0111-KDIB2-1.4010.440.2021.2.MM

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 30 września 2021 r. (data wpływu 5 października 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z użytkowaniem służbowych telefonów komórkowych przez pracowników są w całości kosztami uzyskania przychodu o których mowa w art. 15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 października 2021 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego, dotyczącej m. in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z użytkowaniem służbowych telefonów komórkowych przez pracowników są w całości kosztami uzyskania przychodu o których mowa w art. 15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jest spółdzielnią działającą w oparciu o przepisy ustawy z dnia 5 listopada 2009r. o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych (Dz. U. 2013 poz. 1450 z późn. zm.) (winno być: Dz.U. 2021 poz. 1844 z późn. zm.) prowadzącą działalność w zakresie świadczenia usług finansowych na rzecz swoich członków.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca udostępnia pracownikom telefony komórkowe służące wykonywaniu obowiązków służbowych. Jednak zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, pracownicy mają możliwość korzystania z telefonu komórkowego zarówno do celów służbowych jak i do celów prywatnych, w ramach przyznanego limitu. Wewnętrzne procedury nie dają natomiast możliwości wybrania innego sposobu korzystania z telefonu służbowego. Telefony komórkowe zastępują u większości pracowników telefony stacjonarne w biurze.

Koszty związane z użytkowaniem telefonów komórkowych ponosi w całości Wnioskodawca. Telefony komórkowe mają przyznane określone limity kosztów, rozliczane w cyklu miesięcznym. W przypadku gdy koszty użytkowania telefonu służbowego przekraczają określony limit, pracownik jest obciążany kosztami przekraczającymi limit. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może odstąpić od obciążenia pracownika kosztami użytkowania telefonu komórkowego powyżej limitu. Ponieważ pracownicy nie ponoszą odpłatności za korzystanie z telefonów służbowych do celów prywatnych w ramach przyznanego limitu, Wnioskodawca uznał, że w takiej sytuacji pracownik uzyskuje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Wartość tego przychodu nie może zostać jednoznacznie określona, dlatego Wnioskodawca określił ją w sposób zryczałtowany, zależny od wysokości przyznanego limitu kosztów dla danego pracownika (określony procent tego limitu). Stała kwota doliczana jest do przychodu pracownika ze stosunku pracy oraz podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, telefony służbowe są przekazywane pracownikom wyłącznie na okres trwania umowy o pracę i przez cały czas pozostają własnością Wnioskodawcy. Pracownik jest zobowiązany do dbania o należyty stan telefonów komórkowych oraz do ich zwrotu na każde żądanie Wnioskodawcy. Pracownicy nie są upoważnieni do przekazywania telefonu osobom trzecim. Wraz z przekazaniem telefonu służbowego podpisywany jest protokół przekazania pracownikowi telefonu służbowego.

Wnioskodawca ponosi stałą, miesięczną opłatę za abonament na podstawie umowy zawartej z operatorem sieci komórkowej. W ramach abonamentu pracownicy mogą wykonywać nielimitowane połączenia do krajowych sieci komórkowych i stacjonarnych, wysyłać krajowe wiadomości SMS i MMS, korzystać z transmisji danych. Zgodnie z umową opłaty ponad abonament naliczane są w wyjątkowych przypadkach np. za połączenia międzynarodowe czy połączenia w roamingu. Ponieważ umowa określa abonament w sposób zryczałtowany, w szczególności nie określa stawki za minutę połączenia krajowego, za wysłanie krajowej wiadomości SMS i MMS oraz za transmisję danych, nie ma możliwości jednoznacznego określenia kosztu rozmów prywatnych wykonanych przez poszczególnych pracowników w danym okresie rozliczeniowym.

