Po dokonaniu gruntownej analizy treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej należy stwierdzić, że w odniesieniu do wydatków związanych z zakwaterowaniem Pracowników Organ nie podziela przedstawionego przez Państwa stanowiska. Wskazaliście Państwo, że wydatki związane z zakwaterowaniem Pracowników oraz wydatki związane z dowozem pracowników z miejsca zakwaterowania do miejsca wykonywania pracy będą pozostawać w związku z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą. Uważają również Państwo, że niezapewnienie zakwaterowania Pracownikom będzie skutkowało niemożnością świadczenia usług, a brak zorganizowanego transportu spowoduje, że Pracownicy nie podejmą u Państwa pracy. Zdaniem Organu, wydatki na zakwaterowanie ponoszone w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Nie dysponują Państwo wiedzą, ani też nie są Państwo w stanie zweryfikować, którzy Pracownicy faktycznie skorzystają z organizowanego zakwaterowania i w jakim zakresie. Dodatkowo tylko w odniesieniu do kosztów związanych z dowozem pracowników z miejsca zakwaterowania do miejsca wykonywania pracy będzie spełniony jeden z podstawowych warunków uznania wydatku za koszt podatkowy, tj. warunek prawidłowego udokumentowania poniesionych przez Państwa wydatków. Wskazali Państwo, że zapłata za transport organizowany za pośrednictwem podmiotów świadczących usługi w tym zakresie nastąpi na podstawie wystawionej faktury. Natomiast w odniesieniu do kosztów dotyczących zakwaterowania brak jest informacji w jaki sposób, i czy w ogóle, udokumentują Państwo wydatki związane z faktycznym wykorzystaniem lokali przez Pracowników. Sami Państwo wskazali we wniosku, że nie są w stanie zweryfikować, którzy Pracownicy skorzystają z organizowanego zakwaterowania. Nie można zatem za koszt uzyskania przychodu obniżający podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych uznać wydatku, który ponoszony będzie bez względu na to, czy dany pracownik skorzystał z kwatery pracowniczej czy też nie. Ponoszenie przez Państwa wydatków na wynajmowanie miejsc noclegowych na okres dłuższy niż faktyczny czas, na który będą one potrzebne, a także brak prowadzenia ewidencji faktycznego wykorzystywania lokali przez Pracowników powoduje, że nie będzie możliwe uznanie przez Organ powyższych wydatków jako celowe, racjonalne, niezbędne, rzetelnie udokumentowane, pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem ze źródła przychodów. W świetle powyższych wyjaśnień, stwierdzić należy iż stanowisko, że: - ponoszenie przez Spółkę kosztów związanych z zakwaterowaniem Pracowników może zostać uznane za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. jest nieprawidłowe. - ponoszenie przez Spółkę kosztów związanych z dowozem pracowników z miejsca zakwaterowania do miejsca wykonywania pracy, może zostać uznane za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. jest prawidłowe.
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które przedstawili Państwo we wniosku i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność. Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Odnosząc się natomiast do przywołanego przez Państwa wyroku należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji. - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a; 2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści. - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
Fiscalex • Automatyczne wyszukiwanie interpretacji • Anuluj w każdej chwili