W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z użytkowaniem służbowych telefonów komórkowych przez pracowników są w całości kosztami uzyskania przychodu w myśl ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 1)

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone w związku z użytkowaniem służbowych telefonów komórkowych przez pracowników stanowią w całości koszty uzyskania przychodu na gruncie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1406, t.j. z dnia 18 sierpnia 2020 r. dalej: „ustawa o CIT (podatek dochodowy od osób prawnych)") (winno być: t.j. Dz.U. z 2021r., poz. 1800 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), pomimo, że pracownicy mogą wykorzystywać telefon komórkowy zarówno do celów służbowych jak i prywatnych.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT do kosztów uzyskania przychodu zaliczane są wszelkie wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i jednocześnie nie zostały wyłączone z puli kosztów przez ustawodawcę w art. 16 ustawy o CIT.

Z treści przepisów art. 15 ust. 4 oraz art. 15 ust. 4d ustawy o CIT wynika podział kosztów na bezpośrednio oraz pośrednio związane z uzyskaniem przychodu. Jak wskazuje doktryna prawa, za koszty bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodu należy uznać te koszty, których poniesienie można wprost powiązać z konkretnym przychodem uzyskanym przez podatnika. Natomiast koszty pośrednie to takie koszty, których nie można powiązać bezpośrednio z uzyskaniem konkretnego przychodu, lecz ich poniesienie służy całokształtowi prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Do pośrednich kosztów uzyskania przychodu zaliczane są wszystkie racjonalne wydatki, które ukierunkowane są na osiągnięcie potencjalnego, hipotetycznego ale obiektywnie możliwego do osiągnięcia przychodu lub mające służyć zachowaniu jego źródła. W związku z tym do kosztów podatkowych zalicza się również wydatki o charakterze ogólnym, niepowiązanych z konkretnym przychodem, ale ponoszone w ramach i na potrzeby przedsiębiorstwa.

Wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. koszty pracownicze obejmujące m.in. wynagrodzenia za pracę, nagrody, premie, ale również i inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie pracowników.

Umożliwienie pracownikom korzystania z telefonu służbowego do celów prywatnych niewątpliwie jest dla pracownika dodatkowym benefitem, który zachęca do pracy i jest wyrazem starań pracodawcy o zapewnienie dobrej atmosfery, co pozytywnie wpływa na wydajność pracy. Zwiększenie wydajności pracy pracownika przenosi się pośrednio na wydajność firmy jako podmiotu generującego przychody.

Należy mieć również na uwadze, że w opisanym stanie faktycznym nie ma możliwości jednoznacznego określenia wysokości kosztu rozmów prywatnych wykonanych przez pracownika w danym okresie rozliczeniowym. Z uwagi na brak określenia w umowie kosztu za minutę połączenia krajowego, za wysłanie krajowej wiadomości SMS lub MMS oraz za jednostkę transmisji danych, nie jest możliwe jednoznaczne ustalenie kosztów ponoszonych w związku z wykorzystywaniem telefonu służbowego do celów prywatnych. W szczególności nie należy wyłączyć z kosztów uzyskania przychodu tej części abonamentu, która odpowiada zryczałtowanej kwocie, którą Wnioskodawca dolicza do przychodu pracownika ze stosunku pracy (czyli określonego procentu limitu opisanego w stanie faktycznym). Opłata za abonament, jaką ponosi Wnioskodawca jest stała i niezależna od faktu wykorzystywania telefonu do celów prywatnych. Zakaz używania telefonów służbowych do celów prywatnych nie zmniejszyłby kwoty abonamentu jaką ponosi Wnioskodawca, a ponadto negatywnie wpłynąłby na motywację pracowników i atmosferę pracy.

Podsumowując Wnioskodawca uważa, że wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z użytkowaniem służbowych telefonów komórkowych przez pracowników są w całości kosztami uzyskania przychodu w myśl ustawy o CIT, pomimo, że pracownicy mogą wykorzystywać telefon komórkowy zarówno do celów służbowych jak i prywatnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r., poz. 1800 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca zawarł umowę z operatorem sieci komórkowej, w której określono, że jedyną opłatą za usługi w ramach przyznanego limitu jest stały abonament.

Umowa wskazuje jedynie abonament w postaci wynagrodzenia ryczałtowanego, nie wskazuje natomiast stawki za 1 minutę połączenia krajowego, za wysłanie krajowej wiadomości SMS i MMS oraz za transmisję danych. Umowa została podpisana w związku z koniecznością wykonywania telefonicznych rozmów służbowych i nawiązywania innych służbowych połączeń telefonicznych przez pracowników jednostki w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Pracownicy w ramach przyznanego limitu mogą również wykorzystywać telefony do celów prywatnych w tym: wykonywać nielimitowane połączenia do krajowych sieci komórkowych i stacjonarnych, wysyłać krajowe wiadomości SMS i MMS, korzystać z transmisji danych. Z każdego telefonu, za który Wnioskodawca opłaca abonament, korzysta jeden i ten sam pracownik przez cały okres trwania jego umowy o pracę.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest kwestia ustalenia czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z użytkowaniem służbowych telefonów komórkowych przez pracowników w ramach jednego abonamentu są w całości kosztami uzyskania przychodu.

W omawianej sprawie z uwagi na brak określenia w umowie zawartej przez Wnioskodawcę z operatorem telefonii komórkowej kosztu 1 minuty połączenia krajowego, wysłania krajowego SMS-a czy MMS-a oraz transmisji danych w opcji umówionego abonamentu (ryczałt), nie jest także możliwe ustalenie (na podstawie bilingu) kosztów przeprowadzonych rozmów prywatnych, wysyłania wiadomości, czy korzystania z transmisji danych przez pracowników. Z kolei podzielenie ryczałtowej kwoty abonamentu przez ilość wykazanych w bilingu rozmów, prowadziłoby do nieuprawnionego różnicowania wartości tego samego świadczenia, bowiem w zależności od ilości przeprowadzonych rozmów wartość ta byłaby różna, podczas gdy ogólna kwota abonamentu jest taka sama. W takiej sytuacji Wnioskodawca nie ma możliwości obciążenia pracownika kosztami za wykorzystywanie telefonu w celach prywatnych ze względu na brak możliwości wyceny ww. usług, a w związku z tym nie mają one konkretnego wymiaru finansowego.

Co do zasady pracodawca nie ma prawa zaliczyć wydatków z tytułu prywatnych rozmów pracowników w koszty uzyskania przychodu. Rozmowy prywatne pracownika nie są bowiem związane z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika. Wydatki te nie spełniają więc warunków określonych w art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych tzn. nie są poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Jednak w sytuacji przedstawionej w opisie stanu faktycznego, tj. braku możliwości jednoznacznego określenia kosztów przypadającego na konkretnego pracownika z tytułu korzystania przez niego z telefonu służbowego w celach prywatnych w danym okresie rozliczeniowym, pracodawca będzie mógł w całości zaliczyć wydatki za abonament w ramach przyznanego limitu jako koszty uzyskania przychodu w myśl art. 15 ustawy o CIT. Korzystanie z telefonów w celach prywatnych w ramach przyznanego limitu nie będzie bowiem miało wpływu na wysokość kosztu związanego z abonamentem, do którego poniesienia i tak zobligowany jest pracodawca z uwagi na potrzebę utrzymania danego numeru telefonu w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Kwota abonamentu jest stała niezależnie od faktu wykonania jednej lub wielu rozmów, wysyłki jednej lub wielu wiadomości krajowych czy też korzystania z transmisji danych w ramach umownego limitu.

W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy zgodnie z którym do kosztów uzyskania przychodu może w całości zaliczyć wydatki ponoszone w związku z użytkowaniem przez pracowników służbowych telefonów komórkowych jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienić należy, że w zakresie dot. podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku od towarów i usług zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanego przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Stosownie do art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych. Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w `(...)`, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.